Unidad de aprendizaje: Manejo de los controles del área de compras.

Propósito de la unidad: Manejará las actividades del área de compras a partir del análisis
de los criterios de selección de proveedores.
Resultado de aprendizaje: 1.1. Selecciona a proveedores de bienes y servicios de acuerdo
con normas y políticas establecidas.
A. Identificación de los modelos de comportamiento de compras
Conceptos de compras y sustentabilidad.
• Están a cargo de compradores profesionales que tienen conocimientos
especializados acerca de las líneas seleccionadas de productos y están
familiarizados con especificaciones de ingeniería, contratos legales,
reglamentación de embarques y otros factores.
• Función:
• · Identificar y desarrollar fuentes de abastecimientos.
• · Seleccionar proveedores y negociar contratos.
• · Mantener relaciones de trabajo y controlar la eficiencia de los proveedores.
• · Evaluar economías de oferta - demanda e iniciar estudios de costos de fabricar
los artículos que se compran.
• · Mantener una base de datos del sistema de aprovisionamiento.
Sustentabilidad.
• La compra sustentable es el proceso mediante el cual las organizaciones satisfacen
sus necesidades de bienes, servicios, obras y utilidades públicas de tal forma que
alcanzan un alto rendimiento basado en un análisis de todo el ciclo de vida, que se
traduce en beneficios no sólo para la organización, sino también para la sociedad y
la economía, al tiempo que reduce al mínimo los daños al ambiente.
Modelos de Comportamiento de Compras:
• Modelos, son estándares o patrones por los cuales una empresa se rige para
realizar las compras.
• Según los autores Feldman y Cardozo existen tres tipos de modelos de
comportamiento de compra:
El modelo clásico o Simplificado: conforme a este modelo, el trabajo del encargado de
compras se reduce a recibir requisiciones o solicitudes de compra de parte de la
administración y catálogos de parte de los proveedores. Su función única consiste en
comprar lo que se le especifica al precio por unidad más bajo.
Características de los modelos de comportamientos de Compras:
• Modelo Clásico o Simplificado:
 La función de compras es reducida.
 No tiene contacto directo con los proveedores y usuarios.
 El comprador tiene información racional sobre el mercado.
 En este modelo el objetivo fundamental de la función de compras es adquirir al
precio más bajo.
 Los supuestos sobre los cuales descansa este modelo se asemejan mucho a los
motivos de compra dentro de la economía clásica. Cuando prevalecen situaciones
de competencia perfecta. Se parte del supuesto de que el comprador se halla
 informado de manera racional adecuada, sino es que completa, respecto de las
alternativas disponibles.
El Modelo Neoclásico: La concepción moderna y típica del comportamiento de
compras dentro de las industrias podrá considerarse una versión modificada o una
extensión del modelo clásico.
 Las solicitudes de compra que recibe el agente de compras no solo son
requisiciones de rutina, sino que además incluyen requisiciones complejas que
exigen y le permiten utilizar una gran dirección o criterio. Dentro de los modelos de
compras neoclásica, el encargado de compras llega a hacer análisis de costo -
beneficio, además de constatar que las compras de rutina también se están
realizando. Su objetivo es el de minimizar los costos totales para la empresa,
puesto que el paro de una línea de producción autoanalizada puede representar un
elevado costo, el agente de compras podrá seleccionar a un proveedor
principalmente por su habilidad para surtir los pedidos sin retraso, más que por
razón de ofrecer los precios unitarios más bajos.
 El modelo neoclásico amplia el aspecto racional del modelo simplificado o clásico.
Modelo de Consumidor o Capitalista:
 Su función fundamental es resolver problemas inherentes a la organización.
 Define al comprador como un agente.
 Toma en cuenta una serie de factores y se decide dentro de una variedad de
estrategias.
 El modelo de Consumidor o Capitalista: El modelo de consumidor define al
comprador como un agente más que un agente de compras. Su función consiste en
la resolución de problemas y no simplemente el llevar a cabo compras. Para
realizar dicha función, los gerentes de compras utilizan una gran variedad de
estrategia cuya finalidad es resolver problemas específicos dentro de ciertos límites
aceptables de riesgo de asignación de recursos. Dado que esta actividad de
resolución de problemas se lleva a cabo dentro de un contexto social, requiere que
la persona posea habilidades analíticas y destrezas en cuanto a relaciones
interpersonales.
 El modelo del consumo sugiere que los mercados industriales puedan ser
segmentados ventajosamente sobre la base de estrategia de compras.
 Compras Centralizadas:
• Son todas aquellas compras que se realizan de acuerdo al nivel de evolución de la
empresa y la complejidad de producción que posea, lo cual indica conveniencia de
crear un departamento que se encargue de realizar las compras tiempo completo.
• Ventajas:
• · Permite tener poco personal en el departamento.
• · Evita la duplicidad administrativa en el proceso de compras.
• · Evita la competencia interna en caso de escasez del producto en el mercado.
• Desventajas:
• · En situaciones urgentes no siempre se pueden atender las requisiciones.
• · Hay un mínimo de rapidez en las compras.
• · El personal de dicho departamento tiene mayor carga de trabajo.
 • Compras Descentralizadas:
• Son aquellas compras que se realizan por cada gerente de los diferentes
departamentos deben realizar sus propias compras.
• Ventajas:
• · Permite detectar fallas de pedidos con mayor rapidez y establecer más
responsabilidades.
• · Las compras se realizan con mayor rapidez.
• · Permite hacer compras en forma rápida en situaciones urgentes, es decir, que de
este modo se adquieren los pedidos de manera más rápida.
• · El usuario conoce las necesidades departamentales mejor que cualquier o
persona.
• Desventajas:
• · No se aprovechan los descuentos establecidos en las compras al por mayor.
• · No se tiene una verdadera concordancia con respecto a las compras entre
departamentos.
• · No siempre se obtiene la misma calidad de los materiales y piezas compradas.
B. Determinación de la organización estructural y función de las áreas de compras.
• Organización del área de compras.
• En organización debe ser conocidos algunos principios fundamentales que se
planamente a compras.
• Al organizar el departamento de compras es conveniente observar el principio del
objetivo, es decir, deben establecer con claridad los fines que persigue este
departamento.
• El principio de la ubicación: consiste en definir la posición del departamento de
compras dentro de las estructuras organizacionales de la empresa, así como sus
relaciones con los demás de la misma.
• El principio de la sencillez: la organización del departamento de compras debe ser
lo más sencilla que sea posible con el fin de que pueda cumplir con el objetivo.
• El principio de la armonía: la estructura de la organización debe de funcionar de tal
manera que las relaciones que tenga con los demás departamentos de la empresa
sean positivas.
• El principio de la flexibilidad: durante su funcionamiento el departamento de
compras deberá adaptarse a las cambiantes exigencias de la empresa.
• El principio de la eficiencia: es el resultado de todos indicados anteriormente.
Objetivo y políticas del área de compras.
• Servir económicamente a compañía y contribuir con su utilidad.
• Adquirir materiales a precios bajos.
• Mantener las fuentes adecuadas .
• Mantener lo inventarios y niveles mínimos esenciales.
• Mantener a la administración informada.
• Cooperar con otras actividades de la compañía.
• Buscar materiales nuevos y mejores.
• Cubrir un nivel inicial orientado fundamentalmente a los aspectos operativos del
área de compras: identificar requerimientos, preparación de licitaciones y
 acuerdos, negociaciones, uso de tecnología, calidad y continuidad en las relaciones
con los proveedores para las actividades de respaldo y trabajos de equipos de
aprovisionamiento .
Compra y negociación.
• Negociaciones: Preparación y desarrollo de estrategias y tácticas de
negociación.      Obtención del máximo valor entorno a los proveedores .
• Registros.
• Se van a notar los documentos más importantes de materiales, documentos del
área compras
• Tratamientos y seguimiento.
• Los principales factores que afectan el éxito en el trabajo de seguir la pista a los
pedidos son:
• A)Organización de la sección de seguimiento.
• B) Procedimiento empleados por la sección de seguimiento:
• 1.Conocimiento de las características de la fuente de aprovicionamiento.
• 2. Redacción del pedido de compra.
• 3. Fijación de ruta adecuada para el pedido.
• 4. Contactos con el proveedor.
• 5. Rutina de seguimiento.
• 6. Seguir la pista de embarques.
• 7.Manipulación de los pedidos urgentes.
• Administración.
• Es el proceso a través del cual se controla de manera específica todas las
operaciones de compra dentro de una empresa, de tal manera que no se incurra en
gastos innecesarios.
• Investigación.
• Tiende a orientar la búsqueda de nuevos artículos o mejoras a las existentes, a
ampliar las fuentes de abastecimiento, a mejorar precios y calidad, a establecer
cálculos precisos de costo de insumos, a promover la competencia entre
proveedores, etc.
C. Selección de proveedores de bienes o servicios.
• Medios para localizar fuentes de abastecimiento.
• El gerente o jefe de compras buscará encontrar las mejores fuentes de suministros
para las necesidades.
• 1. En el proceso efectivo de la selección se debe de considerar el resultado del
análisis de mercado.
• 2. Se deberá efectuar un estudio inquisitivo en el que se calificarán las ventajas o
descuentos de las fuentes posibles.
• 3. El estudio de la negociación que lleva a la selección y a la emisión de un pedido
inicial.
• 4.El estudio del comportamiento en cuanto a consideraciones pactadas en
ocasiones anteriores.
• Registro y manejo de cartera de proveedores.
 • Consiste en abrir un archivo por orden alfabético que servirá para guardar los
resúmenes de cotizaciones, listas de precios, catálogos, circulares y en sí toda la
información que pueda obtenerse sobre las mercancías que se compran o que
puedan substituirse a las mismas.
• El registro de proveedores de dar la siguiente información:
• 1. Tiempo necesario para los embarques hechos por el ferrocarril, expreso o
camión.
• 2. Capacidad del proveedor.
• 3. Calificación crediticia.
• 4. Calificación de la compañía en lo que respecta al juicio que le merece y otra
información análoga.
• Desarrollo de proveedores:
• -Calidad.
• Debe de asegurarse en la investigación que los sistemas de control de calidad sean
adecuados a los productos que fábrica o si cuenta con los recursos que le permitan
al proveedor cumplir con las especificaciones deseadas.
• -Condiciones.
• Elementos mínimos para las compras en una empresa:
• --Precio.
• --Calidad.
• --Cantidad o volumen.
• --Condiciones de entrega.
• --Condiciones de pago.
• --Garantía.
• --Servicios de postventa.
• -Investigación.
• Es conocer la potencialidad del mercado, en cuanto a empresas establecidas como
a empresas en proceso de desarrollo o de creación reciente. Conocer en el
mercado que nos pueda servir conforme a nuestros requerimientos y encontrar
quien nos fabrique esta o tal parte.
• -Confianza y credibilidad.
• Es obtener en el proceso de la selección, un mínimo de tres proveedores para un
mismo producto. Los proveedores obtenidos son en base a sus resultados en su
actuación. El desarrollo comprende el estudio de productos nuevos, aumento en el
volumen, etc., que pueda surtir un mismo proveedor.
Resultado de aprendizaje: 1.2 Maneja los sistemas de información del área de compras a
partir de sus indicadores internos.
• Información formal.
• El personal que realiza funciones de compras de actuar con ciertas normas éticas:
• Honradez, integridad, equidad, probidad, responsabilidad.
• El gerente de compras tiene que ser un diplomático con los responsables de las
demás áreas de la empresa. Las relaciones del departamento de compras son con
Producción, Ventas, Control de Calidad, Almacenes, Contabilidad e Ingeniería.
• El departamento de Producción es el que más utiliza las compras.
• En el departamento de Ventas constituye una ayuda material para el
departamento de compras puede hacer los planes de su programa y llevar lo
acabo.
• El control de calidad se realiza en el mismo lugar que se efectúa el control de
cantidad por el departamento de compras.
• En algunas empresas, la administración y operación del Departamento de Almacén
se encuentra bajo la jurisdicción de Compras.
• El departamento de Contabilidad y de Compras pueden ayudarse el uno al otro.
• El departamento de Ingeniería debe colaborar estrechamente con el de Compras.
• Información informal.
• En algunas empresas, lo realizan por automatización por conocer y manejar los
protocolos de compras. Que al dominarlos se pueden brincar pasos para llegar a
mismo fin. Pero si no se lleva correctamente por indisciplina puede traer
consecuencias para la empresa. Por lo que es mejor una información formal en la
empresa.
B. Sistematización de los indicadores internos correspondientes al área de compras:
pagos, cobros, pólizas, entradas y salidas.
 Las compras realizadas por una empresa son consideradas como una inversión que
termina cuando el proveedor presenta a cobro sus facturas al área de contabilidad,
específicamente a cuentas por pagar.
 Es vital para las empresas que establezcan controles que den certeza, confianza y
tranquilidad a los socios, de estás en todas las operaciones de compra que se
realicen, obligándolos a establecer controles internos en está área, de suerte que,
estos controles puedan observar, entre otros.
 Dentro de la actividad de Compras, somo en otras actividades, el establecimiento
de los medios de control no está sujeto a determinadas reglas, sino que su
consecución obedece ante todo a la evaluación de cuáles son los medios que
mejor operan en cada empresa o área particular.
 El establecimiento de los controles de compras representa una de las herramientas
de trabajo más valiosas con las que puede contar el departamento de Compras, ya
que le permite conocer de inmediato las características de los proveedores
capacitados en el abastecimiento de los suministros, la consulta constante de los
controles de compras le permite un ahorro de tiempo y asegurar una compra
lógica ya que en dichos controles estarán registradas
 El control interno se refiere entonces, a todas aquellas políticas y procedimientos
que establece la administración de la empresa para lograr sus objetivos, como un
puente que conecta lo planeado con lo ejecutado, debe estar construido sobre
bases sólidas para que resista a situaciones inesperadas para el área de compras.
La falta de insumos para la producción u operación pueden ser un obstáculo de
crecimiento de las empresas.
 El área de compras afecta así a las siguientes actividades dentro de la empresa:
inventarios, activos fijos, suministros, cuentas por pagar.
C. Sistematización de los indicadores internos complementarios. Soporte a la toma
de decisiones. Estratégicos.
 Como las compras afectan directamente los costos estándar de las empresas, es
delicado su manejo dentro de las empresas.
 Procedimientos que darán transparencia y confiabilidad al área de compras:
 Contar con un procedimiento para la evaluación y aceptación de proveedores.
Debe de contemplar el análisis de la captación del proveedor para surtir la
cantidad, calidad y entrega oportuna de los servicios; el procedimiento debe
contemplar la no dependencia de los proveedores para las operaciones de la
empresa, ya que se corre el riesgo de crear un conflicto de intereses que podría ser
desastrosos para la empresa,
 Por lo que se sugiere que el procedimiento considere contar con más de un
proveedor por insumo. En todo momento se debe observar que los mismos
proveedores tengan sus propias políticas de comercialización y que éstas sean
éticas.
 Elaborar un manual de procedimientos que filtre compras innecesarias. Por
ejemplo, determinado los niveles de inventario en máximos y mínimos.
 Crear niveles de autorización. Basados en importes monetarios en congruencia
con el organigrama de la empresa.
 Establecer procedimientos secuenciales:
 -Elaboración de requisiciones por parte del usuario.
 -Elaboración de 3 cotizaciones con proveedores evaluados y aceptados.
 -Colocar la orden de compra al proveedor que tenga el mejor precio y estándares
de calidad establecidos por el área de ingeniería de la empresa.
 -Una vez generada la orden de compra, para poder dar entrada al almacén, el
almacenista debe verificar que la mercancía coincida en cantidad, precios unitarios
y de acuerdo con las fechas acordadas.
 -No olvidemos que igual se deben aplicar procedimientos a las áreas informáticas;
cambiar cuando menos cada trimestre la contraseña y concientizar a los jefes de
compras para que no proporcionen la contraseña a terceras personas.
 -Una vez ingresados los productos al almacén, se deberán registrar los pasivos; se
recomienda un procedimiento de conciliación de cuentas por pagar,
adicionalmente se debe poner especial atención a las condiciones comerciales, en
donde algunos proveedores proporcionen descuentos por prontos pagos o
viceversa, penalizaciones por falta de pago en tiempo.
 También es muy recomendable realizar rotaciones de actividades dentro del
personal del área de compras.
 -Se recomienda que cuando menos se realicen cambios de actividades cada 6
meses; por ejemplo, se recomienda que las personas que realizan compras de
materias primas, a los 6 meses, realicen compra de refacciones, con ello se rompe
círculos que se pudiesen estar creando con los proveedores, además de que se le
da crecimiento al personal.