SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

ALBERTO SANTIAGO APONTE LÉCTOR

aapontel@hotmail.com
PROCESOS EN LA ENTIDAD PÚBLICA
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Conjuntos de principios,
normas, procedimientos,
técnicas e instrumentos que
regulan la utilización y
promueven la eficiencia en el
uso de los recursos en las
entidades de la
administración pública.
Son sistemas de gestión que
actúan como normas de
calidad.
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO
SISTEMA NACIONAL DE
ABASTECIMIENTO
 REGISTRO DE PROVEEDORES

Poseer información sobre los proveedores de las entidades

públicas a fin de clasificarlos de acuerdo al giro de sus
negocios.
Actualmente se cuenta con el Registro Nacional de
Proveedores (Art. 9º de la Ley de Contrataciones del Estado)
CATALOGACIÓN Y PROGRAMACIÓN
LA ADQUISICIÓN
LA ADQUISICIÓN
 PROCESO DE
CONTRATACIÓN PÚBLICA
Ejecución
Actos Preparatorios Selección
Contractual

•• Plan •• Garantías
Garantías
PlanEstratégico
EstratégicoInstit.
Instit. •• Convocatoria.
Convocatoria.
•• Plan •• Adelantos
Adelantos
PlanOperativo
OperativoInstit.
Instit. •• Registro
Registrode
de
participantes •• Adicionales
•• Determinación
Determinaciónde
de
participantes Adicionalesyy
necesidades •• Consultas reducciones
reducciones
necesidades Consultas
•• Presupuesto •• Observaciones •• Ampliaciones
Ampliacionesyy
Presupuesto Observaciones prórrogas
Institucional
Institucional prórrogas
•• Presentación
Presentaciónde
de
•• Plan •• Subcontratación
Subcontratación
PlanAnual
Anualde
de propuestas
propuestas
Contrataciones
Contrataciones •• Intervención
•• Evaluación
Evaluaciónyy Intervención
•• Expediente Económica
EconómicadedeObra
Obra
Expedientedede calificación
calificación
contratación
contratación •• Resolución
•• Otorgamiento
Otorgamientodedelala Resolución
•• Designación
Designacióndel
delComité
Comité Buena
BuenaPro
Pro •• Penalidades
Penalidades
Especial
Especial •• Formalización
Formalizacióndel •• Recepción
del Recepciónyy
•• Elaboración
Elaboraciónde
delas
las Contrato -
Contrato - conformidad
conformidad
Bases.
Bases. Suscripción
Suscripción •• Liquidación
Liquidación
DISTRIBUCIÓN, REGISTRO Y CONTROL
 MANTENIMIENTO Y
RECUPERACIÓN DE BIENES
DISPOSICIÓN FINAL
 ALMACENAMIENTO

Esta referido a la ubicación

temporal de bienes en un
espacio físico determinado
con fines de custodia,
como vía para trasladarlos
físicamente (temporal y
definitivo) a quienes lo
necesitan.
DISTRIBUCIÓN
ORGANIZACIÓN DEL ÓRGANO
DE ABASTECIMIENTO
JEFATURA

Área de Programación Área de Control Patrimonial

Área de Proc. de Selección Área de Servicios Generales

Área de Adquisiciones Área de Seguridad

Área de Almacén
FUNCIONES DEL ÓRGANO DE
ABASTECIMIENTO
•Actividades de
Programación
•Ejecución de procesos de
selección
•Administración de contratos
•Registro y Control de
Almacenes
•Registro y control de bienes
patrimoniales
•Seguridad integral
•Servicios Generales
 ÁREA DE PROGRAMACIÓN
Funciones Generales
Proyección PAC
seguimiento y modificaciones
Evaluación de Requerimientos
generación de expedientes
Seguimiento de la Ejecución
de Calendarios de Compromisos
Elaboración del POA
Implicancias Función- Dependencias
Normas relacionadas
involucradas
En base a los cuadros de necesidades, se •Directiva PAC OSCE
realiza la revisión, identificación de procesos y •Ley de presupuesto para el
consolidación. Se coordina con la oficina usuaria, Unidad de Año Fiscal
Presupuesto y Unidad de Programación.
Lo ideal es que en todos los casos los requerimientos se
presenten con anticipación (sin presiones) a la convocatoria,
a fin de proceder a la revisión de especificaciones y a las •Ley de Contrataciones
evaluaciones presupuestarias. Se encamina el del Estado y su Reglamento.
requerimiento para que la aprobación del Expediente
de Contratación.
Se realiza el seguimiento a través de cuadros a través de •Directiva para la Ejecución del
programas informáticos, en los cuales se registra el Proceso Presupuestario para
avance de la ejecución del calendario. el Año Fiscal.
En base a las actividades identificadas en coordinación
con la Administración y el Órgano de Abastecimiento; •Instructivo para la formulación
y en coordinación con la Unidad de Programación. de Actividades para el Año Fiscal
 ÁREA DE PROCESOS DE SELECCIÓN
Implicancias de la función –
Función General Norma relacionada
Dependencias involucradas

La función implica la preparación del proyecto de Resoluciones de

Asistencia a Comités designación de Comités Especiales.
Especiales. en La proyección de las Bases, actas del Comité Especial, cuadros de
Ley de Contrataciones
procesos de Adjudicación evaluación, cartas de Buena pro, informes del Comité Especial y del Estado y su
Directa, Concurso y demás documentos relacionados al proceso de selección. Reglamento
Licitación Pública. Las Dependencias involucradas son las Oficinas usuarias, el Área de
Programación, Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de
También exoneraciones
Administración, Alta Dirección y postores.

Coordinación con los postores ganadores de la buena pro de los

procesos de selección para la presentación oportuna de los Ley de Contrataciones
Proyección de Contratos documentos necesarios para la suscripción del contrato del Estado y su
Las Dependencias involucradas son la Oficina de Asesoría Jurídica, Reglamento
Oficina de Administración, Alta Dirección y postores ganadores de la
Buena pro.
 ÁREA DE ADQUISICIONES
Funciones Generales
Determinación de
Valore Referencial
Asistencia a Comités Especiales en
Procesos de Menor Cuantía
Emisión de Ord. Compra y Servicio
Ejecución Contractual y
Administración de Contratos
Compras Directas y Adquisiciones
por Caja Chica
Implicancias de la función –
Norma relacionada
Dependencias involucradas
Implica estudio de posibilidades que ofrece el mercado
Ley de Contrataciones
Solicitud de disponibilidad presupuestal y proyecta aprobación
Del Expediente de contratación. del Estado
Interrelación: OFICINAS USUARIAS y su Reglamento
Apoyo a los Comités Especiales en elaboración de bases,
registro en el SEACE, elaboración de actas y cuadros de evaluación. Ley de Contrataciones
del Estado
Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Área de Programación
y Presupuesto y su Reglamento
Emite O/C y O/S r de procesos de selección, servicios básicos.
Compromisos y devengados de O/C y O/S, Manual de Pago a Proveedores
Interrelación: OFICINAS USUARIAS y la Unidad de Fiscalización
Adendas, ampliación de plazo, reducciones adicionales,
contratación complementaria
Administración y liquidación de contratos, administra cartas fianza.
Ley de Contrataciones del Estado y
Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Oficina de Administración y su Reglamento
Of. de Economía y Finanzas
Efectúa la atención de bienes y servicios por la modalidad de
compra directa y caja chica. Directiva de Tesorería
Interrelación: OFICINAS USUARIAS y Oficina de Administración.
 ÁREA DE ALMACÉN
Función General
•Recepción, Registro y Almacenamiento
de bienes y materiales
•Despacho y Distribución
•Emisión de Documentos Fuentes NEA,
Pecosas, Kárdex,
•Información Contable
Implicancias de la función –
Norma relacionada
Dependencias involucradas
• Área de Programación • Sistema de Abastecimiento
• Área de Adquisiciones Decreto Ley Nº 22056
• Área de Control Patrimonial • INAP /DNA -Normas Generales de
• Oficinas Usuarias Abastecimientos
•Resolución Jefatural Nº335-90
• Oficinas Usuarias INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes
•Resolución de Contraloria
Normas de Control Interno
en el Sector Publico.
•Resolución Jefatural Nº335-90
INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes
• Oficinas Usuarias
•Normas de Control Interno en el
Sector Público.
•Resolución Nº 039-98/SBN
• Oficina de Administración Financiera Reglamento para el Inventario
• Área de Contabilidad Nacional de Bienes Muebles del
Estado
 ÁREA DE CONTROL PATRIMONIAL
Implicancias de la Función-
Funciones Generales Normas relacionadas
Dependencias involucradas

•ADMINISTRACIÓN Y DISPOSICIÓN Administra los bienes patrimoniales Decreto Supremo Nº 007-

DE BIENES DE LA ENTIDAD asignados en uso a los usuarios, ejecución 2008-VIVIENDA- Rgto. de
de altas y bajas y su disposición final la Ley de 29151- Ley General
Del Sistema Nacional de
Bienes Estatales.

• INVENTARIO, REGISTRO Y Registro y control de bienes, conciliación Resolución N° 039-98/SBN

CONTROL DE BIENES contable en coordinación con la Oficina de Reglamento para el Inventario
PATRIMONIALES Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos) Nacional de Bienes Muebles
del Estado.

Seguro de los bienes muebles, inmuebles

Resolución Nº 320-2006-CG-
• SEGUROS y valores - Pólizas de Seguros Multiriesgo,
Normas de control interno.
Deshonestidad y de vehículos
ELEMENTOS DE LA LOGÍSTICA

1. Sistema de Flujo de Bienes y Servicios:

La habilidad de planificar la contrataciòn de
Bienes y Servicios, para que estén disponibles.
2. Gestión de Bienes y Servicios:
Adquisición y almacenaje de Bienes y gestión
de servicios para uso posterior.
3. Distribución Física:
Administración de la entrega
 PLAN DE COMPRAS
Visión de Gobierno:
Hacer más transparente el mercado de las compras
públicas
◦ Minimizar o reducir asimetrías del mercado
◦ Facilitar la planificación comercial de los proveedores
◦ Tener un mercado más competitivo

Fortalecer procesos de selección y modalidades de

selección como fuente principal de suministro para las
necesidades del sector público
◦ Transparencia
◦ Eficiencia
- Descuentos por volumen
- Menores costos de proceso
◦ Control
GESTIÓN INTERNA DE LA ENTIDAD

 Planificar las compras permite a la Entidad:

◦ Generar contratos de suministro
 Obtener descuentos por volumen
 Reducir el requerimiento sin perder poder de
negociación
 Reducir los costos de administración

◦ Reducir el fraccionamiento de las compras

◦ Generar estrategias de mejoramiento del abastecimiento
◦ Mejorar la programación de actividades
◦ Mejorar la planificación financiera
VENTAJAS PARA LA UNIDAD DE
COMPRAS
• Programación de las compras (PAC)
• Fortalecer competencias del equipo
• Administrar la distribución de trabajo
• Generar nuevas estrategias de suministro
• Verificar la necesidad del usuario
• Atención oportuna al usuario
 PROBLEMAS COMUNES EN LA
PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

• Demora o imprecisión de los usuarios en la entrega de

información / Tdr / Et
• Falta de información /elaboración Ct
• Deficiencias en la planificación de los procesos que generan la
demanda
• Falta de análisis de oportunidades
• Falta de mecanismos de programación de actividades
• Falta de mecanismos de seguimiento y evaluación
Planificar las compras significa…

Definir lo siguiente:
–Qué se comprará
–Cuándo se necesitará
–Qué cantidad se comprará
Se debe definir e identificar además:
• Periodicidad de la compra
• Tiempos de respuesta de proveedores
• Restricciones legales
• Normas reglamentarias