PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

GENERALIDADES

Son los diferentes pasos para realizar una compras su finalidad es bajar el
costo de adquisición por medio de sistemas eficientes en la tramitación de las
compras, haciendo que sea fácil, rápido y evite demoras.

En esta labor se requiere completar diferentes aspectos como:

 Trato con diferentes personas y dependencias.
 Recepción de requisiciones por diferentes artículos, muchas veces en
gran variedad.
 Búsqueda de fuentes de aprovisionamiento y contacto con ellas; para
seguir buenos precios, lenta o rápidamente.
 Contacto con organizaciones que tienen sus propios sistemas y
procedimientos.

Esto permite establecer que la función comprases bastante complicada por ello
deben simplificarse los detalles administrativos para que el comprador no se
preocupe tanto por cumplirlos que olvide la parte técnica y constructiva de su
labor.

TRAMITE DE LAS COMPRAS

Establecer un trámite que sea fácil de seguir y que sus operaciones al ser
conocidas por todos los de la entidad den rapidez al sistema que se adopte.
Las operaciones que se realizan en toda entidad son las siguientes:

 Definir la necesidad y hacerla conocer (requisición).

 Determinar que y cuanto hay que comprar.
 Estudiar las condiciones del mercado en función de la compra a realizar.
 Escoger las fuentes de aprovisionamiento en las que pueden adquirirse
los materiales solicitados.
 Obtener y remitir el pedido u Orden de Compra.
 Mantener el contacto con el proveedor para asegurar el cumplimiento
oportuno (seguimiento).
 Recepción, inspección y entrega.
 Visación de facturas.
 Informar sobre su funcionamiento.

Estas operaciones constituyen el trámite que se efectúa para realizar una

adquisición.

ESUDIO DE LAS OPERACIONES PARA COMPRAR

3.1 Requisición o solicitud de compra:

Es el documento por el cual el que solicita hace conocer a compras su
necesidades después de definirlas
Toda adquisición se inicia con una solicitud de compra que envía aquel que
necesita los artículos, a fin que satisfagan su necesidad. Puede tener dos
orígenes.

El margen de control de inventarios, cuando se trate de artículos de stock

Cualquier dependencia de artículos que lo soliciten por primera ves o para
necesidades den un programa o proyecto determinado

Los debes que debe tener la solicitud son:

 Descripción de los artículos.
 Cantidad necesaria y unidad de salida.
 Fecha en que se deben estar disponibles en le almacén.
 Cuenta a la que se cargaran.
 Utilización que se dará al artículo.
 Existencia disponible y consumo pasado y presente.
 Punto de entrega en la entidad.
 Fecha de expedición y firmas y autorizaciones correspondientes.

Además se incluirán los datos del proveedor y el comprador:

 Nombre y dirección
 Precio condiciones de pago.
 Forma de embarque y embalaje.
 Peso aproximado.
 Número y fecha de pedido.
 Hecha de entrega aproximada, a la cual se compromete el proveedor.

3.2 Ruta de solicitud o Requisición.

a) Originada en cualquier dependencia:

En este caso la solicitud debe ser enviada al almacén donde se indicará
si los artículos solicitados existen en el almacén y la cantidad que haya e
indicar el consumo pasado y presente. Tiene que establecerse:

 Necesidad de la adquisición.
 Si la cantidad es o no correcta.
 Que proveedores pueden suministrarla.
 Condiciones que solicitan los artículos, etc.

Luego se procederá a confeccionar la solicitud de cotización y se le

remitirá a los proveedores. Sino de devolverá la requisición indicando las
razones que se han tenido en cuenta para realizar la compra.

b) Originadas en el Almacén:
El almacén origina la adquisición cuando se tarta de existencias, llena
los datos sobre los artículos que solicita, incluyendo la cantidad de
existencias y los consumos del año anterior y del presente, hecho esto
se remitirá la requisición a compras, en caso afirmativo; se confeccionan
la solicitud de cotización, en caso negativo; se devuelve la requisición al
 almacén especificando los motivos o razones por los cuales no se
realizará la adquisición.

3.3 Resultado de la requisición o Solicitud

a) Solicitud de cotización :
Es el documento mediante el cual se establece contacto entre compras y
los proveedores para determinar los mejores precios, el mejor tiempo,
etc.
Debe contener lo siguiente:

 Fecha de expedición.
 Cantidad que se solicita.
 Unidad de despacho.
 Descripción de artículo con especificaciones detalladas.
 Punto de entrega.
 Plazo de entrega de la mercadería.
 Fecha de vencimiento en la presentación de las cotizaciones.
 Inspección a la que se someterán los artículos solicitados.

Además de be solicitarse información de:

 Precios y condiciones de pago.

 Plazo de entrega a la que se compromete.
 Condiciones especiales que regirán a la adquisición.
 Peso bruto aproximado.

b) Selección del proveedor:

Este aspecto es responsabilidad de compras, quien en base a su
registro de proveedores contara con los datos necesarios para la
elección de los mismos. Se beden de hacer tres cotizaciones y las
solicitudes deben remitirse en duplicado para que el proveedor utilice
una copia al cotizar.
Al mismo tiempo se confeccionará el cuadro de Análisis de Cotizaciones,
en este cuadro se anotarán los precios y condiciones que estipule cada
proveedor, las que servirá para que compras determine cual de los
proveedores es el que atenderá a la entidad.

c) Distribución de la requisición y de la solicitud de cotización:

El número de copias de estos formularios depende de la distribución que
se les de, hay que tener en cuenta a quines les interesa.

3.4 Pedido u Orden de la Compra

Este documento tiene por finalidad autorizar al proveedor para que envíe y
cargue al comprador las mercaderías necesarias o materiales especificados en
ella. Por medio de este documento se ha establecido una relación contractual
entre comprador y proveedor. En el caso de no haber sido, el pedido es como
el ofrecimiento de negociar esa relación contractual. El pedido debe abarcar en
forma concreta y precisa, todos los elementos esenciales de la compra. Por ser
el documento que resulta de la solicitud de compra deberá basarse en ella
indicándose:

 Fecha de expedición.
 Número de orden
 Cantidad que solicita
 Unidad de despacho
 Descripción del artículo
 Instrucciones sobre entrega y expedición o embarque
 Facturación y condiciones de pago
 Precios

Cláusulas relacionadas con la situación del marcado, naturaleza de las

mercaderías, etc.
Firmas y autorizaciones correspondientes.

Número de copias:
Original proveedor
Copia1 compras-registro
Copia2 compras-seguimiento
Copia3 almacén-recepción
Copia4 contabilidad
Cipia5 dependencia que solicitó el material o Usuario

3.5 El seguimiento o contacto en las compras:

Otras de las responsabilidades de compras es Mantener la continuidad en el

abastecimiento. Por lo tanto al emitir el pedido y enviárselo al proveedor,
comienza para compras el mantenimiento del contacto, esta labor corresponde
al elemento que dentro de compras denominamos Seguimiento. En cada
pedido debe indicarse una fecha para su entrega, fecha que figura en la
requisición, en la solicitud, en la cotización y en pedido. Esta fecha debe ser
tenida por Seguimiento, cuyo deber consiste en procurar que se respete. La
tare de Seguimiento consiste:

 Obtener el acuse de recibo del proveedor.

 Lograr una promesa de entrega compatible con las necesidades.
 Comprobar con el vendedor los progresos en el cumplimiento del
pedido.
 Procurar que la promesa obtenida se cumpla.

Para llevarla acabo se debe contar con los medios necesarios y el sistema que
permita recordar el reclamo que hay que efectuar. Los métodos o sistemas a
realizar el trabajo de seguimiento dependen del ingenio y del conocimiento que
tenga el encargado de realizar
Sin embargo el sistema puede ser deficientísimo y fracasar por falta de la
persona que lo lleve.
3.6 Determinación del momento de comprar.

Depende y varía de acuerdo al sistema que se emplee en el control de

stock; sistemas tales como:
Sistema de cantidades variables a tiempo fijo y sistema de cantidades
fijas a tiempos variables.

3.7 Compra de la cantidad económica.

Para las compras debemos considerar la calidad, cantidad y precios más

convenientes para la empresa.

Para mantener continuidad en el abastecimiento, se debe determinar el

momento de “renovación de existencias” para que de esta forma los
artículos lleguen al almacén y se encuentren a disposición del usuario
antes de la rotura del stock.

Este momento se determina en base a distintas variables: CONSUMO

ANUAL, TIEMPO DE DEMORA, CANTIDAD EN STOCK, PEDIDOS
PENDIENTES DE LLEGAR y CANTIDAD SOLICITADA.

Los costos de la gestión de stock son: costos de renovación

(adquisiciones de corto tiempo) y costos de posesión (adquisiciones de
largo tiempo).

Las adquisiciones deben equilibrar los costos anteriormente

mencionados. Dicha cantidad equilibradora de costos se denomina
CANTIDAD ECONÓMICA, de manera que los costos afecten igualmente
tanto en el número de pedidos como en el almacenaje de artículos.

Para calcular la cantidad económica debemos tener en cuenta variables

tales como: el consumo anual, costo de renovación, costo unitario del
artículo y el costo de posesión.

3.8 Incidencias del procedimiento de compras sobre el costo de

renovación.

El costo de renovación está formado por todos aquellos gastos de

provienen del procedimiento de compras, las actividades, procesos y el
tiempo que requiere el tramitar las adquisiciones.

Por lo que la agilidad en el procedimiento de la misma, permitirá

controlar y reducir el costo de renovación.

4. REGISTROS E INFORMES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

4.1 De especificaciones de materiales: el registro de compras debe contar con
los datos de las especificaciones de los artículos, para que el Jefe de
Compras pueda autorizar pedidos.

4.2 De compras: para poder realizar comparaciones entre las compras

efectuadas sobre un artículo determinado.

4.3 De contratos: es necesario contar con anotaciones pertinentes de los

contratos establecidos, en el cual se tendrá en cuenta la mercancía
materia de contrato, proveedor, número de pedido, cantidad total
contratada, plazos del mismo, asi como los precios, unidades y
condiciones.

4.4 De proveedores: para tener en cuenta las fuentes de

abastecimiento a las que se pueden recurrir para la adquisición de los
materiales. Dicho registro nos mantiene informados acerca del
comportamiento y el historial de pedidos de cada proveedor.

4.5 De precios o cotizaciones: para llevar un archivo de los precios y

cotizaciones presentadas acerca de los productos que se adquieren o
pretenden adquirir.

4.6 Resumen del trabajo de compras: para evaluar la efectividad que

demuestra la dependencia del Departamento de Compras. Debe contar
con los números de pedidos hechos por mes, el importe de cada factura,
la cantidad de recepciones efectuadas, cotizaciones, etc.

5. INFORMES

5.1. Informe sobre economías:

 Debe contener gráficos o registros comparativos de las principales

clases de artículos que se adquieren.
 Así como una relación de los artículos que solían producirse y que a
pedido de la dependencia de compras se optó por adquirir de terceros.
 Debe tener en cuenta la observación de métodos y sistemas
relacionados con el abastecimiento de los materiales, tramitaciones, etc.

5.2. Informe de pedidos:

 Se basa en el registro de pedido para observar aquellos que han llegado

a tiempo y con retraso.
 Se consideran fechas específicas y el estado de los pedidos en relación
a esas fechas.
 Respecto a los pedidos retrasados, debe registrarse la razón del retraso.
 Sirve para poder cargar los gatos por descuido e ineficacia de compras.

5.3. Informes que emite contabilidad sobre compras:

  Se precisa de manera detallada los gastos efectuados por la
dependencia de compras, para poder establecer el costo promedio de
un producto.
 También se incluyen los gastos ocasionados por ineficiencia de
compras, que suelen ocasionarse por diversas razones, tales como:
errores en especificaciones al confeccionar el pedido, pérdidas
ocasionadas en la recepción o deterioros que no son repuestos por el
proveedor o vendedor, las mercaderías defectuosas, etc.

5.4. Informe de control de inventarios o almacenes:

 Indica la cantidad de material que se almacena y los gastos de inventarios

(mantenimiento que demandan en almacén).
 Dicha cuenta constituye un cargo para compras.

5.5. Informe sobre las actividades de compras:

 Es necesario especificar las actividades desarrolladas dentro de la

dependencia para que la dirección puede realizar el análisis de gestión y
precisar si se cumplieron los objetivos establecidos.
 El informe debe contener el número de solicitudes de compra, pedidos
confeccionados, facturadas recibidas, devoluciones efectuadas; lo que
completará el Control de Inventarios y Contabilidad, para así establecer
el costo medio por pedido.
 USO DE LOS DATOS

Los datos del punto anterior que son utilizados primordialmente por los
directivos de la empresa y jefe de compras con la finalidad de medir el
rendimiento de la dependencia y así existen índices de medición:

1. Variación del Stock: Resulta de la división del VALOR TOTAL DE

COMPRAS AL AÑO ENTRE EL CONSUMO TOTAL ANUAL

VS% = VCT X 100

CTA
2. Porcentaje de Participación de Ingresos (PPI): Resultado de la
división del VALOR TOTAL DE COMPRAS AL AÑO sobre VENTAS
ANUALES y el resultado por 100.

PPI = VCT X 100

VA
3. Valor Comprado por Orden de Compra: se obtiene de la división del
VCT sobre el número de órdenes de compras emitidas.

VCT
No O/C

4. Valor Comprado por Empleado: VCT sobre NEC(Nº de empleados que

tiene compras)
VCT
NEC
5. Índice derogación de Inventarios (IRI): es una forma de medir
inventarios, relación entre Consumo e Inventario Promedio.

CTA
IO
Es factible aprovechar el consumo e inventarios promedio por clases de
artículos y materiales.

6. Porcentaje de Empleados de Compras en relación al total de

empleados de la Empresa: Se realiza para dar un servicio eficiente de
abastecimiento de los materiales necesarios a la entidad.

%EC = NEE X 100

NEC
7. Nº de órdenes de Compra por Empleado: Consiste en determinar
cuántas órdenes de compra se emiten diariamente por cada empleado
que trabaja en dependencia.
Nº O/CE = Nº O/C / NEC
 DU DU= Días
Útiles.
8. Porcentaje Anual de Ahorro: Cuando se conoce el valor del ahorro
anual y el total de compras efectuadas se puede hallar.

PAA = AA X 100

VCT

9. Costo de Renovación (CR): GASTO ANUAL DE LA DEPENDENCIA

SOBRE NUMERO DE ORDEN DE COMPRA AL AÑO.

CR = GAC
Nº O/C
Será una cantidad correspondiente al valor de emisión de una Orden de
Compra.
Es importante para el Control de Inventarios y la Empresa en General.

COSTO NETO FINAL DE COMPRAS

En el tercer método debe establecerse el costo final para poder realizar el

gasto de un sol y compararlo con las economías obtenidas por la dependencia.

Los factores son los siguientes:

1.- Economías Comprobadas:

a) Precios pagados por los materiales adquiridos
b) Métodos o Sistemas Perfeccionados
c) Sustitución de Artículos por Otros Mejores.

2.- Gastos de Funcionamiento de la Dependencia

3.- Gastos Ocasionados por errores en las Compras

a) Cuenta de pérdidas y errores en compras
b) Costos mayores debidos a retrasos
c) Costo de Devolución debido a errores.

4.- Gastos de Almacenaje y Comprobación de las Existencias en

almacén.

Las 2, 3, y 4 = Son de débito Para los

La 1 = Es de Crédito Directivos

Sirve para demostrar el grado de eficiencia alcanzado por Compras y al

momento de aplicar este método se obtendrá como resultado un índice que
se puede presentar en forma de porcentaje e indicará el tanto por ciento de
ineficiencia de la dependencia:

I = ( G - E ) X 100
 V

Donde I= Ineficiencia, G= gasto, E= Economías, V= Valor total de las

Compras.

También se puede obtener la eficiencia alcanzada: EF= 100 - I

Si reemplazamos la I por sus valores nos permite medir la eficiencia

directamente:

EF = 100 - ( G - E / V ) X 100