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MÓDULO Nº2

ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO


DE COMPRAS
TEMAS A TRATAR

2.Organización del departamento de compras

2.1 centralización

2.2 descentralización

2.3 relación con otros departamentos


CONCEPTO DE
ORGANIZACIÓN

Es un sistema de actividades conscientemente


coordinadas formado por personas, capaces de
comunicarse y que están dispuestas actuar
conjuntamente para obtener un objetivo común.
CONCEPTO DE
ORGANIZACIÓN
Sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y
objetivos.
CONCEPTO DE
ORGANIZACIÓN

La organización puede ser clasificada de


acuerdo a su:
• Finalidad: (fines de lucro y sin fines de lucro)
• Estructura: (formales e informales)
• Tamaño: (grandes, medianas, pequeñas)
¿QUÉ SUCEDE EN LA
ORGANIZACIÓN?

En la organización se coordina, dispone y


ordena los recursos disponibles (humanos,
financieros, físicos, tecnológicos, intangibles) y
las actividades necesarias, para lograr los fines
propuestos.
ORGANIGRAMA
Consiste en una representación visual ordenada de cada
una de las estructuras organizacionales que componen la
entidad.
Permite identificar:
• La cadena de mando
• Cómo se agrupan los empleados y en qué departamento.
• Funciones y relaciones jerárquicas.
Con esto se sientan las bases de la compañía, con información para
coordinar aspectos de producción, negocio y relaciones interpersonales.
ORGANIGRAMA
ORGANIGRAMA

El departamento de compras en ocasiones no tiene una entidad


como tal, a veces se le confunde con la oficina de atención al
cliente; otras veces se piensa que está vinculado al marketing; y
otras tantas se la relaciona con la contabilidad o la gestión
financiera.
DEPARTAMENTO DE
COMPRA
DEPARTAMENTO DE COMPRA

El departamento de compras es un área de la


empresa que surge de la necesidad de la
organización de optimizar la función de
abastecimiento.

Gracias a la labor de los profesionales de


esta área se evitan las roturas de stock, se
alinea las nuevas tendencias en la
demanda, se logra mayor transparencia en
los procesos.
OBJETIVO DEL
DEPARTAMENTO DE COMPRA

Resolver las necesidades de abastecimiento.


Garantizando que en cada operación:

• Se planifique teniendo en cuenta los objetivos de la empresa,


cumpliendo con las expectativas de los clientes.

• Se obtenga la mejor calidad al mejor precio, siguiendo los


procedimientos establecidos.

• Forme parte de un plan orientado a largo plazo con el proveedor.

• Se asegure la calidad en las entregas, la puntualidad en el


abastecimiento, el cumplimiento regulatorio de normativas exigible.
RESPONSABILIDADES DEL DPTO.
DE COMPRA

Gestión de proveedores

Reducción de costos

Control de calidad

Control de inventario

Búsqueda de alternativas
DEPARTAMENTO DE COMPRA

• Requisitos elementales de una buena compra:


– Precio

– Calidad

– Cantidad

– Condiciones de entrega

– Condiciones de pago

– Servicio de postventa
EN PEQUEÑA EMPRESA

• El volumen de compras es
mínimo y poco heterogéneo, por
lo que la función de compra
recae en una sola persona y su
auxiliar.

• Este tipo de organización se


trabaja de manera
centralizada.
EN PEQUEÑA EMPRESA
EN EMPRESA MEDIANA

• La actividad de compra es más compleja, por lo que


requiere personal más capacitado y especializado

• En este tipo de organización se trabaja de manera


centralizada o descentralizada.
EN EMPRESA MEDIANA

Jefe de
compras

Subjefe de
compras

Comprador de
Comprador de Comprador de
artículos de
equipo suministro
oficina
EN EMPRESA GRANDE

• La actividad de compra es más amplia y


especializada, el departamento de compra deberá
tener bien definida sus funciones, procedimientos,
políticas y objetivos de su naturaleza.

• En este tipo de organización se trabaja de manera


centralizada o descentralizada.
EN EMPRESA GRANDE

Gerente de
compras
EN EMPRESA GRANDE

GERENTE DE
COMPRAS

SUB-GERENTE
DE COMPRAS

COMPRADOR COMPRADOR
COMPRADOR CAPTACIÓN DE COMPRADOR
DE DE
DE HOGAR DATOS DE SUCURSAL
FERRETERÍA ELECTRICIDAD
PERSONAL DE
COMPRAS
PERSONAL DE COMPRAS

• El personal que realiza las


funciones de compras es
muy vulnerable en temas
de ética, esto obedece a la
cantidad de dinero que se
maneja en las partidas
presupuestales.
CUALIDADES DEL PERSONAL
DE COMPRAS

El personal de compra debe cumplir con el siguiente


perfil:
• Honradez

• Integridad

• Equidad: cualidad que consiste en dar a cada uno lo que se


merece en función de sus méritos.

• Moralidad, integridad y honradez en las acciones

• Responsabilidad
CUALIDADES DEL PERSONAL
DE COMPRAS

El personal de compra debe cumplir con el siguiente


perfil:

• Actuar con cortesía y lealtad con los proveedores.

• No debe de someterse a obligaciones especiales con los


proveedores, por las múltiples atenciones que ellos tienen
con los compradores.
CUALIDADES DEL PERSONAL
DE COMPRAS

Investiga el perfil que

se requiere para

contratar personal en

puestos relacionados

al Departamento de

Compra.
SE BUSCA

Empresa multinacional en busca de Analista de Compras

Descripción del puesto: Requisitos:


• Capacidad de análisis •Manejo de software bajo ambiente
• Proactivo. Windows.
• Alto desempeño bajo •Administración de compras.
presión. •Comercio internacional y legislación
• Asertivo. aduanera.
• Buen trato al cliente. •Búsqueda y compras vía web.
• Habilidad para la negociación •Técnicas de negociación y desarrollo
de proveedores.
SE BUSCA

Empresa multinacional en busca de Supervisor de Compras

Funciones:
• Planificar, desarrollar y gestionar todo lo
Competencias
relacionado con compras incluyendo •Trabajo en equipo
solicitud de precios, elaboración de
cotizaciones y ordenes de compras. •Comunicación
• Preparar la documentación pertinente para •Responsabilidad
la presentación de licitaciones •Atención a detalles
• Analizar ofertas, plazos de entrega
brindados para negociaciones con •Capacidad de trabajo bajo
proveedores Internacionales. tensión
• Mantener registro actualizado en el sistema •Aptitud analítica
de toda la gestión.
SE BUSCA

Empresa multinacional en busca de Supervisor de Compras


Funciones: Requisitos académicos
• Diseñar las estrategias de compra por departamento y requeridos
asegurar el alineamiento con la política de compras de la
empresa
• Evaluar los presupuestos establecidos para el área •Licenciado Universitario completos
con el fin de determinar estrategias para alcanzar los en Ingeniería Industrial,
resultados encomendados. Administración de Negocios
• Liderar la gestión de negociación con proveedores internacionales, logística y
para el abastecimiento de insumos, garantizando las transporte multimodal o carreras
condiciones equipos, productos recurrentes o no afines.
recurrentes. Tanto nacionales como internacionales.
•Más de 5 años de experiencia como
• Promover el desarrollo de proveedores y/o aliados
estratégicos que cumplan con los estándares y
Gerente de compras o jefe de
requerimientos exigidos por la empresa compras
• Experiencia en supervisión de personal y manejo de •Excel Avanzado
indicadores de compras
SE BUSCA

Jefe de compra Asistente de compra

Jefe de compra
COMITÉ DE
COMPRAS
COMITÉ DE COMPRAS

• Es un Comité responsable de reglamentar el


régimen de Compra con el propósito de
desarrollar sus normas, precisar los aspectos
requieridos, facilitar su adecuada y eficiente
aplicación.
COMITÉ DE COMPRAS

• Es común en empresas grandes.


PROPÓSITO DEL
COMITÉ DE COMPRAS

Establecer mecanismos de coordinación que


permitan el desarrollo transparente y eficaz de las
actividades del área.
COMITÉ DE COMPRAS

• Se constituye por acuerdo de la Gerencia.

• Integrándose con directivos de otras áreas relacionadas


con el área de compras.
– Director general
– Producción
– Contabilidad
– Compras
– Almacén
– Otros que se requiera
FUNCIONES DEL COMITÉ DE COMPRAS

• Establecer las bases para formular las adquisiciones


derivadas del presupuesto.

• Aprobar y modificar, los programas de adquisiciones.

• Vigilar el funcionamiento estricto de las adquisiciones.


FUNCIONES DEL COMITÉ DE COMPRAS

• Establecer políticas y normas que deben observarse en


las adquisiciones y selección de proveedores.

• Evaluar los resultados obtenidos en la ejecución del


programa integral de adquisiciones.

• Recomendar la rotación o reorganización del comité


para darle la debida transparencia.
SISTEMA DE
COMPRA
SISTEMA COMPRA

Comprende la estructura, las políticas, el plan de


organización, métodos y procedimientos de la
empresa dirigidos a asegurar el suministro de
materias primas y servicios con un flujo
adecuado y continuo, de manera que satisfaga las
necesidades.
SISTEMA CENTRALIZADO

• El sistema centralizado se refiere a la


concentración de autoridad en un
departamento.

• En el caso de las compras, sería


mantener el control central de las
mismas en las oficinas generales
aunque haya diversas sucursales.
ESTRUCTURA CENTRALIZADA
VENTAJAS DEL SISTEMA
CENTRALIZADO

▪ Un mayor control sobre el volumen de compras


▪ Facilita el control de las piezas y la calidad
▪ Mayores descuentos en grandes volúmenes de compra
▪ Utiliza menos personal
▪ Permite procedimientos uniformes y un mejor control de ellos
▪ Mejor control de los inventarios
▪ Evita duplicidad de funciones
▪ Los problemas son aclarados con el comprador
▪ Reduce el papeleo
DESVENTAJAS DEL SISTEMA
CENTRALIZADO

▪ En situaciones urgentes no siempre se puede atender rápidamente


los requerimientos.

▪ El personal de compras tiene más recarga de trabajo

▪ Mermas o faltantes
SISTEMA
DESCENTRALIZADO

• En este tipo de organización


existen varios grupos
independientes de
compras, los cuales
reportan a sus jefes, en vez
de hacerlo a un jefe de
compra general.
ESTRUCTURA
DESCENTRALIZADA
VENTAJAS DEL SISTEMA
DESCENTRALIZADO

▪ Hay una relación directa con la actividad productiva, de


distribución o de atención al cliente.
▪ La relación con los proveedores es más directa, lo que
permite hacer una buena gestión.
VENTAJAS DEL SISTEMA
DESCENTRALIZADO

▪ Hay una disminución de costos porque pueden presentarse


mejores oportunidades al tratar directamente con los que
pueden proporcionar servicios, tales como transportes y
otros.
▪ Mayor control para la eliminación de problemas técnicos.
DESVENTAJAS DEL SISTEMA
DESCENTRALIZADO

▪ Muchas veces no se logra un buen descuento por las


cantidades requeridas.
▪ Puede ser que no se encuentren en la región, la calidad
necesaria en el producto.
DESVENTAJAS DEL SISTEMA
DESCENTRALIZADO

-Los costos fijos aumentan pues hay que tener mayor


personal.
-Al querer comprar a proveedores lejanos puede que no
conozcan al comprador y no lo atiendan como se
debe.(Exigencia de pago inmediato, no hay crédito, uso de
bancos intermediarios, etc.)
RELACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRA CON OTROS DEPARTAMENTOS
DE LA ORGANIZACIÓN
El departamento de compras
como parte integral de una
empresa, tiene relación con
todas las áreas,
especialmente las señaladas
a continuación:
Gerencia General:

La relación con la gerencia general es mediante la entrega


de reportes oportunos de las actividades de compras en
cuanto a sus funciones en un período de tiempo y sobre las
compras de grandes rubros.

Estos reportes tienen elementos estadísticos de los mercados


lo cual permite la evaluación y toma de decisiones para el
desarrollo global de la organización.
RELACIÓN ENTRE LOS DEPARTAMENTOD DE COMPRA Y PRODUCCIÓN:

La relación entre estos dos departamentos, es que compras procure los


materiales necesarios para producir y de que producción descanse en compras
para tal servicio.

La actuación de producción respecto a los costos, depende en gran medida de la


habilidad de compras para obtener productos con calidad y a costos
competitivos.
Entre las fricciones y errores más comunes encontramos que las causas
son:

- Fallas en el abastecimiento

- Aviso con insuficiente tiempo por parte del depto. de producción para
que el depto. de compras asegure la entrega de los productos con valor
óptimo.

Las relaciones armoniosas dependen de la confianza mutua y la


cooperación entre ambos departamentos.
RELACIÓN ENTRE LOS DEPARTAMENTOD DE COMPRA Y
ALMACÉN:

•Controlan los niveles de inventarios optimizando la compra,


almacenamiento y distribución de los recursos asegurando el flujo
de producción.

•Con el encargado de cadena de suministro, desarrollan y planean


fuentes alternativas de los insumos y materiales para evitar
desabasto y asegurar siempre la calidad de los productos.
RELACIÓN ENTRE LOS DEPARTAMENTOD DE COMPRA Y
RECURSOS HUMANOS:

•El depto. de compras suministra: artículos de oficina, mobiliario,


capacitaciones, mensajería, servicio de comedor, eventos, gastos
médicos, transporte de personal, seguridad y vigilancia.

•El depto. de Recursos Humanos selecciona el personal de compras


asegurando que cumpla con el perfil necesario y se asegura del
correcto cumplimiento del código de ética.
RELACIÓN ENTRE LOS DEPARTAMENTOD DE COMPRA E
INNOVACIÓN Y DESARROLLO:

Compras se encarga de buscar los proveedores que puedan


suministrar los materiales que I+D busca para los nuevos productos y
empaques, solicitan muestras y se aseguran de que los nuevos
insumos cumplan con los requisitos. Por otro lado, el depto. de I+D
propone las innovaciones que los actuales proveedores les avisan que
van desarrollando.
RELACIÓN ENTRE LOS DEPARTAMENTOD DE COMPRA Y
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN:

Compras se encarga de suministrar todo el hardware y software que el


departamento de Tecnologías de la Información requiera para cualquier
área. Así mismo, TI genera soporte y mantenimiento a los programas
que compras utiliza.
RELACIÓN ENTRE LOS DEPARTAMENTOD DE COMPRA Y
FINANZAS:

El depto. de finanzas establece junto con las distintas áreas y compras, el


presupuesto anual que es la base con la que trabaja compras para las
adquisiciones.

Autoriza los pagos a proveedores, valida las facturas y programa los pagos.
Finalmente, crea las políticas y procedimientos que tanto compras como los
demás departamentos siguen.

El depto. de compras se encarga de buscar las certificaciones, auditorías


externas y otros servicios que finanzas requiera.
RELACIÓN DE COMPRAS CON
OTROS DEPARTAMENTOS

• Con todo lo antes expuesto se entiende que compras es el área


encargada de traducir las necesidades de todos los otros
departamentos en productos y servicios que optimizan sus procesos, se
generan oportunidades y un valor sin igual para la empresa.
• Compras es el departamento clave que integra la cadena de
suministro a toda la empresa y debe tener un conocimiento exhaustivo
no sólo de los procesos, sino también de las estrategias.
POLÍTICAS DE
COMPRA
POLÍTICAS DE COMPRA

• Sirven para el adecuado funcionamiento, del


sistema de compras que emplea la empresa, ya
que esto afectará las línea de autoridad,
procedimiento y relaciones
interdepartamentales, alcance y
responsabilidad del departamento de compra.
POLÍTICAS DE COMPRA

• Las políticas deben de:

– Reflejar los objetivos y planes del departamento

– Estar elaboradas por escrito

– Ser sencillas y claras


OBJETIVOS DE LAS POLÍTICAS DE
COMPRA

• Establecer criterios para tomar decisiones

• Ser una herramienta administrativa

• Delimitar las responsabilidad de compra

• Darse a conocer a todo el personal de compra

• Revisarse y adecuarse periódicamente.


EJEMPLOS DE POLÍTICAS DE
COMPRA

• Queda prohibido a los empleados aceptar


obsequios o gratificaciones.

• Todas las adquisiciones de la empresa deben


de ser realizadas por el departamento de
compra
EJEMPLOS DE POLÍTICAS DE
COMPRA

• Todas las importaciones de maquinarias y


equipos serán autorizadas por el comité de
compra.

• Las requisiciones deberán de describir la fecha


y las especificaciones en que se requieren los
materiales.

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