Gestión de Compras y

Abastecimiento

Ms. Carlos Vargas Cárdenas

cvargasc@upao.edu.pe
 GESTION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

• La Logística del aprovisionamiento se ocupa del proceso

de adquisición y almacenamiento de productos que pueden
ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc, desde
los proveedores hasta el cliente.
•Nuevo enfoque hacia la integración del aprovisionamiento
a la estrategia global de la empresa.
•Dada su importancia existe la necesidad de su diseño sea
flexible, sincronizada con los sistemas de producción,
control y reducción de costos y desarrollo de herramientas
analíticas y de control para el logro de objetivos.
 Abastecimiento como parte del proceso
logístico

 Abastecimiento es la función logística que

proporciona a las áreas de la empresa, de
los insumos, repuestos y materiales
necesarios para el cumplimiento de su
proceso productivo
 Compras como parte de la función de
Abastecimiento

 Compras es el proceso de adquisición de

insumos, repuestos y materiales en la
cantidad necesaria, con la calidad adecuada y
al precio conveniente; puestos a disposición
de operaciones productivas o de servicios en
el lugar y momento requerido.
 DEFINICION DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS

• Consiste en abastecer de manera

ininterrumpida materiales, bienes y/o
servicios, para incluirlos de manera directa
o indirecta a la cadena de comercialización
o de producción.
• Deben proporcionarse en las cantidades
adecuadas, en el momento solicitado, con
el precio y en el lugar acordado.
 Objetivos de Compras

 Continuidad del abastecimiento

 Negociar precios convenientes
 Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los suministros
 Definir el nivel de inventario evitando rotura de stocks y
mermas por obsolescencia, deterioro, duplicidad
 Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de suministro
en función a nuevos procesos productivos
 Mantener costos de adquisición y mantenimiento de stocks a
niveles adecuados, acorde a la estructura de operación
 Responsabilidades de la función de
compras

 Desarrollar la estrategia de compras

 Implementar la estrategia de compras

 Seguimiento de las acciones

 Ajuste del objetivo

 Evolución del entorno empresarial

• Alta customización (adaptación a las preferencias)

• Reducción del ciclo de vida de los productos
• Empresas con procesos cada vez más flexibles
• Modelo basado en la Oferta - Demanda
• Entornos cerrados de negocios  Entornos de colaboración
• Globalización generalizada  Competencia y Oportunidades

Proveedores/Clientes
 COSTOS LOGÍSTICOS
COSTOS PROMEDIOS DE DISTRIBUCION FÍSICA EN :
% DE LA VENTA Y USD POR QUINTAL

CATEGORIA % DE LAS VENTAS USD QUINTAL

Transporte 3.34% 26.52
Almacenamiento 2.02% 18.06
Servicio al cliente / Recibo pedido 0.43% 4.58
Administración 0.41% 2.79
Costo de llevar un Inventario Anual 10% Anual 1.72% 22.25
COSTOS LOGISTICOS 7.92% 74.20

Fuente: Herbert W. Davis y William H. Drumm, "Logistic costs and service" Database- 2002. Annual
Conference Proceedings (San Francisco, CA: Council of Logistics Management, 2002)

En la ultima década: Costos de distribucion física 7 y 9% de las Ventas

El valor se añade minimizando los costos logísticos y

trasladando los beneficios a los consumidores y
acccionistas.
Factores generadores de cambios en el
comercio mundial

 CLIENTES MAS EXIGENTES

 INTERNET Y LA TECNOLOGIA DIGITAL
 INCREMENTO DE LA PRESION POR LA
COMPETITIVIDAD
 LA GLOBALIZACION – TLCs
 USO DE ESTÁNDARES MUNDIALES

Ahora los clientes QUIEREN:

 Velocidad – “al instante” – entregas rápidas

 Servicio - entregas completas
 Customización - a su medida
 Mejores precios - ganar ganar
 Gestión de Compras

• Planeación : Generación,
formulación, planes y
estrategias
• Ejecución: Implementación,
tácticas y acciones.
• Control y seguimiento:
Mecanismos de seguimiento
utilizando tecnología.
Sistemas de Compras

• Modelo centralizado: Unidad

básica de compras. Se encarga
de todas las asignaciones y
cotrizaciones.
• Modelo descentralizado:
Unidad independiente en cada
departamento o sección.
 Modelo Centralizado de Gestión de Compras

Financiero

Comercial Compras Producción

Administrativo
Modelo Descentralizado

Financiera Compras

Administrativo Compras

Producción Compras

Mercadeo compras
ANALISIS DE MERCADO
 Estudios de los mercados de compra

• Nos deberían hablar sobre :

– Evolución de los precios de los productos o materiales

– Evolución de la calidad y de las mejoras en el rendimiento
– Identificación de fuentes de abastecimiento y su fortaleza
financiera
– Identificación de los términos comerciales más utilizados
– El nivel de servicio logístico del mercado
– Costos logísticos implicados en la adquisición de material
 Estudios de los mercados de compra

– Evolución de los precios de los productos o materiales

– Evolución de la calidad y de las mejoras en el rendimiento
– Identificación de fuentes de abastecimiento y su fortaleza
financiera
– Identificación de los términos comerciales más utilizados
– Desarrollo del servicio logístico del mercado
– Costos logísticos implicados en la adquisición de material
 NEGOCIACION EN COMPRAS

• La elección del proveedor adecuado se hará finalmente en

función de la negociación de condiciones establecidas por el
cliente.

• En todo proceso de negociación es fundamental considerar

aspectos claves, tanto técnicos, económicos como logísticos,
para poder ofrecer la cotización más competitiva de acuerdo
a las necesidades del cliente
 METODO PRINCIPISTA
(NEGOCIACION INTEGRATIVA)

• Separe las personas del problema.

• Céntrese en intereses no en posiciones.

• Genere alternativas para beneficio mutuo.

• Insista en criterios objetivos.

• Conozca su mejor alternativa a un acuerdo

negociado.
 NEGOCIACIÓN TIPO PRINCIPISTA

• Evitar tener un punto mínimo de arreglo.

• Generar alternativas para ganancia mutua.
• Desarrollar opciones múltiples para recoger y
decidir después.
• Insistir en usar criterios objetivos.
• Tratar de alcanzar un resultado basado en
estándares independientes a las voluntades.
• Razone y esté abierto a razones, ceda ante
principios nunca a presiones.
 EVALUACION DE PROVEEDORES

• El proveedor debe pasar por un proceso de homologación

basado en una auditoría de planta de acuerdo a la
metodología de la empresa y las buenas prácticas
empresariales justas.

• El Gestor de Compras debe realizar una clasificación y

actualización de los perfiles de sus proveedores de manera
constante, actualizar la información y documentarla.
 Evaluación de proveedores

• Revisión periódica, cuantitativa y cualitativa del funcionamiento de los

proveedores en cuanto a resultados de los indicadores críticos
definidos por la empresa.

• Revisión con proveedores estratégicos, uno o dos veces al año y de

manera presencial.

• Objetivos específicos de este proceso son:

– Definir prioridades para siguientes períodos, indicadores a ser
utilizados, objetivos y límites
– Asegurar que los objetivos del comprador y del vendedor se
adaptan entre sí, a corto y largo plazo.
– Construir relaciones a largo plazo
 Evaluación de proveedores
áreas de acción

 Costo de los materiales, servicios y transporte

 Calidad de las materias primas o módulos
 Suministro en cantidad y tiempo
 Capacidad tecnológica, tanto en los procesos de los proveedores
como en su participación en la innovación de los productos del
cliente,
 Flexibilidad para adaptarse a los cambios del cliente,
 Estabilidad financiera o riesgo de que en el futuro problemas
financieros del proveedor puedan poner en peligro su continuidad
y
 Estilo de gestión, medido como el grado de coincidencia de la
cultura y las estrategias de la empresa proveedora con los de la
compradora.
Plan de acción para seleccionar y evaluar a
proveedores
1.- Definir el perfil del rubro
2.- Definir estrategia de abastecimiento
3.- Crear portafolio de proveedores
4.- Definir plan de acción
5.- Llevar a cabo el proceso de selección
6.- Realizar integración operativa
Evaluación de proveedores
Criterios para calificar a proveedores
 Otra forma de puntuación y evaluación del
proveedor

Precio de Inventario Tiempo de

Factores de desempeño del proveedor Costo de
compra del introduccion
Ciclo Seguridad transporte
componente del producto
Tiempo de espera de resurtido X
Desempeño de la puntualidad X
Flexibilidad del suministro X
Frecuencia de la entrega/Tamaño mínimo del lote X X X
Calidad del suministro X X
Costo del transporte entrante X
Términos del precio X X
Capacidad de coordinación de la información X X
Capacidad de colaboración en el diseño X X X X X
Tipos de cambio, impuestos y derechos X
Viabilidad del proveedor X X
 EVALUACION DE LA GESTIÓN DE COMPRAS

• Evaluar permite darle dirección a las acciones:

– Permite verificar la efectividad de las mismas, es

decir que produzcan los resultados esperados
– La eficiencia de las acciones , es decir que se emplee
una cantidad razonable de recursos para realizar la
acción
– La coherencia de las acciones, es decir que los
resultados de las acciones estén alineados con los
objetivos globales que se quiere atender
– La consistencia de las acciones, es decir, que no sean
contradictorias entre sí
 EVALUACION DE LA GESTIÓN DE COMPRAS

• Evaluar permite diseñar y rediseñar las

prácticas de trabajo de la institución
• Cuando existen evaluaciones negativas
acerca de cómo se está haciendo, por
ejemplo, la recepción y registro de
materiales en bodega, se pueden tomar
acciones correctivas y capacitar mejor al
personal.
 Listado de indicadores

• Duración de los inventarios: es el número de días en que se

consumiría los stocks disponibles de un material a los niveles de
consumo promedio de la institución.

• Quiebres de inventario: frecuencia de casos en que una institución se

queda sin inventario de un material que se mantiene en bodega.

• Tiempo de ciclo de compras: tiempo que transcurre entre que se

solicita la compra de un material y que este es recibido en bodegas.

• Tiempo de despacho de la orden de compra: tiempo que transcurre

entre que se solicita la compra de un material y se despacha al
proveedor la orden de compra respectiva.   
 Listado de indicadores
• Cantidad de peticiones de oferta enviadas: corresponde al número de
proveedores a los cuales se envía una petición de oferta para los procesos de
cotización (para la operación en ChileCompra, corresponde al número de
proveedores que son notificados de las cotizaciones vía e-mail).

• Cantidad de ofertas recibidas: corresponde al número de ofertas o

cotizaciones recibidas en un proceso de compra.

• Indicadores de satisfacción de usuarios: corresponden a una calificación de la

calidad de servicio percibida por los clientes internos del área de
adquisiciones, normalmente considera distintos ámbitos.

• Indicadores de evaluación de proveedores: corresponden a una evaluación

de la calidad de servicio entregada por los proveedores. Normalmente se
asocia a una clasificación de los proveedores.
 Relación de indicadores con objetivos de
gestión
Eficiencia Racionalización
Calidad de
en las Transparencia del uso de
Servicio
Compras recursos
Duración de los inventarios   

Quiebres de inventarios  

Cantidad de peticiones de
oferta enviadas  

Cantidad de ofertas recibidas

 

Tiempo de ciclo de compras

  

Tiempo de despacho de la
orden de compra   

Indicadores de satisfacción de
usuarios 

Indicadores de evaluación de
proveedores   
 = Alto impacto
 = Impacto medio
 = Impacto bajo o indirecto
 Agrupación de proveedores por
Industria
Todos los Proveedores se agrupan y forman una industria, que les permite
competir y desarrollar sus ventajas competitivas.

• Industria Comunicaciones ( banda ancha, cable )

• Industria Consumo ( consumo masivo )

• Industria Educación ( e-learning, capacitación )

• Industria Transporte ( Aéreo, Terrestre, Marítimo )

• Industria Finanzas etc. ( Bancos )

Midiendo la gestión de compras
Indicadores de Gestión
 Indicadores de gestión

Con la intención de mejorar la

performance de las organizaciones
se necesitan considerar diferentes
indicadores específicos para cada
proceso.

Los indicadores de gestión están

relacionados con:
• Mejoras en la calidad de la
información
• Optimización en el uso de los
activos fijos
• Optimización en el uso del capital
de trabajo.
• Crecimiento de eficiencia
 Indicador de Pedido Perfecto

PEDIDOS PERFECTOS

Número Entregas Entregas Facturac. Calidad del Entregas

Pedido A Tiempo Completas Sin Prob. Producto Perfectas

1 1 0 0 0 0

2 1 0 1 1 0

3 0 0 1 1 0

4 0 1 0 1 0

5 1 1 1 1 1

60% 40% 60% 80% 20%

Planificación y Pronósticos de las compras
 La visión tradicional de cadena de
suministro

Costo Nivel
de
total Servicio
Compras Producción Distribución Ventas

Proveedor Clientes
es

La optimización de funciones aisladas no

optimiza globalmente el proceso logístico

Costo Nivel Compras Producción Distribución Ventas

total de
Servicio

Integración de la cadena
RESPUESTA EFICIENTE AL
CONSUMIDOR: Cooperar
para satisfacer mejor, más
rápido y a un menor costo,
las necesidades del
consumidor (bien o servicio).
RESPUESTA RAPIDA: Considerarla
como parte de respuesta eficiente al
consumidor, para cosechar ventajas
basadas en el tiempo, mediante
sistemas con un buen grado de
reacción y rápido. (Sistemas de
información y logística JAT).

HERRAMIENTAS DE LA LOGÍSTICA DE COMPRAS

OUTSOURCING: JAT o JUSTO A

Subcontratación de TIEMPO: BENCHMARKING:
servicios externos, Técnica que Técnica usada por
para añadir mas evita los las empresas para
fortalezas al propio excesos, identificar, comparar
potencial de la desperdicios y y aprender para
empresa. seguridades. mantenerse como la
“mejor en su clase”.
 BENCHMARKING
El Benchmarking o Evaluación competitiva es:
“Una técnica que sirve para identificar, comparar y
aprender de los mejores productos, servicios y
practicas que existan, a fin de diseñar un programa
para el cambio y promover una cultura de mejora
continua dentro de una organización´.
Para que funcione es fundamental que las organiza-
ciones que lo apliquen deban:
A. Aprender a hacerlo.
B. Elegir el momento de ponerlo en marcha.
C. Contar con apoyo de alta dirección.
D. Compartir información mediante el desarrollo de
la infraestructura necesaria.