Sistemas y Procedimientos Contables. Prof.

Surelys Pérez
 Sistema de información que reúne y presenta datos
resumidos o detallados acerca de la actividad económica
de una empresa a una fecha o periodo determinado.
Debe abarcar al menos los siguientes elementos y no
algunos de ellos aisladamente:
HARDWARE

POLITICAS Y
NORMAS SOFTWARE
CONTABLES

RECURSOS
HUMANOS
OBJETIVOS DEL SISTEMA CONTABLE

RECOPILAR
CLASIFICAR

REGISTRAR

RESUMIR

PRESENTAR
CARACTERISTICAS DEL SISTEMA
CONTABLE

FLEXIBLE Y ADAPTABLE
SENCILLO Y CLARO

INTEGRADO

COMPLETO

OPORTUNO
INGRESO ACTUALIZACION EMISION
DE VALIDACION DE DE
DATOS REGISTROS REPORTES
 INGRESO DE LOS DATOS

Manuales: Un comprobante manual implica necesariamente que los registros

en él realizados, sean conformados o validados a través del
ingreso de datos en un terminal de captura de datos.
Mecanizados
Se debe utilizar un medio de almacenamiento magnético para poder transferir los
registros contenidos en los comprobantes de diario, sea vía diskette o cinta magnética.
Un ejemplo que ilustra esta forma de ingreso de datos, es el procesamiento de una
nómina de empleados. El documento fuente que genera la información contable, es la
nómina de pago
Verifica que los datos ingresados cumplen con ciertos parámetros
previamente establecidos para el control de los datos desde el
punto de vista de su consistencia.

Ejemplo:
Ejemplos de secuencia numérica
para comprobantes
 Reportes en donde se detalla al usuario todos
los datos para los cuales se tiene algún tipo
de discrepancia. Por ejemplo

◦ Error en la secuencia de comprobantes.

◦ Fecha de documento no válidas.
◦ Cuenta de mayor no existe.
◦ Movimiento sin referencias.
◦ Comprobante no cuadra.
 Listados de excepciones

TIPO DE
CAUSA SOLUCIÒN
EXCEPCIÒN

No se grabó algún Verificar si realmente

Error en la
comprobante de falta algún
secuencia de diario entre dos o comprobante en la
comprobantes más números. secuencia numérica

si ingresa una fecha no Verificar la exactitud de la

Fecha de correspondiente al fecha del comprobante de
documento no período a procesar, el diario, modificarlo o cambiar
sistema emitirá un el período que se está
válida
mensaje de error procesando

El código contable no
Verificar el código de
coincide con el
Cuenta de mayor la transacción e
número de cuenta
no existe que se acaba de
incluir el código si
fuese necesario.
introducir

Verificar la referencia
cuando algún asiento
y grabarla en el
Movimiento sin no tiene la referencia
documento y en el
referencia del documento que
asiento del
se graba
comprobante
Un proceso de actualización de registros en un sistema contable, consiste en el
traspaso de los movimientos del diario general, a cada una de las cuentas de
mayor. Previo a la actualización de los saldos del mayor, la información grabada
en los comprobantes de diario debe haber sido validada.

ACTUALIZACIÓN ACTUALIZACIÓN EN LOTE

INTERACTIVA implica la validación previa de los datos y ésta se
Hace que los realiza por lotes de registros; es decir, al final del día
por ejemplo, se acumulan las transacciones, se
movimientos del diario
resumen y luego son actualizadas.
se contabilicen en el
momento en que el
operador está grabando
el detalle de cada una de
las transacciones.
 El procesamiento de la información consiste
en realizar las siguientes operaciones en un
sistema:
 Operaciones de entrada
 Operaciones de procesamiento
 Operaciones de almacenamiento de datos
 Operaciones de salida
 Operaciones de mantenimiento de los datos.
 Comprobantes Lista de
de Diario Excepciones

Los
comprobantes
son almacenados
en algún medio.

 Las transacciones son agrupadas y almacenadas

para su posterior tratamiento y/o procesamiento
 Fecha

Debe Haber Saldo

Comprobantes 1.000
100
de Diario

____________________
1.000 100 900
_____________________

Se valida, se actualiza
y se almacena la
información

 Actualiza la información de forma inmediata en

los archivos de datos.
Es una de las funciones principales de un sistema
contable y consiste en el procesamiento de la
información contable que ha sido grabada, validada y
actualizada. Fin último de todo proceso contable.
 La estructura siguiente nos muestra una visión general de lo
que debe y puede tener un sistema de contabilidad desde el punto de
vista de los reportes básicos que deben emitirse.
 Los sistemas contables estan integrados
por subsistemas, donde cada uno de ellos
cumple con un objetivo previamente
establecido, convirtiendose asi, en
sistemas especificos que en conjunto van
a conformar el todo.
 De ventas
 De compras
 De cuentas por cobrar
 De cuentas por pagar
 De inventario
 De nomina
 De efectivo
 De propiedades, plantas y equipos
 De contabilidad general
 Tributario
 Costos
 Procesa la información en forma individual y
no comparte y/o transfiere información con
otros sistemas.

 Manual
 Mecanizado