MANUAL EXCEL INTERMEDIO

TABLAS EN EXCEL
Las tablas no son más que un conjunto de filas y columnas que contienen datos
relacionados y que son manejados de manera independiente por Excel. Las tablas
son una herramienta muy poderosa que debes aprender a utilizar adecuadamente.
¿QUÉ ES UNA TABLA EN EXCEL?

Las tablas son la manera en que Excel identifica un rango de celdas y de esa
manera sabe que la información contenida en ellas está relacionada. La primera fila
de una tabla siempre contendrá los encabezados de columna y el resto de las filas
contendrán los datos. El utilizar tablas es muy conveniente porque Excel se hará
cargo de los detalles del manejo de las tablas, como facilitar el agregar nuevas filas
o eliminarlas, lo cual te permitirá enfocarte más en el análisis de los datos.
CÓMO CREAR UNA TABLA

Para crear una tabla en Excel todo lo que debes hacer es seleccionar el rango de
celdas que contiene los datos y pulsar el botón Tabla que se encuentra dentro de
la ficha Insertar.

El uso de las tablas en Excel es altamente recomendable así que a continuación

mencionaré 7 beneficios de utilizar las tablas de Excel.

1. CAMBIAR FÁCILMENTE EL ESTILO DE UNA TABLA

Excel contiene algunos estilos de tabla predefinidos de los cuales podrás elegir
alguno para aplicarlo a tu tabla. Solamente selecciona cualquier celda que se
encuentra dentro de la tabla y cambia su estilo seleccionado la opción adecuada
dentro del grupo Estilos de tabla que se encuentra dentro de la ficha Diseño de
las Herramientas de tabla.
Si no te agrada ninguno de los estilos mostrados puedes hacer clic en la
opción Nuevo estilo de tabla para crear un nuevo estilo.
2. RESALTAR FILAS ALTERNAS DE UNA TABLA

Cuando creas una nueva tabla, Excel aplicará un fondo especial a las filas impares.
Si por alguna razón no deseas que se aplique este formato puedes deshabilitarlo
con la opción Filas con bandas dentro de la ficha Herramientas de tabla.
3. FILTRAR Y ORDENAR DATOS DE LA TABLA

Cada tabla que se crea en Excel ya trae consigo filtros para cada columna, así como
opciones de ordenamiento para cada columna.

4. REFERENCIAS ESTRUCTURADAS DE UNA TABLA

Una de las ventajas más importantes de una tabla de Excel es que, en lugar de
utilizar las referencias de celdas como las conocemos, podemos utilizar referencias
estructuradas las cuales hacen uso del nombre de la tabla así como de los nombres
de las columnas para hacer referencia a los datos.

Al igual que con las referencias tradicionales, las referencias estructuradas se

actualizan automáticamente al insertar nuevos datos en la tabla o al removerlos.

5. CREAR COLUMNAS CALCULADAS FÁCILMENTE

Una vez que sabes utilizar las referencias estructuras será muy sencillo crear
columnas calculadas utilizando los nombres de las columnas. Por ejemplo:

6. FILA DE TOTALES DE UNA TABLA

Se pueden agregar totales a una tabla con tan solo marcar la caja de selección Fila
de totales:
Y por si fuera poco, podemos modificar la Fila de totales especificando la operación
que deseamos aplicar.

7. IMPRIMIR UNA TABLA

Para imprimir una tabla debes seleccionar cualquiera de sus celdas y oprimir la
combinación de teclas CTRL + P y posteriormente, en la sección de Configuración,
seleccionar la opción Imprimir la tabla seleccionada.
Estas son solo algunas de las características y beneficios de las tablas en Excel que
demuestran que son intuitivas, fáciles de usar y que además nos proveen de mucha
funcionalidad sin tanta complejidad. La próxima vez que organices tus datos en
Excel considera utilizar una tabla.

8. UTILIZAR FÓRMULAS EN TABLAS DE EXCEL

Las tablas de Excel nos ayudan en gran manera a organizar nuestros datos, pero
es inevitable utilizar fórmulas para obtener información adicional sobre dicha
información. Por ello en esta ocasión revisaremos algunos métodos para utilizar
fórmulas en tablas de Excel.
En primer lugar he convertido un rango de datos en una tabla utilizando el comando
Tabla que se encuentra en la ficha insertar.
Lo primero que debes saber es que, sin haber ninguna acción adicional, Excel ha
nombrado a este rango de celdas como Tabla1 y lo podemos comprobar abriendo
el Administrador de nombres que se encuentra en la ficha Fórmulas dentro del grupo
Nombres definidos.

UTILIZAR LA FILA DE TOTALES

Si queremos calcular el total de alguna de las columnas de una tabla, ni siquiera

tenemos que utilizar una fórmula sino que solamente debemos insertar la fila de
totales de la tabla. Para ellos debemos seleccionar cualquier celda de la tabla e ir a
la ficha contextual Herramientas de tabla.
Deberás marcar la opción Filas de totales y Excel insertará una nueva fila a la tabla.
La fila de totales nos permite elegir entre varias fórmulas que pueden ser aplicadas.
Al seleccionar alguna celda de la fila de totales se mostrará la lista de funciones
disponibles.

De esta manera puede hacer clic sobre la celda de total que corresponde a la
columna “Proyectado” e insertar la suma. Quiero que observes con detenimiento el
tipo de fórmula que Excel muestra en la barra de fórmulas para la celda de la fila de
totales que acabo de modificar:
Sorprendentemente Excel no utiliza la función SUMA sino que utiliza la función
SUBTOTALES la cual en su primer argumento nos permite utilizar un número el
cual identificará a la función a utilizar y en este caso el número 109 equivale a la
función SUMA. El segundo argumento de la función SUBTOTALES es el nombre de
la columna de la tabla, que para este ejemplo es la columna “Proyectado”.
Si para esta misma columna realizo el cambio de función a Promedio podrás
observar que en lugar de utilizar el número 109 se utilizará ahora el número 101 en
la función SUBTOTALES:

UTILIZANDO FÓRMULAS DENTRO DE UNA TABLA

Como has visto en el ejemplo anterior, podemos utilizar los nombres de columnas
para hacer cálculos con la información de nuestra tabla. Ese tipo de referencia es
conocida como referencia estructurada. Para hacer un ejemplo de una fórmula con
referencias estructuradas agregaremos una nueva columna a nuestra tabla llamada
Diferencia la cual tendrá la resta entre la columna Proyectado y la columna Real y
para ello utilizaremos la fórmula [@Proyectado]-[@Real].
Si después de introducir el símbolo “=” en la celda D2 nos movemos con las flechas
del teclado hacia la celda B2, Excel introducirá automáticamente el nombre
[@Proyectado]. Después ingresamos el símbolo “-“ para realizar la resta y
finalmente nos movemos hacia la celda C2 y se insertará automáticamente el
nombre [@Real].

Al momento de pulsar la tecla Entrar, se propagará automáticamente la fórmula por

toda la columna. Este es un comportamiento natural de las tablas de Excel que nos
ahorrará algunas acciones adicionales al ingresar nuestras fórmulas.

FÓRMULAS DE EXCEL
Las fórmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de
cálculo. Sin las fórmulas nuestras hojas de cálculo serían como cualquier otro
documento creado en un procesador de palabras. Utilizamos las fórmulas de
Excel para realizar cálculos en los datos de una hoja y obtener los resultados
actualizados cada vez que los datos cambien.
¿QUÉ SON LAS FÓRMULAS DE EXCEL?

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese
código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la
celda.
Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula
que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad
de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial
la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=).
Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será
mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo

contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto.
Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del
texto:

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la

operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación
pero no realiza ningún cálculo.

PARTES DE UNA FÓRMULA DE EXCEL

Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

• Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un
texto también puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre
deberá estar encerrado por dobles comillas como “Marzo”.
 • Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de
nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que
apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en
nuestra fórmula

• Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos

operadores matemáticos que conocemos como el símbolo + para la
suma o el símbolo * para la multiplicación.

• Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos

utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una función de Excel es la
función SUMA la cual podemos incluir como parte de una fórmula.

UTILIZANDO REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS

En Excel puedes especificar tres tipos de
referencias: relativas, absolutas y mixtas. Al utilizar el tipo de referencia
adecuado nos aseguramos de que al copiar la fórmula a una nueva ubicación
seguirá funcionando adecuadamente.
Si tienes una fórmula que hace referencia a otras celdas y copiamos esa fórmula a
otra ubicación, Excel actualizará automáticamente las referencias de la fórmula para
adecuarlas a la nueva ubicación. Considera el siguiente ejemplo.

La celda C1 hace la suma de A1 y B1. Observa lo que sucede si copiamos el

contenido de la celda C1 y lo pegamos en la celda C2.

Excel ha sido tan inteligente que ha supuesto que la fórmula de la celda C2 debe
sumar los valores de A2 y B2. Si volvemos a copiar la fórmula y pegarla en la celda
C3 obtendremos la fórmula: =A3 + B3.

REFERENCIAS RELATIVAS

Cuando copiamos fórmulas Excel utiliza el tipo de referencia relativa que es el

comportamiento predeterminado. Este tipo de referencia se adapta al contexto de
la nueva celda cambiando las referencias de acuerdo a la nueva ubicación. Sin
embargo, en algunas ocasiones no queremos tener este comportamiento sino que
queremos hacer referencia siempre a una celda específica sin importar que
copiemos la fórmula a otra ubicación y para ello necesitamos utilizar las referencias
absolutas.
REFERENCIAS ABSOLUTAS

Para fijar la columna o fila de una referencia utilizamos el signo $ y lo colocamos

antes de la letra de la columna o del número de fila de la referencia. Así por ejemplo
podemos tener una referencia absoluta que fija tanto la columna como la fila, por
ejemplo: $A$1

REFERENCIAS MIXTAS

Las referencias mixtas son aquellas donde solamente se fija la columna ($A1) o
solamente se fija la fila(A$1).
ATAJO PARA CREAR REFERENCIAS ABSOLUTAS Y MIXTAS

Una manera muy sencilla de crear una referencia absoluta es editar la fórmula y
posicionar el cursor sobre la referencia relativa que deseamos convertir
en referencia absoluta. Posteriormente debemos presionar la tecla F4 lo cual
insertará el signo $ tanto para la columna como para el número de fila.
Si pulsas dos veces la tecla F4 observarás que Excel solamente inserta el signo $
para la fila y si pulsas la tecla F4 tres veces se creará una referencia mixta con la
columna fija. Al pulsar una cuarta vez la tecla F4 se removerán todos los signos $ y
tendremos de nuevo una referencia relativa.
A continuación una tabla que te ayudará a recordar este tipo de referencias.

Referencia Ejemplo Descripción

La columna y la fila pueden cambiar al momento

Relativa =A1
de copiar la fórmula.

Absoluta =$A$1 Ni la columna ni la fila pueden cambiar.

La columna no cambia, solamente la fila puede

Mixta =$A1
cambiar.

La fila no cambia, solamente la columna puede

Mixta =A$1
cambiar.