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Para la unidad No. 5 usted deberá desarrollar la actividad siguiendo los siguientes puntos.
Consulte, analice y comprenda los referentes teóricos, conceptuales y metodológicos de la ordenación documental.
Elabore el esquema de las relaciones de los elementos esenciales de las ideas principales e ideas secundarias o
complementarias identificadas.
La ordenación de los datos se realiza por orden alfabético o numérico. Por ejemplo, una lista de piezas se podría
clasificar según el número de pieza y una lista de clientes, por el apellido. Normalmente, se ordena la información
alfabética (nombre de almacén, cliente, etc.) por orden alfabético y la numérica (cifras de ventas, cantidad de
unidades vendidas, etc.) por orden numérico. En ambos casos, se pueden ordenar los datos de menor a mayor, es
decir, de la A a la Z, del 1 al 10 o a la inversa.
Es un sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas del archivador
directamente
Para Determinar el lugar que le corresponde a cada carpeta , de acuerdo con el alfabeto, es necesario adoptar
CRITERIOS DE ORDENAMIENTO.
1. Los nombres de personas se dividen en Unidades de Ordenamiento y se Matriculan de acuerdo con este
orden
2. Apellidos Compuestos
Se toma como una Unidad de Ordenamiento. En estos casos se recomienda además averiguar el segundo
apellido.
Sistema de Ordenación Numérico
Existe también el sistema Numérico Consecutivo. En este sistema, a todo el material que se va a archivar, se le
asigna un número. Su ubicación dentro del archivador es por secuencia numérica.
Se emplea también en instituciones que prestan algún servicio a un volumen de usuarios considerable. Es el caso
de compañías de seguros, centros educativos, centros hospitalarios, entidades financieras y bancarias.
Este asigna un número consecutivo a un asunto principal y para sus subdivisiones se separa con un punto el
siguiente dígito consecutivo.
Ejemplo:
1 Gerencia
1.1 Resoluciones
1.2 Licitaciones
1.3 Correspondencia despachada
2 Talento Humano
2.1 Historias Laborales
2.2 Capacitación
2.3 Vacaciones
2.4 Cesantías
Si hay necesidad de otra subdivisión, se utiliza el mismo procedimiento, a partir de la segunda división así:
El Numérico Decimal, especial en bibliotecas, basado en la división de las áreas de diez en diez por temas así:
10 ADMINISTRACIÓN
20 DERECHO
30 ECONOMÍA
40 FINANZAS
50 HISTORIA
10 ADMINISTRACIÓN
10.00 Administración por categorías
10.01 Exhibiciones
10.02 Productos que se asigna un número o código a cada individuo, asunto o institución y los documentos se
archivan con este número. Por lo tanto, para ubicar un documento archivado, es necesario recurrir a un tarjetero
ordenado alfabéticamente, con el fin de consultar el número asignado y llevar, adicionalmente, un control o
registro de la numeración consecutiva para evitar una doble asignación de número.
Presenta cierto grado de reserva por cuanto únicamente figuran números en el archivador. Facilita la ubicación
visual no solo para consultas sino que permite detectar fácilmente la falta de una carpeta.
Sistema Numérico Decimal.
ORDENACION CRONOLOGICA
La ordenación cronológica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal manera que el más
antiguo quedará en la parte posterior o inferior, y el más reciente en la superior. Los documentos también pueden
ordenarse alfabética y numéricamente. En ocasiones la complejidad del expediente aconseja conservar los
documentos agrupados por conceptos en diferentes carpetas de archivo, que se integrarán en una carpeta
llamada: correspondencia, facturas, informes, etc., en su interior los documentos se ordenarán por criterio
cronológico. Cada carpeta ha de numerarse como si fuera un volumen
CLASIFICACION GEOGRÁFICA
Clasificar documentos por Asuntos significa agrupar ciertos documentos homogéneos según su naturaleza, tipo o
contenido. Por ejemplo si hay un conjunto de documentos referidos a los clientes y otro conjunto referido a
proveedores, al primero agrupamos en una clase denominada CLIENTES y al segundo en otra clase denominada
PROVEEDORES. En igual forma a un conjunto de documentos referidos al Personal podemos agrupar en una clase
a la que podemos denominar LEGAJOS DE PERSONAL.
CLASIFICACION MIXTA
Según la cantidad de documentos al archivarse y la complejidad de sus interrelaciones mutuas, así como por la
necesidad de cumplir con el principio elemental de que "todo sistema de clasificación (y ordenamiento) debe
permitir una inmediata ubicación de un documento requerido" se hace necesario la combinación de los anteriores
sistemas de clasificación. En algunos casos será necesario, por ejemplo, agrupar documentos en clases tales como
Asunto/Cronológico, Asunto/Geográfico, Cronológico/Geográfico…