Gestión de Procesos

Diseño y Caracterización de Procesos

Enrique Saravia Vergara, PhD

Jerarquización y Modelamiento de PROCESOS
Enrique Saravia Vergara

Mapa de Nivel 1

Mapa de Nivel 2

Diseño &
Caracterización de
Procesos
 Modelamiento de Procesos
Herramientas/
Nivel Objetivo
Documento
Nivel 1
Identificación y Identificación de Procesos de - Mapa de Procesos de
Mapa de Procesos Nivel 1 (Macroprocesos) Nivel 1
de Nivel 1
Nivel 2
- Listado y/o Mapas de
Identificación y Identificación de Procesos de Procesos de Nivel 2
Mapa de Procesos Nivel 2 (Procesos)
de Nivel 2
- Caracterización de - Ficha del Proceso
Nivel 3 Procesos

- Definición de Actividades, - Diagrama de Flujo

Diseño y secuencia e interrelación
Caracterización de
- Describir Procedimientos -Manual de
Procesos
Procedimientos
 1
Caracterización de Procesos

Enrique Saravia Vergara

saravia_ea@up.edu.pe
 Diagrama IDEF()
(Integration Definition for Function Modeling)
Enrique Saravia Vergara

(reglamentan o limitan el proceso)

Controles

Entradas Salidas
(INPUT) PROCESO (OUTPUT)
(material consumido o
transformado e información)
(material o información
producida)
Mecanismos
(recursos necesarios para el
proceso, pero no son consumidos)
 Ejemplo: Caracterización del Proceso de Atención
Ambulatoria en una clínica (basado en Diagrama IDEF)
Enrique Saravia
Contratos con Código de Manuales y Normas de la
Estándares en Medicina
Seguros Etica Clínica

Salidas
Proceso (OUTPUT)

Síntomas Diagnóstico
Historia Clínica Información al Paciente
Tratamiento & Curación

Conocimientos Medicina
Balanza
Experiencia
Habilidades de Comunicación
Conocimientos Sistema de Reserva de Citas
Instrumentos Administrativos
Accesorios Asistenciales Sistemas on-line Seguro
FICHA DE PROCESOS
Enrique Saravia Vergara

Qué hace el proceso?

Cuál es su propósito?

ISO 9000
Buenas Prácticas
5S
Gestión de Riesgos…

Medibles, específicos,
alcanzables, realistas, …
 Indicadores de Procesos
Para plantear Indicadores de Procesos, se requiere
inicialmente analizar los siguientes aspectos:
- ¿Qué hace el Proceso?
- ¿Para qué se hace el Proceso?
- ¿Cómo el Proceso agrega Valor a los atributos
valorados por los clientes?
- ¿Cómo influye el Proceso a la mejora de
procesos internos en términos de costos, eficiencia
y coordinación de interfaces?
 Características de los Indicadores

- Utiles (que sirvan para la toma de decisiones)

- Simples (cálculos simples y usen pocos recursos)
- Claros (unidad de medida claramente expresada)
- Representativos (midan lo que se desea medir)
- Específicos (midan directamente un aspecto)
- Independientes (libre de variables exógenas)
- Positivos (expresar lo que debe ocurrir)
- Limitados (para no desviar la atención)
 Tipos de Indicadores

Según su función
- Indicadores de Procesos
- Indicadores de Medición de desempeño
Según su naturaleza
- Indicadores de Calidad
- Indicadores de Tiempo
- Indicadores de Productividad
- Indicadores de Costos
- Indicadores de Flexibilidad
 2
Flujograma de Procesos

Enrique Saravia Vergara

saravia_ea@up.edu.pe
 Esquema
Proceso de Producción del Caucho
 Gráfica de Flujo del Proceso

Oper. Descripción O T I R A
1 Corte de cables para los rayos
2 Al almacén
3 Almacenar en inventario
4 Cortar tubos para el eje

5 Ajuste de máquinas

6 Cortar acero plano para el rin

 Proceso de Abastecimiento de Bienes
Mesa de
Administración Logística Gerencia Presupuesto Tesorería Contabilidad
Partes

1 2 3 14

Diagrama
Recepción de Revisión de Nota Comunicar a
Efectuar
Nota interna y/o interna y/o usuario negación
Compromiso
Requerimiento Requerimiento de requerimiento En el SIAF:
Si -Tipo de operación
No -Meta
-Fuente de financiamiento
8 -Monto
¿Existe

de Flujo de
-Partida específica

¿Aprueba? inventario? -Dato fuente

Contacto a -Glosa: codificación de marco
Proveedor(es) lógico
No
Sí ¿Existe
proveedor
seleccionado? 9

Proceso
Solicitar Pedido
No
(por teléfono y/o
15
fax de
Proceso de ¿Se requiere requerimiento)
Sí
Licitación licitación? Efectuar Devengo

En el SIAF:
-Confirmación de datos
ingresados en compromiso
-Glosa: concepto
12 No 13 -Documento con el que se
autoriza el desembolso
Aprobar Orden de
Aprobar Orden de
Compra o de
Compra
Servicio (viso y
4 10 (viso y sello)
sello)

Búsqueda de Emitir Orden de

Proveedores Compra 16

5 11 Efectuar Giro
Sí En el SIAF:
Solicitar
Solicitud de -Número de comprobante de pago
aprobación de -Fecha de giro
Proformas
Orden de Compra -Mejor fecha de pago
o Servicio a Adm. -Número de cheque
-Importe
-Persona o entidad a favor de la cual se
6 emite el cheque
-Glosa
Elaboración de
cuadro 25
comparativo
Recepcionar
Pedido 17 18
7
Imprimir
Si Emitir Cheque comprobante de
Análisis y -Conformidad con Requerimiento
Selección de 26 -Guía de Remisión pago
-Factura
Proveedor -Conformidad certificado de
Revisión de
origen
conformidad de
pedido

19
27
Firmar cheque y
Registro de comprobante de
ingreso a pago
inventario (kardex
de software)

28
20 21
Registro de Salida
-Comprobante de salida de almacén de bienes de Firmar Firmar
(PECOSA – Pedido de Comprobante inventario comprobante de comprobante de
de Salida) pago pago

-Orden de Compra
-Factura
29 -Guía de Remisión
-Requerimiento

Distribución de
bien 30

Registrar
operación SCP y
SIAF

22 23 24

Firmar cheque y Firmar cheque y

comprobante de comprobante de Distribuir cheque
pago pago
 Proceso: Registro y Pago de Facturas
RECEPCION ADMINISTRACION CONTABILIDAD OPERACIONES BANCO
FINANCIERAS
Revision de Revisa la Coloca la
Conformidad de Conformidad del Cuenta Seleccion
facturas documento Contable y de documentos
Revisa el a pagar por
Regresa Recibe orden
Centro de fecha
no Documento costos Electronica
Recibe las facturas Es conforme? al De pago.
Por pagar Gestor
no Visto bueno de
de compras Regresa el
si La persona
Es conforme? Documento a autorizada
intervencion Solicita al
Es mayor a no
Las ingresa a un Proveedor
10,000 US$
Control en excel si factura
no
si Es cheque
Lo entrega
Hace cargo y las A los
Revision por parte
Envia a Digitadores si
Del jefe del area
intervencion Para su Efectua
ingreso Gira el cheque El pago
Coloca la fecha
De pago
Efectua el pago
Prepara
Pack de
Envio a cuentas pago
Por pagar
Ejemplo: Servicio de Exámenes de Laboratorio
BIZAGI MODELER
Ejemplo: Proceso de Digitalización de Documentos
Enrique Saravia
El proceso consiste en brindar el servicio integral de digitalización de documentos a
los clientes, con el fin de brindar un servicio de calidad, seguro y de bajo costo.
% solicitudes atendidas
% satisfacción calidad digital documentos
% satisfacción codificación y organización archivos
% satisfacción servicio
% cumplimiento tiempo
Promedio horas-hombre/archivo
 3
Descripción de Actividades
(Procedimientos)

Enrique Saravia Vergara

saravia_ea@up.edu.pe
 3
Descripción de Actividades
(Procedimientos)

Enrique Saravia Vergara

saravia_ea@up.edu.pe
 Descripción de Actividades
Manual de Procedimientos
El Diagrama de Flujo de Procesos debe complementarse con un
documento detallado en que se especifique:

Detalle Define

¿Qué hace cada Actividad? El rol de la Actividad

Manual de Procedimientos y
¿Cómo se hace la Actividad?
requerimientos de máquinas
¿Quién hace la Actividad? Manual de Funciones y
necesidades de personal
¿Cuándo se hace la Actividad? Frecuencia y cómo se “activa”
Requerimientos de
¿Dónde se hace la Actividad? ambientes, infraestructura,
espacios, ...
 Manual de
Procedimientos

Proceso:
Exportación
Definitiva

http://www.sunat.gob.pe/legislacion/procedim/despacho/index.html