E T A P A S D EL T R Á M I T E

DOCUM E N T A R IO
 ETAPAS
• PARA QUE LOS DOCUMENTOS PUEDAN LLEVAR A CABO SU CICLO VITAL, ES NECESARIO QUE ATRAVIESEN
POR LAS ETAPAS DE PRODUCCIÓN, RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN, TRÁMITE, ORGANIZACIÓN, CONSULTA,
CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL. POR LO TANTO, A CONTINUACIÓN, SE REALIZA UNA BREVE
DESCRIPCIÓN DE CADA ETAPA:

CONSERVACIÓN 3.-DISTRIBUCION ORGANIZACIÓN

CONSULTA

1.-PRODUCCIÓN 2.-RECEPCIÓN 4.-TRÁMITE

DISPOSICIÓN
FINAL
POR LO TANTO, A CONTINUACIÓN, SE REALIZA UNA BREVE DESCRIPCIÓN DE
CADA ETAPA:
1.-PRODUCCIÓN DOCUMENTAL:

• ESLA GENERACIÓN DE DOCUMENTOS EN LAS

INSTITUCIONES, EN CUMPLIMIENTO DE SUS
FUNCIONES. EN ESTA ETAPA SE DEBEN TENER EN
CUENTA TODOS LOS ASPECTOS RELACIONADOS
CON EL ORIGEN, LA CREACIÓN Y EL DISEÑO DE
FORMATOS Y DOCUMENTOS, CONFORME AL
DESARROLLO DE LAS FUNCIONES PROPIAS DE
CADA ENTIDAD O DEPENDENCIA.  IDENTIFICAR EL
TIPO DE DOCUMENTO A ELABORAR SEGÚN LA
NECESIDAD.
 2.-RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:
• ES EL CONJUNTO DE OPERACIONES DE VERIFICACIÓN Y CONTROL QUE UNA INSTITUCIÓN DEBE
REALIZAR PARA LA ADMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE SON REMITIDOS POR UNA PERSONA
NATURAL O JURÍDICA. EN ESTA ETAPA SE DEBE VERIFICAR QUE LOS DOCUMENTOS SE ENCUENTREN
COMPLETOS, QUE CORRESPONDAN A LO ANUNCIADO Y SEAN DE COMPETENCIA DE LA ENTIDAD PARA
EFECTOS DE SU RADICACIÓN Y REGISTRO CON EL PROPÓSITO DE DAR INICIO A LOS TRÁMITES
CORRESPONDIENTES. T.UO. DE LA LEY DEL PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO GENERAL:
Artículo 126.- Recepción documental 126.1 Cada
entidad tiene su unidad general de recepción
documental, trámite documentado o mesa de
partes, salvo cuando la entidad brinde servicios
en varios inmuebles ubicados en zonas
distintas, en cuyo caso corresponde abrir en
cada local registros auxiliares al principal, al
cual reportan todo registro que realicen…
Art. 126-139.
 DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS:
• SON ACTIVIDADES
TENDIENTES A GARANTIZAR
QUE LOS DOCUMENTOS
LLEGUEN A SU
DESTINATARIO. ESTA ETAPA
TIENE RELACIÓN CON EL
FLUJO DE DOCUMENTOS
TANTO AL INTERIOR COMO AL
EXTERIOR DE LA ENTIDAD.
TRÁMITE DE DOCUMENTOS:
• TIENE QUE VER CON EL CURSO DEL
DOCUMENTO DESDE SU PRODUCCIÓN O
RECEPCIÓN HASTA EL CUMPLIMIENTO DE
SU FUNCIÓN ADMINISTRATIVA. EN ESTA
ETAPA CADA DEPENDENCIA GENERA UN
CONJUNTO DE DOCUMENTOS OBJETO DE
TRÁMITES ADMINISTRATIVOS, LOS
CUALES CONFORMAN LAS SERIES
DOCUMENTALES QUE SE OBSERVAN EN
LAS TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL.
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:
• ES EL PROCESO MEDIANTE EL CUAL SE APLICAN LAS
ACCIONES DE CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y
DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE UN FONDO DE UNA
ENTIDAD.
• PARA UNA BUENA ORGANIZACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS DE UNA EMPRESA, HACE FALTA UNA
ACTITUD POSITIVA, QUERER ORGANIZARLO
VERDADERAMENTE Y DEDICARLE EL TIEMPO NECESARIO.
LOS PASOS QUE SE NECESITAN PARA ARCHIVAR SON LOS
SIGUIENTES:
• INSPECCIÓN.
• CLASIFICACIÓN.
• CODIFICACIÓN.
• PREARCHIVO.
• ARCHIVO.
ARCHIVAR:
• CONJUNTO DE MEDIDAS
PREVENTIVAS O CORRECTIVAS
ADOPTADAS PARA GARANTIZAR
LA INTEGRIDAD FÍSICA Y
FUNCIONAL DE LOS
DOCUMENTOS AL MOMENTO DE
LA FINALIZACIÓN DE SU
TRÁMITE ADMINISTRATIVO