U.N.F.

V

Administración de Logística I

UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREAL

FACULTAD

:

Administración Administración de Empresas Administración de Logística I Juan Bendezú Iriarte Wilmer Saldarriaga

ESPECIALIDAD : ASIGNATURA PROFESOR Palacios TEMA ALUMNOS CICLO TURNO : : : : : :

LOGÍSTICA DE COMPRAS Estacio Villalobos, Juan Herrera Zamudio, Luis VII Mañana

2011
Logística de Compras Página 1

U.N.F.V

Administración de Logística I

Índice

Introducción

………………………………………………….. ……………………………………………

4 5 5 5 6 7 7 8 8 9 9 9 10 11 12 12 13 14 14

Logística de compra Compras

………………………………………………………… ……………………….

Importancia del proceso de compras

Importancia de la Función de Compras ……………………… La Gestión de compras en la Empresa ……………………... Detección de la necesidad de Comprar y requerimiento de bienes y servicios ……………………… Selección de Proveedores …………………………………… ¿Qué es abastecimiento? ……………………………………

Cadena del Abastecimiento …………………………………… Características de la cadena de abastecimiento Objetivo de la cadena de abastecimiento Elementos de la cadena de abastecimiento El Proceso de Abastecimiento Definicion de Requerimientos …………

………………. ………………..

……………………………. ……………………………. ………………………

Selección del Mecanismo de Compra

Llamado y Recepción de Ofertas ……………………………. Evaluación de las Ofertas ………………………………….. …………………………….

Adjudicación y Formalización

Ejecución y Gestión del Contrato
Logística de Compras Página 2

.N. Logística de Compras Página 3 .. Razones que justifican el almacenamiento CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA ………………. 9 10 10 11 11 12 13 …………………………………………...U.F. …………………………………………...V Administración de Logística I Cantidades y momento del pedido Estrategia mixta de compras Promedio monetario ……………………… ……………………………. Almacenamiento ……………………………………………. …………………………………………...

1. Ninguna organización es autosuficiente. la oportunidad y el costo de los bienes o servicios que produce.F. la calidad. depende en gran medida de que pueda lograr una combinación razonable de la cantidad. puesto que cada una de ellas depende -si bien en mayor o menor grado. Otro aspecto fundamental es la selección de los proveedores. Adicionalmente. el responsable del abastecimiento debe tener bien clara la función que cumple un elemento de compra para realizar una compra adecuada.de los materiales y suministros de otras empresas. creada para ofrecer productos en el mercado.U. y para ello es recomendable contar con políticas claras y sobre todo objetivas. El abastecimiento es una de las funciones comunes básicas de cualquier organización. se ha desarrollado a través del tiempo y es en la actualidad un aspecto básico en la constante lucha por ser una empresa del primer mundo. El éxito de una empresa.V Administración de Logística I Introducción la logística es un asunto tan importante que las empresas crean áreas específicas para su tratamiento. Logística de Compras Logística de Compras Página 4 .N. Por tratar de favorecer a alguien podemos estar poniendo en riesgo la continuidad de las operaciones.

EN EL TIEMPO INDICADO Y EN EL LUGAR PRECISO.U. Esto se conoce como principio de apalancamiento. componentes y suministros adquiridos por lo general representan el 40 a 60% del valor de ventas de un producto final.N. La compra y la programación implican decisiones que pueden afectar el desplazamiento y almacenamiento Logística de Compras Página 5 .1. Esto significa que las reducciones de costo relativamente pequeñas obtenidas en la adquisición de materiales pueden tener un gran impacto en las utilidades que mejoras similares en otras áreas de costos-ventas de la organización.V Administración de Logística I 1. Es necesario comentar también que el proceso de compras no sólo implica el adquirir y obtener los productos que se requieran en una empresa si no que también incluye el negociar los precios y la calidad de los productos a comprar con la finalidad de traer beneficios a la empresa sobre todo en términos monetarios 1.1. CON EL PRECIO JUSTO. Importancia del proceso de compras El proceso de compras ocupa una posición importante en la mayor parte de las organizaciones. Qué es comprar? El término compras se refiere a la acción de: “OBTENER EL (LOS) PRODUCTO(S) O SERVICIO(S) DE LA CALIDAD ADECUADA. componentes o artículos terminados)”.F.2.1.” Muchas empresas manejan este concepto cómo la acción de “adquirir provisiones o materiales” para la empresa (materias primas. ya que las partes.1. Compras Compras es un proceso en el que participan el solicitante que formula el requerimiento de un bien tanto de patrimonio como un bien para el consumo en el proceso de su actividad dentro de la institución 1.

por lo tanto la compatibilidad entre los productos o componentes de los productos es de gran importancia al momento de determinar el almacenamiento adecuado de los mismos y para luego ser transportados de forma adecuada y eficiente.V Administración de Logística I eficiente de bienes dentro de la cadena de suministros. La Gestión de compras en la Empresa Página 6 Logística de Compras . los métodos de desplazamiento son de gran importancia pues estos garantizan la efectividad de respuesta a las necesidades del cliente. las cuales son: • • • • • El precio de compra El plazo de pago El plazo de entrega el servicio de post venta La calidad La estabilidad del proveedor 1. el control de la carga.2.3.1.F.N. Importancia de la Función de Compras Medir la competitividad de una empresa es medir su participación en el mercado. 1. el transporte además una buena planeación logística del transporte garantiza menos costos.U. Uno de los medios para mejorar la competitividad es producir a bajos costos y con alta calidad. además dependiendo del método que se escoja se garantiza el estado de la carga. Esta afirmación implica que el sistema de producción debe ser abastecido de insumos que cumplan con las condiciones más ventajosas posibles. y da confianza y seguridad para reducir los inventarios y por lo tanto ser más eficientes y competitivos en el mercado.

3. se identifica la necesidad de reponer los bienes. incluida en el presupuesto de la empresa. De esta manera. productos intermedios y productos terminados. se puede planificar el abastecimiento de éstos.F. El área compras elabora una planificación diaria. y de la disponibilidad para su venta. El stock tiene como propósito conocer las existencias de los insumos. Tradicionalmente a la gestión de compras que se le asignan las siguientes funciones: • Estudio sistemático del mercado en el que se encuentra la oferta • Adjudicación de pedidos • Ejecución de pedidos • Realización de peticiones de oferta a los proveedores 1.N. Selección de Proveedores Logística de Compras Página 7 . 2. De no contar con la existencia solicitada.. deterioros u obsolescencia a los que puedan estar sujetos los productos adquiridos. Detección de la necesidad de Comprar y requerimiento de bienes y servicios Cualquier área de la empresa que requiera mercadería puede consultar disponibilidad en Almacén de la mercadería requerida. fijando un punto de re pedido en un plazo determinado anterior a que se consuma la existencia. programando el consumo de insumos en el proceso productivo. sino la obtención de los factores productivos al menor costo posible dentro de los patrones o estándares de calidad teniendo en cuenta aspectos tales como las mermas.U.V Administración de Logística I El objetivo de las compras en la empresa no es solo la previsión de posibles variaciones de la demanda. El área solicitante emite una solicitud de compra y conserva un duplicado hasta recibir la mercadería.

F. desde la detección de necesidades hasta la extinción de la vida útil del bien o servicio. las personas. 3.U. la organización. Cadena del Abastecimiento Página 8 Logística de Compras .N. el abastecimiento puede ser entendido como el proceso realizado por una organización para conseguir aquellos bienes y servicios que requiere para su operación y que son producidos o prestados por terceros. Se definen los posibles proveedores teniendo en cuenta: • • • • • • Precios y condiciones de pago Plazos de entrega Calidad de los productos Fiabilidad Posibilidades futuras de evolución Situación económico-financiera 3.V Administración de Logística I La búsqueda y selección de proveedores debe realizarse continuamente. ¿Qué es abastecimiento? El abastecimiento es una de las etapas de lo que suele llamarse procesos de negocio. En particular. la tecnología y la infraestructura física que permite la transformación de materias primas en productos y servicios que son ofrecidos y distribuidos a los usuarios para satisfacer su demanda. a fin de tener siempre la mayor cantidad de posibilidades de mejores precios y condiciones de compra. Este concepto implica incorporar en la definición de proceso todas aquellas actividades que se relacionan con la compra o contratación.1.

lógicamente. hay un objetivo sencillo. 3. del tipo de empresa y de los paquetes computacionales creados o por crear. del tipo mercado. pero conciso.V Administración de Logística I El proceso de abastecimiento es el conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los bienes y servicios que la compañía requiere para su operación.Objetivo de la cadena de abastecimiento Independientemente de la definición. para dicho departamento y la cadena de abastecimiento: abastecer los materiales necesarios en la cantidad. desde la etapa de materia prima hasta el consumo por el usuario final.F.U. ya sea de fuentes internas o externas. para que todos los integrantes que la forman generen valor y ganancias. La ausencia de alguno de ellos afectará el desempeño de la cadena de Logística de Compras Página 9 . 3. Características de la cadena de abastecimiento.3. El propósito fundamental de las cadenas de suministro es satisfacer las necesidades del cliente.2. Cadena de Abastecimiento (Supply Chain). • • • Es dinámica e implica un flujo constante de información. de lo grande o pequeño del departamento de logística. incluye todas las actividades relacionadas con el flujo y transformación de bienes y productos. para que dicho flujo sea óptimo. también debe fluir información en toda la cadena y. El cliente es parte primordial de las cadenas de suministro. Una cadena de suministro involucra flujos de información. Pero. todo ello a la mayor velocidad posible y satisfaciendo al cliente final. ¿Cuál de estos cuatro requisitos es el más importante? Los cuatro tienen la misma importancia. fondos y productos. calidad y tiempos requeridos al menor costo posible para con ello dar un mejor servicio al cliente. productos y fondos entre las diferentes etapas. debe finalmente fluir el dinero.N.

los Clientes y la Comunicación entre ellos (figura 1). El Internet ha sido y será una herramienta básica en este proceso ya que acorta distancias y tiempos.F. afectará el servicio al cliente.U. La rápida interacción entre estos elementos es indispensable y genera una ventaja competitiva a la empresa que sepa utilizarla a su favor. Este proceso dinámico dificulta la administración por lo que es indispensable el uso de la tecnología de información para agilizar la toma de decisiones. calidad. por lo tanto. reducir los tiempos de respuesta y la incertidumbre.Elementos de la cadena de abastecimiento De manera muy general la cadena de abastecimiento está integrada por cinco elementos: Proveedores. Transportes.4. 3. los requerimientos de calidad cada vez son mayores.N. los tiempos de entrega son variables y los costos varían por factores internos y externos. la Empresa. Logística de Compras Página 10 .V Administración de Logística I abastecimiento y. tiempo y costos son requisitos dinámicos ya que la demanda no es constante. ofrece el alcance de más proveedores y clientes y ayuda en la reducción de costos. La cantidad.

haciendo énfasis en los factores claves o críticos de éxito y en los actores que participan. b) c) d) e) f) Selección del mecanismo de compra Llamado y recepción de ofertas Evaluación de las ofertas Adjudicación y formalización Ejecución y gestión del contrato En las siguientes secciones se presentarán cada una de las etapas. como otros departamentos. etc. El Proceso de Abastecimiento El abastecimiento no es una función exclusiva del departamento o la unidad de adquisiciones. sino un proceso consistente en múltiples actividades donde interactúan diversos actores. Comienza con la detección de necesidades y termina con la definición del producto o servicio que permitirá satisfacer esta necesidad. proveedores.V Administración de Logística I La rápida interacción mencionada en la sección anterior se puede obtener mediante el uso del Internet. 3. Obra que poner especial atención en el factor tiempo ya que es un elemento clave en la toma de decisiones. a) Definición de Requerimientos La definición de requerimientos es la primera etapa del proceso y probablemente una de las más importantes. ciudadanos. La figura muestra gráficamente el proceso de la cadena de abastecimiento y las actividades de soporte desde la perspectiva del Internet. Intranet y Extranet. Tal como se muestra en la figura precedente. clientes internos y externos. el proceso de abastecimiento puede ser dividido en seis etapas. compradores.5.N. éstas son: a) Definición de requerimientos.F. entregas y respuestas. Logística de Compras Página 11 .U.

886 de Compras Públicas y el Reglamento de dicha Ley y su utilización se encuentra bastante acotada por lo establecido en dichas normas. mientras más abierto y competitivo sea el mecanismo de compra seleccionado. Tal como demuestra la experiencia nacional e internacional y la literatura relacionada con el tema.V Administración de Logística I En términos generales. se trata de traducir la necesidad de un usuario o grupo de usuarios en un requerimiento para los proveedores. Una buena definición de requerimientos permitirá que tanto compradores como proveedores manejen la información necesaria para cumplir con su rol en el proceso. Los mecanismos se encuentran definidos por la Ley 19. Los criterios que deben orientar la elección del sistema son la eficiencia. es necesario determinar qué mecanismo utilizaremos para adquirir dicho bien. de la mejor manera posible. mejora la transparencia del proceso.U. b) Selección del Mecanismo de Compra Una vez que definimos qué necesitamos comprar. cómo pedirlo y cómo evaluar las alternativas. Esto implica definir la necesidad y determinar cuáles son las características más importantes del bien o servicio que se necesita adquirir o contratar y de la condiciones de compra y entrega que nos gustaría asegurar.F. Además. Los proveedores sabrán exactamente qué queremos. lo que les permitirá realizar ofertas que se ajusten a nuestras necesidades.N. mejor precio y lograr Logística de Compras Página 12 . mejores posibilidades de ser: Efectivos: ya que mejoran nuestras posibilidades de conseguir aquello que necesitamos. Eficientes: seguramente podemos conseguir la mejor opción existente en el mercado. la eficacia y la transparencia. Nosotros como compradores sabremos qué pedir. si todos cuentan con la información necesaria y ésta es suficientemente clara.

Logística de Compras Página 13 . Se trata de los documentos más importantes para el desarrollo de las licitaciones.F. las bases administrativas sirven para definir todos aquellos aspectos administrativos de la compra. recibir y resolver consultas. donde habrá que definir plazos. los organismos deben adjudicar. como en caso de las licitaciones. la idea es especificar el producto o servicio que se desea adquirir. El documento se construye partiendo de lo establecido en la definición de requerimientos y debe incluir todos los aspectos que se estimen necesarios para conseguir que los productos ofertados se ajusten a nuestros requerimientos. como en el caso de productos que sean ofrecidos a través de Catálogo Electrónico de Convenios Marco.U. En el caso de las bases técnicas. publicarlas. esta etapa puede ser relativamente más amplia. c) Llamado y Recepción de Ofertas Esta etapa tomará diferentes formas dependiendo del mecanismo de compra que se haya seleccionado.V Administración de Logística I una mejor relación entre los recursos utilizados y los resultados obtenidos. prioritariamente mediante licitación pública. Por su lado. redactar bases. a menos que proceda una excepción de licitación privada o trato directo. En otros casos. El Reglamento de Compras Públicas establece que en aquellos casos en que no sea posible utilizar los Convenios Marco disponibles en el Catálogo Electrónico. Transparentes: todos los actores interesados podrán participar en el proceso con igualdad de oportunidades para acceder a la información. Una mención especial merece la elaboración de las bases administrativas y técnicas. En algunas ocasiones. la cual debe ser respaldada con una resolución fundada. En ambos casos se trata de “las reglas del juego” que deberán seguir oferentes y comprador. etc.N. ya que se solicita la aceptación de una orden de compra y una vez que el proveedor acepta se cierra esta etapa. este proceso será relativamente sencillo.

Esta es una etapa crítica desde el punto de vista de nuestros potenciales proveedores y en la que ellos pondrán especial atención.N.F. y posteriormente. Para ello. el método que se usará para comparar las alternativas. sino también comunicar previamente a los potenciales proveedores bajo qué criterios se les evaluará. debemos realizar un proceso de evaluación que podrá ser más o.V Administración de Logística I d) Evaluación de las Ofertas Una vez que tenemos las propuestas de los oferentes. dependiendo de las características de la compra y de la cantidad de propuestas recibidas. e) Adjudicación y Formalización Con esta etapa se cierra la parte decisoria del proceso. Por esta razón. Debemos recordar que los proveedores podrán impugnar los procesos ante el Tribunal de Contratación Pública si perciben que éste no se realizó adecuadamente. lo que en la práctica significa establecer indicadores para los aspectos claves que se desean evaluar y el modo en que se piensan calcular. estipulándolos con precisión en las respectivas bases o términos de referencia. no sólo es importante realizar una buena evaluación. es fundamental definir previamente. debemos analizar cuantitativa y cualitativamente si ellas satisfacen nuestras especificaciones administrativas y técnicas. además del precio. Además. los que deben considerar otras características.U. menos complejo. El resultado se comunicará a los actores involucrados y se procederá con la realización de los Logística de Compras Página 14 . comunicar adecuadamente los resultados de la evaluación. La adjudicación se realiza de acuerdo a lo evaluado en la etapa anterior. Es muy importante destacar que las evaluaciones deben ser pensadas para comparar las ofertas en aquellos aspectos relevantes explicitados en la definición de requerimientos.

en compras futuras. segurament será difícil conseguir buenos precios. la entrega puede se puntual o puede definir una relación de suministros que permanezca en el tiempo. las empresas proveedoras terminan incorporando en sus cuentas lo costos financieros de los retrasos en los pagos. Durante este tiempo es necesario monitorear el desempeño del proveedor. f) Ejecución y Gestión del Contrato Una vez adjudicada la compra. etc. Finalmente. En la medida qu cumplamos con nuestros compromisos estaremos en mejores condiciones para exigir a l contraparte. se haga una evaluación de proveedores y de algunas variables básicas. Dependiendo del caso. facturación y pago de los servicios. sin embargo también es muy relevante para nosotros. Además. se deberá pagar por los bienes o servicios recibidos. Evidentemente. es decir. la relación con los proveedores permanecerá mientras el bien o servicio se use. el bien o servicio deberá ser provisto de la manera en que fu acordado en el contrato u orden de compra. En esta etapa. en términos de su respuest a eventuales requerimientos. es importante que luego de recibir los bienes o servicios. También Logística de Compras Página 15 . etc.N. cumplimiento de condiciones de pre y post venta. prever mecanismos para garantizar el cumplimiento y para resolver las eventuales diferencias que pudiesen surgir. consultas. en definitiva se establecen oficialmente los acuerdos del proceso de adjudicación. Esta etapa es importante pues. ejecución de garantías.F. tales como: oportunidad de la entrega. en esta fase deben formalizarse los acuerdos en materias de provisión. cumplimiento de los plazos y condiciones establecidos resulta muy importante para lo proveedores. eficacia del producto o servicio entregado.V Administración de Logística I trámites y actividades tendientes a formalizar la compra o contratación respectiva. En cualquie caso. deben administrarse los riesgos de eventuales incumplimientos por parte del proveedor.U. por lo que.

en la que los compradores intentan cubrirse de futuros incrementos de precio. De forma alternativa. determinar su continuidad o no. si existe la necesidad de ampliarlo y si posee una cláusula de renovación automática o de término anticipado. plata y oro. se pueden utilizar algún tipo de compra adelantada o anticipada. 4.V Administración de Logística I es importante que considere evaluar su contrato en función de las condiciones que ofrece el mercado. Las materias primas. Por otro lado. La idea es realizar una adecuada gestión de contratos y evitar la realización de procesos de compra innecesarios. Los compradores quizá deseen “abastecerse” a un buen precio. Las cantidades de compra también pueden verse afectadas por las reducciones especiales de precio que los vendedores ofrecen en cuando. Logística de Compras Página 16 .F. también denominada como compras al día. Para estos efectos es imprescindible que revisemos tanto el contrato firmado con el proveedor como los aspectos legales.U. se podría participar en la actividad de compra especulativa. evitando de esta forma una acumulación de inventario. los compradores pueden buscar negociar un buen precio. Una estrategia es comprar sólo para cumplir los requerimientos a medida que éstos se presentan. a los costos de transportación y a los costos de manejo de inventario.N. Cantidades y momento del pedido Las cantidades adquiridas así como el momento en que se adquieren afectan los precios que se pagan. Esto puede resultar ventajoso cuando se espera que los precios sean mayores en el futuro. Esta es la estrategia justo a tiempo. pero no tomar la entrega de los bienes sino hasta que éstos se requieran. con frecuencia productos como cobre. La compra especulativa difiere de la compra adelantada en la medida en que las cantidades adquiridas pueden exceder cualquier cantidad razonable dictada por los requerimientos futuros. Además. pueden revenderse obteniendo una utilidad.

Para lograr el mismo objetivo del precio de compra más bajo que con la compra anticipada. El resultado es que se compran más unidades cuando los precios están bajos que las que se compran cuando los precios están bajos que las que se compran cuando están altos si los precios en general se encuentran elevándose. 6. Las compras se realizarán en intervalos fijos. participar en una estrategia mixta de compra al día y compra anticipada puede dar por resultado un menor precio promedio que sólo con la compras al día. la compra al día es ventajosa cuando los precios se encuentran descendiendo. pero no más allá de los requerimientos futuros previsibles. El precio se divide en la cantidad de presupuesto para determinar la cantidad a comprar. La combinación efectiva de estas dos estrategias cuando los requerimientos son estacionales puede llevar a ventajas sustanciales de precio.U.F. pero la cantidad a comprar depende del precio en el momento de la compra. Se establece un presupuesto con base en el precio promedio para un periodo razonable en el futuro (al menos un ciclo estacional completo). Por otro lado.N. Promedio Monetario Para que la compra anticipada sea efectiva.V Administración de Logística I 5. Este método supone que los precios por lo general se elevarán con el tiempo. evitando de esta forma adquirir ahora mayores cantidades cuando la compra retrasada puede obtener menores precios. pero se crea cierto inventario y deberá balancearse contra las ventajas del precio. La compra anticipada es el acto de adquirir en cantidades que exceden los requerimientos actuales. Podría ser necesaria la protección a través de contar con cierto inventario Logística de Compras Página 17 . Estrategia mixta de compras Cuando un artículo estándar tiene un patrón de precio estacional razonablemente predecible. se puede utilizar el promedio monetario. El peligro de esta estrategia es que puedan tener lugar cantidades que no sean lo suficientemente grandes como para cumplir los requerimientos cuando los precios son altos. aunque por otro lado fluctuarán con incertidumbre. Resulta una estrategia atractiva cuando se espera que los precios se eleven de manera que las cantidades adicionales se adquieren a menores precios. se requiere que los patrones estacionales de precio sean razonablemente estables y predecibles.

F. Logística de Compras Página 18 . Es frecuente que los precios de algunas materias primas sufran variaciones según la época de compra. 7.1. • Necesidad de garantizar el abastecimiento a los clientes. • Servir de amortiguadores entre procesos de producción que operan a ritmo diferente. • Asegurar el servicio de los clientes y servir de amortiguadores de la producción. por lo que se debe garantizar el abastecimiento de materias primas. Sin embargo a mayor stock. • Rebajas en la compra según la cantidad adquirida. Almacenamiento Las misiones asignadas al almacenamiento según Fletcher y Claske son: • Asegurar el flujo de producción y prevenir cambios en el proceso de producción.U. Cuando mayor sea el stock de productos menor será el riesgo de desabastecimiento. Razones que justifican el almacenamiento son: • Posibles variaciones estacionales en los precios. mayor será el costo de derivado de su mantenimiento. • Incertidumbre en cuanto al periodo de aprovisionamiento • Necesidad de mantener el ritmo de producción.N.V Administración de Logística I 7. • Necesidad de sustituir de manera inmediata componentes o equipos que se deterioran y que son necesarias para poder llevar a cabo el proceso de producción.

F. Logística de Compras Página 19 .U.V Administración de Logística I CONCLUSIONES La logística de compras se viene llevando a cabo a través de generaciones en las cuales su importancia ha sido cada día más fundamental para mejorar la competitividad.N. ya sea en el tiempo de entrega de una compra como también la elaboración de un producto.

V Administración de Logística I BIBLIOGRAFÍA http://www. Ronal H. Ed.com/monografia/logistica_y_la_caden a_de_abastecimiento/14296-1 http://html. Pearson Educación.U.com/gestion-de-compras. “Logística: Administración de la cadena de suministro”.pdf Ballou.wikilearning.F.html http://sisbib.unmsm. México.rincondelvago.edu.N. 2004 Logística de Compras Página 20 . Quinta Edición.pe/bibvirtualdata/tesis/basic/martinez _ra/cap02.

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