GESTIÓN DE LA

CADENA DE VALOR
Unidad 1 - La Gestión Empresarial y el Enfoque de Procesos.
Donde nos encontramos

Unidad de aprendizaje 1
La Gestión Empresarial y el Enfoque de Procesos.

Semana 2 – Sesión 2
Tema:
Gestión por Funciones vs Gestión por Procesos,
Mapa de procesos, Ventajas y Desventajas.
RECORDEMOS LO VISTO EN LA CLASE
ANTERIOR
• Introducción a Business Process
Management, Negocio, Empresa, Misión,
Visión, Plan Estratégico, Procesos de
Negocios, Procesos, Tipos, Procedimiento,
Actividades, Ciclo de vida del BPM.
Marco teórico de la unidad
• Introducción a Business Process Management,
Negocio, Empresa, Misión, Visión, Plan Estratégico,
Procesos de Negocios, Procesos, Tipos,
Procedimiento, Actividades, Ciclo de vida del BPM.
• Gestión por Funciones vs Gestión por Procesos,
Mapa de procesos, Ventajas y Desventajas.
• Mapeo de Procesos, Beneficios, Casos de mapeos de
procesos, Funciones a Procesos.
• Gestión de los Procesos, Identificación de procesos
críticos. TIC en los procesos de negocios.
Relación con el tema
Hoy por hoy, la empresas buscan encaminar el rumbo de
sus organizaciones de forma optima, con la finalidad de logar
el cumplimiento de sus objetivos organizacionales.

En ese sentido, deben optar por seguir estilos de dirección,

mediante la acción, es decir la gestión, que viene a ser, el
asumir y llevar a acabo las responsabilidades de un proceso
empresarial, lo que incluye la preocupación por la disposición
de los recursos y estructuras necesarias para que tenga en el
ámbito de desempeño. Además, de la coordinación de sus
actividades y demás funciones.
Utilidad - importancia

• La gestión por procesos, radica su importancia, en que los

resultados se alcanzan con más eficiencia cuando las actividades y
los recursos relacionados se gestionan como un proceso. La
gestión basada en procesos fue uno de los grandes aportes de la
gestión de la calidad cuando nació como evolución del
aseguramiento de la calidad.

• La gestión de funciones es una herramienta importante para el éxito

de un negocio. Implica el uso de diferentes técnicas para optimizar
el desempeño de las funciones de la empresa. Estas técnicas
incluyen el análisis de datos, la planificación de actividades, el
control de recursos, la gestión de proyectos y la mejora continua.
Logro de aprendizaje

Al finalizar la sesión el estudiante identifica las

diferencias entre la gestión de procesos y la
gestión por funciones, con lógica, y exactitud en
el resultado.
Gestión por funciones

La gestión de funciones implica la

formulación de estrategias para mejorar los
procesos de la empresa. Estas estrategias
incluyen la identificación de áreas de
mejora, el análisis de procesos, el diseño
de soluciones innovadoras y la
implementación de nuevas tecnologías.
Gestión por funciones
Aplicaciones de la Gestión de Funciones
La gestión de funciones se puede aplicar a
muchas áreas diferentes. Estas incluyen la
gestión de recursos humanos, la gestión de
proyectos, la gestión de la cadena de
suministro, la gestión de la calidad y la gestión
de la seguridad.

La gestión de funciones también se puede

aplicar a la gestión de la innovación. Esto
implica el uso de técnicas para identificar áreas
de mejora, diseñar soluciones innovadoras y
desarrollar nuevos productos y servicios.
Gestión por funciones
Herramientas de Gestión de Funciones
Existen numerosas herramientas de gestión
de funciones disponibles para ayudar a las
empresas a mejorar sus procesos. Estas
herramientas incluyen el uso de software de
gestión de proyectos, el uso de análisis de
datos, el uso de herramientas de gestión de
la cadena de suministro y el uso de
herramientas de gestión de la calidad.

También existen herramientas para ayudar a las empresas a mejorar la innovación. Estas
herramientas incluyen el uso de herramientas de diseño de soluciones innovadoras,
herramientas de análisis de mercado y herramientas de gestión de la innovación.
Gestión por funciones
Desafíos de la Gestión de Funciones
A pesar de los beneficios de la gestión de
funciones, existen también algunos desafíos.
Estos incluyen el uso de herramientas ineficientes,
la falta de recursos adecuados y el uso de
técnicas inadecuadas.

Otro desafío es el uso de tecnologías obsoletas.

Esto puede dificultar la implementación de nuevas
soluciones y herramientas. Por lo tanto, es
importante que las empresas estén al tanto de las
últimas tendencias tecnológicas para asegurar
que estén al día con los cambios.
Gestión por funciones
Ventajas de la Gestión de Funciones
La gestión de funciones ofrece numerosas
ventajas para las empresas. Estas incluyen una
mejor comprensión de los procesos de la
empresa, una mayor eficiencia en los procesos,
una reducción de costos y una mejora en la
calidad de los productos y servicios.

Otra ventaja de la gestión de funciones es la

mejora en la comunicación entre los miembros
de la empresa. Esto permite un mejor
entendimiento de los procesos de la empresa y
una mayor colaboración entre los miembros de
la misma.
Gestión por funciones
Análisis Funcional

Identificar las funciones principales

de la empresa y su relación con
su entorno.

También las áreas funcionales de la

empresa.
Gestión por funciones
Análisis Funcional

ITIL® marca una clara distinción entre

funciones y procesos. Una función es una
unidad especializada en la realización de una
cierta actividad y es la responsable de su
resultado.

Las funciones incorporan todos los recursos y

capacidades necesarias para el correcto
desarrollo de dicha actividad. Las funciones
tienen como principal objetivo dotar a las
organizaciones de una estructura acorde con
el principio de especialización.
Information Technology Infrastructure Library
La Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de Información (o
ITIL, por sus siglas en inglés)
Gestión por funciones
Descomposición funcional Logística
LOGISTICA

ALMACENAMIENTO ALMACEN DISTRIBUCIÓN

Requisiciones Consolidad Pedidos Ejecutar Pedidos

Notas de Notas de Solicitud de cotización

pedidos pedidos Orden de compra
Proveedor
Articulos Articulos Articulos
Gestión por funciones
Función Producción
 Gestión por procesos ISO9000:2005

La Gestión por Procesos propone un modelo

operativo basado en procesos para empresas y
organizaciones. Se trata de la interacción entre
las áreas de todos los procesos de una empresa
para que todas operen juntas, hacia metas
estratégicas comunes.

Cualquier actividad, o conjunto de actividades, que

utiliza recursos para transformar elementos de
entrada en resultados puede considerarse como un
proceso.

Para que las organizaciones operen de manera

eficaz, tienen que identificar y gestionar numerosos
procesos interrelacionados y que interactúan. A
menudo el resultado de un proceso constituye
directamente el elemento de entrada del siguiente
proceso. La identificación y gestión sistemática de
los procesos empleados en la organización y en
particular las interacciones entre tales procesos se
conoce como "enfoque basado en procesos".
Gestión por procesos
Enfoque basado en procesos

ISO9000:2005
 Gestión por procesos

Tomar acciones para mejorar Establecer los objetivos y

continuamente el desempeño procesos necesarios para
de los procesos. conseguir los resultados.
¿Cómo mejorar la próxima ¿Qué hacer?
vez? ¿Cómo hacerlo?

Realizar el seguimiento y la
mediación de los procesos y
Implementar los procesos.
los productos.
Hacer lo planificado
¿Las cosas pasaron según
se planifico?
ISO9000:2005
Gestión por procesos de negocios
Representación esquemática de los procesos típicos de la gestión de la calidad.

ISO9000:2005
 Gestión por procesos de negocios
Cadena de procesos interrelacionados

Salida al Salida al
Salida al
Proceso B Proceso C
Proceso A
PROCESO A PROCESO B PROCESO C
Entrada al Entrada al Entrada al
Proceso A Proceso B Proceso B

ISO9000:2005
Gestión por procesos de negocios
Típica red de procesos en interacción

ISO9000:2005
Gestión por procesos de negocios
• Cada organización debe determinar, que procesos deben documentarse en
función de los requisitos de su cliente y de los legales o reglamentarios
aplicables, de la naturaleza de sus actividades y de su estrategia corporativa
global.
• Al determinar que procesos, deberían documentarse la organización podría
considerar factores tales como:

• El efecto sobre la calidad.

• El riesgo de insatisfacción del cliente.
• Los requisitos legales y reglamentos.
• El riego económico.
• La eficacia y eficiencia.
• La competencia del personal.
• La complejidad de los procesos.
Gestión por procesos de negocios
Gestión por procesos de negocios
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Procesos Estratégicos / Alta Dirección

Exigencias de mercado, requisitos del
cliente riesgos, oportunidades

Satisfacción del cliente

Procesos Operacionales
/ Misionales

Procesos de Soporte / Apoyo

ISO9001:2015
Gestión por procesos de negocios
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO / SERVICIO

Verificación

Necesidades
de los Especifica- Proceso Producto
clientes ciones

validación
Gestión por procesos de negocios
Modelos de proceso de una organización – Petrick (2002)
Gestión por Funciones Vs. Gestión
por Procesos
• Gestión por funciones es un enfoque para la administración de una
organización que se centra en la asignación de responsabilidades a los
empleados según sus funciones. Esto se logra mediante la división de la
organización en departamentos basados en funciones. Por otro lado, la
gestión por procesos se enfoca en el flujo de actividades para completar
una tarea. Esto se logra a través de la identificación de los procesos y la
interconexión de los mismos.

• La gestión por funciones se caracteriza por la división de la organización

en departamentos basados en funciones. Esto permite a los gerentes
asignar responsabilidades específicas a los empleados. Por el contrario,
la gestión por procesos se centra en la identificación de los procesos y la
interconexión de los mismos. Esto permite a la organización mejorar la
eficiencia y la eficacia de los procesos.
Ventajas de la Gestión por Funciones
• Las principales ventajas de la gestión por funciones son la
simplicidad, la claridad y la especialización. Esto permite a los
gerentes asignar responsabilidades específicas a los
empleados según sus funciones. Esto también permite a los
gerentes asegurarse de que los empleados están trabajando
en sus áreas de especialización.
• Además, la gestión por funciones permite a los gerentes
establecer objetivos específicos para cada departamento. Esto
permite a la organización establecer metas realistas y
alcanzables para cada departamento, lo que permite a la
organización alcanzar sus objetivos de manera más eficiente.
Desventajas de la Gestión por
Funciones
• La gestión por funciones también conlleva algunas desventajas.
Esto se debe a que la división de la organización en
departamentos basados en funciones puede crear silos entre
los departamentos. Esto puede afectar la comunicación y la
colaboración entre los departamentos.
• Además, la gestión por funciones puede limitar la flexibilidad de
la organización. Esto se debe a que el enfoque se centra en la
asignación de responsabilidades específicas a los empleados,
lo que puede limitar la capacidad de la organización para
adaptarse a los cambios en el entorno.
Ventajas de la Gestión por Procesos
• La gestión por procesos ofrece varias ventajas. Esto permite a
la organización identificar los cuellos de botella y mejorar la
eficiencia de los procesos. Esto también permite a la
organización identificar y eliminar procesos innecesarios, lo que
permite a la organización ahorrar tiempo y recursos.
• Además, la gestión por procesos permite a la organización
mejorar la calidad de los productos y servicios. Esto se logra
mediante la identificación de los puntos débiles y la
implementación de mejoras para mejorar la calidad de los
productos y servicios.
Desventajas de la Gestión por
Procesos
• La gestión por procesos también conlleva algunas desventajas.
Esto se debe a que la identificación y documentación de los
procesos puede ser un proceso costoso y tiempo consumiendo.
Esto puede ser un obstáculo para las organizaciones con
recursos limitados.
• Además, la gestión por procesos puede limitar la creatividad de
los empleados. Esto se debe a que el enfoque se centra en el
flujo de actividades para completar una tarea, lo que puede
limitar la capacidad de los empleados para pensar fuera de la
caja.
Mapa de Procesos
• Un mapa de procesos es una herramienta de gestión que ayuda a
los gerentes a identificar, documentar y comprender los procesos
de una organización. Esto permite a los gerentes visualizar los
procesos y comprender cómo están conectados entre sí. Esto
también permite a los gerentes identificar los cuellos de botella y
mejorar la eficiencia de los procesos.

• Un mapa de procesos también es útil para identificar y eliminar

procesos innecesarios. Esto se logra mediante la identificación de
procesos redundantes o innecesarios y la eliminación de los
mismos. Esto permite a la organización ahorrar tiempo y recursos, y
mejorar la eficiencia de los procesos.
Business Process Management - BPM
Es la metodología de dirección basada en la
administración por procesos y cuyo objetivo se
centra en la optimización del desempeño medido
por la eficiencia y eficacia en todas las áreas de la
organización.

BPM ayuda a las organizaciones centradas en

procesos, brindándoles herramientas que facilitan:

• Toma de Decisiones.
• Administración.
• Operación.
• Control.
• Automatización
Business Process Management - BPM
La Función del BPM es la de conectar la estrategia corporativa con las
actividades que realizan su gente, sus sistemas, sus aliados y sus clientes;
a escala y en forma priorizada para logar el máximo beneficio.
Business Process Management - BPM
Niveles de madurez BMP
Gestión por
procesos

Gestión de
procesos Nivel 5

Nivel 4
Automatización
de procesos Ágil y
Nivel 3 competitiva
Articulada
Nivel 2
Estructurada
Nivel 1
Formal
Documentada

Organización Organización Excelencia

Inmadura Madura Organizacional
Herramientas BMP

AuraPortal es una plataforma que ofrece facilidad en el diseño y

fácil ejecución de todos los procesos operativos, sin importar lo
complejos que puedan ser y sin ningún tipo de programación
adicional.
Herramientas BMP
Herramientas BMP
ProcessMaker es una herramienta libre y de código abierto,
disponible para pequeñas y medianas empresas. Permite a
personas sin experiencia en programación diseñar y aplicar
soluciones para los procesos que se realicen.
Herramientas BMP
Herramientas BMP
BonitaSoft es el primer editor y líder de soluciones BPM en software
libre.
Uno de los objetivos de BonitaSoft es democratizar el BPM con una
solución fácil e intuitiva que permita minimizar el costo de
implantación.
Herramientas BMP
Herramientas BMP
Bizagi es un paquete de software con dos productos
complementarios, un modelador de procesos y BPM Suite. Bizagi
Process Modeler es una aplicación freeware utilizado al diagrama,
documento y simular procesos utilizando la notación de modelado de
procesos de negocio.
Herramientas BMP
Herramientas BMP
IBM Business Process Manager, Es una plataforma de gestión
de procesos de negocio (BPM) consumible con todas las
características, diseñada para acelerar los despliegues. Incluye
herramientas y recursos de ejecución para diseñar, ejecutar,
supervisar y optimizar procesos de negocio.
Herramientas BMP
Mapa de Procesos de la Gerencia de
Tecnología de la Información
Breve descripción del Proceso de
Desarrollo de Sistemas de Información:
Definir, desarrollar e implementar la nueva arquitectura de sistemas de información basada en las nuevas herramientas:
• BPM - Business Process Management que constituye una de las tendencias en gestión, que permite de manera
deliberada y colaborativa manejar sistemáticamente los procesos de negocio de una organización.
• UCM - Universal Content Management que facilita la gestión de contenidos
• CRM - Customer Relationship Management "gestión de la relación con el cliente" que se implementará como una
estrategia de negocio para lograr y gestionar mejores relaciones con los clientes.
• ERP - (Enterprise Resource Planning) Sistemas de planeación de los recursos de la organización como el nuevo enfoque
de gestión.
Desarrollar y ejecutar un plan de acción para garantizar el mantenimiento de las 105 aplicaciones que sirven de soporte
actualmente a la Institución en el cumplimiento de sus metas y objetivos así como de sus requerimientos regulatorios.
Capacitación de los Sistemas. Para dar un mejor uso de los mismos y/o dar a conocer al personal nuevo de la institución
las facilidades de los mismos.
Garantizar la atención eficiente del soporte y mantenimiento de las aplicaciones que soportan los procesos de las áreas
usuarias proporcionando los servicios de atención de manera oportuna.
Situación actual y las estrategias de
mejora.
Aplicaciones
La Institución cuenta actualmente con 105 aplicaciones,
entre aplicaciones Cliente- Servidor y aplicaciones Web, lo
que hace aún difícil su integración y mantenimiento,
dificultando la explotación adecuada de la información
institucional tanto para la toma de decisiones como para el
análisis estadístico.
Cuadro resumen de aplicaciones:

Aplicaciones Web 61

Aplicaciones Cliente Servidor 43

Situación actual y las estrategias de
mejora.
Se cuenta con 105 aplicaciones operando en plataformas heterogéneas los cuales
requieren de una estandarización y homologación progresiva en lo que sea posible y cuya
relación costo beneficio así lo amerite para mejorar la eficiencia operativa.
Asimismo, se vienen realizando diferentes estrategias para la atención de los
requerimientos de las diferentes áreas:
• Atención a sistemas urgentes como el de Cobranza Coactiva, DSD virtual, DDA virtual,
requerimientos derivados de la nueva ley del consumidor, etc.
• El centralizado de los requerimientos, mantenimientos, mejoras y nuevas funcionalidades
de los sistemas de información de toda la institución
• Conformación de equipos de desarrollo para la atención de los sistemas de información
• Aplicación del PMBOK en la gestión de proyectos de desarrollo de sistemas
• Fortalecimiento del nivel profesional en el capital humano de la Gerencia de Tecnologías
de la Información.
Situación actual y las estrategias de
mejora.
La problemática es la numerosa cantidad de aplicaciones existente, una gestión
orientada a implementar soluciones reactivas y aisladas de las áreas, y no con un
enfoque sistémico de las aplicaciones y los procesos, además porque la gestión
del desarrollo de aplicaciones se realizaba de manera reactiva y aislada, con
muchos de ellos carentes de documentación técnica que dificultan su
mantenimiento y/o la implementación de nuevas funcionalidades. Por lo cual se
identifican las siguientes debilidades:
• Metodología de desarrollo de sistemas aplicada en forma incipiente.
• Alta rotación de personal.
• Falta de documentación e información actualizada.
• Falta de un ambiente de desarrollo.
• Falta de una gestión de conocimiento de los sistemas.
• Falta de una integración de los sistemas.
• Falta de un enfoque hacia la arquitectura de servicios.
Situación actual y las estrategias de
mejora.
Aspectos de mejora:

ASPECTO CALIFICACIÓN ESTRATEGIA DE MEJORA

Se requiere de una arquitectura de sistemas con alto nivel

Plataforma Limitado de integración.
integrada
Situación actual y las estrategias de
mejora.
La actual arquitectura de Bases de Datos esta soportado por el DBMS
Oracle Versión 10G; y por versiones distintas de SQL Server 2000 y 2005,
MS Access que requieren una actualización y estandarización.
En la actualidad, se han realizado las actividades relevantes de migración
de la residencia de datos en MS Access a BD Oracle de las aplicaciones
críticas de los procesos de AFI y SNM, asimismo, se vienen trabajando en
los procesos críticos de DDA para realizar la migración de datos en el
ejercicio122.0 GB
Cuadro de aplicaciones por Base de Datos

Oracle 85
SQL Server 13
MS Access 7
Situación actual y las estrategias de
mejora.
La actual arquitectura de Bases de Datos contempla el uso de
plataformas obsoletas como es el MS Access por lo que se hace
urgente su migración. Asimismo, se cuenta con información
redundante que no facilita la explotación y consolidación de su
información para la toma de decisiones y fines estadísticos.
Aspectos de mejora
ASPECTO CALIFICACIÓN ESTRATEGIA DE MEJORA

Rediseñar y actualizar el modelo de datos y el

diccionario de datos
Normalizar, unificar y garantizar la consistencia de los
datos a través de toda la organización.
Arquitectura de Se requiere implementar estrategias que permitan
Limitado contar con un repositorio centralizado a fin de que
Base de Datos
facilite la explotación de la data a través de
herramientas de extracción, explotación e inteligencia
de negocios.
Problemas típicos sin BPM

• Actividades y Comunicación Informal (xls, papel o email).

• Ambiente de Trabajo ineficiente abarca varios Sistemas.
• Priorización Inconsistente.
• Flujo de Datos Incompleto o Inexacto.
• Falta de Control sobre Sistema y Eventos de Negocio.
(Excepciones)
• Baja Visibilidad hacia el Desempeño de Procesos.
Actividad propuesta
• Con el uso de la Herramienta Bizagi desarrolle el Caso
Propuesto GYM
Conclusiones
• En conclusión, la gestión de funciones es una herramienta
importante para el éxito de un negocio. Esta herramienta ofrece
numerosas ventajas para las empresas, como una mejor
comprensión de los procesos, una mayor eficiencia y una
mejora en la calidad de los productos y servicios.
• Además, la gestión de funciones también se puede aplicar a
muchas áreas diferentes, como la gestión de recursos
humanos, la gestión de proyectos, la gestión de la cadena de
suministro y la gestión de la innovación. Por lo tanto, es
importante que las empresas sean conscientes de los
beneficios y desafíos de la gestión de funciones para asegurar
el éxito de su negocio.
Conclusiones
• En cuanto a la gestión por procesos, nos ayuda a asegurar la
calidad en las organizaciones, aunque su implementación
puede ser costosa, en el tiempo suele ser muy beneficiosa.
• El ordenar nuestros negocios, sea cual sea, la elección,
debemos tener siempre en cuenta el cumplimiento de los
objetivos organizacionales, como principal punto de partida y el
logro de la eficiencia y eficacia.
• Tener un herramienta para modelar los procesos, es clave, ya
que podemos perfeccionar los mismos, con la finalidad de
llegar a la eficiencia y eficacia organizacional.