Una Poderosa

Herramienta Gráfica
para el Análisis e
Interpretación de los
Procesos
 PROCESO
 Es un conjunto de actividades que
interactúan sinérgicamente para obtener
un resultado.
 Características:
 Toma una serie de insumos para transformarlos hasta
obtener un resultado.
 Es cambiante, se adapta a la realidad de la empresa.
 Debe adecuarse a las especificaciones y necesidades de
los clientes.
 Sirve como puntos de control, para detectar posibles
fallas.
 Debe ser medibles. ICAP
 DEFINICIÓN DIAGRAMA

 Son la representación gráfica de los

procesos en un sistema.

PROCESO
Necesidades Servicio

Información Entrada Salida Información

Insumos
Producto
ICAP
 CARATERÍSTICAS DIAGRAMAS
DE FLUJO
 Permiten una representación gráfica de los procesos
de un sistema y sus interrelaciones.
 Con el debido conocimiento son más fáciles de
interpretar para la ejecución y la toma de decisiones.
 Muestran el enfoque más amplio posible de entradas,
procesos y salidas de un determinado sistema.
 Definen de manera sistemática el procedimiento con
las actividades en orden cronológico que se deben
seguir para obtener un determinado producto
 Tienen gran cantidad de usos.
ICAP
 ¿PARA QUÉ SE USAN?
 Sirve para aclarar cómo funcionan las cosas y
cómo pueden mejorarse.
 Ayuda a buscar los elementos clave de un
proceso.
 Facilita el conocimiento general del proceso.
 Sirve para identificar los responsables del
proceso.
 Permite establecer áreas importantes para la
observación o recopilación de datos.
 Facilita la identificación de áreas a mejorar.
 Facilita la generación de hipótesis sobre las
causas de los problemas del proceso. ICAP
 DIAGRAMAS DE FLUJO DE
PROCESO
 Son vitales para el desarrollo de
manuales.
 Con el enfoque por niveles se permite un
detalle escalonado de los procesos.
 En el diseño de estos es importante velar
por la simplicidad y el orden lógico.
 Se pueden emplear para el diagnóstico y
el rediseño.
ICAP
 TIPOS DE DIAGRAMAS DE
FLUJO
 Flujograma de primer nivel o de
dirección descendente.
 Flujograma de segundo nivel o detallado.
 Flujograma de ejecución o matriz.

ICAP
 FLUJOGRAMA DE PRIMER
NIVEL
 Muestra los pasos principales de un proceso y
puede incluir también los resultados
intermedios de cada paso (el producto o
servicio que se produce) y los subpasos
correspondientes.

 Se usa para obtener un panorama básico del

proceso e identificar los cambios que se
producen en el proceso.

 La mayoría de las veces pueden graficarse en 4

ó 5 recuadros que representan los principales
ICAP
pasos o actividades del proceso.
FLUJOGRAMA DE PRIMER
NIVEL

VERIFICACIÓN
PRESENTACIÓN EMISIÓN ENTREGA DEL
DE DATOS Y
DE DE CERTIFICADO
ELABORACIÓN
SOLICITUD CERTIFICADO AL CLIENTE
DE BOLETA

Expedición de un certificado

ICAP
 FLUJOGRAMA DE SEGUNDO
NIVEL
 Indica los pasos o actividades de un
proceso, incluye además: puntos de
decisión, períodos de espera, insumos y
resultados.

 Se utiliza para examinar áreas del proceso

en forma detallada y para buscar problemas
o aspectos ineficientes.

ICAP
 FLUJOGRAMA DE SEGUNDO NIVEL

ICAP
 SIMBOLOGÍA FLUJO DE
PROCESOS

Proceso - Procedimiento- Actividad

S
i Revisión de transacción, documento o tarea
m
b Decisión Base de Datos
o Transporte Diskette
l Documento
Demora
o
g Almacenamiento transacción o documento
í
a Atención al Público
ICAP
PARTES IMPORTANTES
Título
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES NIVEL 3

Proceso : DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO Cod: DNYDI -DRH Elaborado por:

Procedimiento: CAPACITACIÓN DEL Cod: DRH - CA 1 de 2 Fecha: Mayo 2000

PERSONAL.
Tiemp

Descripción del Proceso

RESPONSABLES
Aprox.
Código Descripción de la Actividad. AC Dir UI UG UT AR URN ULN Est GEMC Observaciones
Utilizando indicadores y
Elaboración del Plan para la detección de necesidades
CA - 01 mecanismos definidos en la
de capacitación en cada nivel de gestión. Evaluación del Desempeño.

Aprobación de Plan para la detección de necesidades NO

CA- 01 Con los Plazos
CA - 02 SÍ
de capacitación. correspondientes.

Mediante el mecanismo que la

Comunicación de Plan para la detección de
CA - 03 Unidad de Información defina
necesidades de capacitación a cada nivel de gestión. como más efectivo.

Detectar las necesidades de capacitación del personal

CA - 04
en todos los niveles de gestión.

Dentro del plazo definido en el

Emitir un informe de necesidades priorizadas con la
CA - 05 Plan para la detección de
debida justificación para cada una de ellas. necesidades.

Elaborar un consolidado de necesidades priorizadas y La priorización debe tener como

CA - 06
justificadas. base los objetivos de la DNYDI.

Comunicación del consolidado de necesidades a la

CA - 07 Dirección y al Grupo Estrtégico de Mejora
Continua.(GEMC)

CA - 08 Evaluación del presupuesto para capacitación.

Contenido: tipos de capacit.,

Elaboración del Plan Semestral de Capacitación y

Nivel de detalle
CA - 09 responsables y propuestas para el
comunicación del mismo a nivel central. seguim. y la evaluac.

Elaboración de consolidado del Plan Semestral de

CA - 10
Capacitación.

NO
CA - 11 Aprobación del Plan Consolidado de Capacitación. CA- 09
SÍ

A todos los niveles de gestión, por

CA - 12 Comunicación del Plan Semestral de Capacitación. medio del mecanismo más
efectivo posible.

Involucra todos los niveles de

CA - 13 Implementación del Plan Semestral de Capacitación.
gestión.

Seguimiento y evaluación de la efectividad de la

CA - 14
capacitación.

Elaboración de un informe de los resultados obtenidos Remitirlo a la Unidad de

CA - 15
en el seguimiento y la evaluación de la capacitación. Información.

Elaboración de consolidado de resultados obtenidos en

CA - 16
el paso anterior.

TOTAL:
AC: Administración Nivel Central. AR: Administración Regional.

Dir: Dirección de Nutrición y Desarrollo Infantil. URN: Unidad Regional de Nutrición.

UI: Unidad de Información. ULN: Unidad Local de Nutrición. 1 de 2
UG: Unidad de Gestión. Est: Establecimiento.
UT: Unidad Técnica Especializada. GEMC: Grupo Estratégico de Mejora Continua.

ICAP
 ETAPAS DE DESARROLLO

 Defina el proceso a levantar.

 Haga una lista en orden cronológico de
diferentes actividades y sus responsables.
 Sintetice las actividades en forma clara y
concisa.
 Incluya las observaciones.
 Aplique la simbología definida
 Utilice el formato preestablecido.
ICAP
Simbología Utilizada
A continuación se detallan los símbolos a utilizar y una lista de términos
comunes para cada una de ellas.

Actividad descrita: Operación, actividad o tarea

Símbolo empleado:

Términos comunes: Abrir expediente

 Actualizar archivo, formulario

 Anexar
 Anotar
 Aprobar
 Asignar
 Brindar
 Calcular, sumar, dividir, multiplicar, etc.
 Clasificar
 Cobrar
 Colocar (se debe definir si existe un almacenamiento)
 Consultar
 Depositar
 Desglosar
 Designar
 Distribuir
 Divulgar

ICAP
Actividad descrita: Revisión

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Analizar
 Chequear
 Corroborar
 Evaluar
 Revisar
 Verificar

Actividad descrita: Transporte

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Enviar
 Llevar
 Remitir
 Transportar
ICAP
 Trasladar
Actividad descrita: Decisión

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 ¿El documento cumple con los requisitos?

 ¿El documento a sido aprobado?

Actividad descrita: Almacenamiento

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Almacenar
 Archivar
 Colocar (se debe definir si existe almacenamiento) ICAP
Actividad descrita: Cualquier punto de contacto con el cliente o atención al
público

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Brindar (al cliente)

 Entregar (al cliente)
 Informar (al cliente)
 Presentar solicitud o formulario
 Recibir (del cliente)
 Solicitar (al cliente)
 Avisar (al cliente)

Actividad descrita: Generación de documento (escrito)

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Llenar formulario
 Elaborar reporte (escrito)
 Confeccionar (nota, reporte, etc.)
 Redactar

ICAP
Actividad descrita: Demora

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Esperar (notificación, documento, reporte, etc.)

Actividad descrita: Información en Base de Datos (informatizada)

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Introducir (datos, información) en base de datos

 Actualizar base de datos
ICAP
Actividad descrita: Información en sistema de información

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Introducir (datos, información) al sistema

 Digitar (en el sistema)
 Registrar (en el sistema)
 Actualizar sistema

Conectores

A Se utiliza en aquellos casos que el diagrama necesite más de una página para ser levantado. Se coloca
después de la última actividad diagramada en una página y al principio de la siguiente, para denotar
continuidad. Es conveniente utilizar una letra para rotularlo.

FIN Se utiliza para identificar el último paso de un procedimiento. Se coloca después (abajo) de la última
actividad diagramada.

ICAP
A
 EJERCICIO 1

Elabore un diagrama de flujo

que represesente gráficamente
los pasos que se deben realizar
para expedir un certificado por
una Entidad pública, desde que
el usuario hace la solicitud hasta
la recepción del mismo.
ICAP
 EJERCICIO 1

CLIENTE EN
VENTANILLA PRESENTACION NO
VERIFICACION
DE SOLICITUD CORRECTO
DE DATOS

ENVIO DE SI
FAX

VERIFICACION ALIMENTACION ELABORACION PREPARACION

EN PANTALA DEL SISTEMA DE TARJETA DE BOLETA

EMISION DE
EMISION DE FIRMA Y TITULO DE
CERTIFICADO AUTENTICACION PROPIEDAD

CORRECCION ENTREGA AL
DE DATOS INTERESADO

ICAP
 EJERCICIO 2

Elabore un diagrama de flujo

que represesente gráficamente
los pasos que normalmente
realiza un usuario para ingresar
y consultar una cuenta de correo
electrónico.

ICAP
 EJERCICIO 3

Elabore un diagrama de flujo

que represesente gráficamente
los pasos para calcular el mayor
de 2 números.

ICAP
 EJERCICIO 4

Elabore un diagrama de flujo

que represesente gráficamente
los pasos para calcular el área de
un triángulo y que muestre el
resultado en la pantalla del
computador.

ICAP
 EJERCICIO 5

Elabore un diagrama de flujo

que represesente gráficamente
los pasos de inscripción de una
persona a un programa de
formación en el SENA

ICAP
 EJERCICIO 6

Elabore un diagrama de flujo

que represesente gráficamente
los pasos de entrada y salida de
carros de un parqueadero.

ICAP
 EJERCICIO 7

Elabore un diagrama de flujo

que represesente gráficamente
los pasos o procesos de su
proyecto informático a
desarrollar .

ICAP
 EJERCICIO 8

Elabore un diagrama de flujo

que represesente gráficamente
los pasos del primer proceso que
usted seleccinó en la actividad
de observación de su proyecto
informático.

ICAP