FRUTERIA Y HELADERIA SUPER CODIGO: HSEQ- PRACPM-01

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PROCEDIMIENTO DE ACCIONES 13/09/2019
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DOCUMENTO: INTERNO
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1.OBJETIVO:

Establecer e implementar las acciones correctivas, preventivas y de mejora con el fin de

eliminar las causas de las situaciones reales o potenciales no deseadas, así mismo establecer
las actividades necesarias para prevenir que éstas ocurran o que vuelvan a ocurrir, de igual
manera establecer aquellas que lleven a mejorar los procesos y el sistema de la organización.

2.ALCANCE:

Inicia con la identificación de la oportunidad de mejora o situación real o potencial no deseada

y termina con la verificación de la eficacia del plan de actividades correspondiente.

3.DEFICIONES:

1. ACCIÓN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de

una no conformidad detectada u otra situación indeseable.
2. ACCIÓN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de
una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
3. ALTA DIRECCIÓN: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto
nivel una entidad.
4. CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
5. MEJORA CONTINUA: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la
capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.
6. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
7. RIESGO: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el
desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.
8. CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.
9. IMPACTO: El costo para la empresa de un incidente -de la escala que sea-, que puede
o no ser medido en términos estrictamente financieros o tener en cuenta otros
impactos como: -p.ej., pérdida de reputación, implicaciones legales, etc
10. PLAN MEJORAMIENTO: Documento que evidencia la toma de acciones correctivas o
preventivas.
11. REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Incumplimiento: No conformidad de un requisito legal.

4.RESPONSABLE:

Todos los miembros de la organización tienen la responsabilidad de aplicar este

procedimiento para el desempeño de sistema integrado de gestión.

LIDER DE CALIDAD: responsable de hacer cumplir el procedimiento en los procesos que

tengan como fin los resultados de calidad y realizar los respectivos cambios.
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LIDER DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: responsable de implementar y hacer

cumplir este procedimiento es su área para fortalecer la eficacia del sistema de seguridad y
salud en el trabajo.

5.NORMATIVIDAD APLICABLE:

1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000

2. Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000

3. Norma Técnica Colombiana NTC ISO 19011-2012 Directrices para la auditoría de los sistemas
de gestión

4. Norma Técnica NTC ISO 14001 Sistemas de gestión ambiental. Requisitos con orientación
para su uso.

5. NTC ISO 45001 Sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional. Requisitos.

6. Norma Técnica NTC ISO IEC 17025:2005 Requisitos Generales para la competencia de los
laboratorios de ensayo y calibración.

7. Guía básica de mejora continua U-GU-15.001.002. Demás requisitos de normas aplicables a

los sistemas de gestión

6. CONDICIONES GENERALES:

7. FUENTES PARA IDENTIFICAR UNA NO CONFORMIDAD

Cualquier empleado o trabajador puede identificar una no conformidad u oportunidad de

mejora en el sistema integrado de gestión las cuales son:

 Las quejas o reclamos de los clientes

 Los informes de auditoría interna

 Gestión del cambio.

 Los resultados de la revisión por la dirección

 Los resultados del análisis de datos

 Mediciones, seguimiento y análisis de datos de los procesos

 Los registros pertinentes del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad

 La utilización de herramientas de análisis de riesgos

 Análisis de Riesgos

 Los sistemas que consolidan fuentes de información de las partes interesadas

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 Los resultados de autoevaluación

 Salidas no conformes

8. ANALISIS DE LA CAUSA:

Todas las no conformidades son originadas por causas. Para la identificación de las causas de
no conformidades se pueden utilizar diferentes herramientas tales como:

 Lluvia de Ideas

 Espina de Pescado

 Histogramas

 Los 5 porqués

 Diagrama de Pareto

 Diagrama de control

 Diagrama de dispersión

9. MANEJO Y REGISTRO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA.

Toda persona que redacte la no conformidad deberá leerla y analizar la generar su respetivo
plan de acción bien sea acciones correctivas, preventivas y de mejora para ser diligenciadas
en el respectivo formato.

 Descripción del aspecto por mejorar o de la no conformidad: Indicar el

incumplimiento real o potencial de un requisito en cualquier proceso.
 Causas que originan la no conformidad: Indicar las causas más probables que están
ocasionando que la no conformidad real o potencial se presente o se pueda presentar.
 Plan de acción: Indicar las tareas o acciones que permitirán eliminar las causas
identificadas, asignando los responsables y las fechas de compromiso.
 Seguimiento: Indicar el seguimiento realizado con base en el plan de acción
propuesto para la solución de la posible no conformidad, es decir, registrar cuáles son
las evidencias que se encuentran de la ejecución del plan de acción.
 Cierre de la solicitud de acción: Revisar la Solicitud de Acción Preventiva- Correctiva,
según los resultados del seguimiento, dejando registro de los resultados de la mejora
implementada o de la eliminación de las causas de la no conformidad en el Formato de
Solicitud de Acción Preventiva – Correctiva y de mejora en la parte de cierre de
solicitud.

10. CUADRO DE ACTIVIDADES:

N ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE

º
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DE MEJORA
1 Análisis de diferentes
fuentes
2. Identificación de la no
conformidad u
oportunidad de mejora
3 Análisis de las causas
4 Definición del Plan de
acción
5 Ejecución del Plan de
Acción
6 Seguimiento
7 Evaluación
8 Cierre de la No
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Analizar las diferentes fuentes Todos los
que permiten generar funcionarios y
acciones correctivas, Responsables de
preventivas y/o de mejora. los Procesos
identificar la no conformidad Todos los
real, potencial u oportunidad funcionarios y
de mejora y registrarla en el Responsables de
formato “Acción Correctiva, los Procesos
Preventiva y de Mejora”
Determinar y analizar las Responsable de
causas que están originando proceso
la no conformidad real,
potencial u oportunidad de
mejora
Definir las acciones, Responsable de
responsable y fecha de proceso
ejecución, que permitan
eliminar las causas reales o
potenciales o desarrollar la
oportunidad de mejora, en el
“Plan de Acción”
Remitir el plan de acción al Responsable de
líder de proceso para ser proceso
aprobado y ejecutarlo con el
cumplimiento de los
lineamientos planteados
verificación de acuerdo al Responsable de
tiempo estimado para esta proceso
actividad, por lo menos una
vez al mes durante el plazo
definido, preferiblemente cada
vez que se registre ejecución
de actividades. El seguimiento
se registra en el aplicativo por
la opción Mejoramiento
Continuo, Acciones de Mejora
Abiertas, Plan de Acción,
Seguimiento. Se recomienda
adjuntar un archivo como
evidencia de la verificación.
evaluación de la acción o de la Responsable de
oportunidad, según se haya proceso
definido cuando se registró el
plan de acción y verificar la
eficacia del funcionamiento del
plan de acción
Socializar con las personas Responsable de
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Conformidad y que estuvieron involucradas proceso

Consolidación en la identificación del
hallazgo y ejecución de las
acciones correctivas,
preventivas y de mejora para
dar por finalizada la causa raíz
y la investigación asegurando
el desempeño del proceso y
sistema

11.FLUJOGRAMA:
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ASPECTOS QUE DETALLES DEL RESPONSABLE FECHA VERSION

ALTERARON EL CAMBIO DE LA DEL
DOCUMENTO EFECTUADO SOLICITUD CAMBIO
DEL CAMBIO