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RELACIN DIRECTA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CON OTRAS REAS.

EL rea de compras como parte integral de una empresa, tiene relacin con todas las reas de la misma; sin embargo, tiene vinculacin directa por razn obvia de sus actividades, con los siguientes departamentos. ALMACN.- Este departamento mantiene al de compras con informacin constante sobre las existencias reales de materias primas, mercancas y materiales mediante controles minuciosos (control de inventarios); adems, es el rea donde se originan las requisiciones que ponen en movimiento al departamento de compras para su debido resurtimiento reaprovisionamiento. Y de esa manera estar en posibilidades de proveer oportunamente a produccin o a alguna otra rea de la empresa. PRODUCCIN.- Es de suma importancia que el departamento de compras obtenga las materias primas requeridas en el tiempo adecuado y al precio ms bajo posible, pero sin menoscabo de la calidad, pero que produccin pueda transformarlas en artculos que coloquen competitivamente a su empresa en el mercado, de ah la importancia de la coordinacin con el departamento de compras. TRFICO.- En las grandes empresas, el departamento de trfico es el responsable de la recepcin de los materiales que ingresan a la compaa, se encarga de verificar que stos renan los requisitos de calidad, cantidad, oportunidad, y que no haya mermas significativas o faltantes de los artculos amparados por la orden de compra o pedido emitidos por el rea de compras. Esto justifica el vnculo tan estrecho que debe existir entre estos dos departamentos. CONTABILIDAD.- Este departamento maneja informes o datos exactos y registra en forma sistemtica las operaciones comerciales que realiza una empresa. As las compras de materias primas y otros materiales deben registrarse oportunamente por contabilidad para evitar retrasos en el pago a proveedores y aprovechar al mximo todos los descuentos que estos ofrezcan a la empresa.

SISTEMAS DE COMPRAS. Sistema Centralizado. Tiene dos significados, el primero se refiere a la concentracin de autoridad en un departamento, y el otro, ms comn, al control central de las compras, de ordinario en las oficinas generales, aunque haya diversas sucursales en distintos lugares. Las ventajas son: Un mayor control sobre el volumen de las compras Facilita el control de las piezas compradas, as como la calidad de las mismas. Mayores descuentos en grandes volmenes de compras Permite procedimientos uniformes y un mejor control sobre ellos Existe mejor control de inventarios, con la consiguiente disminucin de inversiones. Evita duplicidad de funciones Los problemas generales son claros en una sola entrevista con el comprador. Reduce considerablemente el papeleo.

Desventajas: En situaciones urgentes no siempre se pueden atender rpidamente los requerimientos La prdida de personal valioso, repercute ms en este sistema que en el descentralizado. El personal que est lejos del punto donde van a utilizarse los artculos es ajeno a los problemas regionales. El personal de compras tiene ms cargas de trabajo. Lentitud al trasladar materiales del almacn general a otras sucursales Gastos adicionales por maniobras de carga y descarga, etc-

Sistema Descentralizado: En este tipo de organizacin existen varios grupos independientes de compras que reportan a sus jefes de las plantas o sucursales, sean locales y regionales, en vez de hacerlo a un jefe de adquisiciones general. Ventajas: En situaciones urgentes se pueden realizar compras en forma rpida. Formar personal ms experimentado y especializado Es posible mantener la responsabilidad y la autoridad ms cerca de los problemas y permite mayor flexibilidad.

Desventajas:

La empresa tiene menos control sobre las compras regionales No siempre se obtiene la misma calidad de los materiales y piezas compradas Los descuentos son menores Se utiliza ms personal de compras No se pueden resolver problemas de servicios en una sola entrevista. En ocasiones un comprador regional no quiere entregar o transferir materiales que escasean, por temor a que pueda necesitarlos.

Cabe mencionar que la mayora de las empresas empiezan con un sistema centralizado y en muchas ocasiones cambian a un sistema descentralizado o mixto cuando se expanden y crecen enormemente y tiene la necesidad de crear divisiones separadas. Sistema Mixto. Este sistema opera en empresas grandes y con varias sucursales, en las que por su giro, realizan de manera descentralizada sus compras, ya que esto no afecta mayormente la calidad, precio ni condiciones de pago , y si les favorece en la continuidad, volmenes y condiciones de entrega. Sin embargo cuando se trata de compras de maquinaria, equipo, inmuebles o inversiones que deben ser aprobadas por el comit de compras, o que la alta direccin considera elevadas, las compras se llevan a cabo de manera centralizada; es decir, que al realizar la misma empresa compras centralizadas y/o descentralizadas, se dice que est operando bajo un sistema mixto.

ORGANIZACIN INTERNA DE UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS

JEFE DE COMPRAS

SUBJEFE DE COMPRAS

Comprador de mquinas

Comprador de pintura

Comprador de Artculos de Oficina e impresos

Empleado de archivo, correspondenci a, seguimientos

Comprador de Sucursal A

ORGANIZACIN DE LA DIVISIN DE MERCANCIAS EN UNA TIENDA AL MENUDEO GERENTE GENERAL DE COMERCIALIZACIN

Gerentes divisionales de comercializacin

Gerentes de Sucursales

Gerentes departamentales de comercializacin Compradores

Jefes de departamentos de sucursales

Asistente de Compras

Ejecutivos en entrenamientos