REQUISICIÓN DE COMPRA

El formulario de requisición de compra es el documento generado por un

departamento usuario o por el personal de almacén para notificar al departamento
de compras los artículos que se necesitan pedir, la cantidad y el marco de tiempo
de entrega. La compra en una empresa comienza con la recopilación de
requerimientos.
Luego que se hayan compilado, se debe informar al departamento de compras. La
requisición de compra es el documento que contendrá la lista de esos
requerimientos. Para prevenir algún fraude, a los gerentes de los departamentos no
se les suele permitir colocar pedidos directamente a los proveedores ni comprar en
nombre de la empresa.

Tipos:
Los puntos clave sobre la requisición de compra son los siguientes:
– Es una solicitud que se realiza al departamento de compras para adquirir cierta
lista de materiales.
– Necesita la aprobación de la organización de compras.
– Es un documento interno; es decir, permanece dentro de la organización.
Se puede crear una requisición de compra para los siguientes tipos de
aprovisionamiento:

Estándar
Para obtener suministros y materiales de los proveedores, tanto para los procesos
productivos como artículos consumibles de oficina y otros activos.

Subcontratación
Para suministrarle materia prima a un proveedor, y así luego obtener un producto
terminado.

Consignación
Obtención de material que se guarda en las instalaciones de la empresa y se paga
al proveedor por eso.
¿Cómo se elabora?
Los componentes básicos que conforman una requisición de compra son:
– Número de la requisición, que permite la identificación del documento. Debe
estar pre-impreso.
– Departamento solicitante.
– Fecha de la requisición y fecha de entrega solicitada.
– Nombre de la persona que elabora la requisición y la firma de la persona que
realiza la autorización correspondiente.
– Los artículos solicitados deben ser descritos detalladamente, para evitar datos
imprecisos. La cantidad debe ser exacta; es muy importante colocar la unidad
requerida (kilos, litros, unidades, etc.).
– Firma del gerente del departamento de compras que aprueba o no la compra.
– Si ya se han pedido cotizaciones a proveedores, deben ser anexadas a la
requisición.
 ORDEN DE COMPRA

Una orden de compra (también conocida como pedido de compra o nota de pedido)
es un documento emitido por el comprador para solicitar mercancías al vendedor.
Es muy habitual enviar órdenes de compra a tus proveedores. Para saber más sobre
qué es un proveedor, puedes leer esta entrada en nuestro diccionario contable.
Una orden de compra detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, precio y
condiciones de pago, y forma de entrega. El vendedor deberá conservar el
documento original y el comprador el duplicado.
Es útil para el comprador para saber el tipo y la cantidad del gasto, y para el
vendedor para poder preparar el pedido y hacer facturas en caso de aceptar el
pedido. Cuando el proveedor acepta dicha orden de compra, existe inmediatamente
un contrato entre las dos partes.

Contenido de la orden de compra

1. Las diferentes partes de la orden de compra se detallan a continuación:

2. Datos de contacto y dirección del comprador (emisor de la orden de
compra)
3. Datos de contacto y dirección del proveedor
4. Fecha y lugar de emisión del pedido
5. Nombre, cantidad, precio y descripción de los productos que se van a
comprar
6. Términos de pago (modo de pago) y de entrega del pedido (cuándo y cómo
se recibirá el producto)
7. Coste total del pedido y costes de envío
8. Firma autorizada.
Importancia de la orden de compra

Entre los pros para utilizar órdenes de compra, los más importantes son:
Certeza: ambas partes quedan protegidas en caso de que el proveedor no cumpla
con su parte enviando los productos ordenados, o que el comprador no pague la
cantidad establecida.
Optimización: agiliza la gestión del inventario y el control de las finanzas.
Envío más rápido y eficiente; la orden de compra precisa la fecha de envío en la
que el comprador recibirá el pedido, adecuándose así a sus necesidades.
 COTIZACIÓN

Una cotización es un documento contable en donde se detalla el precio de un bien

o servicio para el proceso de compra o negociación. A este proceso también se le
conoce como presupuesto, y es cuando un cliente pide a cierta empresa que le
indique el valor de un pedido de mercancía.

Este documento informativo lo utiliza el área de compras de una empresa para

entablar una negociación. Su importancia se da a nivel administrativo, debido a que
una cotización permite la generación de informes que comparan los productos
cotizados con los facturados.

Si bien se determina como uno de los tipos de documentos contables, no quiere

decir que este sea un ingreso, es decir no es un registro contable, ya que cuando
un cliente solicita una cotización, este está en el derecho de decidir aceptar,
modificar o rechazar, en ningún momento está obligado a pagar.

Si por el contrario, el cliente acepta dicha cotización, el empresario entra a pasar

esa cotización a factura, para que el usuario continué con el pago.

Partes de la Cotización:
1. El producto, bien o servicio de interés.
2. Referencia del producto
3. Descripción del producto o del servicio.
4. Precio por unidad y por el número deseado.
5. Fecha de expedición de la cotización
6. Logo, número de identificación y nombre de la empresa.
7. Fecha, ciudad y lugar de la sucursal o centro de costes.
8. Nombre de la persona a quién va dirigida.
9. Notas adicionales (dependiendo).
EJEMPLOS DE COTIZACION
 FACTURA

La factura es un documento legal que constituye y autentifica que se ha prestado o

recibido un servicio o se ha comprado o vendido un producto. En la factura se
incluyen todos los datos referentes a la operación y, la emisión de la misma, es de
obligado cumplimiento en operaciones mercantiles.

Los requisitos básicos y obligatorios que, como mínimo, debe contener una factura
son los siguientes:
Número de factura y, si corresponde, serie.
1. Fecha de emisión.
2. Fecha de operación en el caso de ser diferente a la de emisión.
3. Datos del emisor de la factura: NIF, nombre y apellidos y/o denominación
social.
4. Descripción de los bienes entregados y/o servicios prestados.
5. Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, la expresión "IVA incluido".
6. Contraprestación total.
7. En facturas rectificativas, referencia a la factura rectificada.

Para que una factura sea considerada válida a efectos legales, debe contener, al
menos, los datos descritos anteriormente y será calificada como "Factura
simplificada".
¿Cuál es la importancia de la factura?

Este documento constituye un título valor, lo que quiere decir que quien tiene la
factura de venta puede reclamar un bien, producto o servicio; además permite la
reclamación de garantías de producto o de servicio, en caso de que sea necesario.
La factura también es considerada como un documento negociable por establecer
una relación entre quien entrega el producto o servicio y quien lo recibe, por medio
del detalle de la mercancía. Este documento permite contabilizar la deuda a favor
del vendedor,

¿Cómo se contabiliza la factura?

Para el contador es el documento que justifica la compra y queda consignado el
compromiso de pago. En algunas empresas se extiende por medio de un duplicado,
del cual el comprador tiene la versión original. La factura es el documento principal
con el que se concluyen operaciones.
 CONSIGNACIÓN

La palabra consignación deriva del latín consignatio, que indica la acción de

consignar, destinar o designar una cantidad de dinero para efectuar el pago gastos
o deudas. También se refiere a los contratos comerciales cuyos pagos de
mercadería se realizan luego de efectuada su venta.
Por otra parte, consignación puede hacer referencia a colocar una cantidad de
dinero en manos de una tercera persona; fijar presupuestos a ciertas partidas para
realizar el pago de servicios; registrar una opinión según los reglamentos judiciales.
La palabra consignación puede ser sustituida por los sinónimos depósito, haberes,
entrega o remesa.
 CHEQUE

El comprobante de egreso es un documento contable que sirve para poder registrar

el pago de los distintos compromisos que una entidad económica adquiere, tales
como: obligaciones laborales, cuentas por pagar a proveedores, transacciones
comerciales, diferentes gastos operativos (papelería, servicios, etc.), anticipos, etc.
Este documento se puede utilizar como prueba de que se ha realizado una
transacción monetaria entre dos partes.

En los negocios, un comprobante de egreso puede usarse para una diversidad de

propósitos: a veces para sustituir el efectivo en una transacción, actuando como
recibo, o también para indicar que una factura ha sido aprobada para su pago.

Se utiliza para respaldar el pago de un monto de dinero determinado a través de un

cheque. En general, en una compañía se hace por duplicado, de tal manera que se
puede anexar el original al comprobante diario de contabilidad y la copia para
archivarla en el archivo consecutivo.
En resumen, este documento es utilizado para poder realizar el registro de las
operaciones correspondientes a un pago con una emisión de cheque. Se
denominan también pólizas de cheques.
Características

Para llevar un control y evitar fraudes se recomienda que el comprobante de egreso

se encuentre recibido y sellado debidamente por el beneficiario del pago, aunque
esto no es una obligación legal.

Para tener un control mayor, junto al comprobante de egreso se anexa una copia
del cheque, porque el título valor se entrega al beneficiario.

El soporte contable debe registrarse de forma resumida y ordenada, de tal manera

que se puedan expresar con claridad las transacciones que se realizan diariamente
en una compañía.
 COMPROBANTE DE INGRENSO

Es un documento de contabilidad, que debemos diligenciar cuando hay un ingreso

en efectivo o en cheque a nuestra empresa. Es muy común anexarle el soporte del
pago o consignación.

Por lo general se generan tres copias y una original, una de ellas se anexa al
comprobante de contabilidad, la otra se archiva en el consecutivo y la original se le
entrega al cliente, quien realizo un pago o abono por algún concepto.

Su contabilización se hace, un débito a la cuenta de bancos o de caja y un crédito

a alguna cuenta o cuentas de contrapartida.
 COMPROBANTE DE EGRESO

El comprobante de egreso es un documento contable que sirve para poder registrar

el pago de los distintos compromisos que una entidad económica adquiere, tales
como: obligaciones laborales, cuentas por pagar a proveedores, transacciones
comerciales, diferentes gastos operativos (papelería, servicios, etc.), anticipos, etc.
Este documento se puede utilizar como prueba de que se ha realizado una
transacción monetaria entre dos partes.

En los negocios, un comprobante de egreso puede usarse para una diversidad de

propósitos: a veces para sustituir el efectivo en una transacción, actuando como
recibo, o también para indicar que una factura ha sido aprobada para su pago.

Se utiliza para respaldar el pago de un monto de dinero determinado a través de un

cheque. En general, en una compañía se hace por duplicado, de tal manera que se
puede anexar el original al comprobante diario de contabilidad y la copia para
archivarla en el archivo consecutivo.

En resumen, este documento es utilizado para poder realizar el registro de las

operaciones correspondientes a un pago con una emisión de cheque. Se
denominan también pólizas de cheques.
Características
Para llevar un control y evitar fraudes se recomienda que el comprobante de egreso
se encuentre recibido y sellado debidamente por el beneficiario del pago, aunque
esto no es una obligación legal.

Para tener un control mayor, junto al comprobante de egreso se anexa una copia
del cheque, porque el título valor se entrega al beneficiario.

El soporte contable debe registrarse de forma resumida y ordenada, de tal manera

que se puedan expresar con claridad las transacciones que se realizan diariamente
en una compañía.
 ENTRADA DE ALMACEN

La entrada de mercancía es un proceso de inventario que le permitirá registrar en

el sistema, todo aquel producto que llegue al centro de costo, sea cual sea la razón
de su llegada, a continuación podrá leer sobre los tipos de entradas existentes.

Tipos de entradas
Existen dos formas principales en que la mercancía puede entrar al sistema de
inventario:
Entradas de almacén por compras (Ingreso de facturas de compra a
proveedores)
Entradas por otros conceptos (Conceptos definidos por el usuario, ej: entrada
por obsequio, etc.…)
Entradas de almacén por compras
Para poder realizar una entrada de almacén por compras, tenga en cuenta que:
1. Debe existir por lo menos un centro de costo.
2. Debe haber creado el proveedor al cual va a realizarle la compra.
3. Debe habilitar el centro de costo para realizar compras.
Cualquier entrada a inventario deberá tener un número de remisión que puede ser
una factura de compra, un número de remisión, un documento soporte, etc…
 SALIDA DE ALMACEN

Salida en el almacén comienza con una solicitud de los documentos de origen

lanzados para sacar los productos del almacén, para enviarlos a una parte externa
o a otra ubicación de la empresa. Desde el área de almacenamiento, las actividades
de almacén se llevan a cabo en distintos niveles de complejidad para extraer
productos de las dársenas de envío.
Cada producto se identifica y empareja con su documento de origen de entrada
correspondiente. Existen los siguientes documentos de origen de salida:
Pedido de venta
Pedido de transferencia de salida
Pedido dev. Compra
Pedido servicio
Además, existen los siguientes documentos de origen internos que funcionan
como orígenes de salida:
Orden de producción con necesidad de componentes
Pedido de ensamblado con necesidad de componentes
Los dos últimos documentos representan los flujos de salida del almacén a las
áreas de operaciones internas. Para obtener más información acerca de la gestión
de almacenes para los procesos de entrada y salida internos.
 RECIBO DE CAJA MENOR

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por

cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un
fondo denominado caja menor.

La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños
desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

DIFERENCIA ENTRE CAJA MENOR Y CAJA GENERAL

Los fondos fijos son montos de cuantía determinada, que son reembolsables para
mantener el saldo autorizado, mientras que los saldos en Caja son variables. La
caja menor se maneja valores de menor cuantía en efectivo, pero la caja general
guarda todo el dinero diario tanto en efectivo como en cheques.
 PAGARE
El pagaré es un título de crédito en el que el emisor se compromete a pagar una
suma económica a un beneficiario antes de una fecha determinada. Este documento
privado puede ser utilizado como instrumento público y se denomina título de crédito
porque el tenedor podrá exigir el cumplimiento del pago del mismo dentro de los
términos acordados. Los requisitos legales de los pagarés pueden encontrarse en
la Ley Cambiaria y del cheque.
El emisor: Sujeto que se compromete a pagar un determinado importe.
El beneficiario: Sujeto a cuya orden hay que pagar el importe acordado en el pagaré.

PARTES DE UN PAGARÉ
Para que un pagaré se considere emitido correctamente y para que esté
amparado dentro de la legalidad tiene que contener estas nueve especificaciones:
Fecha y lugar de emisión del pagaré
Nombre de la entidad y oficina librada
Nombre completo del beneficiario (puede ser una persona física o jurídica)
Importe expresado en números y letras.
Fecha y lugar de vencimiento
Número de cuenta y Código IBAN de la cuenta del emisor
La palabra pagaré
 LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio es uno de los Títulos valores que se extiende por una persona
(acreedor - librador) y recoge una obligación de pago aceptada por otra persona
(deudor - librado) de una cantidad determinada en la fecha de su vencimiento, y que
se encuentra regulado por el Código de comercio Colombiano en sus artículos 691
a 708.

Vencimiento de la letra de cambio

1. A la vista: debiendo pagarse en el momento de su presentación.

2. A un plazo contado desde la fecha del libramiento.

3. A un plazo contado desde la vista.