Entrenamiento en herramientas de

análisis de procesos “Módulo 1”

Presentaciones

Nombre

Profesión

Area

Expectativas del taller

 Mapeo de los Procesos del Negocio

META
META OBJETIVOS
OBJETIVOS

Identificar los elementos utilizados Conocer y entender algunos de los

para el mapeo de procesos.
conceptos del mapeo de procesos.
Entender las ventajas del uso de
diagramas.
Comprender la necesidad de
utilizar simbología estándar.
Identificar la aplicación de los
diferentes niveles de diagramación.
Identificar información que será
documentada y su importancia
dentro de los entregables.
 Introducción

• La mejora en la ejecución de los procesos normalmente involucra:

– Disminución del tiempo de ciclo del proceso.

– Mejora en la calidad de la salida del proceso.

– Mejora de la eficiencia (costo productividad).

– Incremento de la flexibilidad.
– Cumplir en forma más completa los requerimientos del cliente del
proceso.
• Existen tres pasos fundamentales para lograr la mejora de los procesos:
– Documentación y análisis de los procesos actuales.

– Diseño de procesos capaces de lograr los objetivos de desempeño.

– Implantación de los procesos.

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 Evaluación de la Situación Actual

• Con la evaluación de la situación actual es posible determinar cuáles procesos

requieren ser transformados para hacerlos más eficientes y efectivos o cuáles
pueden ser eliminados. La decisión de transformar o eliminar procesos está en
función de si apoyan o no las metas de la organización.

• La evaluación será enfocada a la documentación de los procesos que son

típicamente la unidad fundamental del trabajo del negocio.
 Propósito de la Documentación

• Identificar las actividades desarrolladas en un proceso.

• Proporcionar el punto de partida en la búsqueda del mejoramiento. (El
mejoramiento de procesos requiere cambios y el cambio requiere documentar el
ambiente y objetivos de la organización).
• Motivar a la organización a través de la identificación de oportunidades y
beneficios para realizar el cambio.
• Habilitar a los participantes en la identificación de problemas y oportunidades.
• Asegurar consistencia en los resultados de cada proceso.

IMPORTANTE: Dependiendo de lo que se quiera obtener como resultado del proyecto,

es lo que se tiene que documentar en los talleres.
 Ventajas del Uso de Diagramas

• Un diagrama o mapa es una representación gráfica de la secuencia lógica de

las actividades requeridas para producir un resultado.
• El mapa permite visualizar el arreglo secuencial de las actividades incluyendo
las métricas asociadas con las actividades del proceso.
 Métricas Asociadas

• Tiempos de ciclo total.

• Número de personas asociadas a la actividad.
• Responsable.
• Work products requeridos (salida).
• KPI actuales.
• Documentación del sistema o paquete que se
utiliza en la actividad - en caso de BPCS se
nombrará el módulo (3 letras) y la transacción (3
números).
• Volumen.
• Frecuencia.
 Elementos Básicos de la Documentación

Utilizar símbolos estándar mundialmente

Simbología conocidos.

Diagramar procesos claros y continuos

Formato SIPCO
debidamente limitados por sus fronteras.

Nivel de Detalle Decidir el nivel de detalle.

Utilizar conceptos claves para conocer y medir

Información los procesos.
 ¿Qué símbolos y herramientas usamos
para documentar los procesos?

• Lo más importante de recordar acerca de los símbolos es que se debe ser

consistente a lo largo de cualquier proyecto. Otro punto importante es
mantener símbolos simples y en una cantidad pequeña para no complicar el
mapa de flujo del proceso.
• El tipo de herramientas seleccionada depende de la funcionalidad deseada y
otros factores como objetivos y el presupuesto, pudiendo ser ABC,
Flowcharter, Visio, etc.
 Definición de Cadena de Valor

• Análisis de cadena de valor, concepto desarrollado por el profesor Michael

Porter. “La ventaja competitiva es obtenida al optimizar los diferentes

procesos discretos que una organización desarrolla en diseñar, producir,

mercadear, proveer y soportar sus productos y servicios.”

 Simbología

• Para definir el flujo del proceso, se clasifica cada movimiento del producto o
servicio dentro de una de las siguientes siete categorías estándares que se
representan con los símbolos ANSI (Instituto Nacional de Estándares
Americanos).
 Formato SIPCO

• Una imagen tiene el poder de impactar más que un texto, por lo que la
utilización del formato SIPCO permitirá comprender en un solo diagrama los
elementos de un proceso.
• En los extremos del formato SIPCO se identifican las fronteras del proceso y
en la parte central el detalle de las actividades que lo conforman.

Proveedor Cliente
(Supplier) Proceso (Customer)
(Process)
Entrada Salida
(Inputs) (Outputs)
 SIPCO Fronteras

• Señalan los elementos interactivos del proceso, es decir, los proveedores que
apoyan el desarrollo de un proceso y los clientes que justifican su existencia.
Pero también, son uno de los factores que delimitan el alcance de nuestro
proyecto, son una guía que al estar bien definida ayuda a:
– No perder de vista el objetivo principal de cada proceso.

– No diagramar una misma actividad en más de un proceso, provocando

duplicidad en la medición de costos y tiempos.
– Identificar el principio y fin de cada proceso para cuantificar
correctamente su duración.
– Evitar una diagramación extensa (recomendable no mapear más de 15
tareas por proceso), y así facilitar la comprensión de la información.
 Nivel de Detalle

• Los mapas de procesos pueden ser creados a varios niveles de detalle, por lo
que la metodología de Logos ha establecido diversos niveles de diagramación.

• El nivel de diagramación dependerá del propósito del proyecto, pues según

sea el nivel utilizado podremos identificar: las áreas o procesos existentes, el
trabajo que se hace o cómo se hace.
Nivel de Detalle
 Nivel 1

• Proporciona una forma sistemática de examinar la cadena de valor y cómo sus

elementos cubren la metas de la organización.

• Otra razón para utilizar este nivel, es situar el alcance correcto del proyecto,
y tener la certeza de que el esfuerzo de la transformación está contemplando
los requerimientos del cliente externo.
 Nivel 1

• Mapeo a nivel 1, cada caja representa un proceso de la cadena de valor o

proceso soporte de la cadena de valor de la empresa; esto es, un grupo de
subprocesos ligados que producen un resultado (salida).
Entradas Proceso Salidas
Factura

Orden aprobada
1.0 2.0 Producto
Cliente Cliente
Administrar
Información órdenes
Distribución
de la orden Info. embarque
Historia de órdenes Info. de
inventarios

3.0
Producción Producto
 Nivel 2

• Mapeo a nivel 2, este mapa representa la descomposición de una de las

cajas de nivel 1 de la cadena de valor. Cada caja representa un subproceso
en esa cadena.
Entradas Proceso Salidas
Historia de ordenes
3.0
Informacion 1.1 1.2 Producción
Orden con
de la orden
Cliente Procesar problema Procesar Orden 2.0
ventas mercadot. aprobada Distribución
Orden
Orden con Fecha de
problema embarque
1.3 Crédito
aprobado
Procesar 1.4
crédito Procesa Factura
Cliente
2.0 r pagos
Distribución Informe de embarque
1.0 Administrar Ordenes
 Nivel 3

• Mapeo a nivel 3, este mapa representa una descomposición de uno de los

subprocesos del nivel 2. Cada caja representa una actividad de ese
subproceso.
Entradas Proceso Salidas
Orden con problema
si
1.1 Procesar
1.2.1 hay n
1.2.2
ventas
1.1 Procesar Orden Checar problema? o Asignar
ventas órdenes número
Orden con folio

1.2.4 Fecha de 1.3 Procesar

1.2.3 embarque crédito
Capturar Orden Asignar
capturada fecha de 2.0
orden Orden
embarqu aprobada Distribución
e para embarque
Crédito aprobado
1.3 Procesar
crédito
1.2 Procesar Mercadotecnia
 Nivel 4

• Mapeo a nivel 4, este mapa representa una descomposición de una de las

actividades del nivel 3. Cada caja representa una tarea que se hace para
completar una actividad. El análisis de valor también puede ser elaborado en
este nivel. Un ejemplo de este tipo de mapeo siguiendo con el cuadro anterior
(mapeo nivel 3) sería desglosar la actividad de “capturar orden” en los
siguientes pasos: correr el programa de captura de órdenes, capturar el
número de la orden, y capturar el detalle de la orden.
Entradas Proceso Salidas

1.2.3.1
1.2.3.2 1.2.3.3
1.2.2 Correr el 1.2.4 Asignar
Asignar Orden Capturar el Capturar el
programa de fecha de
número con número de detalle de Orden embarque
captura de
folio la orden la orden capturada
órdenes

1.2.3 Capturar Orden

 Nivel 5
• Mapeo a nivel 5, este mapa representa la información detallada sobre como
cada tarea es completado. Cada caja representa una acción especifica que
tiene que ser hecha para completar un paso. Un ejemplo de este tipo de
mapeo siguiendo con el de nivel 3 sería desglosar el paso de “capturar el
detalle de la orden” en las siguientes acciones específicas: capturar cantidad,
capturar la descripción del artículo, y revisar si hay más artículos por capturar.

Entradas Proceso Salidas

1.2.3.3.1 1.2.3.3.2 1.2.3.3.3

1.2.1.2 Capturar Revisar si 1.2.4 Asignar
capturar Capturar fecha de
el num. de la hay más arts. Orden embarque
orden cantidad del artículo
por capturar capturada

1.2.3.3 Capturar el detalle de la orden

 Información

En la evaluación de la situación actual se detecta:

• Costos por proceso y por actividad.
• Indicadores que puedan ser usados para determinar el desempeño.
• Problemas y causas raíz.
• Áreas de oportunidad.
¿Preguntas?