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Bases deDatos
1. DEFINICIN
En este tema trataremos las bases de datos. Una base de datos es un conjunto de datos o
informacin estructurado, que ofrece un acceso fcil, rpido y flexible.
Una base de datos es la versin informtica de la estructura de la informacin contenida en
un fichero. Las bases de datos constan de registros, que podran compararse a las fichas de un
fichero, y ste sera la base de datos o una parte integrante de sta. Cada registro de la base de
datos se compone a su vez de varios campos que equivalen a los datos distribuidos en las fichas
del fichero.
Un ejemplo de base de datos sera:
Como ver en la tabla, cada registro est representado por una fila, y cada columna
representa un campo. De este modo cada registro contiene los mismos campos, por ejemplo el
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registro 1 est compuesto por tres campos: Juan, Tologa, 123-45-67.
Para distinguir cada campo se la da un nombre que, de alguna forma, tenga que ver con el
dato que va a contener. En este caso se ha elegido:
Nombre Apellido Telfono
2. CREACIN DE UNA BASE DE DATOS
Como hemos visto, en Excel una base de datos no es ms que una tabla, as que nuestra
hoja de clculo es ideal para disear nuestra base de datos. Por tanto, para comenzar a trabajar
hay que introducir los nombres de los campos que formarn las bases de datos y luego introducir
los registros correspondientes en la hoja de clculo.
Cuando terminemos de introducir datos, el paso siguiente ser seleccionar las celdas que
componen la tabla.
Una vez hayamos seleccionado el rango de celdas que formar nuestra base de datos,
activaremos la opcin Formulario del men Datos.
Tras seleccionar esta opcin, puede que Excel avise de que le es imposible trabajar en
esas condiciones, por ejemplo si ha realizado una seleccin mltiple.
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Tambin es posible que Excel advierta mediante un cuadro de dilogo, que el rango selec-
cionado no posee encabezados que definan los campos y preguntar si deseamos establecer los
datos de la primera fila como los nombres de los campos de la base de datos.
Esto es debido a que no existe un rasgo distintivo entre la fila de encabezamiento y el resto
de los datos de la tabla, como puede ser el tipo de fuente usado.
Para que Excel asigne automticamente la primera fila como fila de encabezamiento debe-
remos cambiar el formato de la misma. Por ejemplo, podemos poner los nombre de campo en
negrita, o aplicar un formato de relleno a las celdas.
En cualquier caso, Excel nos mostrar
un formulario de datos que nos muestra los re-
gistros en un cuadro de dilogo.
Los nombres de los campos aparecen a
la izquierda del cuadro de dilogo, el conteni-
do de los campos aparece junto a los nombres
de los campos en cuadros de texto. Estos cua-
dros tambin nos permiten introducir o modifi-
car registros. A la derecha de estos, aparece
una barra de desplazamiento que nos permite
movernos por la base de datos. Tambin nos
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muestra la posicin del registro actual en la base de datos.
Por ltimo, en la parte derecha del cuadro aparece una serie de botones que nos permiten
modificar la base de datos.
Podr aadir un registro nuevo a la base de datos haciendo clic en el
botn Nuevo.
Para eliminar un registro cualquiera de la base de datos, habr que
hacer clic en el botnEliminar del cuadro de dilogo. Esto borrar el registro
actual, esto es, en el que nos encontramos.
Para introducir los datos, se escriben y luego se pulsa la tecla TAB para
pasar al siguiente campo.
Si lo que queremos es pasar al siguiente registro, basta con pulsar la
tecla ENTER.
Para movernos por la base de datos, lo podemos hacer cmodamente mediante las teclas
de movimiento del cursor. Flecha abajo avanza un registro en la base ya creada. Flecha arriba
retrocede un registro en la misma.
Podremos introducir nuevos registros directamente sobre la hoja de clculo, y realizar
todas las tareas de Excel, como copiar, pegar, eliminar filas, etc
Tambin podremos aadir los campos que se deseen, insertando columnas. Pero es con-
veniente, para ahorrar tiempo y trabajo, que al disear la base de datos se tengan en cuenta
todos los posibles campos que se necesitarn en el futuro.
Como norma prctica, utilizaremos letras mayscula para los nombres de campos de los
registros, y minsculas para los datos, de modo que puedan diferenciarse fcilmente.
Los registros de una base de datos podrn contener cualquier tipo de informacin, es
decir, rtulos (texto), valores numricos, frmulas y funciones.
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3. AADIR, ELIMINAR Y ORDENAR DATOS EN UNA
BASE
Ya vimos en el prrafo anterior cmo se puede aaden registros utilizando el cuadro de
dilogo abierto por el comando Formulario del men Datos. Otra modo de insertar registros
es insertando directamente filas en la tabla de datos de la hoja de clculo, o bien rellenando la
ltima en blanco.
Para eliminar registros de una base de da-
tos, lo podremos hacer seleccionando el botn
Eliminar del cuadro de dilogo Formulario
cuando el registro deseado se muestre en panta-
lla.
Puede borrar tambin directamente las fi-
las o celdas que representan registros de la base de datos directamente sobre la hoja de clculo.
Tenga en cuenta que al eliminar los registros, stos se borran de la memoria, y no se
pueden recuperar de nuevo. Por tanto, tenga cuidado de borrar slo aquellos registros que sean
innecesarios. Una precaucin sera grabar la hoja antes de proceder a la eliminacin de regis-
tros, y, si se ha producido una equivocacin, podr volver a recuperar la hoja original.
Ordenar registros
Debe saber que los registros de una tabla de datos pueden ordenarse. Para ello utilizare-
mos la opcin Ordenar del men Datos de la forma explicada en el prrafo 3 del Tema 11.
Le recuerdo que deberemos seleccionar los registros de
datos que se desean ordenar. Este rango no tiene por qu estar
formado por la base de datos completa. Si no seleccionamos
ningn registro, pero estamos en alguna celda de la tabla, la or-
denacin afectar a toda la base de datos.
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4. LOCALIZACIN DE REGISTROS
Cuando tengamos una base de datos grande, la bsqueda de un determinado registro
puede ser tediosa. Excel nos permite localizar todos los registros de la base que cumplan un
determinado requisito en cuestin de segundos. Para ello, habr que indicar cul es la condicin
o requisito que debern cumplir los registros.
Para realizar una bsqueda, habr que ejecutar el comandoFormulariodel menDatos.
Una vez que estamos en la ficha, debemos hacer clic en el botn Criterios.
Al hacer clic en el botn Criterios, cambia su contenido por Formulario. Los cuadros
de texto han quedado en blanco en espera de que le introduzcamos el criterio de bsqueda. Si
deja una caja en blanco, el campo correspondiente ser ignorada.
Una vez aqu, y tras haber introducido los criterios adecuados, para realizar la bsqueda
debemos hacer clic en el botn Formulario.
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Tras esto, la ficha vuelve a mostrarnos los datos de la base. Para comenzar la bsqueda,
habr que hacer clic en el botn Buscar siguiente o Buscar anterior y nos mostrar los
registros que cumplan la condicin impuesta en el criterio introducido. Al volver a hacer clic en
estos botones, Excel mostrar el siguiente registro que cumpla la condicin, ignorando los que
no la cumplan.
Para detener la bsqueda, debe hacer clic de nuevo en el botn Criterios y borrar los
criterios introducidos anteriormente.
Criterios de Bsqueda
Hemos visto anteriormente cmo podemos realizar una bsqueda basada en un criterio.
Ahora en este subprrafo veremos como construir ese criterio de bsqueda.
El criterio es la condicin que debern cumplir los registros que deseamos buscar. Por
ejemplo, podremos buscar registros cuyos campos coincidan con los valores indicados en los
cuadros de texto (sean numricos o cadenas de texto) de la ventana de Formulario.
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No slo ser posible encontrar registros que coincidan con un valor determinado, tambin
se pueden utilizar los operadores de comparacin para establecer un criterio. Los smbolos de
comparacin para este tipo de bsquedas son:
> mayor que
< menor que
= igual que
>= mayor o igual que
<= menor o igual que
<> distinto de
Por ejemplo si escribe en el cuadro de texto correspondiente al primer campo la frmu-
la:< 20, Excel buscar todos los registros cuyo primer campo sea mayor que 20. Lgicamente
los datos referentes al primer campo deben ser numricos.
5. EXTRACCIN DE REGISTROS
Excel nos permite mostrar en la propia hoja de clculo el resultado de una bsqueda.
Hasta ahora hemos localizado registros en un cuadro de dilogo, con los filtros podremos ver en
la hoja de clculo, directamente los registros que verifiquen una determinada condicin.
Esta funcin est disponible en el submenFiltros dentro del menDatos, as que vamos
a verlas.
Con el comando Autofiltro de este men, convertiremos las celdas de nombre de campo
en listas desplegables como puede ver en la figura siguiente. Para que esta funcin se ejecute
deber posicionarse en alguna celda de la tabla con anterioridad.
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Si desplegamos una de estas lista, aparecern en la lista todos los datos de todos los
registros pertenecientes a ese campo, y bastar con elegir uno de ellos para que el resto de los
datos de la lista desaparezca.
Una vez hagamos esto, slo aparecer en la tabla el registro completo al que pertenece el
dato elegido.
La flecha del botn que hayamos usado, se volver de color azul. De este modo sabre-
mos cul es el dato por el que hemos buscado el registro que elegido.
Si deseamos mostrar de nuevo todos los registros en la hoja de clculo, tan slo debere-
mos elegir la opcin (Todas) de la lista. Tenga en cuenta que deber seleccionar esta opcin de
todos los campos cuyo botn est en azul.
Si lo que queremos es hacer un bsqueda con un determinado criterio, haremos uso de la
opcin (Personalizar...).
Cuando hagamos clic sobre esta opcin nos aparecer en pantalla un cuadro de dilogo
donde podremos especificar un criterio de bsqueda para el campo al cul hemos desplegado
la correspondiente lista.
Como ver en la figura, en la parte superior de la ventana nos aparece el nombre del
campo con el que estamos trabajando. Para construir la condicin usaremos las cuatro listas
desplegables. Las dos de arriba son idnticas a las dos de abajo.
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En cualquier caso, con la primera elegiremos el criterio de comparacin, y con la segunda
de ellas el valor de comparacin. Tambin podemos desplegar la segunda lista, en ella veremos
que contiene todos los valores de todos los registros pertenecientes a ese campo. De este modo
podemos elegir uno de ellos para mostrar todos los registros que tengan ese valor para ese
campo.
Por ejemplo si deseamos buscar los registros que tengan este campo con un valor mayor
que 14, deberemos seleccionar primero la opcin es mayor que de la primera lista, y luego
escribir el nmero 20 en la segundo cuadro de texto.
Es importante resaltar que podremos utilizar los caracteres ? y * a modo de comodi-
nes. El primero de ellos cualquier carcter, y el segundo puede representar cualquier cadena de
caracteres incluida la cadena vaca. Esto quiere decir que si usted desea mostrar todos los
registros cuyo valor campo empiece por la letra j, deber escribir en el segundo cuadro de
texto: j*.
Las opciones YyOlas usaremos cuando buscamos datos que deban cumplir ms de una
condicin.
Si hacemos clic sobre la opcin Y, se mostrarn los registros que cumplan ambas condi-
ciones. En cambio si seleccionamos la opcin O, se mostrarn en la hoja de clculo los registros
que verifiquen alguna de las dos condiciones.
La opcin Personalizar est disponible para cada campo, as que podremos establecer
una condicin para cada uno de ellos. Una vez terminemos de especificar las condiciones, hare-
mos clic en el botn Aceptar. En este momento, nos aparecer en la hoja, slo aquellos regis-
tros que verifiquen tales condiciones.
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6. EJERCICIOS PROPUESTOS
Ejercicio Uno:
Se pretende crear una base de datos para almacenar los litros por metro cuadrado reco-
gidos en cada provincia de Andaluca. Para ello se recogen los datos de dos municipios de cada
provincia como se muestra en la siguiente tabla:
Confeccione la tabla tal y como aparece en la figura y haga lo necesario para convertir la
tabla en base de datos.
Ejercicio Dos:
Haga lo necesario para insertar un nuevo registro mediante el sistema de mens. Los datos
del nuevo registro son:
Municipio: 17
Provincia: Almera
Litros/m^2: 2
Ejercicio Tres:
Desde el cuadro de dilogo de formulario (Hoja1), realice los pasos que crea oportunos
para conseguir encontrar todos los municipios que pertenezcan a Cdiz o a Crdoba.
Ejercicio Cuatro:
Haga lo necesario para mostrar en la hoja slo aquellos municipios que superan los 5 litros
por metro cuadrado.
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Ejercicio Cinco:
Ahora haga lo necesario para que adems slo aparezcan los municipios que pertenezcan
a Jan, es decir, aquellos municipios que siendo de Jan superen los 5 litros por metro cuadrado.
Ejercicio Seis:
Realice los pasos necesarios para desactivar los autofiltros.
Ejercicio Siete:
Ahora haga lo que crea conveniente para eliminar el ltimo registro mediante el sistema de
mens.
Ejercicio Ocho:
Nos piden que calculemos el subtotal de litros recogidos en cada provincia y el total de
litros recogidos en la comunidad autnoma. Para ello se aconseja ordenar antes la tabla.