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GESTIÓN DE COMPRAS Y

ABASTECIMIENTO

CURSO:
GESTIÓN DE CADENA DE ABASTECIMIENTO

DOCENTE:
Sakibaru Mauricio, Luis Alberto

ALUMNA:

Ataurima Ruiz, Guisella


Ccorahua Espinoza, Janet
Naucapoma Chilcce, Jhafep
Utrilla Valverde, Caila

BELLAVISTA- CALLAO
2018
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................3
I. CONCEPTOS ....................................................................................................................4
1.1 GESTIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO ......................................................4
1.2 COORDINACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS CON OTRAS ÁREAS .....................5
1.3 ABASTECIMIENTO ........................................................................................................7
1.4 ESTRATEGIAS DE ABASTECIMIENTO .....................................................................7
1.5 MODELO LOTE ECONÓMICO DE PEDIDO ..............................................................7
1.6 PROCESO GENERAL DE COMPRAS ..................................................................8
1.6.1 Recibir Requisición (Interna) ..............................................................................8
1.6.2 Análisis de fuentes de abastecimiento y envío de cotizaciones ...............9
1.6.3 Selección de cotizaciones ...................................................................................9
1.6.4 Colocación de Orden de Compra ....................................................................10
1.6.5 Seguimiento del pedido .....................................................................................12
1.6.6 Recepción De Artículos Y Registro .................................................................13
1.6.7 Pago ........................................................................................................................15
II. CASO PRÁCTICO .......................................................................................................17
III. CONCLUSIONES ........................................................................................................20
IV. RECOMENDACIONES...............................................................................................21
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ....................................................................................22

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INTRODUCCIÓN

Uno de los elementos cruciales para el éxito de una organización empresarial,


es la adecuada gestión de los recursos, especialmente en esta época en la que
el contexto económico obliga a las empresas a ser muy eficientes en su gestión.

Un área que juega un papel fundamental, es el departamento de Compras y


Abastecimientos. En época de crisis económica, escasez de dinero, precios
inestables, dependencia de materia prima importada, así como de tecnología,
contracción de mercados, etc., es de vital importancia la eficiente inversión del
dinero de una empresa, ya que de no hacerlo adecuadamente se presentará la
irremediable desaparición de la misma. Es por eso de la importancia del
Departamento de Compras, y sobre todo de su sistema de información, ya que
sin importar su tamaño y el giro a que se dedique, siempre va a resaltar la función
tan trascendente que es la de invertir el dinero presupuestado.

La función de compras ha sido llevada a cabo por personas sin una preparación
especializada durante mucho tiempo, pero debido a las situaciones cada día más
complejas, se requiere de profesionales en esta área y es aquí donde el
profesional de la administración tiene un campo muy extenso y fértil para
desarrollarse.

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I. CONCEPTOS

1.1 GESTIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

La Gestión de Compras incluye la selección y gestión de proveedores de


mercaderías y servicios, la negociación de precios y términos de compra, y la
adquisición de mercaderías y servicios de calidad.

OBJETIVOS

 Lograr un flujo continuo de materiales.


 Reducir costos y riesgos.
 Identificar oportunidades.
 Conseguir:

-Materiales correctos.
-Cantidad y calidad apropiada.
-Obtenidos en el momento y lugar convenientes.
-De la fuente apropiada.
-Con un servicio oportuno.
-A un precio conforme.

 Consecuencias de no hacerlo adecuadamente:

-Aumento de costos.
-Disminución de la utilidad

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1.2 COORDINACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS CON OTRAS ÁREAS

La función de compras abarca todas las actividades necesarias para procurarse


los abastecimientos de materiales y servicios para la organización, se desarrolla
en conjunto con los esfuerzos de la función “de producción para manufacturar o
procesar el producto”, con la función “de ventas y distribución, y con todas las
otras funciones “de ejecución en el esfuerzo global organizado”.

 Dirección

La relación con la Dirección General es mediante reportes oportunos de las


actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de sus funciones por
determinado período de tiempo y los conceptos por grandes rubros. Estos
reportes tienen elementos estadísticos de los mercados de insumos y la posición
de la organización ante éstos lo cual permite la evaluación y toma de decisiones
para el mejor desarrollo global de la organización.

 Producción

Esta es la función del grupo comprometido en la elaboración del producto, sea


manufacturarlo, procesarlo o realizar operaciones de refinamiento. La relación
cardinal entre compras y producción, es la de que compras procure los
materiales necesarios para la producción y de qué producción descanse en
compras para tal servicio.

Tanto compras como producción comparten una obligación igual y doble hacia
la administración, y ambas son responsables de los COSTOS. La actuación de
producción respecto a los costos, depende en gran medida de la habilidad de
compras para obtener el máximo valor por unidad monetaria gastada.

 Ventas

La relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital. La función de


ventas es la de vender el producto final logrado con el esfuerzo de la
organización; el éxito de este esfuerzo de ventas depende del producto, del
precio, cantidad, y contabilidad de entrega, por lo cual las ventas dependen de
la eficiencia de su departamento compras entre otros.

El precio al que ventas puede ofrecer los bienes o servicios depende siempre,
de los precios pagados por compras por los materiales componentes y en
muchos negocios, esto puede ser un factor determinante al cotizar los precios
de venta.

Una fecha de entrega prometida por ventas, en muchos casos, depende de los
programas de entrega negociados por compras para los componentes o para las
materias primas.

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 Almacén

Es responsabilidad de la función de almacenamiento con ayuda de un buen y


efectivo sistema de procesamiento de datos para un control de inventarios,
solicitar los materiales especificando cantidad necesaria y los requisitos y
programas de entrega. Esta responsabilidad debe ser cumplida por que la
necesidad de una eficiente operación de almacenes, mecanizando el manejo y
sistematizando el control.

Estos métodos para aumentar la eficiencia interna en los almacenes


frecuentemente chocan contra la flexibilidad y efectividad de las compras, en
persecución de un valor superior en el medio externo.

 Contabilidad

La relación ideal entre estos es aquella de socios iguales. Compras hace gastos;
contabilidad, de acuerdo con el comprobante correcto del proveedor, hace los
pagos. Compras requiere de un bolsillo muy profundo para mantener los
materiales y abastecimientos fluyendo al negocio; contabilidad debe ver que
existan fondos disponibles en cantidad adecuada.

Para ello se dictan normas y políticas en conjunto de:

 Los plazos de crédito.


 Presupuestos
 Pronósticos

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1.3 ABASTECIMIENTO

Tiene por objeto suministrar los recursos necesarios que garanticen el normal
funcionamiento del proceso productivo en cuanto a transformación se refiere.
Estos recursos son proporcionados por agentes externos.

1.4 ESTRATEGIAS DE ABASTECIMIENTO

La calidad y la velocidad de respuesta al cliente quedan fuertemente


condicionados por los costos, calidad y tiempos de entrega de los bienes
adquiridos, es necesario establecer una estrategia para realizar el
reabastecimiento efectiva

1.5 MODELO LOTE ECONÓMICO DE PEDIDO

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1.6 PROCESO GENERAL DE COMPRAS

1.6.1 Recibir Requisición (Interna)

-Información básica:
¿Qué es lo que se necesita? Descripción clara y exacta del material
solicitado.
Código (en caso de que haya catálogos).
Cantidad requerida.
Unidad de medida (pieza, metros, cajas, kilogramos, litros, etc.).
¿Cuándo deben estar los productos disponibles? Fecha.
Características del artículo.
Posibles proveedores.
Persona que solicita el material.
Persona que autoriza.

-Además se incluirán para que sean llenadas por Compras los datos
referentes al proveedor elegido y que indique:
Nombre y dirección
Precio y condiciones de pago
Forma de embarque y embalaje
Peso aproximado
Número y fecha de pedido
Fecha de entrega aproximada, a la cual se compromete el proveedor.

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1.6.2 Análisis de fuentes de abastecimiento y envío de cotizaciones

La petición de ofertas o cotización es el acto con el que se solicita a los


proveedores preseleccionados información sobre la compra de sus bienes o
servicios. La petición debe efectuarse por escrito y ser lo más clara y completa
posible para que los proveedores no tengan duda acerca de la oferta que deben
cursar.
¿Qué se necesita?
-Base de datos de proveedores aprobados.
-Solo los proveedores calificados pueden aplicar: Calidad, Disponibilidad,
Servicio.
-Se debe estimar el número de cotizaciones.
-Importante contemplar el precio y tiempo de entrega.

Consideraciones:
-¿Es el proveedor un socio?
-¿Qué es ser (o considerar) un buen proveedor?
-¿Se puede negociar éticamente (moral, lealtad, legalidad, honestidad)?
-¿Es la ética rentable?

1.6.3 Selección de cotizaciones

Selección de cotizaciones:
Mediante un análisis comparativo se determinará el proveedor que de acuerdo a
sus características será quien nos abastezca de materiales. En el cuerpo de la
requisición se debe marcar el nombre del proveedor a quien se le colocará el
pedido y la razón para ello según se necesite en la requisición.
Entre las negociaciones debe de incluirse una revisión de los cálculos que el
proveedor ha hecho para llegar a su precio de venta, comparándolo con el precio
obtenido por el ingeniero de Compras
Hay que revisar:
-Precios
-Crédito
-Descuentos
-Fechas de embarque
-Entrega
-Solvencia del proveedor
-Servicio
-Cualquier otro factor que interese

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Método Qualitative Factor Rating (QFR) - Análisis Cualitativo Ponderado

Comparación de Cotización:

1.6.4 Colocación de Orden de Compra

La orden de compra es un documento que te permite automatizar y agilizar el


pedido de productos y mercaderías a tus Proveedores. Así, podremos
automatizar cómodamente el proceso de reposición de stock y mercadería.
Una orden de compra es un documento generado por un comprador de una
empresa que autoriza una transacción de compra. Este documento contiene
ciertos términos y condiciones que al ser aceptados por el vendedor (proveedor)
se convierte en un contrato aceptado por ambas partes. La orden de
compra establece las descripciones de los productos que se van a comprar, las
cantidades, precios, descuentos, condiciones de pago, fecha de entrega, y otros
términos y condiciones que cualquiera de las partes especifique. También
identifica a la empresa vendedora y a la empresa compradora.

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En la orden de compra se suele especificar el precio, términos de pago, fecha de
entrega, cantidad, entre otros campos que veremos más adelante. Es posible
que, algunos clientes que quieren hacer un gran pedido te pidan primero un
presupuesto donde les informes del coste final de tus servicios o venta de tus
productos. Como ya hemos dicho, podrás crear un presupuesto, el cuál no tiene
validez legal. O bien, una factura proforma, que sí lo tiene.

Para qué sirve una orden de compra

Todos los artículos que compra una empresa, ya sea material de oficina,
materias primas, etc, debe ir acompañado de una orden de compra, numerada
de forma correlativa para que se pueda llevar un exhaustivo control. Este número
asociado a cada orden de compra sirve, tanto para el comprador como vendedor,
de ayuda para tener un seguimiento del estado del pedido.

Este documento no tiene la validez de una factura. La orden del pedido sirve
para autorizar al proveedor a entregar la factura a su cliente por los bienes que
ha adquirido.

Qué elementos debe incluir

Generalmente se incluyen estos datos:

 Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido


 Número de orden de compra
 Lugar y fecha de emisión del pedido
 Nombre y dirección del proveedor
 Términos de entrega y de pago
 Cantidad de artículos solicitados
 Descripción
 Precio por unidad
 Coste de envío y relacionados.
 Coste total del pedido
 Firma autorizada

El documento original se entrega al proveedor, y las copias se las quedan la


empresa que realiza la compra, y se manda al departamento de contabilidad.

Cómo emitir y recibir una orden de compra

 Como cliente/comprador, decides adquirir un producto o servicio


necesario para tu empresa.

 Emites la orden de compra con los datos del encargo, y que incluya los
datos mencionados en el punto anterior. Una vez completados todos los
requerimientos, la envías al proveedor.

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 Como proveedor, recibes la orden de compra con el pedido. Si puedes
asumirlo, respondes a tu cliente, aceptando el encargo. En caso contrario,
debes informar a tu cliente, y cancelar la orden de compra.

 Una vez has aceptado la orden de compra que te han enviado, tú y/o tu
personal, preparará el pedido para ser enviado en los plazos establecidos
en el documento.

 Si es un producto, en el paquete o lote que te haya solicitado el cliente,


debe constar el número que aparece en la orden de compra, para que tu
cliente pueda comprobar que ha recibido lo que te había solicitado.

 Cuando hayas servido el encargo a tu cliente, ya le podrás emitir la


factura, también con el número de orden de compra.

 Finalmente, el comprador te abonará el precio marcado en la orden de


pedido y también reflejado en la factura que le has enviado.

1.6.5 Seguimiento del pedido

La trazabilidad implica la posibilidad de rastrear el camino seguido por un


producto comercial desde su origen hasta su destino final.

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Seguimiento de pedidos en las áreas de fabricación, calidad y logística
A través de nuestro personal especializado en origen, en estrecha colaboración
con los departamentos de producción y calidad del fabricante, se desarrollan
programas de control de fabricación y calidad.
Gestión de Compras realiza el seguimiento del pedido en sus distintas fases
para velar por el cumplimiento de los plazos de entrega establecidos,
requerimientos de calidad, etc.

1.6.6 Recepción De Artículos Y Registro

Después de la recepción de artículos ya sea en un almacén o centro de


distribución de la tienda viene identificación de documentos básicos que es el
registro de pedidos se realiza en todas las empresas, es una manera de saber
en todo momento cuantos pedidos se han realizado y cuál es su situación. Existe
un documento llamado libro de registro de pedidos, en el que se anotan los
pedidos enviados a los proveedores.
El contenido del registro es el siguiente:
 Numero de pedido
 Fecha de emisión
 Proveedor
 CIF
 Fecha de entrega
 Almacén
 Fecha de recepción
 Numero de albarán
 Observaciones
 Importe de pedido

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La recepción y control de pedido como tarea administrativa de gestión de
existencias, comienza con un documento resumen debidamente cumplimentado
donde se informa de cuando, como, y quien debe hacer todas las entregas cada
día. Este documento normalmente se entregará al almacén con el diseño y las
informaciones necesarias para el desarrollo de su actividad. A partir de este
listado de existencias por entregar en un momento determinado se detectarán
las no entregas, las desviaciones de proveedores que deberían entregar y no lo
hacen y cualquier otra anomalía.

DOCUMENTO DE Y
RECEPCION CONTROL
FECHA:

PRODUCTO CANTIDAD PROVEEDOR HORA DE OBSERVACIONES


LLEGADA

 FECHA. - día, mes y año en que se espera el pedido.


 CANTIDAD. - unidades esperadas de cada producto solicitado.
 PROVEEDOR. - empresa a la que se realizó el pedido responsable de su
entrega.
 HORA DE LLEGADA. - hora a la se espera el pedido, es muy importante
en empresas que tienen grandes cantidades de entregas para evitar
esperas i necesarias, o productos perecederos, por ejemplo, un
restaurante que este esperando productos frescos para la elaboración de
su menú.
 OBSERVACIONES. -es un campo para indicar todo lo que se considera
conveniente, siempre relacionado con el pedido, la mercancía con el
proveedor.

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Fuente (imagen www.control-almacen-y-pedidos)

1.6.7 Pago
Este proceso de la distribución de pedidos se completa con el cobro del pedido,
ya que las recaudaciones son imprescindibles para mantener la vida de la
empresa, el cobro del pedido puede entregarse al cliente de formas variadas
como:
A) Al contado. -Cuando hablamos de pago al contado nos referimos al
desembolso en el momento en el que se contrae la deuda, tanto en efectivo
como a través de otros métodos de pago como cheques o débito en la cuenta
corriente. En el pago al contado no existe
un plazo de pago entre proveedor y
cliente al contrario que el pago a crédito
que se resuelve a plazos. El desembolso
monetario o en especie viene dado en el
mismo momento de la entrega. Su
alternativa es el pago a plazos, que
puede resultar de gran beneficio para
mantener la estabilidad económica del
deudor.

B) Mediante talón o cheque bancario. - Es un documento de pago que debe


contener la siguiente información:

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-Al portador: es a quien debe pagar a la persona que lo presenta
-A la persona determinada o nominativo: Estos son cobrados por la persona
física o jurídica que se indica.
-A la persona determinada: Este cheque puede ser cobrado por cualquier
persona en caso de pérdida el cheque, según un endoso, que es una cláusula
que se transmite el cheque.

Fuente (rancia México, 2010)

C) La transferencia bancaria.-
transferencia por cable (tele giro)
o transferencia de crédito, es un
método de transferencia electrónica
de fondos de una persona
o entidad a otra. Una transferencia
bancaria puede hacerse a partir de
una cuenta bancaria a otra cuenta
bancaria, o a través de una
transferencia de dinero en efectivo
en una oficina de caja.
Diferentes sistemas y operadores de
transferencias electrónicas proporcionan una variedad de opciones relativas a la
inmediatez y la firmeza de la liquidación y el costo, el valor y volumen de las
transacciones.

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II. CASO PRÁCTICO

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PROCESO DE ABASTECIMIENTO DE GLORIA
Gloria s.a. es una empresa que forma parte de un importante conglomerado
industrial de capitales peruanos, que ha logrado una sólida expansión y
crecimiento en los diferentes mercados donde opera, tanto a nivel nacional,
como internacional. El grupo gloria está conformado por sus productos y
empresas que operan en diversos sectores (cementos, transporte, papel y
envases productos farmacéuticos, manejo logístico, comercio y agroindustrial),
lo que le ha permitido alcanzar un importante nivel de integración vertical en los
principales procesos productivos relacionados n sus productos, permitiendo
alcanzar economías de escala y lograr un mejor aprovechamiento de su
capacidad instalada. Pon ende se plantea establecer e identificar los procesos
logísticos actuales de la empresa. La integración vertical de sus operaciones
permite que Gloria agrupe procesos a través de toda su cadena productiva,
desde el acopio de leche fresca en diferentes puntos del país, hasta la venta de
productos finales, lo cual le ha permitido realizar economías de escala y
fortalecer su posición de liderazgo.

Definición del requerimiento:


Previamente al inicio de la búsqueda de proveedores se ha de tener muy claro
cuáles son los productos que se desean adquirir, de qué calidad y en qué
cantidad, para que la selección se realice comparando productos de iguales o
muy similares características.
Selección del mecanismo de compra:
Una vez realizado este análisis, comienza el proceso de selección en el que se
pueden dar diversas situaciones: * La empresa inicia su actividad y debe buscar
toda clase de proveedores. * La empresa tiene unos proveedores que
habitualmente le suministran, pero no se encuentra satisfecha con ellos.* Se
quiere ampliar la cartera de proveedores para realizar comparaciones de
productos y de condiciones comerciales con el objetivo de mejorar la gestión
comercial. El presupuesto de compras de leche Gloria, está correctamente
establecido, de tal forma que, si se necesita mayor abastecimiento de lo normal,
manejan un presupuesto aparte de emergencia que puede ser usado como si
fuera parte del presupuesto. Además, considera trabajar con pocos proveedores
por ítem, a fin de que la confiabilidad sea cada vez mayor. Buscan la reducción
de lead times.
Llamado y recepción de ofertas:
Una de las tareas más importantes de la gestión de la compraventa es la de
buscar al proveedor adecuado antes de realizar la compra. El departamento de
compras o comercial es el que se encarga generalmente de esta función. Debe
tener muy claro que criterios de evaluación permiten realizarla.

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Evaluación de ofertas:
Se evalúan las ofertas de acuerdo a varias consideraciones en ejemplo está el
cuadro siguiente:

Adjudicación de ofertas y recibo de producto:


El personal que recepcione la materia prima debe realizar la comprobación de
que lo recepcionado corresponde con el material pedido. Para ello debe
comprobar que: * El documento de entrega coincide con el material pedido. * El
material recibido corresponda con lo indicado en el documento de entrega. * El
estado en que se encuentran las materias primas correspondientes.
Seguimiento y monitoreo de la compra:
En el proceso de almacenamiento casi siempre suceden retrasos y malos
cálculos debido al mal empleo del Kardex, es por ello que se recomienda
implementar nuevos mecanismos tecnológicos que permita regular dichos
errores, de tal modo se podrá reducir tiempo y costos en embalajes y
empaquetados según los pedidos.

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III. CONCLUSIONES

1. Tener un buen documento de recepción y control brinda una buena


información de la cantidad, fecha de entrega, descripción del producto,
etc. Ello permite la confianza de los clientes.

2. Es necesario tener un plan de contingencia y un plan estructurado para


incrementar progresivamente la producción, la cual está directamente
relacionada con los proveedores.

3. El proceso de abastecimiento está compuesto por: Qué comprar, cuándo


comprar, cuánto comprar, cómo comprar y dónde comprar. Algunos
pueden optar por tener los menores precios de compras, en base a
volúmenes o condiciones de pago, perdiendo en ocasiones cuál es el
objetivo final del proceso de abastecimiento.

4. La clave está en generar un equilibrio y no en ‘estrujar’ a los proveedores


hasta que terminen saliendo del mercado o se afecte la calidad del
producto.

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IV. RECOMENDACIONES

1. Se recomienda siempre usar información documentada en los pedidos,


orden de compra y documento de recepción y control para que no se den
problemas en la aceptación del producto no solicitado o en mal estado.

2. No dejar de lado a otros posibles proveedores.

3. Debe existir un equilibrio que vaya en favor del objetivo final y no tratar
sólo de minimizar los costos, ya que eso a la larga me puede generar
mayores gastos.

4. Se debe tener una visión crítica de cómo hago sustentable el negocio en


el tiempo y cómo contribuyo en la relación con los proveedores a la
sustentabilidad, ya que eso apunta a la sustentabilidad también de su
propio negocio.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

 www.pagoalcontado-2014
 https://leanmanufacturing10.com/cadena-suministro-una-empresa-
definicion-gestion-tipos
 https://www.esan.edu.pe/conexion/actualidad/2018/02/27/por-que-kfc-
cerro-700-restaurantes-en-el-reino-unido-podria-pasar-lo-mismo-en-
peru/

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