Índice:

1. Objetivo

2. Alcance

3. Definiciones Desarrollo del Procedimiento

4. Referencias

5. Control de Cambios

6. Organigrama de Compras Internacionales

7. Anexos

7.1Tablas Excel de inventario

7.2 Tabla Excel de control de pedidos

7.3 Formato de Orden de Compra

7.4 Formato de Entrada.

1. Objetivo:
Definir los procedimientos que realiza el Departamento de Compras para la adquisición de mercancía perecedera
requeridos por el área de almacén y ventas, mediante un esquema que asegure estándares de calidad, eficiencia y
oportunidad estableciendo relaciones que generen valor agregado a la institución; para garantizar un suministro
conforme, estableciendo los criterios de selección, la evaluación y reevaluación de proveedores de Grupo Novelda.

2.Alcance:

Aplica al personal de Compras Internacionales que interviene en la compra, seguimiento y control de mercancía de
Grupo Novelda, Traducción Culinaria S.A. de C.V.

Organigrama y responsabilidades:

Dirección General:
 Prospección de nuevos proveedores.
 Aprobación de sugeridos de pedidos previo análisis.
 Aprobación y firma de órdenes de compra.
 Negociar condiciones de envío y precios con los nuevos proveedores.

Gerente de Compras Internacionales:

 Análisis de Inventarios sobre el consumo mensual de las mercancías.

 Asegurar el abasto de las mercancías, para su venta.
 Realizar sugeridos de pedidos, para que se han aprobados por Dirección General.
 Realizar Órdenes de Compra; de acuerdo con los sugeridos aprobados.
 Envío de Órdenes de Compra a los Proveedores Internacionales.
 Envío y seguimiento de la Orden de Compra al departamento de Importaciones para que coordinen la
Logistica y la Importación de las mercancías en las Aduanas de llegada.
 Revisión de facturas proforma y facturas comerciales.
 Relación con proveedores
 Seguimiento de pedidos.
 Ingresara a Sistema NAV las órdenes de compra a la llegada de la mercancía al almacén general.
 Revisar las necesidades de ventas con los diferentes canales de ventas
 Apoyo a las negociaciones de las condiciones de envío y precios con los nuevos proveedores, a Dirección
General.

Asistente de Compras Internacionales:

 Realizar los inventarios de acuerdo con las existencias arrojadas por el sistema NAV
  Enviar las Órdenes de Compra selladas y previamente firmadas por Direccion General, al gerente de compras
Internacionales.
 Abrir el expediente a los proveedores a los que se le ha enviado Órdenes de Compra
 Dar el seguimiento a las Órdenes de Compra, apoyando al gerente de Compras.
 Realizar los formatos para la entrada de las mercancías al Almacén General.
 Entregar los formatos de Entrada de mercancías a Gerente de compras Internacionales para que sean
ingresadas al Sistema NAV
 Entregar los formatos de las entradas al departamento de Compras Internacionales y Almacén
 Apoyar en distintas actividades Administrativas que el departamento requiera

3.DEFINCIONES

Inventario:
Documento (en formato Excel) donde vienen reflejadas las existencias de los productos comprados por el
Departamento de Compras y guardados en los distintos almacenes de Grupo Novelda. En este documento, viene
reflejada la siguiente información: código del producto, nombre o descripción del producto, existencias del producto,
cantidad y fecha de llegada a aduana de mercancía en tránsito, cantidad y fecha de mercancía pedida que esté en
producción, cantidad y fecha de la última compra, sugeridos de compra y consumo mensual (media de consumo).

Compras Internacionales:
Aquellas compras hechas a proveedores extranjeros (entendiendo por extranjero todo aquel que produzca su producto
fuera del territorio de México)

Mercancía:
Productos objeto de trato de compra y venta por parte de Grupo Novelda.

Orden de Compra:
Documento en formato para hacer pedidos a los proveedores. En este documento debe venir al menos la siguiente
información: relación de productos que se compra al proveedor (cantidad y precio acordado); fecha de emisión;
información fiscal y de contacto del importador/comprador (Grupo Novelda tiene tres importadoras: Novelda S.A. de
C.V., Navarro y Pujol Importaciones S.A. de C.V. y Selectos del Mundo S.A. de C.V.) y del proveedor. Las órdenes de
compra deberán estar firmadas y selladas por las dos partes.

Proveedor Internacional:
Todo aquel proveedor que produzca fuera de territorio mexicano y por tanto haya que incurrir en una importación para
traer producto a México.

Sistema NAV:
Sistema ERP de gestión integral de la empresa usado en Grupo Novelda/ KUA.
Almacén General: Lugar donde se guarda la mercancía una vez llegada a México y pasada la aduana.

Incoterm:
Son aquellos términos utilizados en un contrato de compraventa internacional, que definen cuál de las dos partes
(vendedor o comprador) tiene la obligación de asegurar la mercancía, qué tipo de póliza debe adquirirse y quién paga
la prima de seguro.

4. REFERENCIAS:
 Logística Administración de la cadena de suministro, Ronaldo H.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

A continuación, se describen los procesos y procedimientos que se tienen dentro de la gestión de compras, los
actores involucrados en los mismos y los pasos a seguir para asegurar la efectividad de este. Toda compra de
mercancía estará verificada por la Dirección General y en caso de ausencia el Gerente de Compras, aprobará y
emitirá la orden de Compra y la hará llegar a los proveedores, para proceder a preparar la mercancía solicitada.

DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

El proceso inicia con el análisis semanal de los Inventarios, posteriormente se entrega una solicitud u orden compra de
a proveedores, previa autorización de Dirección General se inicia con la generación del suministro (pedido) y se
entrega vía correo electrónico a los nuestros proveedores y al departamento de Importaciones que es el encargado de
coordinar la logística y la importación en las aduanas de destino de la mercancía; hasta la entrega de la mercancía en
almacén general

No. PROCESO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

1) La selección y evaluación de los proveedores se toman de
Director General acuerdo con el criterio de Dirección General. El Gerente de
1.- Selección y Compras Internacionales da su apoyo mediante la búsqueda
con apoyo de
evaluación de y comparación de información (precios).
Gerente de
proveedores.
compras.

2.-Análisis de Gerente de 2) Se revisan las TABLAS EXCEL DE INVENTARIO (ver

inventarios y propuesta
de sugeridos de compra
Compras ANEXOS) de cada proveedor, tomando en cuenta 3 datos
básicos: el stock que hay en ese momento, el consumo
mensual del mismo y las previsiones de ventas. El stock se
saca del sistema NAV una vez por semana por cada
proveedor.
3) Con los anteriores datos se analiza la necesidad y se
 propone un sugerido (en piezas o kg) en la columna de
“sugeridos” de la tabla de inventario del proveedor en
cuestión.
4) Se pasa el sugerido a Dirección General para su revisión y
aprobación.

5) Se elaboran las órdenes de compra usando el FORMATO EN

EXCEL DE ORDEN DE COMPRA (ver anexos) para cada
Gerente de proveedor y para cada importadora de las 3 que tenemos
2.- Elaboración y envío compras (Novelda S.A. DE C.V., Navarro y Pujol Importaciones S.A. de
de la Orden de Compra (elaboración y C.V. o Selectos del Mundo S.A. de C.V.). Prestar atención al
envío) y precio, cantidades y nombre del producto. También al
Asistente de Incoterm (condiciones de pago internacionales) pertinente y
Compras los días de crédito. Fijarse también en cómo queda el número
(escaneado) de pallets y de cajas para el posterior cubicaje y grupaje.

6) Pasar la orden de compra a Dirección general para su firma.

7) Sellar la orden de compra con el sello de la empresa

importadora que se use.

8) Escanear y guardar en PDF la orden de compra en la carpeta

de órdenes de compra (ordenada por proveedor y año) y
crear expediente físico

9) Envío al proveedor pertinente el email con la orden de

compra adjuntada. En el correo, además de los contactos del
proveedor deben venir en copia todos los compañeros de
importaciones que llevarán la importación de ese pedido.

3.- Ingreso de la orden Gerente de

de compra en sistema Compras 10) En el mismo día que se envía la orden de compra hay que
NAV proceder con el Registro de la orden de compra en el Sistema
NAV:
a) Abrir NAV y seleccionar la empresa donde se va a
ingresar la orden de compra (Novelda, Navarro etc.)
b) Seleccionar la siguiente ruta: “nuevo” pedido compra.
c) En “nº de proveedor buscar y seleccionar el nombre
del proveedor.
d) En “tipo de pedido” poner siempre “internacional” y en
“DIOT” poner siempre “otros.
e) En fecha de pedido, de registro y de emisión queda la
fecha de ese día.
f) Se genera una clave o número de orden de compra
en el campo “Texto de Registro” que más adelante se
pondrá en la TABLA EXCEL DE CONTROL DE
PEDIDOS (ver anexo).
g) Se meten al sistema los datos del pedido. En “tipo”
poner “producto”; en “nº” poner la clave o código del
producto de ese pedido. Comprobar que en
“descripción” aparezca el producto deseado y que
 coincida con su código. En “Código de almacén”
poner “compras”. Rellenar los campos de cantidad,
costo (precio) e importe. Rellenar la cantidad de cajas
de e cada producto en el campo “cajas” Una vez que
se tenga la factura del proveedor comprobar que los
datos coincidan. Este paso hay que hacerlo tanto en
la importadora que se haya usado como en la
empresa distribuidora (La alacena Gourmet)
h) Hacer click en aceptar y cuando el pedido llegue a
México y se compruebe con la factura que todo
coincide y está bien pulsar en “lanzar”

11) Meter los datos del pedido en la tabla EXCEL DE CONTROL

DE PEDIDOS. Introducir los siguientes datos: nombre del
proveedor, número de palés del pedido, fecha de envío del
pedido y de registro de este en el sistema NAV, introducción
del código o número de pedido que generó el sistema NAV en
el paso 9. Poniendo antes las 3 primeras letras de la
importadora que se use en esa compra. Ingresar comentarios
de seguimiento.
12) Una vez se tengan varios pedidos en marcha, hay que revisar
la TABLA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PEDIDOS
Gerente de
4.- Ingreso de la orden para saber cómo agrupar pedidos en contenedores de 40
compras
de compra en la tabla pies (18 a 21 palés) o de 20 pies (10 palés). Para ello hay que
Excel de control de agrupar pedidos en base a la fecha de entrega del proveedor.
pedidos para armar Tener en cuenta que los congelados van en contenedores
grupajes y consolidados congelados, los secos en contenedores secos y los
refrigerados en contenedores refrigerados.
13) Cuando se agrupen varios pedidos y se arme un contenedor
consolidado hay que enviar un email a los compañeros de
importaciones y al transitario para que las dos partes estén
enteradas y puedan iniciar el PROCESO DE IMPORTACIÓN.
Aquí finaliza el proceso de compra y empieza el de
importaciones, en el cual el Departamento de Compras está
en copia en todo momento para dar apoyo (revisando
facturas y aportando información de la compra al equipo de
importaciones)
6.- Seguimiento del Gerente de 14) En el momento que se hace el pedido hay que poner las
pedido y del estatus de compras cantidades del pedido y la fecha estimada en la que el
la importación en las productor tiene listo el pedido en las columnas de “En
TABLAS EXCEL DE preparación” de la tabla Excel de inventario del proveedor.
INVENTARIO
15) Una vez el proveedor envíe la factura y el pedido ya esté en
el barco, hay que pasar los datos de la columna “en
preparación” a la columna “en tránsito” cambiando la fecha de
producción por la de arribo a puerto de México.

16) En cuanto el pedido llegue al almacén de México y se vea

que ya aparece en el stock que nos dice el sistema, hay que
pasar los datos de las cantidades de la columna de “en
tránsito” a la columna de “última compra” poniendo la fecha
 de llegada y marcando esa llegada para que al siguiente mes
se añada la cantidad que llegó a la fórmula de consumo
mensual que aparece en la columna “consumo mensual”

17) Una vez que el barco toca puerto, el departamento de

7.- Llegada de la importaciones manda un mail a compras solicitando las
Asistente de
mercancía a Almacén entradas para ingreso al almacén.RE- NYP-01, RE-GN-01,
compras
General RE-GN-01. ANEXO 7.4

FIN DEL PROCEDIMIENTO

5. Control de cambios:

Nuevo

6. Organigrama de Compras Internacionales:

Juan Luis Navarro Machetti

Direcctor General de Grupo Novelda

Gonzalo E. Clavo Larraya

Gerente de Compras Internacionales

Angélica Olivares Rivera

Asistente Compras Internacionales

7.ANEXOS
7.1Tablas Excel de inventario:

7.2Tabla Excel de control de pedidos:

7.3Formato: de Orden de Compra:

Formato de Orden de Compra de Novelda S.A. DE C.V.

Formato de Orden de Compra de Navarro y Pujol Importaciones S.A. de C.V.
Formato de Orden de Compra de Selectos del Mundo S.A. de C.V.
7.4Formatos de Entrada

Formato de Entrada de Navarro y Pujol S.A. DE C.V.

Formato de Entrada de Novelda S.A. DE C.V.
Formato de Selectos del Mundo S.A. de C.V.