¿Qué son las compras y/o abastecimiento en una empresa?

Las compras y el abastecimiento son una de las principales fuentes de gasto en una
organización por lo cual es adecuado realizar una gestión de compras eficiente con el
objetivo de reducir costos y mejorar la productividad de la organización.

Esta se define como "todas las actividades necesarias para obtener un producto de los
proveedores en el sitio que actualmente es requerido. Esto abarca, almacenar, transportar,
auditar, asegurar y controlar la calidad. (Van Weele y Rozemeijer, 1996)"

El objetivo de esta esta es adquirir los recursos materiales que necesita la organización
de la mejor calidad y al mejor precio. En su visión especifica busca:

❖ Reducción de costos

❖ Comprar al precio mínimo sin olvidar la calidad

❖ Optimizar los tiempos y coordinara las áreas para cumplir con los servicios
solicitados

❖ Controlar los convenios de: tiempo de pago, calidad, entre otros.

❖ Trato comercial con los proveedores.

Principios básicos de las compras

Las compras cuentan con tres principios básicos (Sangri coral, A., 2014):
❖ Calidad: características técnicas, especificaciones, buena conjunción de las materias
primas o componentes y adecuado proceso de producción.

En esta se observan 5 variables:

1. Conveniencia: calidad mínima aceptable que va de acuerdo con el

comprador que busca precios bajos, financiamiento y una rápida entrega.

2. Disponibilidad: la rapidez en el uso es primordial, es decir, su entrega y su

utilización debe ser casi inmediata.

3. Costo y/o precio: esta característica es de suma importancia, tanto para el

comprador que exige calidad y precio bajo, como para el vendedor que
debe sacrificar en algunas ocasiones la utilidad con tal de tener un alto
nivel de satisfacción en el consumidor.

4. Sistematización o conjugación: la calidad, el precio, la garantía y la

disponibilidad son básicos para que el comprador pueda tomar una
decisión de adquisición.

5. Control de calidad: toda compra debe pasar por un riguroso control de las
especificaciones técnicas y de calidad, con las que fueron solicitadas y
aceptadas por ambas partes.

❖ Cantidad: muchas veces la mejor manera de adquirir un artículo para la empresa, lo

representa la cantidad, ya que esta es básica para determinar el costo de adquisición.

❖ Precio: esta variable en algunas ocasiones es la más importante, ya sea por unidad o
por grandes volúmenes, debe ser “el precio exacto”. Debe basarse en los siguientes
términos.

1. Que se pueda negociar: el principal objetivo del área de compras es

negociar el precio con relación a los tiempos de entrega y los mayores
tiempos de pago.

2. Que se conozcan los precios de la competencia: es importante conocer los

precios de los productos de la competencia, para tomar la decisión es
necesario por lo menos tener tres cotizaciones de los proveedores.
 3. Que sean precios normales o de oferta: el precio nunca debe tener
cambios, lo legal es que el proveedor siempre entregue el pedido con el
precio que fue negociado.

4. Que sea el del proveedor adecuado: para que el precio sea el acordado
no se debe tener una alta rotación de proveedores (cambio de
proveedores de manera constante), tampoco es recomendable pedir
cantidades distintas a empresas diferentes, esto puede ocasionar diferencia
en calidad y precio, viendo afecto el buen funcionamiento del área de
compras.

Elementos de la compra
Según Macías (2017) los elementos de la compra se definen como:

❖ Comprador: persona que conoce las necesidades o requerimientos en la

organización, este es encargado de realizar la compra por medio de los
mecanismos necesarios para obtener el bien o servicio.

❖ Proveedor: es quién ofrece los bienes o presta los servicios, a través de una orden
de compra, requerimiento o pedido.

❖ Producto: mercancía, artículos, insumos susceptibles de compra quién establece

la relación: comprador – proveedor

❖ Acuerdo: surge de la relación comprador – proveedor en el momento de acordar

la adquisición del producto, es donde se estipula las condiciones de pago, entrega
y las obligaciones pactadas por ambas partes.

Además, es importante reconocer cuáles son los documentos con que se realiza el
proceso de compras, la propuesta de Macias, (2017) define 3: La requisición, la
cotización y el pedido u orden de la compra. A continuación, podrá encontrar más
información de cada uno de ellos:

Documentos del proceso de compras:

Requisición: la requisición de compra es el documento formal para solicitar

debidamente al responsable de compras la adquisición y abastecimiento de cualquier
producto o material requerido. De forma general siempre contendrá los siguientes
elementos:
 Imagen 1. Formato de requisición de compra

A continuación, se describen los elementos del documento:

Elemento Descripción
• Autorización solo por la persona encargada para ello.
Denominados • Descripción detalla con las características específicas del bien o servicio.
principales • Fechas en que se necesitan los bienes o servicios.
• Número de folio, impreso.
• Volumen o cantidad de artículos, material y/o servicio.
• Fecha de elaboración
• Área y persona que solicita
• Autorización
Accesorios
• Nombre y domicilio del posible proveedor
• Tipo de transporte, ruta y lugar de recepción
• Condiciones de entrega
• Cotización
• Dar a conocer al departamento de compras la necesidad de abastecimiento
de un bien o servicio que requiere algún área de la empresa.
• Tener el tiempo necesario para realizar la investigación en cuanto a
Fines proveedores, y cotizaciones.
• Procurar con oportunidad encontrar el producto o servicio con las
características solicitadas a precio convenido y bajo las normas de calidad.
• Requisición de materiales. Es cuando dentro de la empresa se requiere del
mínimo para continuar con las actividades ya sea de fabricación o
simplemente para la operación normal de la empresa.
Tipo
• Utilización continua. Se requiere de un abastecimiento sin interrupciones,
sin tomas los mínimos o máximos.
 La cotización: la cotización es el documento formal en el cual se definen los precios de
los posibles bienes o servicios a adquirir. El análisis de la cotización se inicia precisamente
cuando el departamento solicita las cotizaciones, para ello el personal a cargo utilizara
todos los medios especializados con el objetivo de encontrar el mejor proveedor, luego
en algunos casos al evaluar la cotización, se podrán identificar con facilidad las mejores.
Esto sucede cuando los productos son uniformes, en cuanto a calidad y características.
Imagen 2. Formato de Cotización.

1. Pedido u orden de la compra: es el documento en el cual se describen los

productos a adquirir, para cumplir con los requerimientos de las empresas. La
orden de compra deberá estar debidamente foliada y de forma consecutiva, en
este proceso se debe:

Convenio /contrato de la compra o abastecimiento, según Macias, (2017)

cualquier convenio supone el acuerdo de voluntades entre dos o más personas. En el
aspecto comercial, uno de ellos es el proveedor y otro el comprador, referente a la
compra - venta de un bien y/o servicio, así como de todas las condiciones de compra y
pago. El principal objetivo del convenio es precisar las responsabilidades de las dos
partes. Para esto es necesario tener cuenta el “Seguimiento de las órdenes de compra”.
Orden de compra:

Una orden de compra es el documento legal que se emite para informarle a un proveedor
dónde debe entregar el producto que se le está solicitando. Este documento debe
detallar la cantidad y tipo de productos o servicios que se están comprando, el precio,
las condiciones de pago y la forma de entrega.

Las órdenes de compra son útiles tanto para el comprador como para el vendedor, ya
que mantienen la comunicación clara y evitan cualquier tipo de confusión en los procesos
de compraventa. Al realizar una orden de compra se mantienen las operaciones de la
empresa de manera organizada. Esto permite que los proveedores visualicen el pedido
y comprueben si se puede llevar a cabo, antes de que se comprometan a cumplirlo.

Una vez que el proveedor acepta que puede garantizar la venta de esos productos o
servicios, la orden de compra se convierte en un contrato que deberá efectuarse en el
tiempo establecido en el documento.
Características de una orden de compra

Las órdenes de compra son documentos que permiten agilidad y ahorro de tiempo,
además de que ofrecen la garantía de una transacción. Independientemente del tipo de
orden de compra:

• Es un documento oficial y legal.

• Constata y acredita una operación comercial.
• Es un respaldo mercantil.
• Es detallado en cuanto a los elementos que lo integran.
• Permite orden y control, ya que debe haber algún folio o secuencia.
• Ayuda a visualizar los movimientos de compra.
• Permite la comunicación entre un vendedor y un comprador.
• Puede integrar garantías de una compra.
• Es un proceso ágil.

Entonces, veamos para qué sirve una orden de compra y algunos beneficios que brinda
tu administración:

• La orden de compra es un documento que puede usarse para verificar lo que se

compró, cuánto costó y cuándo se realizó la compra. Entre los objetivos más
importantes se encuentran:
 • Brinda la certeza de que ambas partes tienen la información correcta y que, en
caso de que haya alguna confusión, este documento pueda servir como
comprobante.
• Agiliza la optimización de los procesos de compra en la empresa.
• Otorga eficiencia en el proceso de compra y venta para ambas partes.
• Una de las funciones principales de la orden de compra es el control, para el cual
es fundamental hacer un seguimiento de órdenes de compra, es decir, hacer un
monitoreo del pedido que se ha hecho para verificar que se cumpla en los
términos señalados. Este proceso implica el momento de hacer la orden de
compra, cuando se aprueba el documento y la recepción de la mercancía
adquirida.

Hay 4 tipos:

1. Orden de compra estándar

Este tipo de orden de compra es el más utilizado, ya que incluye detalles de la solicitud como
precio, cantidad, fecha de solicitud y condiciones de pago. Este tipo de orden de compra se utiliza
cuando se adquieren bienes o servicios de manera regular en un negocio.

2. Orden de compra planificada

Se utiliza cuando no se conoce con exactitud la fecha de entrega, pero se está contemplando la
necesidad de adquirir un bien o servicio en el futuro. La orden de compra planificada puede
realizarse de forma cotidiana y posteriormente ajustarse la fecha de entrega para que el
proveedor lo tenga en cuenta.

3. Orden de compra abierta¿

Este tipo de orden se utiliza cuando se desconocen ciertos detalles de la solicitud, por lo que
debe establecerse un plazo específico y una cantidad máxima de bienes. Con la orden de compra
abierta el comprador puede pedir al proveedor cierta cantidad de productos en este periodo sin
exceder la máxima.

4. Orden de compra por contrato.

Se emplea cuando se realiza un contrato específico por los bienes o servicios. Se refiere a una
compra que es acordada entre el comprador y el proveedor, cuyos precios no están fijados por
la oferta y la demanda, sino por un convenio establecido entre las partes.
Antes de conocer cómo hacer una orden de compra es importante que sepas cuáles son
los 5 elementos básicos que debe incluir.

5 elementos de una orden de compra

• Información del vendedor y comprador.
• Datos de entrega y facturación.
• Fecha y número de orden de compra.
• Notas y observaciones.
• Firma o autorización.
Factura

Una factura es un documento que comprueba la realización de una transacción comercial

entre un comprador y un vendedor. La factura compromete al vendedor a entregar el
producto o servicio y obliga al comprador a realizar el pago de acuerdo a lo especificado
en dicha factura emitida.
Cuando se emite una factura, las personas físicas y morales pueden demostrar y
garantizar que se prestó un servicio o se vendió un producto a cambio de una cantidad
determinada. En este sentido, es muy útil en la postventa, devolución o reclamación.

Requisitos que deben reunir las facturas que recibas:

• Clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida.

• Régimen Fiscal en que tributen conforme a la Ley del ISR.
• Sí se tiene más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local
o establecimiento en el que se expidan las Facturas.
• Contener el número de folio asignado por el SAT y el sello digital del SAT.
• Sello digital del contribuyente que lo expide.
• Lugar y fecha de expedición.
• Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se
expida.
• Nombre denominación o razón social de la persona a favor de quien se expide el
comprobante.
• Régimen fiscal del receptor de comprobante.
• Código postal del domicilio fiscal del receptor del comprobante.
• Uso del comprobante.
• Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o descripción del
servicio o del uso o goce que amparen*.
• Valor unitario consignado en número.
• Importe total señalado en número o en letra.
• Señalamiento expreso cuando la prestación se pague en una sola exhibición o en
parcialidades.
• Cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladados, desglosados
por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos.
• Forma en que se realizó el pago (efectivo, transferencia electrónica de fondos,
cheque nominativos o tarjeta de débito, de crédito, de servicio o la denominada
monedero electrónico que autorice el Servicio de Administración Tributaria).
• Número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de primera mano
de mercancías de importación.