5.

Cómo planificar las empresas

Organización del área de compras
Cómo Organizar el área de compras
ESRUCTURA ORGANIZACIONAL
ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRA
Organigrama del área de compras
 Sistema Centralizado
Ventajas:
• Un mayor control sobre el volumen de las compras.
• Facilita el control de los bienes adquiridos así como
localidad de los mismos.
• Mayores descuentos por grandes volúmenes de
compra.
• Minimiza el uso del personal de Compras.
• Procedimientos estandarizados y mejor control de
la aplicación de los mismos.
• Mejor control de inventarios.
• Evita la duplicidad de funciones.
• Los problemas generales del departamento son
aclarados con una sola entrevista con el
comprador.
• Reduce el trabajo administrativo. (Papeleo)
Desventajas:
Lentitud para atender rápidamente a los
requerimientos en situaciones de urgencia.
La pérdida de personal valioso afecta fuertemente a
este esquema.
El personal alejado del punto donde se van a utilizar
los artículos no conoce los problemas regionales.
Mayor carga de trabajo para el personal de compras.
Lentitud en el traslado de materiales del almacén
central a los de las sucursales.
Mermas en las transferencias de materiales del
almacén general al de las sucursales.
Gastos adicionales de maniobras de carga y
descarga.
Sistema Descentralizado
Ventajas:

• Mayor flexibilidad para realizar compras más rápidamente en

situaciones de urgencia.
• Formación de personal experimentado y especializado.
• Se mantiene la responsabilidad y la autoridad mas cerca de donde
se requieren los bienes y servicios.

Desventajas:
• La empresa tiene menos control sobre las compras regionales.
• Calidad no estandarizada sobre los bienes y servicios adquiridos.
• Menores descuentos.
• Se utiliza mas personal de compras
• Los problemas generales de compras no se resuelven en una sola
entrevista.
• En ocasiones un comprador regional puede negarse a transferir
materiales escasos por miedo a quedarse sin inventario cuando
los requiera.
 Sistema Mixto

Las empresas de gran tamaño, que cuentan en su estructura con oficinas

centrales y un sistema de sucursales, adoptan un esquema mixto de
organización de compras

En este esquema las compras operativas se realizan en el esquema

descentralizado, y solo aquellas que implican compras de maquinaria,
equipo, inmuebles o compras de alto valor unitario son realizadas bajo
un esquema de control centralizado
 EL PERSONAL DE COMPRAS

El personal que realiza funciones de compras es muy vulnerable cuando se trata de

cuestiones de ética.
Esto obedece a las cantidades de dinero que maneja o a las partidas presupuestales de
su área.
El personal de compras debe actuar con una conducta libre de toda sospecha al realizar
las adquisiciones de cumplir con el siguiente perfil:

• HONRADEZ
• INTEGRIDAD
• EQUIDAD
• PROPIEDAD
• RESPONSABILIDAD

También en materia de compras, el personal de dicho departamento debe actuar con

cortesía y lealtad hacia los proveedores.
El comprador no debe someterse a obligaciones especiales con los proveedores, por
razón de las excesivas atenciones que tuvieran con él, aún cuando pudieran considerarse
dentro de las llamadas “cortesías comerciales”.
 EL COMITÉ DE COMPRAS
Dicho Comité es común en empresas grandes y también en la administración pública y se constituye por acuerdo de los
consejos de administración de las mismas, integrándose Con directivos de otras áreas relacionadas con las áreas de
compras.
Este comité tiene como propósito fundamental establecer mecanismos de coordinación necesarios que permitan el
desarrollo transparente y eficaz de las actividades del área.

CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE COMPRAS:

• El director general de la empresa
• Finanzas
• Producción
• Contabilidad
• Compras
• Almacén
• Crédito y
• Cobranzas entre otros

ALGUNAS ATRIBUCIONES DEL COMITÉ:

 Establecer las bases sobre las cuales deben formularse las adquisiciones derivadas del presupuesto
 Aprobar y modificar, según sea el caso, los programas de adquisiciones.
 Vigilar el funcionamiento estricto de las adquisiciones.
 Establecer políticas y normas que deben observarse en las adquisiciones y selección de proveedores.
 Evaluar los resultados obtenidos en la ejecución del programa integral de adquisiciones.
 Recomendar la rotación o reorganización del comité para darle la debida transparencia a todas las compras de la
empresa.