BUSINESS PLAN

Unidad: 2

Folio: xxx - xxx - xxx

 Temas a desarrolla

 Tema 1. Estructura organizacional

 Tema 2.
 Tema 1
Estructura Organizacional
ORGANIZACIÓN

• “Organización es la estructuración técnica de las relaciones que

deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los
elementos materiales y humanos de un organismos social, con el
propósito de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y
objetivos señalados”.
Propósito y naturaleza de la organización.

• La estructuración de las funciones y actividades

organizacionales, mediante la generación de áreas funcionales,
puestos y niveles jerárquicos que faciliten la coordinación del
esfuerzo de todos los miembros de la empresa y propicien
mayores niveles de eficiencia en la distribución y manejo de los
recursos, así como en el logro de los objetivos organizaciones.
Estos emitidos, están implícito en lo denominado
“ORGANIGRAMA”.
Otros objetivos de la organización:

1. Establecer los departamentos o áreas funcionales especializadas de la

empresa.
2. Definir jerarquías, las que determinan el grado de autoridad y las
responsabilidades inherentes a cada nivel de la empresa.
3. Definir qué labor debe desempeñar cada unos de los miembros de la
organización mediante la elaboración de descripciones y perfiles de
puestos.
• El organigrama describe gráficamente los puestos en la
compañía y cómo están organizados.
• Muestra un retrato de la estructura de mandos y las diversas
actividades que realiza cada persona.
 Las líneas
representan la
Los títulos Presidente
relación superior-
muestran el subordinado
trabajo Finanzas
Recursos
Humanos Marketing Producción Los cuadros
desempeñado representan
trabajos
Producción 1 Producción 2
distintos

Obrero 1
Los niveles de administración están
indicados por el número de capas Obrero 2
horizontales en la gráfica. Todas las
personas o unidades están en el
mismo rango y reportan a la misma
persona están en un nivel.
¿Qué entendemos por una organización formal y una
organización informal?

• Organización formal. Es aquella que se establece de manera deliberada

para alcanzar un objetivo específico. Se caracteriza por tener una
estructura claramente definida y contar con políticas y reglamentos de
acción claros y conocidos por sus miembros que la conforman.

• Organización informal. Se refiere a las relaciones sociales y se desarrollan

espontáneamente entre los individuos libres y cuyas actividades no siguen
reglamentos, ni estructuras específicas.
 ORGANIGRAMA GENERAL

Organización
Formal
La estructura vertical.
Autoridad y tramo de control

• La estructura organizacional vertical es aquella “caracterizada

por una línea de mando angosta y muchos niveles jerárquicos”.
• Lo anterior implica que existen muchos niveles entre los
administradores de mayor jerarquía y los de más bajo nivel.
La estructura vertical.
Autoridad y tramo de control

• Tramo de control: es el número de subordinados quienes reportan

directamente a un ejecutivo o supervisor.
• Autoridad: Es el derecho legítimo a tomar decisiones y a decir a la
gente qué hacer.
• La autoridad reside en los puestos más que en las personas.
 La estructura organizacional vertical
Gerente
General

Gerente de Gerente de Gerente de

División División División

Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de

Departamento Departamento Departamento Depatamento Departamento Departamento

Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de
Sección Sección Sección Sección Sección Sección Sección ´Sección Sección Sección Sección Sección

Clase Angosta y de muchos niveles jerárquicas

Decisiones o propiedades estructurales que orientan el
diseño organizacional

El diseño organizacional implica seleccionar alternativas en lo que

respecta a cuatro propiedades estructurales.

1. División del trabajo: es un proceso mediante el cual el diseñador de la

estructura organizacional descompone un proceso complejo en pequeñas
tareas. (el alcance o rango del puesto y la profundidad del puesto
2. Departamentalización: creación de nuevas unidades u órganos de la
organización, con el mismo nivel jerárquico.
3. Longitud del tramo de control
4. Delegación de autoridad y responsabilidad
Departamentalización por producto o servicios
Departamentalización por producto o servicios
• Abarca la diferenciación y agrupamiento de actividades de
acuerdo con los diferentes productos, líneas de productos o
servicios que ofrece la empresa.

• Además, permite a la dirección general delegar a su ejecutivo

divisional amplia autoridad para la realización de las diversas
funciones que se desprenden del proceso aludido a un producto a
un servicio.
• Empresas no industrialees se departamentalizan por servicios,
como suele ser el caso de los hospitales que tienen unidades de
cirugía, radiología, pediatría, entre otras.
 Títu lo d el d iag ram a

P R E S ID E N TE

MERCADEO PERSONAL COMPRAS F IN A N Z A S

D IV IS IO N D E D IV IS IO N D E D IV IS IO N D E D E V IS IO N D E
L U C E S IN D IC A D . IN S TR U M E N TO S H E R R A M IN D U S . M E D ID O R E S

IN G E N IE R IA IN G E N IE R IA

P R O D U C C IO N P R O D U C C IO N

C O N TA B IL ID A D C O N TA B IL ID A D

V E N TA S V E N TA S
 Departamentalización por función:

Implica la agrupación de unidades organizacionales, basada en la

Especificación de las actividades acordes a funciones administrativas.

Por ejemplo:
Departamentos de Producción, mercadotecnia y ventas, Recursos
Humanos y Finanzas.
 Departamentalización por proyecto

• Se diseña con base en los proyectos que la empresa desarrolla.

Este tipo de departamentalización es muy típica en las empresas
de consultoría.

Título del diagrama

DIRECCIÓN

PROYECTOS PROYECTOS PROYECTOS PROYECTOS LOGÍSTICOS

ESPECIALES GUBERNAMENTALES PRIVADOS
 Departamentalización territorial o geográfica

• Se refiere a la diferenciaciación y agrupamiento de las actividades

en relación con la localización en la que el trabajo será
desempeñado o el área de mercado a ser servida por la
empresa. .
• Este tipo de departamentalización es usada por empresas de gran
escala o con actividades físicas o geográficamente dispersas.
DIRECCIÓN

GERENCIA NORTE GERENCIA SUR GERENCIA CENTRO GERENCIA OESTE

 Departamentalización por clientes
• Agrupamiento de actividades de acuerdo con el tipo de personas para quienes el
trabajo es ejecutado.
• Las características de los clientes constituyen la base para este tipo de
departamentalización, la cual refleja un interés fundamental por el consumidor (o
usuario) a fin de brindarle un servicio adecuado y un seguimiento personalizado.
• Las tiendas de ropas, por ejemplo, suelen establecer departamentos para damas,
caballeros o niños. Otro ejemplo, son empresas de tipo bancario o de seguros.

Título del diagrama

PRESIDENTE

BANCA DE LA BIENES RAICES Y BANCA BANCA

COMUNIDAD PREST, HIPOTECARIOS AGRARIA INSTITUCIONAL
 Departamentalización por procesos

• Esta agrupación se aplica comúmente en empresas

manufactureras donde las actividades se agrupan respecto a un
proceso o tipo de equipo.

PRESIDENTE

INGENIERIA PRODUCCION MERCADEO FINANZAS PERSONAL

TROQUELADORAS SOLDADURA GALVANOPLASTIA

Longitud del tramo de control
 Longitud del tramo de control

• Circunstancias: La coordinación de las tareas realizadas en la

organización es uno de los aspectos clave del diseño
organizacional.

• Retomamos, que un tramo de control, tramo administrativo o

tramo de autoridad, está en función del número de subordinados
que dependen de un gerente, administrador, supervisor.
 Longitud del tramo de control

• Además tenemos que considerar para estos efectos:

• El tamaño de la organización.
• La tecnología.
• La especialización.
• Las actividades empresariales.
• Las políticas generales.
 Tramos Amplios

Ventajas:
• Los superiores se ven obligados a delegar.
• Se debe establecer políticas claras.
• Los subordinados deben ser cuidadosamente seleccionados.

Desventajas:
• Tendencia de los superiores sobrecargados de trabajo a convertirse en cuellos de
botella en las decisiones.
• Riesgo de pérdida de control para el superior.
 Tramos Estrechos

Ventajas:
• Estrecha supervisión.
• Estricto control.
• Rápida comunicación entre subordinados y superiores.
Desventajas:
• Los superiores tienden a involucrase en exceso en el trabajo de los subordinados.
• Muchos niveles administrativos.
Delegación de autoridad
 Delegación de autoridad
• La jerarquía divide a la organización en niveles de autoridad,
asignando a los jefes o superiores una autoridad específica sobre
los niveles inferiores, y en donde se establece el tipo de autoridad
de éstos.
• Es el proceso por el cual los Gerentes distribuyen la autoridad a
sus subalternos y se asignan responsabilidades nuevas o
adicionales.
 Delegación de autoridad

• Se da por cuatro aspectos:

• A. El que delega asigna objetivos a ellos.
• B. El que delega concede autoridad.
• C. La aceptación es una responsabilidad.
• D. El que delega hace que el otro sea responsable de los resultados.
 Centralización y descentralización
• En algunas organizaciones la toma de decisiones está altamente
centralizada, los problemas fluyen hacia arriba y un ejecutivo de alto nivel
decide qué acción tomar.

• En otros casos la toma de decisiones está descentralizada; la autoridad se

dispersa hacia abajo dentro de la jerarquía.

• Podemos señalar que el grado de centralización o descentralización varia de

acuerdo al tipo de empresa y en ocasiones en una misma organización
existen departamentos con diferentes grados de centralización.
 Pirámide jerárquica y toma de decisiones

Centralización Descentralización

Nivel estratégico

Nivel táctico

Nivel operativo
Premisas básicas que condicionan el grado de
centralización en una organización

Centralización:
• La facultad de tomar decisiones no se delega de manera uniforme a los
diferentes puestos conforme desciende en la escala jerárquica.
• La autoridad no se delega de manera integral en paquetes de todo o
nada.
• Por muy formal que sea la delegación de autoridad, sus límites están
sujetos a la interpretación personal.
 Características de la centralización

• Una sola persona toma decisiones.

• Esto da uniformidad a la operación organizacional.
• Resulta ventajosa para una empresa pequeña.
• Se requiere menos personal altamente capacitado y
especializado.
 Descentralización

• Es el grado en que la autoridad y la responsabilidad se delegan de

los niveles superiores a los niveles inferiores de la empresa.
• Mientras más grande es la empresa, más complejo se vuelve su
funcionamiento.
 Descentralización
La descentralización le proporciona a la organización características
como las siguientes:
1. Los directivos pueden dedicar su tiempo a promover la expansión de la
empresa y a elaborar la planeación estratégica.

2. Todos los administradores (de cualquier nivel) toman decisiones.

3. El nivel de motivación de los empleados de niveles inferiores es mayor

cuando se les permite tomar decisiones en vez de seguir órdenes de los
superiores.
 FACTORES QUE INFLUYEN EN EL
GRADO DE DESCENTRALIZACIÓN
Favorecen la centralización
• El entorno es sencillo y estable
• Estrategias adecuadas a E. Estables
• Decisiones importantes
• Dirección intermedia poco capacitada
• Estilos de dirección autocráticos
• Empresas de menor dimensión y
escasa diversificación
• Crecimiento al amparo de fundadores
• Ritmos de crecimiento lentos
• Dificultad para ejercer control
• La empresa se enfrenta a una crisis
Favorecen la descentralización
• El entorno es complejo e incierto
• Estrategias competitivas flexibles
• Decisiones tratan aspectos cotidianos
• Dirección intermedia capacitada
• Estilos de dirección democráticos
• Empresas de mayor dimensión y mayor
diversificación
• Preferente crecimiento externo
• Ritmos de crecimiento rápidos
• Mecanismos de control efectivos
• La cultura empresarial favorece la
implicación de los directivos
 La estructura horizontal

Una estructura horizontal:

• Se caracteriza “por una línea de mando amplia y pocos niveles jerárquicos.

• Cada administrador tiene a cargo un mayor número de personas que la

distancia entre los administradores de mayor jerarquía y los demás corta
posible.
• Este tipo de organizaciones, se vuelve más rápida para tomar decisiones;
pero también puede llegarse al extremo de que los administradores tengan
demasiada responsabilidad por no contar con los medios que les ayuden a
resolver problemas cotidianos del trabajo.
La estructura horizontal

Departamento 1.1.1

Dirección 1.1

Departamento 1.1.2

Dirección General 1.0

Departamento 1.2.1

Dirección 1.2

Departamento 1.2.2
Manuales administrativos
Concepto

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medio de

comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática tanto información de la organización (antecedentes, estructura,
objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.),
como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe
mejor sus tareas.
Objetivos

• Presentar una visión de conjunto de la organización

• Precisar las funciones asignadas a cada unidad operativa, para definir

responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

• Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos

niveles jerárquicos que la componen.

• Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones pues evitan la

repetición de instrucciones y criterios de actuación.

• Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de negocio.

• Promover el aprovechamiento racional de los recursos de las labores
encomendadas a todo el personal.

• Fortalecer la cadena de valor de la organización.

• Facilitar el reclutamiento, selección, inducción, socialización, capacitación y

desarrollo del personal.

• Servir como una fuente de información para conocer la organización.

• Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

 Clasificación básica

•Por su naturaleza o área de aplicación

•Por su contenido

•Por su ámbito
 Por su naturaleza o área de aplicación

Microadministrativos
• Corresponden una sola organización
• Se refiere a ella de modo general o se circunscriben a alguna de sus áreas
en forma específica.

Macroadministrativos
• Son los documentos que contienen información de más de una
organización.

Mesoadministrativos
• Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o
ramo especifico.
 Por su contenido
De organización
• Contienen información detallada sobre los antecedentes, legislación,
atribuciones, estructura orgánica, organigrama, misión y funciones
organizacionales.

De procedimientos
• Incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de
operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad para la
realización de una función, actividad o tarea específica en una organización.

De gestión de calidad
• Describen y consignan los elementos del sistema de gestión de la calidad, el
cual incluye información sobre el alcance, directrices de calidad.
De historia de la organización
• Refieren a su creación, crecimiento, logros, evolución, situación y
composición.

De políticas
• Incluyen guías básicas que sirven como marco de actuación para realizar
acciones, diseñar sistemas e implementar estrategias en una organización.

De contenido múltiple
• Estos manuales concentran información relativa a diferentes aspectos de una
organización.

De puestos
• Precisa relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de
una organización.
De técnicas
• Detalla los principios y criterios necesarios para el desempeño de las
actividades.

De ventas
• Es un compendio de información específica para apoyar ésta función.

De producción
• Representa un elemento de soporte para dirigir y coordinar procesos de
producción en todas sus fases.

De finanzas
• Manual que respaldan el manejo y distribución de los recursos económicos
de una organización en todos los niveles.
De personal
• Condiciones de trabajo
• Organización y control de personal

De operación
• Estos manuales se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar
funciones que deben desarrollase.

De sistema
• Instrumento de apoyo para conocer el funcionamiento de sistemas de
información, administrativos, informáticos, etc., de una organización.
 Por su ámbito
Generales
• Contienen información general de una organización, según su naturaleza,
sector y giro industrial, estructura, forma y ámbito de operación y tipo de
personal.

Especifico
• Concentran información de un área o unidad administrativa de una
organización.
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN
• Documento que contiene información referente al directorio
administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones, estructuras y
Funciones de las unidades administrativas que integran la institución,
señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad,
canales de comunicación y coordinación, asimismo, contiene organigramas
que describen en forma gráfica la estructura de organización.
 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
En la reseña básica de los puestos que componen cada unidad administrativa, que
incluye la información siguiente:
• Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etc.)
• Relaciones de auditoria, donde se indican los puestos subordinados y facultades de
decisión, así como las relaciones de línea y especificas.
• Funciones generales y especificas.
• Responsabilidades o deberes
• Relaciones de comunicación con otras unidades y puestos dentro de la organización,
así como las que deban establecer externamente.
• Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos, experiencias iniciativa y
personalidad.
Manual de procedimientos
¿Qué es un manual de procedimientos?

Es el documento que contiene la descripción de actividades que

deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos ò mas de ellas.
 UTILIDAD
• Permite conocer el funcionamiento interno.
• Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación
del personal.
• Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
• Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.
• Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su
evaluación.
• Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
 OTROS ENFOQUES

Organizaciones Virtuales

Son llamadas no territoriales o no físicas. Donde no existen

oficinas, ni personal de apoyo, con el desarrollo de la TI trabajan
en red.
 DOWNSIZING

Es una forma de reorganización o reestructuración de las empresas

mediante la cual se lleva a cabo una mejoría de los sistemas de
trabajo, el rediseño organizacional y el establecimiento adecuado de
la planta de personal para mantener la competitividad.

Es una reducción de la planta de personal, pero, en general expresa

una serie de estrategias orientadas al Rightsizing (logro del tamaño
organizacional óptimo) y/o al rethinking (repensar la organización).
 REINGENIERIA

Modelo de negocios para abordar cambios en las organizaciones.

Incorpora estrategia corporativa, visión de procesos, personal y
tecnología para lograr mejorar el desempeño de los indicadores
claves y crear una ventaja competitiva sustentable en el tiempo.

También se puede definir como la revisión fundamental y

rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras
espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de
rendimiento, tales como costos, servicio y velocidad.
Se trata de trabajar mejor, más rápido y más barato que la
competencia sin importar la ubicación de ésta, ya sea en el interior
del país o en el exterior. Por tanto, es necesario hacer mejor, más
rápidos y más económicos los procesos esenciales de la empresa.

El objeto de la Reingeniería es el proceso y no la empresa.

 OUTSOURCING
También llamado terciarización y se define como la contratación de
terceros para ejecutar parte o la totalidad de determinadas funciones
de la organización.

Con la terciarización se consigue:

Reducir costos, ya que las economías de escala reducen los
costos unitarios.
Calidad, las empresas especializadas lo hacen mejor.

Core Business, toda organización debe realizar la actividad esencial,

ligada a su misión y objetivos
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