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ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO

LABORAL.
TEMA: ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”.

DEISY LIZETH PARRA CANO.


16/07/2021.
INTRODUCCIÓN.

El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde debo


plasmar terminología archivista sobre la importancia de los archivos
teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación y
aplicación en medio actual.
ARGUMENTACIÓN.

El archivo es fundamental en la evolución de cultural, social, política y


científica de la humanidad además representa la conservación de los
documentos y consulta de la información, actualmente el archivo es funcional y
de fácil manejo para su consulta ya que los medios tecnológicos facilitan aun
mas su modo de información.
Los primeros archivos aparecen con los primeros imperios. Eran una
herramienta de control de la población y riqueza. Los archivos, principalmente,
tienen tres funciones importantes que son recoger, conservar y servir.
En su evolución la información puede estar contenida en documentos sobre
papel o cualquier otro soporte: medios legibles o por sistema operativo, los
archivos son parte esencial de los recursos de información,
En su documentación se evidencia, en forma original, el desarrollo histórico de su
misión funciones y actividades. Su importancia parte del valor que tiene para: la
administración, investigación, comunidad, desarrollo económico, social, científico
y tecnológico, los archivos recopilan, conservan y difunden información
registrada, generada o recibida por una entidad grupo o persona en función de las
actividades que esta realiza.
Archivos, son creados por persona e instituciones en el desarrollo de sus tareas,
para sus propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a
los documentos que ha realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a cabo
investigaciones, tomar decisiones, responder a tramites y demandas de orden legal,
administrativo o fiscal, o requerimiento o fiscal, o a requerimientos de las
personas.
CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS.
Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la
organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de
competitividad contar con herramientas sustentables de la
Información generada, patrimonio invaluable de conocimiento
institucional. Son características de los documentos que componen un
archivo:
Económicos: ahorra costo derivados del tiempo y personal empleados en
la búsquedas de documentación.
Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los
documentos de manera eficiente
Exacto: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para
evitar equivocaciones.
Técnicos: se registra las situaciones en la toma de decisión del
responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de
archivo.
Los archivos se clasifican según su uso y organización
Según su uso.
ARCHIVO ACTIVO
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de
la información fecha, creación u modificación. Son considerados importantes.
ARCHIVO SEMIACTIVO
Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se
realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información
pero que los mismos no resultan de observancia cotidiana.
ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE
Contiene la información vital y va conformando su historia, se denomina archivo
inactivo, porque su consulta es baja. Además contiene información que puede
ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país.
Por su organización
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización
que la empresa elija y el manejo de la información que de ser centralizada, o
descentralizada con control central.
CENTRALIZADA
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin
mediar el departamento que haya emitido la documentación, todos estos
archivos son resguardado en un solo organizador con la finalidad de que los
mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
DESCENTRALIZADA
Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio
archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá
organizar, crear y mantener en resguardo los documentos que cree y modifique
siendo responsable de la seguridad y comunicación de estos.
DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL
Es la combinación de dos sistemas anteriores. El tramite de la
documentación esta centralizado. Allí reposa la rotación de la
información; la diferencia radica que cada correspondencia conserva
únicamente las copias de correspondencia despachada, las cuales
podrían destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el
archivo central.
Según su ciclo vital
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada
una de sus etapas, las cuales se explicaran a continuación.
ARCHIVO DE GESTION
Es toda la documentación que se encuentra depositada y esta sujeta a
consulta administrativa por toda la organización.
ARCHIVO CENTRAL
Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes
archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia
ARCHIVO HISTORICO
Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo de
conservación permanente
Categoría de los archivos
se clasifican en:
A. Archivo general de la nación
B. Archivo general del departamento
C. Archivo general del municipio
D. Archivo general del distrito
La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en
la actualidad son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda
de los archivos, igual han tenido que adaptarse a modificaciones en cuanto
a la creación de los documentos, valoración y selección, preservación y
acceso y su uso.
Sin dejar atrás el mas importante de los documentos de archivos son los
que están plasmados como evidencia histórica y son tratados con suma
delicadeza para conservar su preservación.
CONCLUSIONES

El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y


científica de la humanidad.
El archivo es la historia de una entidad publica, privada o un país en la
conservación de los documentos.
El archivo parte consulta de la información.
El archivo genera información eficaz y contundente.
El archivo es funcional de fácil manejo y consulta.
El archivo conserva información verídica.
Bibliografía
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/5
1130033/Contenido/OVA/d1_s2_MaterialF_1/utilidades/oa.pdf
https://www.youtuve.com/watch?v=M-55ZdDu-Dg&feature=youtu.be
https://www.archivogeneral.gov.co/buscar/importancia%20de%20los%
20archivos?page=1

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