NOMBRE.

– Francisco Rafael Figueroa Rios

ID. – 00000187153

FECHA. – 23/09/2023

ASIGNACIÓN. – 12 Conocer el control administrativo y contable del primer elemento del costo.

MATERIA. – Contabilidad de Costos

MAESTRA. – Myrna Guadalupe Moreno Millanes

Explique el objetivo de cada uno de ellos así, cuando, como, para que, quienes
deberán realizarlos.

Solicitud y Requisición de Compra.

Una requisición de compra es la solicitud que inicia un proceso para comprar o

adquirir artículos que necesita una empresa, como bienes o servicios. Este
proceso es un conjunto de pasos por los que pasa una empresa para iniciar una
adquisición.

Este es un proceso fundamental para cualquier empresa, ya que permite realizar

compras en el momento adecuado y detiene las solicitudes de compra
innecesarias antes de que saturen la gestión y perturben la salud financiera del
negocio.

Un proceso de compras es mucho más que simplemente aprobar pedidos.

También implica:

 Análisis de presupuesto;
 Alinear las compras con los objetivos de negocio;
 Identificar oportunidades de reducción de costos;
 Evaluar proveedores o vendedores;
 Obtención de cotizaciones y negociación.

Cuanto más simplificado y automatizado sea el proceso de requisición de compra,

más rápido, eficiente y preciso será.

Una solicitud de compra es el pedido que inicia todo el proceso de compras. Es

presentado por departamentos internos de la empresa y evaluado por el equipo
que procesa estas solicitudes.

Habitualmente los campos presentes en un formulario de solicitud de compra son:

 Nombre y departamento del solicitante

 Fecha de la requisición
 Productos que necesitan ser comprados
  Descripción de artículos, cantidad y costos
 Motivación de la compra
 Nombre legal del proveedor, si es posible

Una vez que se envía esta información, un aprobador responsable del

departamento solicitante da la aprobación previa.

Una requisición de compra debe hacerse cada vez que su equipo necesite un bien
o servicio que no esté disponible en el stock de la empresa. La idea aquí es que
estas compras ayuden a su equipo a alcanzar metas y hacer su operación más
eficiente.

Las requisiciones de compra deben ser realizadas por un empleado de la

empresa, que forma parte del equipo que necesita ese producto o servicio. Puede
ser un líder o simplemente un profesional del equipo. Esta solicitud debe ser
revisada y aprobada por el equipo de Compras antes de enviar la orden de
compra al proveedor correspondiente.

Contar con un proceso de requisición de compra es importante para estructurar

todas las actividades relacionadas con la negociación y compra de bienes y
servicios que generarán valor para su empresa. Esta sistematización no solo
mejora el cumplimiento, sino que también ayuda a controlar mejor los gastos y
prevenir fraudes y errores que pueden ser trágicos para las finanzas de la
empresa.

Pedido u Orden de Compra.

Una orden de compra o pedido de compra, es un documento oficial que acredita

una relación entre proveedor y cliente. En dicho documento consta la compra de
un producto o servicio y compromete al cliente a abonar el importe
correspondiente. Es decir, el comprador está obligado a pagar una vez que el
producto o servicio se ha entregado.

En la orden de compra se suele especificar el precio, términos de pago, fecha de

entrega, cantidad, entre otros campos que veremos más adelante.
Un pedido u orden de compra sirve para todos los artículos que compra una
empresa, ya sea material de oficina, materias primas, etc., debe ir acompañado de
una orden de compra, numerada de forma correlativa para que se pueda llevar un
exhaustivo control. Este número asociado a cada orden de compra sirve, tanto
para el comprador como vendedor, de ayuda para tener un seguimiento del estado
del pedido.

¿Cómo emitir y recibir una orden de compra?

 Como cliente/comprador, decides adquirir un producto o servicio necesario
para tu empresa.
 Emites la orden de compra con los datos del encargo, y que incluya los
datos mencionados en el punto anterior. Una vez completados todos los
requerimientos, la envías al proveedor.
 Como proveedor, recibes la orden de compra con el pedido. Si puedes
asumirlo, respondes a tu cliente, aceptando el encargo. En caso contrario,
debes informar a tu cliente, y cancelar la orden de compra.
 Una vez has aceptado la orden de compra que te han enviado, tú y/o tu
personal, preparará el pedido para ser enviado en los plazos establecidos
en el documento.
 Si es un producto, en el paquete o lote que te haya solicitado el cliente,
debe constar el número que aparece en la orden de compra, para que tu
cliente pueda comprobar que ha recibido lo que te había solicitado.
 Cuando hayas servido el encargo a tu cliente, ya le podrás emitir la factura,
también con el número de orden de compra.
 Finalmente, el comprador te abonará el precio marcado en la orden de
pedido y también reflejado en la factura que le has enviado.

La orden de compra es un documento legal que envía el comprador a su

proveedor. Deja constancia del compromiso que asume ese comprador de pagar
los productos o servicios específicos que ofrece el vendedor.
Informe de Recepción.

Esta función corresponde al Almacenista, quien deberá cerciorarse de que los

materiales que recibe del Proveedor, estén de acuerdo con lo solicitado, según el
procedimiento siguiente:

 Confrontando las notas de remisión del Proveedor con la copia de El

Pedido y la Solicitud de compra, a efecto de percatarse de que la remesa
se ajusta a lo solicitado.
 Deberá revisar físicamente, que los materiales que se reciben
correspondan a lo especificado en El Pedido, en cuanto a calidad (no
siempre) y cantidad.
 De encontrarse a satisfacción la remesa del proveedor, el almacenista
pondrá un sello con los siguientes datos:
 Fecha de recepción.
 Fecha de entrada.
 Calidad.
 Observaciones.
 Firma del Almacenista.

El informe de recepción es importante ya que ayuda a documentar las mercancías

dañadas que deben devolverse y mantiene una documentación clara del motivo de
la devolución.

Guarda.

El objetivo de este punto, es “proteger” la mercancía para así evitar que esta se
dañe o se pierda. El almacenista es el encargado de colocarla en su respectivo
anaquel de tal manera que sea fácil su manejo, recuento y seguridad.
El control de los Materiales en existencia, podrá llevarse en la propia bodega, a
base de unidades en tarjetas u hojas sueltas, o también por etiquetas; y en
contabilidad por medio de tarjetas u hojas sueltas (medio electrónico) en unidades
y valores.

Aviso de Devolución.

Las devoluciones son el acto en el cual un cliente decide regresar un producto o

servicio a su vendedor con el objetivo de recuperar el monto total o parcial que
pagó por éste.

Usualmente, los comercios establecen ciertas políticas específicas, delimitando las

razones para las devoluciones, el tiempo en el que se pueden solicitar y suelen
exigir ciertos requisitos para que se puedan realizar, como tener el comprobante
de pago o que el producto esté en un estado óptimo.

Por lo general, los comercios en línea o e-commerce establecen una política de

devoluciones que cuenta con los requisitos a cumplir para que el proceso de
devolución sea exitoso.

En este sentido, muchos comercios tienen un límite de días hábiles para que el
cliente pueda solicitar la devolución. Después de haberse cumplido el plazo de
días hábiles establecido, los artículos devueltos no tendrán validez.

Adicionalmente, el cliente siempre debe iniciar dicho proceso con el comprobante

de compra de los productos comprados, sin importar el método de pago que haya
utilizado (efectivo, tarjeta de crédito, entre otros).

De esta forma, el cliente podrá solicitar la devolución de un producto que haya

sido adquirido recientemente en una tienda física o virtual.

Cada empresa tiene una política de devoluciones diferente y un protocolo a seguir.

Amazon, por ejemplo, solo acepta devoluciones en los primeros 30 días naturales
de la compra, siempre y cuando sean devueltos en el mismo estado en que fueron
entregados. De manera que los productos nuevos deben ser enviados en su
embalaje original, sin usar y completos.

Nota de cargo o de débito.

Una nota de cargo es un documento contable de origen interno de la empresa, por

medio del cual se le notifica o informa al cliente la existencia de un cargo adicional
en el valor total monetario pactado o facturado previamente.

Cuando se concretan ventas y negociaciones con clientes, por lo normal se

generan facturas finales que reflejan los montos o valores pactados. Sin embargo,
en algunos casos se hace necesario adicionar cargos que se generan en los
trámites comerciales.

Cuando esto sucede, surge entonces el empleo de la nota de cargo. Esta viene a
ser el documento legal que permite añadir un coste extra al monto reflejado en la
factura emitida.

Generalmente, estas notificaciones de cargo se realizan bajo los conceptos

siguientes:

 Cheque devuelto.
 Por concepto de fletes.
 Diferencias en recepciones.
 Moras generadas.
 Intereses.
Entrada de Materiales al Almacén.

La entrada de mercancías puede considerarse una función, un proceso y un lugar

dentro de una empresa se entregan las mercancías pedidas por una empresa. La
entrada de mercancías influye directa o indirectamente en las demás funciones y
procesos de la empresa. Por ello, es de gran importancia para el buen
funcionamiento y el éxito de la empresa.

El almacén está conectado a la entrada de mercancías. Una vez que la entrega ha

sido contabilizada con éxito, debe ser almacenada en el depósito. Se actualizan
las existencias y se analizan las zonas libres. De este modo, se consigue un uso
óptimo de la superficie de almacenamiento.

Suministro de Materiales.

cuando hablamos de suministro de materiales en una empresa, se puede hacer

referencia a dos perspectivas que son: el suministro de materias primas y
el suministro de productos terminados. El primero corresponde a la adquisición de
materia prima o insumos esenciales que se utilizan para la creación del producto
final.

En cambio, el suministro de productos terminados es la obtención del producto

final con el objetivo de ser almacenado y posteriormente comercializado y
distribuido al cliente, para lo cual es recomendable medir el desempeño de la
cadena de suministro.

Dentro de la cadena de abastecimiento de cualquier empresa se encuentra el

suministro de materiales, el cual es esencial para comenzar la producción de
cualquier producto o servicio. También es clave para realizar la distribución y
coordinación para que llegue a su destino final.