LABORATORIO LINSAN

HECSA
TRATAMIENTO DE LAS
NO CONFORMIDADES
CÓMO DEBE ACTUAR EL
RESPONSABLE DE UN PROCESO

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 NO CONFORMIDAD
• ¿Qué es un Hallazgo?

• Para el Sistema de Gestión, un Hallazgo es

cualquier producto, acción o actividad que no
corresponde con la norma o con lo que esta
establecido en un procedimiento

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 HALLAZGO
¿Cuándo se detectan Hallazgos?

Los Hallazgos pueden ser detectadas por

externos al área o por personal de la propia
área.

Externos al área, en una auditoría

Internos del área personal operando
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 HALLAZGOS

¿Detectar Hallazgos es Negativo para el

área?

Al contrario es positivo ya que se abre la

posibilidad de estudiar las causas y
aplicar acciones
HECSA
PROCEDER ANTE UN HALLAZGO

Al detectar un Hallazgo en una

auditoría, el auditor sólo pone de
manifiesto el Hallazgo y lo califica
pero no es responsable de la
solución
HECSA
 ¿Quién es responsable del
estudio del Hallazgo?

La Responsabilidad
sobre el estudio de la
solución al Hallazgo es
del Jefe del área o
Dueño del Proceso
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¿Cómo se documenta un Hallazgo?

Los Hallazgos se documentan en el

Formulario

Registro MCP

R-8.5.1-01

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 FORMULARIO MCP
R-8.5.1-01
DETECCIÓN DE UN HALLAZGO Responsable:
AREA AFECTADA: ORIGEN:
NO CONFORMIDAD x OBSERVACION OP. MEJORA

Descripción del Hallazgo:

ACCIÓN INMEDIATA (Responsable Dueño Proceso)

Descripción

ESTUDIO DE CAUSAS (Responsable Dueño Proceso)

Causas del Hallazgo

ACCIÓN CORRECTIVA/PREVENTIVA

Responsable de la implementación Fecha

Descripción de la acción correctiva

Descripción de la acción preventiva

Fecha Cumplimiento

EVALUACIÓN DEL RESULTADO DE LA IMPLEMENTACIÓN

Nombre del Evaluador Fecha evaluación

Firma Evaluador

HECSA
 FORMULARIO MCP
R-8.5.1-01

DETECCIÓN DE UN HALLAZGO Responsable:

AREA AFECTADA: ORIGEN:
NO CONFORMIDAD OBSERVACION OP. MEJORA

Descripción del Hallazgo:

Esta primera parte del formulario es llenada por la persona que detecta el
hallazgo. El formulario es entregado al dueño del proceso en que se ha
detectado el problema

En la primera línea queda identificada la persona que observó el Hallazgo

En la segunda línea se indica el área afectada y el origen de la observación
En la tercera línea define la calidad del Hallazgo
En la cuarta línea establece claramente el hallazgo indicando referencia al
documento o material en que se ha observado
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 FORMULARIO MCP
R-8.5.1-01

ACCIÓN INMEDIATA (Responsable Dueño Proceso)

Descripción de

ESTUDIO DE CAUSAS (Responsable Dueño Proceso)

Causas del Hallazgo

Estas secciones del formulario deben ser llenadas por el dueño del proceso que
ha recibido el formulario indicando el Hallazgo

En el primer recuadro debe quedar anotada la acción que el dueño del proceso
tomará con la finalidad de corregir el Hallazgo lo antes posible.

En el segundo recuadro, se indicarán la o las causas que luego de un estudio, se

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ha definido como responsables del Hallazgo
 FORMULARIO MCP
R-8.5.1-01
ACCIÓN CORRECTIVA/PREVENTIVA

Responsable de la implementación Fecha

Descripción de la acción correctiva

Descripción de la acción preventiva

Fecha Cumplimiento

Estas secciones del formulario deben ser llenadas por el dueño del proceso que
ha recibido el formulario indicando el Hallazgo, luego de haber hecho un estudio
de las posibles causas que motivaron el Hallazgo

Debe establecerse claramente la acción correctiva que se tomará y la acción

preventiva que evitará que el suceso se repita.
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 FORMULARIO MCP
R-8.5.1-01

EVALUACIÓN DEL RESULTADO DE LA IMPLEMENTACIÓN

Nombre del Evaluador Fecha evaluación

Firma Evaluador

Esta parte del formulario debe ser llenada por la persona que ha sido
comisionada para verificar si las acciones tomadas han dado resultado y han
logrado eliminar o minimizar el Hallazgo.

Si la evaluación es negativa el Hallazgo se mantiene y el Dueño del proceso

deberá hacer un nuevo estudio, repitiéndose el proceso
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 EJEMPLO DE USO DEL
FORMULARIO MCP
No Conformidad detectada en una auditoría

El Auditor Solicita, al Jefe de RR HH muestre el programa

de capacitación que se ha generado para el año 2012.

El Auditado no tiene el programa e indica que los jefes de

área no han manifestado sus requerimientos y por ello el
Concejo no ha podido generar el programa para el
período y ello implica que a él no se le ha hecho entrega.

El Auditor establece un Hallazgo, que traduce en una No

Conformidad Grave
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 EJEMPLO LLENADO DEL FORMULARIO MCP

DETECCIÓN DE UN HALLAZGO Responsable: Armando Guerra Auditor Fecha: 15 marzo 2012

AREA AFECTADA: ORIGEN: Primera Auditoria Interna

Personal RR HH

NO CONFORMIDAD X OBSERVACION OP. MEJORA

Descripción del Hallazgo:

Al solicitar al Jefe de recursos humanos el programa de cursos que se programan para el año
2012, éste manifiesta que no lo tiene

Según el Manual de la calidad apartado 2.2.2

Los gerentes de cada área presentan al Consejo de Calidad, las necesidades de
capacitación para el personal de su área, considerando las competencias necesarias.
Posteriormente en base a esta información, el Consejo de Calidad establece un programa de
capacitación.
 
Una vez aprobado el Programa de Capacitación, este queda en manos de RRHH quien se encarga
de su ejecución junto a los responsables de área.

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 EJEMPLO LLENADO DEL FORMULARIO MCP
ACCIÓN INMEDIATA (Responsable Dueño Proceso)

Descripción de la acción

Enviar correo electrónico a cada Gerente recordándoles que es necesario que se indique
que necesidades de capacitación tiene el personal de su área

Fijar una fecha para recopilar los datos y efectuar una reunión del Concejo de la calidad

ESTUDIO DE CAUSAS (Responsable Dueño Proceso)

Causas del Hallazgo

El Hallazgo presenta 2 causas siendo la primera que en el Manual de la Calidad no hay ninguna
indicación de tiempo

Párrafo 6.2.2 “El Gerente de cada área se encarga de evaluar a su personal de trabajo una vez al año, en base
a un formulario que mide las competencias y habilidades. De acuerdo a esta evaluación el Gerente de cada
área presenta al Consejo de Calidad, las necesidades de capacitación para el personal de su área, considerando
las competencias necesarias. Posteriormente en base a esta información, el Consejo de Calidad establece un
programa de capacitación.
Una vez aprobado el Programa de Capacitación, este queda en manos de RRHH quien se encarga de su
ejecución junto a los responsables de área”.

Como segunda causa No se ha indicado responsabilidad respecto a quien debe recopilar los datos, quedando
sólo implicito que es el Encargado de
RR HH
 
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MANEJO DE LAS NO CONFORMIDADES

CAUSA EFECTO

Nada sucede sin que exista una o varias causas

Si se elimina la o las causas, el evento no se produce

Un Evento suele ser debido a un conjunto de causas

que al juntarse producen un efecto.

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 MANEJO DE LAS NO CONFORMIDADES

CAUSA EFECTO

Al producirse un HALLAZGO (Efecto) hay que

aplicar una acción correctiva, pero ello no basta, es
necesario verificar, qué la produjo (Causa) e intentar
eliminarla, para asegurar que la No Conformidad no
se vuelva a producir.

Causa 1

Causa 2 EFECTO

Causa 3

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MANEJO DE LAS NO CONFORMIDADES

CAUSA EFECTO

Lograr detectar una causa y eliminarla, tendrá como resultado

que el efecto, HALLAZGO, disminuya en su efecto sobre el proceso.

Causa 1

Causa 2 EFECTO

Causa 3

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MANEJO DE LAS NO CONFORMIDADES

CAUSA EFECTO

Si se detectan todas las causas y se logran eliminar lo probable

Es que el efecto, HALLAZGO, se elimine

Causa 1

Causa 2 EFECTO

Causa 3
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 MANEJO DE LAS NO CONFORMIDADES

LOS 5 ¿POR QUÉ?

Primer ¿por qué? Centra el Problema

Segundo ¿por qué? Ubica la Macro Causa

Tercer ¿por qué? Ubica la Causa

Cuarto ¿por qué? Afina la Causa

Quinto ¿por qué? Es la Causa Buscada

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 MANEJO DE LAS NO CONFORMIDADES

PROBLEMA :
Se fue la luz
¿por qué? Se bajó el térmico (centra el problema)

¿por qué? Mucho consumo (macro causa)

¿por qué? Muchos equipos en el circuito (causa)

¿por qué? Nadie se preocupó de quitar algunos equipos

¿por qué? No había nadie designado para ello (causa base)

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 BENEFICIOS

La aplicación dedicada al estudio

de causas de una no conformidad,
permite erradicar una mala
práctica o ir poco a poco
minimizando las practicas que
inducen a errores
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 EJEMPLO LLENADO DEL FORMULARIO MCP
ACCIÓN CORRECTIVA/PREVENTIVA

Responsable de la implementación. Fecha

Coordinador del Sistema Se tomó conocimiento 20 marzo

Descripción de la acción correctiva

Redactar una corrección para el apartado 6.2.2 del manual de la calidad, indicando fecha
límite en que los gerentes deben informar sobre las necesidades de capacitación de su
personal.

Indicar en la redacción quien debe recopilar la información de los gerentes, generar un

programa y como esta información debe ser traspasada al Coordinador para efectuar la
citación a Concejo y aprobar el programa

Descripción de la acción preventiva

Hacer una revisión del capítulo N° 6 para verificar que no existan otras situaciones en que se
omitiera fechas y responsabilidades si es necesario

Fecha Cumplimiento 13 abril 2012

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 EJEMPLO LLENADO DEL FORMULARIO MCP

EVALUACIÓN DEL RESULTADO DE LA IMPLEMENTACIÓN

Nombre del Evaluador Fecha evaluación

Armando Guerra Auditor 23 abril 2012 Programada

Se verifica que en el manual de la calidad se ha rectificado el párrafo 6.2.2

correspondiente a programa de capacitación y se ha fijado fecha para presentar
necesidades de capacitación designándose un responsable de recopilar la
información y traspasar al Coordinador

Hay acta del Concejo de la calidad en que se ha aprobado la modificación con fecha
17 de abril

El Encargado de RR HH ha generado el programa para el año 2012 y lo ha entregado

al Coordinador que ha citado reunión del Concejo de la calidad para el 3 de mayo

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Firma Evaluador 23 de abril