U.N.F.

V

Administración de Logística I

UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREAL

FACULTAD

:

Administración Administración de Empresas Administración de Logística I Juan Bendezú Iriarte Wilmer Saldarriaga

ESPECIALIDAD : ASIGNATURA PROFESOR Palacios TEMA ALUMNOS CICLO TURNO : : : : : :

LOGÍSTICA DE COMPRAS Estacio Villalobos, Juan Herrera Zamudio, Luis VII Mañana

2011
Logística de Compras Página 1

U.N.F.V

Administración de Logística I

Índice

Introducción

………………………………………………….. ……………………………………………

4 5 5 5 6 7 7 8 8 9 9 9 10 11 12 12 13 14 14

Logística de compra Compras

………………………………………………………… ……………………….

Importancia del proceso de compras

Importancia de la Función de Compras ……………………… La Gestión de compras en la Empresa ……………………... Detección de la necesidad de Comprar y requerimiento de bienes y servicios ……………………… Selección de Proveedores …………………………………… ¿Qué es abastecimiento? ……………………………………

Cadena del Abastecimiento …………………………………… Características de la cadena de abastecimiento Objetivo de la cadena de abastecimiento Elementos de la cadena de abastecimiento El Proceso de Abastecimiento Definicion de Requerimientos …………

………………. ………………..

……………………………. ……………………………. ………………………

Selección del Mecanismo de Compra

Llamado y Recepción de Ofertas ……………………………. Evaluación de las Ofertas ………………………………….. …………………………….

Adjudicación y Formalización

Ejecución y Gestión del Contrato
Logística de Compras Página 2

U.. …………………………………………..N. Razones que justifican el almacenamiento CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA ………………..V Administración de Logística I Cantidades y momento del pedido Estrategia mixta de compras Promedio monetario ……………………… ……………………………. 9 10 10 11 11 12 13 …………………………………………... Almacenamiento …………………………………………….F.. ………………………………………….. Logística de Compras Página 3 ..

U. Adicionalmente. el responsable del abastecimiento debe tener bien clara la función que cumple un elemento de compra para realizar una compra adecuada. se ha desarrollado a través del tiempo y es en la actualidad un aspecto básico en la constante lucha por ser una empresa del primer mundo. y para ello es recomendable contar con políticas claras y sobre todo objetivas. Otro aspecto fundamental es la selección de los proveedores.N.de los materiales y suministros de otras empresas. Ninguna organización es autosuficiente.F. Logística de Compras Logística de Compras Página 4 . la calidad.V Administración de Logística I Introducción la logística es un asunto tan importante que las empresas crean áreas específicas para su tratamiento. la oportunidad y el costo de los bienes o servicios que produce. El éxito de una empresa. 1. creada para ofrecer productos en el mercado. puesto que cada una de ellas depende -si bien en mayor o menor grado. El abastecimiento es una de las funciones comunes básicas de cualquier organización. depende en gran medida de que pueda lograr una combinación razonable de la cantidad. Por tratar de favorecer a alguien podemos estar poniendo en riesgo la continuidad de las operaciones.

1. Importancia del proceso de compras El proceso de compras ocupa una posición importante en la mayor parte de las organizaciones.N. Qué es comprar? El término compras se refiere a la acción de: “OBTENER EL (LOS) PRODUCTO(S) O SERVICIO(S) DE LA CALIDAD ADECUADA.1.F. La compra y la programación implican decisiones que pueden afectar el desplazamiento y almacenamiento Logística de Compras Página 5 . componentes o artículos terminados)”.” Muchas empresas manejan este concepto cómo la acción de “adquirir provisiones o materiales” para la empresa (materias primas.U. EN EL TIEMPO INDICADO Y EN EL LUGAR PRECISO.1. Compras Compras es un proceso en el que participan el solicitante que formula el requerimiento de un bien tanto de patrimonio como un bien para el consumo en el proceso de su actividad dentro de la institución 1. Esto se conoce como principio de apalancamiento.2. ya que las partes.1. componentes y suministros adquiridos por lo general representan el 40 a 60% del valor de ventas de un producto final.V Administración de Logística I 1. CON EL PRECIO JUSTO. Es necesario comentar también que el proceso de compras no sólo implica el adquirir y obtener los productos que se requieran en una empresa si no que también incluye el negociar los precios y la calidad de los productos a comprar con la finalidad de traer beneficios a la empresa sobre todo en términos monetarios 1. Esto significa que las reducciones de costo relativamente pequeñas obtenidas en la adquisición de materiales pueden tener un gran impacto en las utilidades que mejoras similares en otras áreas de costos-ventas de la organización.

las cuales son: • • • • • El precio de compra El plazo de pago El plazo de entrega el servicio de post venta La calidad La estabilidad del proveedor 1.3. por lo tanto la compatibilidad entre los productos o componentes de los productos es de gran importancia al momento de determinar el almacenamiento adecuado de los mismos y para luego ser transportados de forma adecuada y eficiente. Uno de los medios para mejorar la competitividad es producir a bajos costos y con alta calidad.V Administración de Logística I eficiente de bienes dentro de la cadena de suministros. el transporte además una buena planeación logística del transporte garantiza menos costos.F. los métodos de desplazamiento son de gran importancia pues estos garantizan la efectividad de respuesta a las necesidades del cliente. 1. Esta afirmación implica que el sistema de producción debe ser abastecido de insumos que cumplan con las condiciones más ventajosas posibles. además dependiendo del método que se escoja se garantiza el estado de la carga.2.1. y da confianza y seguridad para reducir los inventarios y por lo tanto ser más eficientes y competitivos en el mercado. La Gestión de compras en la Empresa Página 6 Logística de Compras .N. el control de la carga. Importancia de la Función de Compras Medir la competitividad de una empresa es medir su participación en el mercado.U.

F.N. incluida en el presupuesto de la empresa. El área solicitante emite una solicitud de compra y conserva un duplicado hasta recibir la mercadería. Detección de la necesidad de Comprar y requerimiento de bienes y servicios Cualquier área de la empresa que requiera mercadería puede consultar disponibilidad en Almacén de la mercadería requerida. deterioros u obsolescencia a los que puedan estar sujetos los productos adquiridos. se identifica la necesidad de reponer los bienes. Tradicionalmente a la gestión de compras que se le asignan las siguientes funciones: • Estudio sistemático del mercado en el que se encuentra la oferta • Adjudicación de pedidos • Ejecución de pedidos • Realización de peticiones de oferta a los proveedores 1. y de la disponibilidad para su venta. 2. Selección de Proveedores Logística de Compras Página 7 .U. El área compras elabora una planificación diaria. fijando un punto de re pedido en un plazo determinado anterior a que se consuma la existencia. De no contar con la existencia solicitada.3.V Administración de Logística I El objetivo de las compras en la empresa no es solo la previsión de posibles variaciones de la demanda. sino la obtención de los factores productivos al menor costo posible dentro de los patrones o estándares de calidad teniendo en cuenta aspectos tales como las mermas.. programando el consumo de insumos en el proceso productivo. De esta manera. El stock tiene como propósito conocer las existencias de los insumos. se puede planificar el abastecimiento de éstos. productos intermedios y productos terminados.

la organización.1. a fin de tener siempre la mayor cantidad de posibilidades de mejores precios y condiciones de compra.N.V Administración de Logística I La búsqueda y selección de proveedores debe realizarse continuamente. el abastecimiento puede ser entendido como el proceso realizado por una organización para conseguir aquellos bienes y servicios que requiere para su operación y que son producidos o prestados por terceros. En particular. ¿Qué es abastecimiento? El abastecimiento es una de las etapas de lo que suele llamarse procesos de negocio. Cadena del Abastecimiento Página 8 Logística de Compras .U. desde la detección de necesidades hasta la extinción de la vida útil del bien o servicio.F. las personas. Este concepto implica incorporar en la definición de proceso todas aquellas actividades que se relacionan con la compra o contratación. 3. Se definen los posibles proveedores teniendo en cuenta: • • • • • • Precios y condiciones de pago Plazos de entrega Calidad de los productos Fiabilidad Posibilidades futuras de evolución Situación económico-financiera 3. la tecnología y la infraestructura física que permite la transformación de materias primas en productos y servicios que son ofrecidos y distribuidos a los usuarios para satisfacer su demanda.

Pero.F. desde la etapa de materia prima hasta el consumo por el usuario final. ya sea de fuentes internas o externas. lógicamente. del tipo mercado. también debe fluir información en toda la cadena y. debe finalmente fluir el dinero. El propósito fundamental de las cadenas de suministro es satisfacer las necesidades del cliente. Una cadena de suministro involucra flujos de información. 3.N. fondos y productos.V Administración de Logística I El proceso de abastecimiento es el conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los bienes y servicios que la compañía requiere para su operación. Características de la cadena de abastecimiento.3. La ausencia de alguno de ellos afectará el desempeño de la cadena de Logística de Compras Página 9 . ¿Cuál de estos cuatro requisitos es el más importante? Los cuatro tienen la misma importancia. de lo grande o pequeño del departamento de logística. del tipo de empresa y de los paquetes computacionales creados o por crear. todo ello a la mayor velocidad posible y satisfaciendo al cliente final.U. 3. pero conciso. incluye todas las actividades relacionadas con el flujo y transformación de bienes y productos. calidad y tiempos requeridos al menor costo posible para con ello dar un mejor servicio al cliente. El cliente es parte primordial de las cadenas de suministro. para que dicho flujo sea óptimo. para dicho departamento y la cadena de abastecimiento: abastecer los materiales necesarios en la cantidad. • • • Es dinámica e implica un flujo constante de información.Objetivo de la cadena de abastecimiento Independientemente de la definición. Cadena de Abastecimiento (Supply Chain).2. para que todos los integrantes que la forman generen valor y ganancias. hay un objetivo sencillo. productos y fondos entre las diferentes etapas.

la Empresa.4.Elementos de la cadena de abastecimiento De manera muy general la cadena de abastecimiento está integrada por cinco elementos: Proveedores. El Internet ha sido y será una herramienta básica en este proceso ya que acorta distancias y tiempos. calidad. La cantidad.V Administración de Logística I abastecimiento y.N. los tiempos de entrega son variables y los costos varían por factores internos y externos. tiempo y costos son requisitos dinámicos ya que la demanda no es constante. los requerimientos de calidad cada vez son mayores. afectará el servicio al cliente. por lo tanto. ofrece el alcance de más proveedores y clientes y ayuda en la reducción de costos. 3. reducir los tiempos de respuesta y la incertidumbre.F. los Clientes y la Comunicación entre ellos (figura 1).U. Este proceso dinámico dificulta la administración por lo que es indispensable el uso de la tecnología de información para agilizar la toma de decisiones. Transportes. La rápida interacción entre estos elementos es indispensable y genera una ventaja competitiva a la empresa que sepa utilizarla a su favor. Logística de Compras Página 10 .

Logística de Compras Página 11 .N. b) c) d) e) f) Selección del mecanismo de compra Llamado y recepción de ofertas Evaluación de las ofertas Adjudicación y formalización Ejecución y gestión del contrato En las siguientes secciones se presentarán cada una de las etapas. Obra que poner especial atención en el factor tiempo ya que es un elemento clave en la toma de decisiones.U.F. Comienza con la detección de necesidades y termina con la definición del producto o servicio que permitirá satisfacer esta necesidad.5. etc. Tal como se muestra en la figura precedente. haciendo énfasis en los factores claves o críticos de éxito y en los actores que participan. sino un proceso consistente en múltiples actividades donde interactúan diversos actores. ciudadanos. compradores. entregas y respuestas. proveedores. 3. Intranet y Extranet. El Proceso de Abastecimiento El abastecimiento no es una función exclusiva del departamento o la unidad de adquisiciones. como otros departamentos.V Administración de Logística I La rápida interacción mencionada en la sección anterior se puede obtener mediante el uso del Internet. La figura muestra gráficamente el proceso de la cadena de abastecimiento y las actividades de soporte desde la perspectiva del Internet. a) Definición de Requerimientos La definición de requerimientos es la primera etapa del proceso y probablemente una de las más importantes. éstas son: a) Definición de requerimientos. clientes internos y externos. el proceso de abastecimiento puede ser dividido en seis etapas.

Tal como demuestra la experiencia nacional e internacional y la literatura relacionada con el tema. mejor precio y lograr Logística de Compras Página 12 . es necesario determinar qué mecanismo utilizaremos para adquirir dicho bien. mientras más abierto y competitivo sea el mecanismo de compra seleccionado. Esto implica definir la necesidad y determinar cuáles son las características más importantes del bien o servicio que se necesita adquirir o contratar y de la condiciones de compra y entrega que nos gustaría asegurar. Nosotros como compradores sabremos qué pedir. se trata de traducir la necesidad de un usuario o grupo de usuarios en un requerimiento para los proveedores. Los proveedores sabrán exactamente qué queremos. la eficacia y la transparencia. Una buena definición de requerimientos permitirá que tanto compradores como proveedores manejen la información necesaria para cumplir con su rol en el proceso.886 de Compras Públicas y el Reglamento de dicha Ley y su utilización se encuentra bastante acotada por lo establecido en dichas normas. Los mecanismos se encuentran definidos por la Ley 19.U.F. cómo pedirlo y cómo evaluar las alternativas. mejora la transparencia del proceso. mejores posibilidades de ser: Efectivos: ya que mejoran nuestras posibilidades de conseguir aquello que necesitamos. lo que les permitirá realizar ofertas que se ajusten a nuestras necesidades.N. Además. b) Selección del Mecanismo de Compra Una vez que definimos qué necesitamos comprar. Eficientes: seguramente podemos conseguir la mejor opción existente en el mercado. de la mejor manera posible. si todos cuentan con la información necesaria y ésta es suficientemente clara.V Administración de Logística I En términos generales. Los criterios que deben orientar la elección del sistema son la eficiencia.

En el caso de las bases técnicas.V Administración de Logística I una mejor relación entre los recursos utilizados y los resultados obtenidos. a menos que proceda una excepción de licitación privada o trato directo. Por su lado. Transparentes: todos los actores interesados podrán participar en el proceso con igualdad de oportunidades para acceder a la información. El Reglamento de Compras Públicas establece que en aquellos casos en que no sea posible utilizar los Convenios Marco disponibles en el Catálogo Electrónico. las bases administrativas sirven para definir todos aquellos aspectos administrativos de la compra. esta etapa puede ser relativamente más amplia. redactar bases. Logística de Compras Página 13 . prioritariamente mediante licitación pública. este proceso será relativamente sencillo. publicarlas. como en caso de las licitaciones. la idea es especificar el producto o servicio que se desea adquirir. como en el caso de productos que sean ofrecidos a través de Catálogo Electrónico de Convenios Marco. c) Llamado y Recepción de Ofertas Esta etapa tomará diferentes formas dependiendo del mecanismo de compra que se haya seleccionado. recibir y resolver consultas. los organismos deben adjudicar. En algunas ocasiones. ya que se solicita la aceptación de una orden de compra y una vez que el proveedor acepta se cierra esta etapa.N. Se trata de los documentos más importantes para el desarrollo de las licitaciones. El documento se construye partiendo de lo establecido en la definición de requerimientos y debe incluir todos los aspectos que se estimen necesarios para conseguir que los productos ofertados se ajusten a nuestros requerimientos. etc. Una mención especial merece la elaboración de las bases administrativas y técnicas. la cual debe ser respaldada con una resolución fundada. donde habrá que definir plazos.F. En otros casos. En ambos casos se trata de “las reglas del juego” que deberán seguir oferentes y comprador.U.

e) Adjudicación y Formalización Con esta etapa se cierra la parte decisoria del proceso. debemos analizar cuantitativa y cualitativamente si ellas satisfacen nuestras especificaciones administrativas y técnicas. lo que en la práctica significa establecer indicadores para los aspectos claves que se desean evaluar y el modo en que se piensan calcular. el método que se usará para comparar las alternativas. no sólo es importante realizar una buena evaluación. es fundamental definir previamente. Por esta razón. comunicar adecuadamente los resultados de la evaluación.F. debemos realizar un proceso de evaluación que podrá ser más o. los que deben considerar otras características.V Administración de Logística I d) Evaluación de las Ofertas Una vez que tenemos las propuestas de los oferentes. El resultado se comunicará a los actores involucrados y se procederá con la realización de los Logística de Compras Página 14 . Debemos recordar que los proveedores podrán impugnar los procesos ante el Tribunal de Contratación Pública si perciben que éste no se realizó adecuadamente. Para ello.U. Además. sino también comunicar previamente a los potenciales proveedores bajo qué criterios se les evaluará. además del precio. Esta es una etapa crítica desde el punto de vista de nuestros potenciales proveedores y en la que ellos pondrán especial atención. estipulándolos con precisión en las respectivas bases o términos de referencia. Es muy importante destacar que las evaluaciones deben ser pensadas para comparar las ofertas en aquellos aspectos relevantes explicitados en la definición de requerimientos. menos complejo. y posteriormente.N. dependiendo de las características de la compra y de la cantidad de propuestas recibidas. La adjudicación se realiza de acuerdo a lo evaluado en la etapa anterior.

en definitiva se establecen oficialmente los acuerdos del proceso de adjudicación.U. se haga una evaluación de proveedores y de algunas variables básicas. En la medida qu cumplamos con nuestros compromisos estaremos en mejores condiciones para exigir a l contraparte. f) Ejecución y Gestión del Contrato Una vez adjudicada la compra.F. por lo que. Evidentemente. cumplimiento de los plazos y condiciones establecidos resulta muy importante para lo proveedores. consultas. la relación con los proveedores permanecerá mientras el bien o servicio se use. Además. También Logística de Compras Página 15 . Finalmente. sin embargo también es muy relevante para nosotros. tales como: oportunidad de la entrega. es importante que luego de recibir los bienes o servicios. el bien o servicio deberá ser provisto de la manera en que fu acordado en el contrato u orden de compra. ejecución de garantías. deben administrarse los riesgos de eventuales incumplimientos por parte del proveedor. se deberá pagar por los bienes o servicios recibidos. en esta fase deben formalizarse los acuerdos en materias de provisión. en compras futuras. Dependiendo del caso. cumplimiento de condiciones de pre y post venta. segurament será difícil conseguir buenos precios. facturación y pago de los servicios. En cualquie caso. las empresas proveedoras terminan incorporando en sus cuentas lo costos financieros de los retrasos en los pagos. etc.N. Durante este tiempo es necesario monitorear el desempeño del proveedor. es decir. eficacia del producto o servicio entregado. etc. en términos de su respuest a eventuales requerimientos. prever mecanismos para garantizar el cumplimiento y para resolver las eventuales diferencias que pudiesen surgir.V Administración de Logística I trámites y actividades tendientes a formalizar la compra o contratación respectiva. Esta etapa es importante pues. En esta etapa. la entrega puede se puntual o puede definir una relación de suministros que permanezca en el tiempo.

V Administración de Logística I es importante que considere evaluar su contrato en función de las condiciones que ofrece el mercado.F. a los costos de transportación y a los costos de manejo de inventario. Los compradores quizá deseen “abastecerse” a un buen precio. 4. Las materias primas. plata y oro. también denominada como compras al día. en la que los compradores intentan cubrirse de futuros incrementos de precio. Cantidades y momento del pedido Las cantidades adquiridas así como el momento en que se adquieren afectan los precios que se pagan. Por otro lado. se pueden utilizar algún tipo de compra adelantada o anticipada. determinar su continuidad o no. se podría participar en la actividad de compra especulativa. pero no tomar la entrega de los bienes sino hasta que éstos se requieran.N. De forma alternativa. La idea es realizar una adecuada gestión de contratos y evitar la realización de procesos de compra innecesarios. si existe la necesidad de ampliarlo y si posee una cláusula de renovación automática o de término anticipado. Esto puede resultar ventajoso cuando se espera que los precios sean mayores en el futuro. Las cantidades de compra también pueden verse afectadas por las reducciones especiales de precio que los vendedores ofrecen en cuando.U. Una estrategia es comprar sólo para cumplir los requerimientos a medida que éstos se presentan. evitando de esta forma una acumulación de inventario. La compra especulativa difiere de la compra adelantada en la medida en que las cantidades adquiridas pueden exceder cualquier cantidad razonable dictada por los requerimientos futuros. los compradores pueden buscar negociar un buen precio. Logística de Compras Página 16 . Para estos efectos es imprescindible que revisemos tanto el contrato firmado con el proveedor como los aspectos legales. pueden revenderse obteniendo una utilidad. Esta es la estrategia justo a tiempo. con frecuencia productos como cobre. Además.

la compra al día es ventajosa cuando los precios se encuentran descendiendo. Podría ser necesaria la protección a través de contar con cierto inventario Logística de Compras Página 17 . pero se crea cierto inventario y deberá balancearse contra las ventajas del precio. El peligro de esta estrategia es que puedan tener lugar cantidades que no sean lo suficientemente grandes como para cumplir los requerimientos cuando los precios son altos. Este método supone que los precios por lo general se elevarán con el tiempo. evitando de esta forma adquirir ahora mayores cantidades cuando la compra retrasada puede obtener menores precios. Por otro lado. La compra anticipada es el acto de adquirir en cantidades que exceden los requerimientos actuales. Se establece un presupuesto con base en el precio promedio para un periodo razonable en el futuro (al menos un ciclo estacional completo). El resultado es que se compran más unidades cuando los precios están bajos que las que se compran cuando los precios están bajos que las que se compran cuando están altos si los precios en general se encuentran elevándose. aunque por otro lado fluctuarán con incertidumbre. Promedio Monetario Para que la compra anticipada sea efectiva.N.F. se puede utilizar el promedio monetario. 6.V Administración de Logística I 5. participar en una estrategia mixta de compra al día y compra anticipada puede dar por resultado un menor precio promedio que sólo con la compras al día. pero no más allá de los requerimientos futuros previsibles. pero la cantidad a comprar depende del precio en el momento de la compra. Resulta una estrategia atractiva cuando se espera que los precios se eleven de manera que las cantidades adicionales se adquieren a menores precios. La combinación efectiva de estas dos estrategias cuando los requerimientos son estacionales puede llevar a ventajas sustanciales de precio. Estrategia mixta de compras Cuando un artículo estándar tiene un patrón de precio estacional razonablemente predecible. se requiere que los patrones estacionales de precio sean razonablemente estables y predecibles. El precio se divide en la cantidad de presupuesto para determinar la cantidad a comprar.U. Para lograr el mismo objetivo del precio de compra más bajo que con la compra anticipada. Las compras se realizarán en intervalos fijos.

V Administración de Logística I 7. • Necesidad de garantizar el abastecimiento a los clientes.F. Razones que justifican el almacenamiento son: • Posibles variaciones estacionales en los precios. Cuando mayor sea el stock de productos menor será el riesgo de desabastecimiento. • Necesidad de sustituir de manera inmediata componentes o equipos que se deterioran y que son necesarias para poder llevar a cabo el proceso de producción. 7. mayor será el costo de derivado de su mantenimiento. por lo que se debe garantizar el abastecimiento de materias primas. • Rebajas en la compra según la cantidad adquirida.U. Logística de Compras Página 18 . • Asegurar el servicio de los clientes y servir de amortiguadores de la producción. • Servir de amortiguadores entre procesos de producción que operan a ritmo diferente. Es frecuente que los precios de algunas materias primas sufran variaciones según la época de compra. • Incertidumbre en cuanto al periodo de aprovisionamiento • Necesidad de mantener el ritmo de producción.1. Almacenamiento Las misiones asignadas al almacenamiento según Fletcher y Claske son: • Asegurar el flujo de producción y prevenir cambios en el proceso de producción.N. Sin embargo a mayor stock.

Logística de Compras Página 19 .N.U.V Administración de Logística I CONCLUSIONES La logística de compras se viene llevando a cabo a través de generaciones en las cuales su importancia ha sido cada día más fundamental para mejorar la competitividad. ya sea en el tiempo de entrega de una compra como también la elaboración de un producto.F.

N. México.U.V Administración de Logística I BIBLIOGRAFÍA http://www. Ronal H.wikilearning. Pearson Educación. Ed.F. Quinta Edición.rincondelvago.pdf Ballou.unmsm. 2004 Logística de Compras Página 20 .com/monografia/logistica_y_la_caden a_de_abastecimiento/14296-1 http://html. “Logística: Administración de la cadena de suministro”.html http://sisbib.edu.com/gestion-de-compras.pe/bibvirtualdata/tesis/basic/martinez _ra/cap02.

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