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Excel es una hoja de cálculo que nos permite poder realizar muchas operaciones de
forma sencilla, mediante la identificación de las celdas mediante filas y columnas.
Una de las grandes herramientas que existen en Excel son las funciones. Estas
funciones nos permiten realizar operaciones más complejas y de forma sencilla,
tanto con valores numéricos o valores de texto.
Todas las funciones tienen en común, el nombre de la función la cual la identifica
y una serie de argumentos, todos ellos separados por puntos y comas, todos ellos
dentro de paréntesis. Veremos que puede haber alguna función que no tenga ningún
tipo de argumento, pero siempre existirán los paréntesis después del nombre de la
función.
Para poder trabajar con las funciones es importante conocerlas todas por separado
ya que cada una de ellas nos ofrece un resultado diferente. Sabiendo lo que
deseamos y conociendo las funciones es más fácil poder encontrar la combinación de
funciones con las que podemos encontrar el resultado deseado.
A lo largo de estas lecciones podremos ver el nombre de la función, una pequeña
explicación para que sirva, la explicación de la estructura con los argumentos y
para que sirva cada una de ellas y un pequeño ejemplo de cómo utilizar esta
función.
Funciones de texto: Funciones que nos permiten trabajar con el texto que contienen
las celdas.
Es importante hacer notar que en el momento que utilizamos estas funciones, en los
argumentos, tanto podemos utilizar texto directamente entre comillas o una
referencia a una celda la cual contiene texto. En los ejemplos de las funciones
utilizaremos las dos opciones.
CONCATENAR
Une diferentes elementos de texto en uno sólo. Estos elementos pueden ser celdas o
directamente texto utilizando comillas "".
Esta función puede tener como máximo 30 argumentos. Estructura:
CONCATENAR(Texto1;Texto2;...)
Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto "Juan", en la celda A2 "Rodríguez" y
queremos que en la celda A3 aparezca el nombre y apellidos en la misma celda
deberíamos escribir la siguiente función: =CONCATENAR(A1;" ";A2)
Observa que el segundo argumento es " " de esta forma hacemos que el nombre y el
apellido salgan separados por un espacio.
Otra forma de obtener el mismo resultado que utilizando la función
Concatenar sería utilizando & de la siguiente forma: =A1&" "&A2
ENCONTRAR
Nos devuelve la posición en la que se encuentra un valor dentro de una cadena de
texto.
Estructura: ENCONTRAR(Texto que deseamos buscar; Dentro del texto; Número de
posición inicial)
El tercer argumento no es obligatorio, si no se introduce Excel considerará la
primera posición como número 1.
Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: Mailxmail si deseamos saber en que
posición se encuentra la x deberemos escribir en la celda A2 la función
=ENCONTRAR("x";A1) nos devolverá un 5 como resultado ya que la primera letra la
considera como si estuviera en la primera posición.
3. Izquierda - Largo - Minúscula
IZQUIERDA
Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la
parte izquierda de la cadena de texto.
Estructura: IZQUIERDA(Texto; Número de caracteres a extraer)
Ejemplo: En la celda A1 escribimos el texto: "Funciones Excel". Si en la celda A2
escribimos la función =IZQUIERDA(A1;9), obtendremos como resultado "Funciones".
LARGO
Nos retornará la cantidad de caracteres que tiene la cadena de texto. Estructura:
LARGO(Texto)
Ejemplo: en la celda A1 escribe el texto: "Funciones Excel". Para saber
la cantidad de caracteres que forman este texto deberás introducir en otra celda
la función =LARGO(A1). Como resultado nos devolverá un 15.
MINUSC
Con esta función obtendremos todo el contenido de un texto o celda en minúsculas.
Si se utiliza una celda en la que contiene texto esta no se transforma toda en
minúsculas, si no que... en la celda donde pongamos la función obtendremos una
copia de la primera celda pero toda en minúsculas.
Estructura: MINUSC(Texto)
Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de EXCEL". Si escribimos la
función
=MINUSC(A1) en la celda A2 el resultado que obtenemos sería: "funciones de excel".
Volvemos
a recordar que tenemos los dos textos tanto en la celda A1 como en la A2, ya que la
A2 es una función que dependerá siempre del contenido que hay en la A1.
EXTRAE
Nos devuelve una cantidad de caracteres específicos a partir de una posición
inicial de una cadena de texto.
Estructura: EXTRAE(Texto; Posición inicial; Número de caracteres a extraer)
Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de Excel" y en la celda A2
queremos obtener la palabra "de" deberíamos escribir la función =EXTRAE(A1;11;2)
NOMPROPIO
Con esta función obtendremos un texto en el que aparecerá en mayúsculas la primera
letra de cada palabra que forma parte del texto.
Estructura: NOMPROPIO(Texto)
Ejemplo: Si escribimos la función =NOMPROPIO(A1) en la celda A2, y en la celda A1
el texto: "Funciones de excel" obtendremos como resultado "Funciones De Excel".
REPETIR
Lo que conseguimos con esta función es que se repitan una cantidad de veces un
texto determinado.
Estructura: REPETIR(Texto; Número de veces a repetir)
Ejemplo: Si en la celda A1 escribimos esta función =REPETIR("la";3)
obtendremos como resultado "lalala".
DERECHA
Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la
parte derecha de la cadena de texto.
Estructura: DERECHA(Texto; Número de caracteres a extraer)
Ejemplo: En la celda A1 escribimos el texto: "Funciones Excel". Si en la celda A2
escribimos la función =DERECHA(A1;5), obtendremos como resultado "Excel".
ESPACIOS
Elimina los espacios en blanco que hay dentro de una cadena de texto, excepto los
que son de
separación de palabras.
Estructura: =ESPACIOS(Texto a quitar espacios)
Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos escrito el texto: "Funciones de Excel", observa
que entre de y Excel hemos dejado muchos espacios en blanco. Si quisiéramos
corregir este problema y que no aparecieran estos espacios en la celda A2
tendríamos que poner la función =ESPACIOS(A1) de tal forma que el resultado final
será: "Funciones de Excel". Observa que los espacios entre palabras se mantienen.
MAYUSC
Con esta función obtendremos todo el contenido de un texto o celda en minúsculas.
Estructura: MAYUSC(Texto)
Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de EXCEL". Si escribimos la
función
=MINUSC(A1) en la celda A2 el resultado que obtenemos sería: "FUNCIONES DE EXCEL".
Funciones de fecha y hora: Con estas funciones podremos trabajar con el texto y la
hora obteniendo parte de esta información y trabajando con ella de forma muy
concreta.
Para poder trabajar con estas funciones queremos recordar que para que en una celda
aparezca la fecha de este justo momento podemos utilizar la combinación de teclas:
Ctrl + ; Si quieres que aparezca la hora utilizaremos la combinación de teclas:
Ctrl + :
FECHA
Nos convierte tres números en formato de DD/MM/AAAA
Estructura: FECHA(Año; Mes; Día). Hay que tener en cuenta que si introducimos un
valor que no es correcto lo convierte a uno que si lo es. Así por ejemplo si
introducimos como mes el valor 13, en el momento de aceptar la función nos
aparecerá un 1.
Ejemplo: Si en una celda introducimos la función: =FECHA(2004;4;25)
aparecerá como resultado: 25/04/2004
DIA
Nos devuelve el día de una fecha
Estructura: DIA(Fecha)
Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual, recuerda
que para ello solamente deberás utilizar la combinación de teclas Ctrl + ; para
que el número del día de esta fecha aparezca en la celda A2 deberás escribir la
función: =DIA(A1)
MES
Nos devuelve el día de una fecha
Estructura: MES(Fecha)
Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual (Ctrl + ;) para que
el número del mes de esta fecha aparezca en la celda A2 deberás escribir la
función: =MES(A1)
AÑO
Nos devuelve el año de una fecha
Estructura: AÑO(Fecha)
Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual (Ctrl + ;) para que
el año de esta fecha aparezca en la celda A2 deberás escribir la función: =AÑO(A1)
HORA
Nos devuelve la hora de una celda con la hora, minutos y segundos
Estructura: HORA(Hora completa)
Ejemplo: En la celda A1 introduce la hora del sistema actual, recuerda que para
ello solamente deberás utilizar la combinación de teclas Ctrl + : para que la hora
aparezca en la celda A2 deberás escribir la función: =HORA(A1)
AHORA
Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema. Las dos aparecen
dentro de la misma celda. Cambiando el formato de la celda podremos hacer que
aparezca una u otra según nos interese.
Estructura: AHORA() es importante ver que dentro de esta función no existe ningún
tipo de argumento.
Ejemplo: En la celda A1 introduce la función =AHORA(), en el momento de pulsar
Intro te aparecerá la fecha y la hora del sistema.
HOY
Esta función nos devuelve la fecha actual del sistema.
Estructura: HOY() esta función tampoco tiene ningún tipo de argumento.
Ejemplo: escribe la función =HOY() en la celda A1 y después de pulsar Intro te
aparecerá la fecha del sistema.
DIASEM
Nos devuelve un número del 1 al 7 que indica la posición del día de la semana.
Estructura: DIASEM(Fecha; Rango de fechas) en el rango de fechas podremos
introducir el valor 1 si se desea que el primer día de la semana sea domingo, un 2
si el primer día de la semana sea lunes,
Ejemplo: escribe en la celda A1 la fecha: 1/1/2004. Si en la celda A2 introducimos
la función
=DIASEM(A1;2) aparecerá como resultado un 4. Si escribiéramos la función
=DIASEM(A1;1)
aparecería un 5.
CONTAR.BLANCO
Esta función nos devolverá la cantidad de celdas en blanco que hay dentro de un
rango de celdas.
Estructura: CONTAR.BLANCO(Rango de celdas). El rango de celdas siempre se indica
con dos celdas la inicial y la final separadas por dos puntos.
ESBLANCO
Nos informa si la celda a la que hace referencia esta función está en blanco.
Devolverá
Verdadero en caso de estar en blanco y Falso en caso de contener algún tipo de
valor. Estructura: ESBLANCO(Celda)
Funciones lógicas: funciones que nos permiten "preguntar" sobre el valor de otras y
actuar según la respuesta obtenida.
SI
La función SI nos permite realizar una pregunta lógica, la cual pueda tener dos
posibles resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma según la
respuesta obtenida.
Estructura: SI(Pregunta lógica; Acción en caso verdadero; Acción en caso falso). Lo
que escribamos dentro del segundo y tercer argumento serán las acciones que se
realizarán en caso de que la respuesta a la pregunta lógica sea verdadera o sea
falsa. Los dos primeros argumentos son los únicos obligatorios para esta función.
Para realizar la pregunta lógica podremos utilizar los siguientes operadores de
comparación: = para preguntar si dos valores son iguales, > para saber si un valor
es mayor que otro, < para preguntar por menor, >= con este podremos conocer si es
mayor o igual, <= preguntamos por menor o igual, o si deseamos mirar sin son
diferente utilizaremos <>
Ejemplo: Imagina que en la celda A1 escribimos la edad de una persona y en la celda
A2 queremos que aparezca el texto "Mayor de edad" en el caso que la edad sea igual
o superior a
18, mientras que nos interesará aparezca "Menor de edad" en caso que la edad sea
menor de
18. La función que deberíamos escribir sería =SI(A1>=18;"Mayor de edad";"Menor de
edad") Observa que en el primer argumento preguntamos por mayor o igual que 18, si
la respuesta a la pregunta es Verdadera se realizará el segundo argumento: "Mayor
de edad", en cambio si la respuesta es falsa, realizamos el tercer argumento:
"Menor de edad".
Y
Esta función suele utilizarse conjuntamente con la función Si. Nos permite realizar
en lugar de una pregunta varias. Y sólo se realizará el argumento situado en la
parte verdadero del Si en el momento que todas las respuestas sean verdaderas.
Estructura: Y(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)
Ejemplo: En la celda A1, introduciremos la edad y en la A2 la estatura de la
persona medida en centímetros. En la celda A3 aparecerá el texto "Puede pasar" si
la edad es mayor de 16 años y mide más de 150. En el caso que alguna de las dos
condiciones no se cumplan, aparecerá el texto "NO puede pasar".
=SI(Y(A1>16;B1>150);"Puede pasar";"NO puede pasar") Observa que toda la función
Y(...) se escribe dentro del primer argumento de la función Si.
O
Esta función también se suele utilizar conjuntamente con la función Si. Con ella
también podremos realizar varias preguntas dentro del Si y la parte que está en el
argumento reservado para cuando la pregunta es verdadera, sólo se realizará en el
caso que cualquiera de las respuestas a las preguntas dentro de la O sea verdadera.
Estructura: O(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)
Ejemplo: Utilizaremos el mismo ejemplo anterior pero dejaremos pasar si la persona
es mayor de 16 años o mide más de 150. De esta manera con que se cumpla una de las
dos aparecerá el texto "Puede pasar". El único caso que aparecerá "NO puede pasar",
será cuando las dos preguntas no se cumplan. =SI(O(A1>16;B1>150);"Puede pasar";"NO
puede pasar")
Elegir
Con esta función escogeremos un valor de una lista de valores dependiendo de un
índice. Estructura: ELEGIR(Valor del índice; valor 1; valor 2; ...) esta función
está limitada a 29 valores.
Ejemplo: En la celda A1 escribiremos una fecha. En la celda A2 utilizaremos la
función DIASEM la cual nos devolverá la posición del día de la semana que ocupa la
fecha de la celda A1. En la celda A3 queremos que aparezca el día de la semana con
su nombre según el número que aparezca en la celda A2. Para ello simplemente
escribiremos la siguiente formula:
=ELEGIR(B1;"Lunes";"Martes";"Miercoles";"Jueves";"Viernes";"Sábado";"Domingo")
Observa que el valor de la celda A2 nos sirve como índice y según el valor que
obtenemos la función nos muestra el primer valor, el segundo...
Buscarv
Esta función nos permite buscar un valor en una primera columna de una matriz, una
vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la columna
que deseamos obtener.
Estructura: BUSCARV(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde
buscar datos; Columna que se desea obtener dato; Ordenado)
Excel busca en la primera columna de la matriz, definida en el segundo argumento,
de forma vertical el valor que ponemos en el primer argumento. Normalmente esta
búsqueda Excel la hace pensando que esta primera columna está ordenada. Si los
valores no lo estuvieran tenemos que indicárselo para que pueda encontrar el dato.
Si la tabla no está ordenada deberemos escribir Falso en el argumento que hemos
llamado Ordenado.
Ejemplo: Vamos a crear una pequeña hoja en la que según el código de un artículo
nos devuelva la descripción de este dependiendo de una lista. Para ello primero de
todo necesitaremos una tabla de valores. Imaginemos que la introducimos a partir de
la celda A5 donde escribiremos el primer código, por ejemplo X-1. En la celda B5 la
descripción: Coches. En la celda A6 escribiremos X-2 y en la B6: Camiones... y así
todos los valores que querramos.
Lo que desearemos es que el usuario de esta hoja introduzca un código en la celda
A1 y automáticamente en la celda A2 aparezca la descripción que depende del código.
Para ello solamente tendremos que escribir la función
siguiente en la celda A2.
=BUSCARV(A1;A5:B8;2;FALSO)
Explicaremos detenidamente los argumentos de esta función para terminar de entender
el funcionamiento. En esta función buscamos el valor de la celda A1, dentro de la
matriz A5:B8, recuerda que Excel busca primero por la primera columna. Como
resultado nos mostrará lo que encuentre en la segunda columna de la fila del valor
encontrado.
Buscarh
Esta función realiza lo mismo que la función anterior, pero con la diferencia que
busca los valores en la primera fila de la matriz de forma horizontal y nos
devuelve un valor que está dentro de la misma columna del valor encontrado.
Estructura: BUSCARH(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde
buscar datos; Fila que se desea obtener dato; Ordenado)
Ejemplo: Podemos utilizar el mismo caso que el anterior, simplemente que los
códigos que vamos a utilizar deberán estar distribuidos en columnas y las
descripciones en la siguiente fila. Así de esta forma podemos utilizar la siguiente
función: =BUSCARH(A1;A5:D6;2;FALSO)
un 5, ya que hay 5 columnas seleccionadas, D, E, F, G y H.
Funciones matemáticas y trigonométricas: estas funciones nos permiten
trabajar con números realizando operaciones matemáticas que sin las funciones
serían complejas de poder realizar.
Abs
Esta función nos devuelve el valor absoluto de una cantidad, dicho de
otra forma, nos
devuelve el valor sin signo.
Estructura: ABS(Valor)
Ejemplo: La función =ABS(-1) nos devolverá como valor 1. Si operamos con este valor
será exactamente igual que si estamos trabajando con un número positivo. Así si
realizamos esta operación =ABS(-1)+2 el valor obtenido será 3. La función ABS se
utiliza muy frecuentemente con funciones financieras ya que estas por defecto nos
devuelven valores negativos.
Contar.si
Esta función nos permitirá contar cuantas celdas diferentes de blanco de un rango
cumplen con un criterio determinado.
Estructura: CONTAR.SI(Rango de datos; Criterio o condición)
Ejemplo: Imagina que de una lista de datos en los que aparecen los días de la
semana queremos saber cuantos de estos se producen los lunes. Para ello simplemente
deberemos introducir la función: =CONTAR.SI(A3:A9;"Lunes") donde se especifica que
de la A3 a la A9 tengo todos los datos y en el siguiente argumento lo que deseamos
contar si estos datos son Lunes.
Entero
Con esta función conseguiremos el número entero inferior más cercano al valor que
introducimos en la función.
Estructura: ENTERO(Valor)
Ejemplo: Si escribimos la función =ENTERO(5,4) obtendremos como resultado el valor
5. Es importante hacer notar que cualquier calculo que hagamos con esta formula
siempre lo haremos con el valor entero, los decimales no se tendrán en cuenta.
Suma
Nos devuelve la suma entre sí de todos los valores que hay dentro de un rango.
Estructura: SUMA(Rango)
Ejemplo: Utilizando esta función nos ahorrariamos por ejemplo hacer la suma de los
valores de una columna: A1+A2+A3+A4+A5+A6, ya que podríamos obtener el mismo
resultado pero escribiendo la función =SUMA(A1:A6)
Aleatorio
Utilizando esta función nos devuelve un número aleatorio entre 0 y 1. Estructura:
ALEATORIO()
Ejemplo: Si deseamos encontrar un valor aleatorio entre 1 y 10, deberemos escribir
esta función: =ENTERO(ALEATORIO()*10)+1. Tenemos que tener en cuenta que la función
aleatorio sólo nos encuentra valores decimales entre el 0 y el 1. Si lo
multiplicamos por 10, de esta forma podremos tener valores entre el 0 y el 9, al
sumarle uno obtendremos valores entre el 1 y el 10. Para quitar los decimales
utilizamos la función Entero.
Redondear
Nos devuelve un número con una cantidad de decimales que nosotros le indiquemos.
Este valor estará redondeado.
Estructura: REDONDEAR(Valor; Número decimales)
Ejemplo: Si escribimos esta función: =REDONDEAR(4,6365;2) obtendremos como
resultado:
4,64. Observa que el tercer seis ha hecho redondear el 3 a un 4. Es importante
hacer notar que esta función recorta decimales y a la vez redondea.
ALEATORIO.ENTRE
Utilizando esta función podremos obtener un número aleatorio entero entre dos
números que especifiquemos.
Es importante hacer notar que cada vez que se calcula la hoja de cálculo se
devuelve un número nuevo. El recálculo de la hoja se hace cada vez que introducimos
un cambio en la hoja lo que obliga a realizar los cálculos nuevamente o cada vez
que pulsamos la tecla F9.
Estructura: ALEATORIO.ENTRE(Valor inferior; Valor superior)
El valor inferior será el valor del mínimo que podrá conseguir nuestro número
aleatorio y el valor superior será el máximo que podremos obtener.
Ejemplo: en la celda A1 escribiremos el valor mínimo y en la celda A2 el valor
máximo para el intervalo en el que buscaremos un número aleatorio. Es importante
saber que los dos números tanto el máximo como el mínimo pueden aparecer en el
resultado.
En la celda A3 escribe la siguiente función =ALEATORIO.ENTRE(A1;A2) al realizar el
cálculo de nuestra hoja aparecerá un número al azar entre el 1 y el 10, ambos
incluidos. La función también la puedes hacer =ALEATORIO.ENTRE(1;10) pero al
utilizar celdas es mucho más fácil modificar los valores para obtener resultados
diferentes.
Excel II Parte
En esta primera lección de la segunda parte del curso de Excel XP, sólo queríamos
hacerle una recomendación general sobre el buen uso de las fórmulas en Excel y que
queremos que tenga en cuenta.
Un punto importante para el trabajo continuado con Excel es tener claro que todas
las hojas que hagamos tenemos que pensar que sean lo más dinámicas y lo más
automatizadas posible. Tenemos que acostumbrarnos que la hoja con la que estamos
trabajando, si realmente nos es útil, puede ser que se vaya ampliando poco
a poco, con lo que nos tendremos que acostumbrar a utilizar fórmulas
fácilmente editables y modificables.
Un ejemplo.-Imagine que queremos hacer una suma de cuatro valores que tenemos
en diferentes celdas: pongamos A1; B1; C1; D1. Para poner la suma de estos valores
en la celda F1, podemos escribirla de dos formas: =A1+B1+C1+D1 o bien =SUMA(A1:D1).
Ahora imagine que insertamos una nueva columna entre la B y la C y escribimos un
nuevo valor, que igualmente queremos que se sume en la celda F1, que ahora habrá
pasado a ser G1.
Le invito a que te hagas un pequeño ejemplo con ambos casos y veas que es lo que
ocurre y que es lo más cómodo y en cual de los dos casos tenemos que tener menos
miedo de equivocarnos y de estar verificando fórmulas.
La verdad es que en el momento en el que se acostumbra a utilizar Excel cada vez
busca el realizar hojas, intentar completarlas al máximo y después al irlas
completando olvidarse de las modificaciones y que el resultado de las fórmulas esté
correctamente.
Le aconsejo encarecidamente que siempre que pueda utilice los rangos de celdas en
una fórmula, aunque sean de pocas celdas. Los rangos facilitan mucho el trabajo.
Otro punto muy importante dentro de las hojas de Excel es la correcta utilización
de las celdas absolutas ($B$4). En muchas ocasiones realizamos una hoja en la que
tenemos una celda que siempre será un valor de referencia que tendremos en cuenta
para una serie de fórmulas. Normalmente, lo que nos pasa es que, en un primer
momento, puede ser que tengamos una hoja pensada de una forma concreta, no veamos
una modificación inminente y no pongamos esta celda como absoluta , pero
después al necesitar ampliar esta hoja, añadiendo filas y columnas, nos damos
cuenta que los valores de las fórmulas empiezan a ser diferentes de los que habían
sido hasta este momento. Esto se debe a que la referencia a la celda
que hubiésemos querido sea fija se va modificando, con lo que puede apuntar a
valores que nos pueden producir un error en un resultado o incluso un error en la
fórmula en sí.
Es por esto que también le recomiendo que siempre que piense que un valor de una
celda debe actuar como un valor absoluto, no se lo piense y convierta esa celda de
la fórmula en una celda absoluta. Seguramente esto le evitará muchos problemas a la
larga.
Le recomiendo que realice multitud de ejemplos y verá la importancia de lo que le
he comentado.
La última recomendación que te hago antes que entres de lleno en la segunda parte
del curso es que hagas todas las hojas de Excel que puedas e inventes todos los
ejemplos que puedas por muy sencillos que te puedan parecer, seguro que poco a poco
los amplias y los complicas.
Además la mejor manera de aprender a utilizar Excel es practicando y practicando.
2. Las matrices
1 2 3 4 5
Observa, por ejemplo, el nombre del elemento 3,4 que significa que está en la
posición de fila
3, columna 4. En Excel, podemos tener un grupo de celdas en forma de matriz y
aplicar una fórmula determinada en ellas de forma que tendremos un ahorro del
tiempo de escritura de fórmulas.
En Excel, las fórmulas que hacen referencia a matrices se encierran entre corchetes
{}. Hay que tener en cuenta al trabajar con
matrices lo siguiente:
-No se puede cambiar el contenido de las celdas que componen
la matriz
-No se puede eliminar o mover celdas que
componen la matriz
-No se puede insertar nuevas celdas en el rango que compone la matriz
1. Crea la siguiente hoja:
En la celda B4, observarás que hemos hecho una simple multiplicación para calcular
el precio total de las unidades. Lo mismo pasa con las demás fórmulas.
En vez de esto, podríamos haber combinado todos los cálculos posibles en uno solo
utilizando una fórmula matricial.
Una fórmula matricial se tiene que aceptar utilizando la
combinación de teclas
CTRL+MYSC+Intro y Excel colocará los corchetes automáticamente.
2. Borra las celdas adecuadas para que quede la hoja de la siguiente forma:
Observa la misma en la barra de fórmulas. Ahora hay que tener cuidado en editar
celdas que pertenezcan a una matriz, ya que no se pueden efectuar operaciones que
afecten sólo a un rango de datos. Cuando editamos una matriz, editamos todo el
rango como si de una sola celda se tratase.
Constantes matriciales.- Al igual que en las fórmulas normales, podemos incluir
referencias a datos fijos o constantes. En las fórmulas matriciales también
podemos incluir datos constantes. A estos datos se les llama constantes
matriciales y se debe incluir un separador de columnas (símbolo ;) y un separador
de filas (símbolo \). Por ejemplo, para incluir una matriz como constante
matricial:
1.Escribe estas celdas en la hoja2
Excel permite utilizar en sus fórmulas referencias a otras celdas, hojas o incluso
libros de trabajo. A veces es más práctico dividir el trabajo en pequeños libros y
posteriormente unirlos en uno. Imagínate una empresa con tres sucursales, las
cuales llevan por separado una serie de hojas. En un momento dado, interesaría
unirlas todas en una sola hoja a modo de resumen.
Excel permite varios tipos de referencias en sus fórmulas:
-Referencias externas: cualquier referencia a celdas y rangos de otros libros de
trabajo.
-Libro independiente: un libro que contiene vínculos con otros libros y, por lo
tanto, depende de los datos de los otros libros.
-Libro de trabajo fuente: libro que contiene los datos a los que hace referencia
una fórmula de un libro dependiente a través de una referencia externa.
Por ejemplo, la referencia: 'C:\Mis documentos\[Ventas.xls]Enero'!A12haría
referencia a la celda A12 de la hoja Enero del libro Ventas.xls que está guardado
en la carpeta Mis documentos de la unidad C:
1.Crea en un libro nuevo la siguiente hoja:
Una tabla dinámica nos permite modificar el aspecto de una lista de elementos de
una forma más fácil, cómoda y resumida. Además, podemos modificar su aspecto y
mover campos de lugar.
Para crear tablas dinámicas hemos de tener previamente una tabla de datos preparada
y posteriormente acceder a Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos.
1.Crea la siguiente tabla de datos:
Al actualizar una tabla, Excel compara los datos originales. Pero si se han añadido
nuevas filas, tendremos que indicar el nuevo rango accediendo al paso 2 del
Asistente. Esto podemos hacerlo accediendo nuevamente a Datos - Informe de tablas y
gráficos dinámicos y volviendo atrás un paso.
Es posible que al terminar de diseñar la tabla dinámica nos interese ocultar algún
subtotal calculado. Si es así, debemos pulsar doble click en el campo gris que
representa el nombre de algún campo, y en el cuadro de diálogo que aparece, elegir
la opción Ninguno. Desde este mismo cuadro podemos también cambiar el tipo de
cálculo.
Es posible también mover los campos de sitio simplemente arrastrando su botón gris
hacia otra posición. Por ejemplo, puede ser que queramos ver la tabla con la
disposición de los campos al revés, es decir, los productos en columnas y los meses
en filas.
Prueba a mover el Mes y el Producto a la parte izquierda. Verás que ahora se
organiza y suma a través del mes.
Desde la barra de modificación de la tabla, podemos realizar operaciones de
actualización, selección de campos, ocultar, resumir, agrupar, etc. Puedes
practicar sin miedo los diferentes botones de la barra.
Búsqueda de objetivos.- Hay veces en las que al trabajar con fórmulas, conocemos el
resultado que se desea obtener, pero no las variables que necesita la fórmula para
alcanzar dicho resultado. Por ejemplo, imaginemos que deseamos pedir un préstamo al
bando de 2.000.000 de pts y disponemos de dos años para pagarlo. Veamos cómo se
calcula el pago mensual:
La función =PAGO(interés/12;período*12;capital) nos da la cuota mensual a pagar
según un capital, un interés y un período en años.
1.Escribe los siguientes datos:
Existe otro método para buscar valores deseados llamado tablas de variables.
Existen dos tipos de tablas:
-Tabla de una variable: utilizada cuando se quiere comprobar cómo afecta un valor
determinado a una o varias fórmulas.
-Tabla de dos variables: para comprobar cómo afectan dos valores a una fórmula.
A continuación, modificaremos la tabla de amortización del préstamo de forma que
Excel calcule varios intereses y varios años al mismo tiempo. Para crear una tabla
hay que tener en cuenta:
-La celda que contiene la fórmula deberá ocupar el vértice superior izquierdo del
rango que contendrá el resultado
de los cálculos.
-Los diferentes valores de una de las variables deberán ser introducidos en una
columna, y los valores de la otra variable en una fila, de forma que los valores
queden a la derecha y debajo de
la fórmula.
-El resultado obtenido es una matriz, y deberá ser tratada como tal.
1.Prepara la siguiente tabla. En ella, hemos dispuesto varios tipos de interés y
varios años para ver distintos resultados de una sola vez.
11.Acepta.
Acabamos de crear tres escenarios con distintas celdas cambiantes para un mismo
modelo de hoja y una misma fórmula.
12.Selecciona el primer escenario de la lista y pulsa en Mostrar. Observa el
resultado en la hoja de cálculo.
13.Haz lo mismo para los otros dos escenarios. Muéstralos y observa el resultado.
Podemos también crear un resumen de todos los escenarios existentes en una hoja
para observar y comparar los resultados.
14.Pulsa en Resumen y acepta el cuadro que aparece.
Observa que Excel ha creado una nueva hoja en formato de sub-totales (o en formato
tabla dinámica si se hubiera elegido la otra opción). Esta hoja puede ser tratada
como una hoja de sub-totales expandiendo y encogiendo niveles.
. El programa solver
B9 =B4-B8 B3 =35*B2*(B6+3000)^0,5
B4 =B3*35
(Al margen de las típicas sumas de totales)
Hemos calculado el beneficio restando los gastos de los ingresos. Por otro lado,
los ingresos son proporcionales al número de unidades vendidas multiplicado por el
precio de venta (35 pts).
2. Observa la fórmula de la celda B3
Las unidades que esperamos vender en cada trimestre son el resultado de una
compleja fórmula que depende del factor estacional (en qué períodos se
espera vender) y el presupuesto en publicidad (supuestas ventas favorables). No
te preocupes si no entiendes demasiado esta fórmula.
3.Sitúa el cursor en F9.
El objetivo es establecer cuál es la mejor distribución del gasto en publicidad a
lo largo del año. En todo caso, el presupuesto en publicidad no superará las 40.000
pesetas anuales.
Resumiendo: queremos encontrar el máximo beneficio posible (F9), variando el valor
de unas determinadas cedas, que representan el presupuesto en
publicidad(B6:E6), teniendo en cuenta que dicho presupuesto no debe exceder las
40.000 pesetas al año.
4.Elige Herramientas - Solver.
A veces puede ocurrir que necesitemos datos que, originalmente, se crearon con
otros programas especiales para ese cometido. Podemos tener una base de datos
creada con Access o dBASE que son dos de los más conocidos gestores de bases de
datos y, posteriormente, querer importar esos datos hacia Excel para poder trabajar
con ellos.
Para ello, necesitaremos una aplicación especial llamada Microsoft Query que nos
permitirá acceso a datos externos creados desde distintos programas.
También es posible que sólo nos interese acceder a un conjunto de datos y no a
todos los datos de la base por completo; por lo que utilizaremos una Consulta que
son parámetros especiales donde podemos elegir qué datos queremos visualizar o
importar hacia Excel.
Si deseamos acceder a este tipo de datos, es necesario haber instalado previamente
los controladores de base de datos que permiten el acceso a dichos datos. Esto lo
puedes comprobar desde el Panel de Control y accediendo al icono:
Allí, te aparecerá un cuadro de diálogo con los controladores disponibles:
8.Acepta los cuadros de diálogo que quedan hasta que aparezca en pantalla el
asistente de creación de consultas tal y como aparece en la página siguiente:
12.Pulsa en Siguiente.
13.Elige el campo IdCliente como campo para la ordenación y Siguiente.
A continuación, podríamos importar los datos directamente a Excel, pero vamos a ver
cómo funciona la ventana de Query. También podríamos guardar la consulta.
14.Elige la opción Ver datos...
15.Pulsa en Finalizar.
9. Microsoft Query
-Pantalla de proyecto: es donde se almacenan los nombres de las hojas y las macros
que hay creadas.
-Pantalla de módulos: un módulo es una rutina escrita en Visual Basic que se
almacena en forma de archivo y que puede ser utilizada en cualquier programa.
-Pantalla de código: aquí es donde podemos escribir y modificar el código de la
macro actual.
1.En la pantalla de Proyecto, pulsa doble click en Módulos y luego en Módulo 1.
Aparecerá el código Visual Basic en la parte derecha.
Si ya conoces Visual Basic.- Si ya has programado con Visual Basic verás que el
sistema para Excel es prácticamente idéntico. No tendrás demasiados problemas en
comprender las sentencias de programación.
Si no conoces Visual Basic: aunque este curso no trata de programación, puede
servirte como iniciación a la misma aunque no hayas hecho nunca. De esta forma, te
pones en contacto con Visual Basic, uno de los más extendidos lenguajes
mundialmente.
Normalmente, una rutina en lenguaje Visual Basic de macros, se lee de derecha a
izquierda. Fíjate que comienza con la sentencia Sub RellenarEtiquetas(), esto es,
la orden Sub y el nombre de la macro. Fíjate también que la rutina finaliza con la
orden End Sub. Todas las órdenes contenidas entre ellas son las secuencias de
pulsaciones que has ido ejecutando en la creación de la macro.
Recuerda que la primera pulsación fue ir a la primera celda con la combinación Ctrl
+ Inicio. Observa la traducción en Visual Basic:
Range("A1").Select
Selection.CurrentRegion.Select
Selecciona la región actual de la selección original.
Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select
Selecciona las celdas en blanco de
la selección actual. Selection.FormulaR1C1 = "=R[-1]C"
Significa: "La fórmula para todo lo seleccionado es...". La fórmula =L(-1)
significa: "leer el valor de la celda que se encuentra justo encima de mí".
Cuando utilizamos Ctrl + Intro para rellenar celdas, la macro tendrá la palabra
Selection delante de la palabra Fórmula. Cuando se introduce Intro para rellenar
una celda, la macro tendrá la palabra ActiveCell delante de la palabra Fórmula.
El resto de sentencias de la macro, convierten las fórmulas en valores. Observa el
resto de sentencias y relaciónalos con las pulsaciones que has ido realizando en la
creación de la macro. Recuerda leerlas de derecha a izquierda.
12. Ampliación de la macro
6.Pulsa en Siguiente.
7.En el último paso, acepta de forma que la tabla se cree en una nueva hoja.
Aparece el cuadro de diálogo del campo de la tabla con información sobre el campo
Suma de unidades.
13.Pulsa sobre el botón Opciones para expandir el cuadro de diálogo.
14.Selecciona de la lista la opción Mostrar datos como... - % de la fila.
15.Selecciona la palabra Suma del nombre del cuadro y sustitúyelo por Porcentajes:
Hacer que la macro se repita mediante un bucle.- Con esto, conseguiríamos que el
cursor se desplazase una fila hacia abajo, pero luego se pararía. Tendríamos que ir
pulsando Ctrl + K constantemente. Debemos crear un bucle controlado de forma que la
macro se ejecute una y otra vez hasta que nosotros lo decidamos.
Para ello, crearemos un procedimiento personalizado en el que se creará un
bucle que contendrá la macro:
Procedimiento
Comienzo del bucle. Repetir bucle hasta que celda activa = "" Macro
Fin del bucle y volver a comenzar bucle
Fin del procedimiento
Dim Comprobar, Contador ' Creamos dos variables. Comprobar = True: Contador = 0 '
Inicializa su valor. Do ' Bucle externo.
Do While Contador < 20 ' Bucle interno.
Contador = Contador + 1 ' Incrementa el contador.
If Contador = 10 Then ' Si la condición es verdadera. Comprobar = False ' Establece
el valor a False.
Exit Do ' Sale del bucle interno. End If
Loop
Loop Until Comprobar = False ' Sale inmediatamente del bucle externo.
-For Each...Next: repetición del grupo de instrucciones para cada uno de los
objetos de una colección.
La función =PAGO() calcula los pagos periódicos que tendremos que "soltar" sobre un
préstamo, a un interés determinado, y en un tiempo x. Os irá de maravilla a los que
queréis pedir un préstamo o ya lo estáis pagando. Podremos ver cuanto tendremos que
pagar mensualmente, o cuanto nos clavan los bancos de intereses. Nos
permitirá jugar con diferentes capitales, años o tipos de interés. La sintaxis de
la orden es:
=PAGO(Interés;Tiempo;Capital)
Esta fórmula nos calculará el pago anualmente. Si queremos saber los pagos
mensuales tendremos que dividir el interés por 12 y multiplicar el tiempo por 12.
Observa:
=PAGO(Interés/12;Tiempo*12;Capital) Ejemplo:
Supongamos que hemos de calcular los pagos mensuales y anuales periódicos del
siguiente supuesto:
Observa cómo a medida que vamos pagando religiosamente nuestro préstamo, los
intereses se reducen, hasta que el último mes no pagamos prácticamente nada de
intereses. Observa las sumas al final de la hoja que nos informan del total de
intereses que hemos "soltado": al final del préstamo, hemos pagado 181.872 pts de
intereses:
Trabajo con botones de control.- En esta lección veremos cómo se programan botones
de control. La utilización de los controles en forma de botón agilizan el manejo de
las hojas de cálculo. Antes que nada debemos activar la barra de botones (si no lo
está ya). La barra se activa con la opción Ver - Barras de herramientas y activando
la casilla Formularios.
Vamos a diseñar una hoja de cálculo de préstamo para un coche. Supongamos que
tenemos la siguiente hoja de cálculo con las fórmulas preparadas.
Fíjate que hemos colocado el rango a partir de la columna K. Esto se debe a que
cuando tengamos la hoja preparada, este rango "no nos moleste" y no se vea. Este
rango de celdas comienza a la misma altura que el anterior, es decir, en la fila 1.
Ahora haremos lo siguiente:
1. Selecciona el rango entero (desde K1 hasta L6)
2. Accede al menú Insertar - Nombre - Crear y desactiva la casilla Columna
izquierda del cuadro de diálogo que aparece.
3. Acepta el cuadro de diálogo.
Con esto le damos el nombre Coche a la lista de coches y el de Precio a la lista de
precios. Estos nombres nos servirán más adelante para incluirlos en fórmulas, de
forma que no utilicemos rangos como D1:D6, sino el nombre del mismo (Coche).
Vamos ahora a crear una barra deslizable que nos servirá para escoger un coche de
la lista.