Análisis y Resumen de la Información

Listas en Microsoft Excel 2003

Creación de listas

Las listas son conjuntos de datos contenidos en filas y columnas dentro de una hoja de
cálculo. La primera fila de la columna incluirá la denominación de los datos a ser incluidos
en dicha columna. Esta denominación es llamada etiqueta. Por lo general, dentro de una
misma columna, se incluyen datos del mismo tipo. Cabe aclarar, que una lista es asimilable
a una base de datos en Microsoft Excel 2003.

Es importante tener en cuenta que la denominación del campo o etiqueta no deberá

contener más caracteres que los determinados para una celda (32.767 caracteres).
Asimismo, las etiquetas deberán ubicarse en la primera fila de cada columna.

Para facilitar el añadido de datos, sus modificaciones o eliminaciones, Microsoft Excel 2003
ha determinado la opción Formulario dentro del menú Datos. A través de esta opción,
podemos efectuar incorporaciones o modificaciones de datos utilizando el cuadro de diálogo
que mostramos en la Figura 1. Siempre que una celda de la lista contenga datos calculados,
este campo no aparecerá en el cuadro de diálogo.

Figura 1

Si lo que necesitamos es agregar un nuevo registro a la lista, debemos pulsar el botón

Nuevo. En caso de necesitar borrarlo, debemos pulsar el botón Eliminar.
Para cambiar de campo, podemos utilizar la tecla Tab. La tecla Intro se utiliza para indicar
que hemos finalizado la carga de datos.

Microsoft Excel 2003 nos permite realizar búsquedas de datos estableciendo criterios dentro
del cuadro de diálogo. Si pulsamos el botón Criterios, en la ventana de la figura anterior,
veremos que el cuadro de diálogo se mostrará vacío con el objeto de que introduzcamos
datos para seleccionar un grupo de registros de la lista. Estos criterios de comparación
pueden incluir cadenas de caracteres, expresiones o números. Una vez ingresados los
 criterios, deberemos usar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente. Si deseamos
volver al cuadro de diálogo original, bastará con pulsar el botón Formulario.

Los botones Borrar y Restaurar permiten limpiar y recuperar, respectivamente, los datos
establecidos como criterios.

Administre de manera más flexible las listas de Microsoft Excel 2003

Microsoft Excel de Microsoft Office 2003 permite definir listas (tablas con datos) y manipular
la información contenida en las mismas, de manera más sencilla. Esta nueva funcionalidad
permite, por ejemplo, aplicar Filtros Automáticos múltiples en una hoja de cálculo, agregar
un total automático a la tabla, adicionar registros a la tabla, etc.

Creando una lista a partir de un rango de celdas, como el que mostramos en la siguiente
imagen, podremos luego, administrar y analizar la información de manera independiente de
la información fuera de la lista.

Figura 2

Para crear una lista, debemos dirigirnos a la opción “Crear Lista…” del menú Datos/ Listas.
Allí, nos pedirá que ingresemos la dirección del rango a partir del cual se debe crear la lista.

Figura 3

Una vez creada la lista, el rango quedará claramente indicado con un borde color azul y
dispondrá de las todas las funcionalidades de las listas.

Podremos agregar nuevos registros en la fila llamada “Insertar Fila”, señalada con un
asterisco en el extremo inferior izquierdo de la lista. Estos nuevos registros seguirán el
comportamiento de los ya existentes en la lista. Por ejemplo, si en la lista existe un campo
con fórmulas, al agregar un nuevo registro se copiará la fórmula para el nuevo dato.
 Figura 4

Desde la barra de herramientas “Lista” podremos incorporar a la lista una fila de totales,
haciendo clic en el botón “Alternar Fila Total”. Este total se referirá a todos los registros de
la lista, es decir, que al agregar nueva información, el total incluirá registros nuevos.

Figura 5

Una vez incluido el total en la lista, podremos, además, cambiar la función a través de la
cual se totalice la información. Por defecto, para los campos numéricos aplicará la función
suma, pero como mostramos a continuación, podremos elegir otras funciones tales como:
Promedio, Cuenta, Máximo, etc.
 Figura 6

¿Qué pasará con la información ubicada a continuación de la lista si se

agregan más registros?
Si a continuación de la lista, existieran otras tablas o datos en la hoja de Excel, al agregar
nuevos registros a la lista se desplazarán hacia abajo los datos existentes, de manera que
la información no será sobrescrita. Ver Figura 7.

Para eliminar la lista y volver a convertirla en un rango normal, debemos hacer clic en
cualquier celda de la lista, y elegir la opción “Convertir rango” del menú Datos/ Listas.
Entonces, nos preguntará si deseamos convertir el rango en un rango normal. Si elegimos la
opción Sí, ese rango será igual que cualquier otro, en caso contrario, seguirá siendo como
lista nueva de Microsoft Excel 2003.

Figura 7
Funciones de Búsqueda y Condicionales
Dado que existen muchísimas funciones disponibles en Microsoft Excel, sólo nombraremos
algunas de las más utilizadas, pero antes, haremos un breve paréntesis para explicar un
tema muy útil y relacionado con el manejo de fórmulas y funciones.

Utilizando nombres de rangos y celdas

Cuando tengamos archivos complejos o con muchas hojas, seguramente se tornará tediosa
la tarea de pasar de hoja en hoja para agregar referencias a celdas en nuestras fórmulas.

Para solucionar esto podemos darles nombres a las celdas: por ejemplo, si utilizara muy a
menudo una celda que contiene la fecha de inicio de algún período, podría darle un nombre
como “FechaInicio”, y sería más fácil de recordar y de escribir, en lugar de su dirección
completa “Nombre de la hoja!C5”. Lo mismo ocurre con los rangos de celdas. En lugar de
escribir “Nombre de la hoja!A1:B2001” podríamos darle el nombre “TablaDatos”, y escribir
ese nombre en las fórmulas que hagan referencia al rango.

Por ejemplo, en la Figura 8 utilizamos la función BUSCARV, la cual explicaremos más

adelante. Esta función utiliza como argumentos, una celda y un rango de celdas. “Fecha” es
la celda amarilla que contiene el valor 4-Ene-2001, y “Precios” es un rango ubicado en otra
hoja (hoja Cotizaciones de ese libro). Sin duda, ha resultado más simple escribir los
nombres de estas celdas, en lugar de sus direcciones.

Figura 8
Algunas funciones de TEXTO
Función NOMPROPIO: Esta función cambia a mayúscula la primera letra de cada palabra de
la cadena que ingresemos como argumento; convierte todas las demás letras a minúsculas.

Veamos algunos ejemplos:

Cadena original Con NOMPROPIO

Carlos Alderete Carlos Alderete

maría ayala María Ayala

PEDRO LOPEZ Pedro López

 alejandro silva Alejandro Silva

silvia sánchez Silvia Sánchez

Función MAYUSC: Convierte el texto en mayúsculas.

Veamos algunos ejemplos:

Cadena original Con MAYUSC

Carlos Alderete CARLOS ALDERETE

maría ayala MARIA AYALA

PEDRO LOPEZ PEDRO LOPEZ

alejandro silva ALEJANDRO SILVA

silvia sánchez SILVIA SANCHEZ

Función IZQUIERDA: Devuelve el primer carácter o caracteres de una cadena de texto,

según el número de caracteres que especifique el usuario.

Función DERECHA: Devuelve el último carácter o caracteres de una cadena de texto, según
el número de caracteres que el usuario especifica.

Función ENCONTRAR: Encuentra una cadena de texto (texto_buscado) dentro de otra

(dentro_del_texto) y devuelve el número del carácter en el que aparece por primera vez
texto_buscado desde el primer carácter de dentro_del_texto.

Sintaxis: ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

Función LARGO: Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.

COMBINANDO FUNCIONES:
Es posible anidar funciones dentro de otras, por ejemplo:

PRIMER NOMBRE:

Si quisiera extraer de las cadenas anteriores sólo el primer nombre, una fórmula como la
que se observa en la Figura 9, le sería de utilidad:

Figura 9
 Analicemos la fórmula: para obtener el primer nombre, lo que necesitaría es extraer desde
la izquierda todos los caracteres hasta el primer espacio en blanco.

Pensemos entonces cómo traducir esto a fórmulas:

Posición del primer espacio en blanco: ENCONTRAR(“ “;B6;1) = Dará la ubicación del
primer espacio en blanco (usamos “ “ para representar un espacio en blanco). Esto servirá
para saber cuántos son los caracteres a extraer desde la izquierda.

Extraer los caracteres de la izquierda: IZQUIERDA(B6;Posición del primer espacio en

blanco – 1) = Extraerá desde la izquierda de la cadena todos los caracteres hasta el
espacio en blanco. Le restamos 1 porque, de otra manera, extraeríamos también el espacio
en blanco.

Y por último utilizamos la función NOMPROPIO para estandarizar todos los nombres a este
formato.

APELLIDO:

La Figura 10 muestra la fórmula que hemos utilizado para extraer el apellido de las cadenas.
Le dejamos a usted la tarea de analizarla.

Figura 10

Algunas funciones de FECHA

Función DIA: Devuelve el día de una fecha. Por ejemplo: DIA(“25/12/2001”) devolverá 25.

Función MES: Devuelve el mes de una fecha. Por ejemplo: MES(“25/12/2001”) devolverá 12.

Función AÑO: Devuelve el año de una fecha. Por ejemplo: AÑO(“25/12/2001”) devolverá
2001.

Función FECHA: Compone una fecha ingresando año, mes y día. Por ejemplo:
FECHA(2001;12;25) devolverá 25/12/2001.

Concatenando texto, valores de celdas y funciones

Es posible también confeccionar fórmulas que unan porciones de texto, con valores que
pueden ir cambiando en los archivos (celdas, resultados de funciones, etc.). En la Figura 11,
mostramos un ejemplo:
 Figura 11

Función BUSCARV
Esta función busca un valor específico en la primer columna de una matriz y devuelve el
valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla.

Sintaxis:
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

En la Figura 12, podemos ver un ejemplo de esta función.

Figura 12

Utilizaremos BUSCARV para devolver el rendimiento de la LE 67 ubicado en la segunda

columna de la tabla de la Figura 13 (de ahí el 2 del tercer argumento) llamada Precios (ese
es el segundo argumento) correspondiente a la “Fecha de decisión”, que es la celda con
valor 4-Ene-2001 y llamada Fecha.

El resultado de esta fórmula será 0,10178%, que es el valor de la celda ubicada en la fila del
4-Ene-2001, en la segunda columna.

Figura 13
Función SUMAR.SI
 Suma las celdas en un rango si cumplen una determinada condición. En la Figura 14, se
observa un ejemplo:

Figura 14

=SUMAR.SI(titulos;”LE 85”;rendimientos): “titulos” es el nombre del rango con los títulos (1er
columna) y “rendimientos” es la segunda columna.

Traducido a palabras, esa fórmula se leería: “Sumar los rendimientos SI el título es LE 85”.

Función CONTAR.SI

Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio
especificado.

En el ejemplo de la Figura 15, contamos la cantidad de veces que aparece la LE85 en la

lista de títulos.

Figura 15
Funciones VNA, TIR vs. Buscar Objetivo
Función VNA: Calcula el Valor Actual Neto (VAN) de una inversión a partir de una tasa de
descuento y una serie de pagos futuros (valores negativos) e ingresos (valores positivos).

Función TIR: Calcula la Tasa Interna de Retorno de un flujo de fondos.

En la imagen siguiente, se muestra la fórmula del VAN, siendo M1, M2, etc., los importes de
cada período y siendo i la tasa de descuento.
Cuando la tasa i hace que el VAN sea igual a cero, hemos encontrado la TIR.

Para calcular esta tasa, podríamos utilizar la función de Microsoft Excel. De no existir esta
función, deberíamos haber tenido que probar diferentes valores de i, hasta que el VAN nos
dé cero. Afortunadamente, para esta tarea también existe otra herramienta de Microsoft
Excel: Buscar Objetivo.

Buscar Objetivo resuelve este tipo de problemas, donde la solución se encuentra por
iteración.

En la Figura 16, podemos ver en acción a esta herramienta:

“Definir la celda VAN con el valor 0 para cambiar la celda TIR”. Significa “determinar qué
valor debe tener la celda TIR para que la celda VAN valga 0”.

Figura 16

Con esta herramienta, deberíamos llegar al mismo resultado que con la fórmula TIR.

Esquemas
Microsoft Excel 2003 brinda la posibilidad de ordenar datos en forma de esquema, cuando
tengamos el objetivo de crear informes de resumen de datos. Entre las distintas
modalidades de diagramación de esquemas, encontramos: la automática, la manual y la de
utilización de opciones de subtotales.

Opción automática de esquemas

Como mostramos en la figura siguiente, hemos diseñado una lista en donde existen totales
por unidades y totales por importe. Para poder crear esquemas de datos en forma
automática, debemos contar con celdas que incluyan fórmulas relacionadas con rangos de
celdas.

Figura 17

En el ejemplo, las celdas B7 a D7 contienen los totales de las filas anteriores. De igual
modo, sucede con las celdas B13 a D13. Si seleccionamos la opción Autoesquema del
submenú Agrupar y esquema del menú Datos, obtendremos el resultado ilustrado a
continuación.

Figura 18

Podemos ver en la figura anterior, que Microsoft Excel 2003 agregó dos botones numerados
1 y 2, a la izquierda del nombre de las columnas. Estos botones indican que se han
esquematizado los datos de la hoja de cálculo en base a los niveles dados por la aplicación
de las distintas fórmulas utilizadas en las celdas de las filas 7 y 13. Pulsando estos botones,
la hoja de cálculo sólo mostrará los niveles de datos esquematizados en ellos, como vemos
en la siguiente figura.
 Figura 19

Opción manual de esquemas

A diferencia del diseño automático de esquemas, utilizamos el diseño manual cuando los
datos de la lista no poseen una configuración como la que vimos en el ejemplo anterior.
Para poner en práctica esta modalidad debemos acceder al submenú Agrupar y esquema
del menú Datos.

Para utilizar esta modalidad, debemos seleccionar previamente las celdas de detalle y
luego, pulsar la opción Agrupar del submenú Agrupar y esquema. Al ejemplo anterior, le
hemos agregado una columna adicional con los totales por tipo de artículo. Hemos
seleccionado el rango de celdas B4 a D13, y continuado, el procedimiento indicado.

Figura 20

En este caso, las barras de nivel de datos han aparecido en forma horizontal dado que
elegimos trabajar con el total de la columna E. Para visualizar los distintos niveles de datos,
podemos utilizar las opciones Ocultar detalle o Mostrar detalle dentro del submenú
Agrupar y esquema o bien, los botones (+) y (-), ubicados en el margen superior o
izquierdo de la hoja de cálculo según hayamos seleccionado columnas o filas,
respectivamente. Si pulsamos los botones 1 y 2, accedemos a los distintos niveles de
detalle del esquema.

A continuación, observamos el esquema, habiendo seleccionado el nivel del total por tipo de
artículo.
 Figura 21

Para eliminar el esquema en su totalidad, debemos seleccionar la opción Borrar esquema

dentro del submenú Agrupar y esquema. Si sólo deseamos eliminar del esquema algunas
celdas determinadas, debemos seleccionarlas previamente y luego, pulsar la opción Borrar
esquema.

Filtros
Microsoft Excel 2003 permite visualizar las filas que cumplan un determinado criterio, a
través de los llamados filtros. Si bien esta visualización no implica un cambio en la
organización de datos, es posible modificar los datos filtrados.

Autofiltros
Dentro del menú de Datos, en la opción Filtro, encontraremos la función de Autofiltro. Esta
función nos permite visualizar subconjuntos de filas de la lista original, estableciendo
criterios simples. Al ser seleccionada esta opción, las celdas que contienen las etiquetas de
las columnas mostrarán una casilla desplegable indicando qué valores de campos se
pueden elegir para establecer los criterios del filtro. Podemos seleccionar, previamente, las
columnas a las que deseemos aplicarle el filtro, de lo contrario, el filtro será aplicado a todas
las columnas de la lista.

Dentro de la casilla desplegable, encontraremos todos los valores contenidos en la columna.

Además de estos valores, se muestran distintos criterios especiales que facilitan la creación
de filtros:

Criterio Descripción

(Todas) Se utiliza para desactivar cualquier tipo de filtro.

Muestra todas las filas (Figura 22).
 Figura 22
Criterio Descripción

(Las 10 más …) Selecciona las diez mejores o peores filas de datos. (Figura
23).

Si, en el ejemplo de la figura anterior, deseamos trabajar sólo con los diez mayores importes
de cobros, debemos seleccionar el cuadro de diálogo de la opción (Las 10 más …).

Figura 23

A continuación, podemos observar que Microsoft Excel 2003 ha seleccionado las 10 filas
que contienen los importes de cobros más altos de la lista. Los números de las filas se
indican en color azul, como distintivo de que pertenecen a datos filtrados. Ver Figura 24.

Figura 24
 Criterio Descripción

(Personalizar…) Especifica condiciones excluyentes o alternativas para

la selección de filas (Figura 25). Seleccionar “Y” u “O”
para indicar el tratamiento de ambas condiciones.

Figura 25

Criterio Descripción

(Vacías) Microsoft Excel detecta las filas sin valor. Facilita la

depuración de datos con error (Figura 26).

(No vacías) Selecciona sólo las filas que posean datos en la

columna especificada (Figura 29).

Figura 26

Para demostrar el uso de las opciones (Vacías), adaptaremos el ejemplo anterior y

eliminaremos el contenido de algunas celdas.
 Figura 27

A continuación, mostramos el resultado del proceso de filtrado, una vez seleccionada la

opción (Vacías) para la columna de “Cobrador”.

Figura 28

En el caso que sólo deseemos trabajar con las filas con datos completos dentro de la
columna “Cobrador”, seleccionaremos la opción (No vacías) y obtendremos el siguiente
resultado:

Figura 29

Si deseamos eliminar los filtros, podemos seleccionar la opción Mostrar todo dentro del
submenú Flitro del menú Datos o bien, seleccionar el criterio (Todas…) dentro del filtro de
las columnas.

Filtros avanzados
Para utilizar la opción de Filtros avanzados, debemos seleccionarlo desde el submenú
Filtro del menú Datos. Para introducir los criterios del filtro, debemos establecer el rango de
celdas de la hoja de cálculo en la que estamos trabajando. Para especificar los rangos de
criterios de filtro, debemos introducirlos en celdas que se ubiquen por encima o por debajo
de las listas de datos, para que éstos no queden ocultos.

Los criterios deberán tener el mismo nombre que las etiquetas de las columnas de la lista de
datos, pudiendo aparecer el mismo nombre de etiqueta dentro del rango de criterios, tantas
veces como se desee obtener datos de una misma columna. Las filas que se encuentren a
continuación de los nombres de las etiquetas, indicarán el criterio a seguir para la selección
de datos dentro de esa columna.

Si deseamos que dos condiciones deben cumplirse para la selección de una fila, las dos
columnas deberán estar introducidas en una misma fila del rango de criterios. Podemos
comparar este procedimiento con el operador lógico “Y”.

Figura 30

Para activar el filtro, debemos completar los campos de Rango de la lista y Rango de
criterios del cuadro de diálogo de la opción Filtros avanzados.

Figura 31

En el ejemplo, se decidió seleccionar todos los pagos del cobrador “Pérez”, siempre que los
importes de los cobros sean mayores a $ 2.000. Si ejecutamos el Filtro avanzado,
obtendremos el resultado que se muestra en la figura siguiente.
 Figura 32

En cambio, si lo que buscamos es que en lugar de que se cumplan las dos condiciones a la
vez, se cumplan ambas independientemente, deberemos ubicar los criterios en distintas
filas. En este caso, podemos comparar este filtro con el operador lógico “O”. Una vez
ejecutado el filtro avanzado, las filas seleccionadas son las expuestas a continuación:

Figura 33

Dentro de la opción de filtros avanzados, es posible especificar más de dos criterios con
sólo aumentar el número de filas contenidas en el rango de criterios.

Los criterios de filtro pueden ser tanto cadenas de caracteres como valores o resultados de
expresiones. Los operadores de comparación se utilizan para buscar ambos tipos de
criterios sin distinguir mayúsculas de minúsculas. La siguiente tabla indica cuáles son los
operadores de comparación utilizados en filtros avanzados.

Signo Concepto
= Igual que
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual
<= Menor igual
<> Distinto de

Dentro de la opción de Filtros avanzados, se pueden utilizar comodines. El caracter “?”

indica un único carácter en la misma posición en donde se sitúa el comodín. El carácter “*”
representa una cadena de caracteres ubicada en la misma posición que el comodín.

Para comparar datos de la lista con la que trabajamos, con datos que se encuentran fuera
de ella, debemos utilizar los criterios calculados. Como resultado de la comparación,
obtendremos un valor verdadero o falso. Las filas seleccionadas por el filtro serán aquellas
verdaderas, una vez pasadas por el filtro.
 Para establecer el criterio cálculo, debemos utilizar el nombre de la columna donde se
encuentran los datos a comparar y una referencia absoluta de una celda o rango, ajenos a
la lista que contenga el dato calculado contra el cual se habrá de realizar la comparación.

Figura 34

Eliminar filtros
Cuando estemos trabajando tanto con autofiltro como con filtro avanzado, y deseemos
visualizar, nuevamente, la lista completa de datos, deberemos seleccionar la opción
Mostrar todo del submenú Filtro del menú Datos.

Aplique múltiples filtros automáticos a una misma hoja de Microsoft

Excel
Los filtros automáticos son una de las herramientas más utilizadas a la hora de seleccionar
información en una hoja de Microsoft Excel.
Una de las grandes ventajas que presenta Microsoft Excel es la posibilidad de activar filtros automáticos, para
más de una tabla de datos en la misma hoja.

En versiones anteriores, al trabajar con una hoja, era posible aplicar los filtros automáticos
alternativamente a una u otra tabla, pero nunca simul-táneamente.

Utilizando esta nueva versión de Microsoft Excel se podrá, a través del uso de listas, aplicar
simultáneamente filtros automáticos a todas las tablas de la hoja. Es necesario mencionar
que, de todas maneras, los filtros se verán en las tablas de manera alternativa, cada vez
que se deposite el cursor sobre alguna de las celdas que las componen.
 Figura 35

Cursor en una celda de la tabla superior.

Figura 36
Para ello, será necesario:

Crear una lista para cada una de las tablas, dirigiéndose a la opción Crear Lista que se
encuentra en el menú Datos, luego de desplegar el submenú Lista.
Establecer el rango de celdas que integrarán la Lista.
Dirigirse, a continuación, a cada una de las listas, para comprobar la existencia y
funcionalidad de los autofiltros.
 Figura 37

Esta aplicación de filtros simultáneos facilitará al usuario la tarea de comparar tablas y

trabajar con varios datos de manera simultánea.

Figura 38

Subtotales
En los casos en que deseemos obtener totales de campos numéricos según determinados
criterios, podremos utilizar la opción Subtotales del menú Datos. Esta opción facilita la
tarea mediante el uso del cuadro de diálogo, donde especificaremos el resultado que
buscamos obtener. A su vez, los datos obtenidos a partir de esta opción, servirán para la
creación de gráficos o la edición de informes.

El cuadro de diálogo de la opción Subtotales, nos solicita el llenado de tres campos.

 Figura 39

Donde:

Para cada cambio en: Indica el campo en donde seleccionaremos el nombre de la

etiqueta de la columna, de la cual queremos obtener los subtotales.

Usar función: Señala el campo en el cual podremos elegir entre las siguientes funciones:
Función Concepto
Suma Adiciona.
Contar Número de elementos.
Promedio Valor de la media.
Máx Valor máximo.
Mín Valor mínimo.
Producto Multiplica todos los valores.
Contar números Cuenta números.
Devest Desviación etándar de una muestra.
Desvestp Desviación estándar poblacional.
Var Varianza de una muestra.
Varp Varianza poblacional.

Agregar subtotales a: Selecciona la columna en que se mostrarán los subtotales y la

función seleccionada. Se pueden seleccionar más de un campo para calcular
subtotales.
 Reemplazar subtotales actuales: Si existiesen cálculos previos de subtotales, éstos
serán reemplazados por esta opción.

Salto de página entre grupos: Introduce saltos de página después de cada grupo de
datos.

Resumen debajo de los datos: Muestra el subtotal en una fila por debajo de los datos
que han sido calculados. Si no, el subtotal se mostrará por encima de esos datos.

Para nuestro ejemplo, hemos reordenado alfabéticamente la columna de “Cobrador”, dado

que deseamos obtener el total de importes cobrados de cada uno de ellos. Por lo tanto, en
el primer campo del cuadro de diálogo, seleccionaremos la columna de “Cobrador”. En el
campo de función, seleccionaremos la de suma y, por último, debemos seleccionar la
columna donde queremos visualizar el resultado.

La figura siguiente nos muestra cómo la lista se ha adaptado al procedimiento de la opción

Subtotales.

Figura 40

Podemos observar que Microsoft Excel 2003 ha agregado una fila con el Total de cada
Cobrador y, a su vez, una fila con el Total general de la lista por debajo de los datos.

En la figura anterior, podemos ver que a la izquierda de la hoja de cálculo, en la parte

superior, encontramos tres botones numerados con 1, 2 y 3. Si pulsamos el botón 1, en la
hoja de cálculo, se mostrará únicamente el total general. Si pulsamos el botón 2,
obtendremos una lista que contiene los subtotales y el total general (Figura 41). Pulsando el
botón 3, obtendremos nuevamente la lista total con los datos individuales, los Subtotales y
el Total general.
 Figura 41

Si volvemos a observar la Figura 40, veremos que a la izquierda de la hoja de cálculo, se

encuentran dos líneas verticales que contienen botones con los caracteres “+” y “-“, los que
nos permitirán la visualización de los datos que necesitamos, tan sólo desplegando los
deseados.
Para obtener nuevamente la lista original eliminando las filas de subtotales, debemos
dirigirnos al botón Quitar todos del submenú Subtotales del menú Datos.

En el caso del ejemplo, podemos continuar nuestro trabajo agregando otro criterio más para
obtener subtotales. Si además de obtener el subtotal por Cobrador, buscamos también
obtener el subtotal por fecha para cada uno de ellos, deberemos añadir el nuevo cálculo,
seleccionando nuevamente la opción Subtotales. Esta vez, en el cuadro de diálogo,
deberemos seleccionar la opción fecha, en el campo Para cada cambio en, y no marcar el
campo Reemplazar subtotales actuales, para que sea posible agregar nuevos subtotales
a los anteriores. A continuación, mostramos el resultado de haber aplicado este
procedimiento a nuestro ejemplo.
 Figura 42

Podemos ver que a la lista, fue agregada una fila que indica el subtotal por fecha dentro del
grupo de datos de cada cobrador.

La aplicación de la opción Filtro también puede ser combinada con la opción Subtotales. Si
deseamos aplicar un filtro a una lista con subtotales calculados, tenemos dos formas de
lograrlo. La primera es calcular los subtotales de toda la lista original y luego, seleccionar la
opción Filtro para introducir los criterios requeridos. En esta modalidad, Microsoft Excel
2003 efectuará el recálculo para toda la lista y luego, serán mostradas las filas que cumplan
con los criterios de selección. La segunda forma consiste en filtrar la lista y luego, aplicarle
el cálculo de subtotales.