PLANIFICACIÓN DE CONTINGENCIA

Es mejor planificar cuando todavía no es necesario, los responsables de

la planificación deben evaluar constantemente los planes creados y deberán
pensar en otras situaciones que se pudieran producir, un plan de contingencias
no debe quedar estático de lo contrario sería obsoleto, debe ser un documento
vivo, actualizándose, corrigiéndose y mejorándose, toda planificación de
contingencia debe establecer objetivos estratégicos así como un plan de acción
para alcanzarlos.

La planificación  y la contingencia implica trabajar con hipótesis y desarrollar en

lo que se va a basar dicha plana se conoce el punto de partida y se basará en la
evolución de las necesidades y recursos, este debe ser exhaustivo pero sin
entrar en demasiados detalles.
La planificación de contingencias es un proceso que se
utiliza para anticiparse y prepararse ante posibles eventos
o situaciones adversas que puedan afectar el normal
funcionamiento de una organización. Implica identificar
riesgos potenciales, desarrollar estrategias y establecer
medidas preventivas y correctivas para hacer frente a esas
situaciones.
Ampliando el tema, podemos destacar los siguientes aspectos clave de la
planificación de contingencias:

1.Evaluación de riesgos: En primer lugar, es necesario realizar una

evaluación exhaustiva de los posibles riesgos que pueden afectar a la organización.
Esto implica identificar las amenazas internas y externas, analizar su probabilidad de
ocurrencia y evaluar su impacto en las operaciones y los objetivos de la organización.

EJEMPLO: En una empresa de fabricación, se identifica el

riesgo de interrupción en la cadena de suministro debido a
desastres naturales. La evaluación revela que un terremoto
puede afectar la disponibilidad de materias primas. Por lo tanto,
se considera un riesgo potencial y se desarrollarán estrategias
para mitigarlo.
2. Desarrollo de escenarios hipotéticos:
Una vez identificados los riesgos, se deben desarrollar
diferentes escenarios hipotéticos que representen situaciones
adversas. Estos escenarios ayudarán a comprender cómo
podrían afectar a la organización y permitirán definir estrategias
y acciones adecuadas para hacerles frente.

EJEMPLO:
En un hospital, se desarrolla un escenario hipotético de
un brote de una enfermedad infecciosa. Se analizan los
posibles efectos en la capacidad de atención, la logística,
el personal y la seguridad de los pacientes. Esto ayuda a
planificar medidas de prevención, como la
implementación de protocolos de aislamiento y la
adquisición de equipos de protección personal
adicionales.
3. Establecimiento de objetivos
estratégicos: La planificación de
contingencias debe establecer objetivos claros y
medibles que se pretenden alcanzar en caso de que se
produzca alguna situación adversa. Estos objetivos
deben estar alineados con la misión y visión de la
organización y tener en cuenta los recursos
disponibles.

EJEMPLO:
En una empresa de tecnología, el objetivo estratégico en caso de
una brecha de seguridad cibernética podría ser minimizar el
tiempo de inactividad del sistema y garantizar la protección de
los datos confidenciales de los clientes. Se establecen métricas
para medir el éxito, como tiempo de respuesta para resolver la
brecha y niveles de seguridad mejorados.
4. Plan de acción: Es fundamental desarrollar un plan de acción detallado que indique
las acciones específicas a tomar en cada escenario hipotético. Este plan debe incluir las
responsabilidades asignadas a cada miembro del equipo, los recursos necesarios, los plazos y las
etapas de implementación.

EJEMPLO:
Ante una posible huelga del sindicato de empleados, una
empresa de transporte desarrolla un plan de acción que incluye
la asignación de roles y responsabilidades a la gerencia y la
contratación de personal adicional para mantener las
operaciones durante el período de huelga. También se
establecen estrategias de comunicación con los clientes y los
empleados afectados.
 5. Monitoreo y actualización: La planificación de contingencias no debe ser
estática, sino que debe ser un proceso continuo. Se debe establecer un sistema de monitoreo
para evaluar periódicamente la efectividad de las medidas de contingencia implementadas y
realizar ajustes o actualizaciones según sea necesario.

EJEMPLO:
Una organización gubernamental establece un comité
de gestión de crisis encargado de monitorear
constantemente los riesgos y evaluar la efectividad de
las medidas de contingencia. El comité se reúne
regularmente para analizar los informes de monitoreo y
realizar ajustes en los planes de acción según sea
necesario.
6. Comunicación y capacitación: Es esencial establecer canales de comunicación
efectivos para informar a todos los miembros de la organización sobre los planes de contingencia y
las medidas a tomar en caso de una situación adversa. Además, se deben proporcionar
oportunidades de capacitación para garantizar que todos los involucrados estén preparados y
conozcan los procedimientos a seguir.

EJEMPLO:
En una universidad, se implementa un sistema de alerta
temprana para situaciones de emergencia, como desastres
naturales o incidentes de seguridad. Se llevan a cabo
capacitaciones regulares para educar a los profesores, personal
y estudiantes sobre los procedimientos de evacuación, la
respuesta ante amenazas y el uso adecuado del sistema de
alerta.
7. Pruebas y simulacros: Es recomendable llevar a cabo pruebas y simulacros
periódicos para evaluar la efectividad de los planes de contingencia y capacitar al personal en
su implementación. Estas pruebas pueden ayudar a identificar áreas de mejora y fortalecer la
capacidad de respuesta de la organización.

EJEMPLO:
En una compañía aérea, se realizan simulacros periódicos
de evacuación de aeronaves para garantizar que la
tripulación y los pasajeros estén preparados para actuar
rápidamente en caso de una emergencia real. Estos
simulacros ayudan a identificar posibles mejoras en los
procedimientos y evaluar la eficacia de las medidas de
contingencia establecidas.
En resumen, la planificación de contingencias implica anticiparse a
posibles eventos adversos, establecer objetivos estratégicos,
desarrollar planes de acción y monitorear de manera continua para
garantizar la capacidad de respuesta y la continuidad de las
operaciones de la organización ante situaciones imprevistas.