Las diez formas principales de

limpiar los datos

Excel para Office 365 Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007

Palabras mal escritas, espacios finales complicados, prefijos no

deseados, mayúsculas y minúsculas incorrectas y caracteres no
imprimibles causan una mala primera impresión. Y esta ni siquiera es
una lista completa de las formas en que se pueden deslucir los datos.
Remánguese. Es el momento de hacer algo de limpieza en las hojas
de cálculo con Microsoft Excel.

Conceptos básicos de la limpieza de los datos

No siempre tiene control sobre el formato y tipo de datos que importa desde un
origen de datos externos, como una base de datos, un archivo de texto o una
página web. Antes de poder analizar los datos, a menudo necesita ponerlos en
limpio. Afortunadamente, Excel tiene muchas características para ayudarle a
obtener los datos en el formato exacto que quiera. A veces, la tarea es sencilla y
hay una función específica que hace el trabajo por usted. Por ejemplo, puede
simplemente usar el corrector ortográfico para limpiar las palabras mal escritas
en las columnas que contienen comentarios o descripciones. O bien, si quiere
quitar las filas duplicadas, puede hacerlo rápidamente mediante el cuadro de
diálogo Quitar duplicados.

Otras veces, es posible que deba manipular una o más columnas con una
fórmula para convertir los valores importados en valores nuevos. Por ejemplo, si
quiere eliminar los espacios finales, puede crear una columna para limpiar los
datos mediante una fórmula, rellenar la nueva columna, convertir las fórmulas de
dicha columna en nuevos valores y, después, quitar la columna original.

Los pasos básicos para limpiar los datos son los siguientes:
1. Importe los datos de un origen de datos externos.
2. Cree una copia de seguridad de los datos originales en otro libro.

3. Asegúrese de que los datos están en un formato tabular de filas y columnas con:
datos similares en cada columna, todas las columnas y filas visibles y ninguna fila
en blanco dentro del rango. Para obtener los mejores resultados, use una tabla
de Excel.

4. Realice tareas que no requieran una manipulación de columna en primer lugar,

como la revisión ortográfica ni el uso del cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar.

5. Después, realice las tareas que requieran una manipulación de columna. Los
pasos generales para manipular una columna son:

a. Inserte una nueva columna (B) junto a la columna original (A) que debe limpiar.

b. Agregue una fórmula que transformará los datos en la parte superior de la nueva columna
(B).

c. Rellene hacia abajo la fórmula en la nueva columna (B). En una tabla de Excel, una
columna calculada se crea automáticamente con los valores que se rellenan hacia abajo.

d. Seleccione la nueva columna (B), cópiela y péguela como valores en la nueva columna

(B). e. Quite la columna original (A), lo que cambiará la nueva columna de B a A.

Para limpiar de forma periódica el mismo origen de datos, puede grabar una macro
o escribir código para automatizar todo el proceso. También hay varios
complementos externos escritos por proveedores de terceros, que se nombran en
la sección Proveedores de terceros, que puede usar si no tiene tiempo o recursos
para automatizar el proceso por su cuenta.

Más información Descripción

agregando o quitando filas y columnas
Muestra cómo usar el
Rellenar datos automáticamente en comando Rellenar.
celdas de hojas de cálculo

Mostrar cómo crear una tabla de

Crear y dar formato Excel y agregar o eliminar
columnas o columnas calculadas.
a tablas cambiar el tamaño de una tabla
Más información Descripción

usar columnas calculadas en una tabla de

Excel

Crear una macro Muestra varias formas de automatizar las tareas repetitivas
mediante una macro.

Revisión ortográfica

Puede usar un corrector ortográfico no solo para encontrar errores ortográficos,

sino también para buscar valores que no se usan de forma coherente, como los
nombres de productos o de la compañía, agregando estos valores a un
diccionario personalizado.

Más información Descripción

Comprobar ortografía y gramática Muestra cómo corregir las palabras mal

escritas en una
hoja de cálculo.
Explica cómo usar los diccionarios
personalizados.
Usar diccionarios personalizados para
agregar palabras al corrector
ortográfico

Quitar filas duplicadas

Las filas duplicadas son un problema común al importar datos. Es una buena
idea filtrar en primer lugar por valores únicos para confirmar que los resultados
son lo que quiere antes de quitar los valores duplicados.
Más información Descripción
estrechamente relacionados: cómo
aplicar un filtro para filas únicas y
Filtrar valores únicos o quitar cómo quitar las filas duplicadas.
valores duplicados
Muestra dos procedimientos

Buscar y reemplazar texto

Es posible que quiera quitar una cadena inicial común, como una etiqueta
seguida por dos puntos y espacio o un sufijo, como una frase secundaria al final
de la cadena que está obsoleta o es innecesaria. Para ello, puede buscar
instancias de ese texto y, después, sustituirlo por ningún texto u otro texto.

Más información Descripción

buscar un texto.

Comprobar si una celda contiene

texto (no
distingue mayúsculas de
minúsculas)

Comprobar si una celda contiene

texto (distingue mayúsculas de
minúsculas)
Mostrar cómo usar el comando
Reemplazar y varias funciones para
Quitar caracteres de un texto eliminar un texto.
Mostrar cómo usar el comando
Buscar y varias funciones para
Más información Descripción

Buscar o reemplazar texto y números ENCONTRAR,

en una hoja de cálculo ENCONTRARB
 EXTRAE, EXTRAEB
BUSCAR, BUSCARB Mostrar cómo usar los cuadros de
diálogo Buscar y Reemplazar.
REEMPLAZAR,
REEMPLAZARB

Estas son las funciones que puede usar

SUSTITUIR
para realizar diversas tareas de
manipulación de cadenas, como
IZQUIERDA, IZQUIERDAB DERECHA,
buscar y reemplazar una subcadena
dentro de una cadena, extraer partes
DERECHAB
de una cadena o determinar la longitud
de una cadena.
LARGO, LARGOB

Cambiar el uso de mayúsculas y minúsculas de un texto

A veces texto es una mezcla, especialmente cuando se refiere a las

mayúsculas y minúsculas del texto. Al usar una o varias de las tres funciones
de mayúsculas o minúsculas, puede convertir texto en minúsculas, como
direcciones de correo electrónico, mayúsculas, como los códigos de producto,
o mayúsculas o minúsculas, como nombres o títulos de libros.
Más información Descripción
minúsculas
Muestra cómo usar las tres funciones
Cambiar entre mayúsculas y
 de mayúsculas o minúsculas.

MINUSC Convierte todas las mayúsculas de una cadena de texto en letras

minúsculas.

NOMPROPIO Cambia a mayúscula la primera letra del argumento texto y

cualquiera de las otras letras de texto que se
encuentren después de un carácter que no es una letra.
Convierte todas las demás letras a minúsculas.

MAYUSC Pone el texto en letras mayúsculas.

Quitar espacios y caracteres no imprimibles del texto

A veces los valores de texto contienen caracteres de espacio incrustado en la

primera parte, al final o varios (Unicode valores 32 y 160 del juego de caracteres),
o caracteres no imprimibles (juego de caracteres Unicode, valores de 0 a 31, 127,
129, 141, 143, 144 y 157). A veces, estos caracteres pueden producir resultados
inesperados al ordenar, filtrar o buscar. Por ejemplo, en el origen de datos externo,
los usuarios pueden cometer errores tipográficos al agregar, sin darse cuenta,
caracteres de espacio adicional o datos de texto importado desde orígenes
externos que pueden contener caracteres no imprimibles que están incrustados en
el texto. Debido a que estos caracteres no se observan fácilmente, puede ser difícil
comprender los resultados inesperados. Para quitar estos caracteres no deseados,
puede usar una combinación de las funciones ESPACIOS, LIMPIAR y SUSTITUIR.
Más espacios y caracteres no
información imprimibles del juego de caracteres
Descripción Unicode.

Muestra cómo quitar todos los

 CÓDIGO Devuelve un código numérico del primer carácter de una
cadena de texto.

LIMPIAR Quita los primeros 32 caracteres no imprimibles en el código ASCII

de 7 bits (valores de 0 a 31) del texto.

RECORTAR Elimina el carácter de espacio de ASCII de 7 bits (valor 32) del

texto.

SUSTITUIR Puede usar la función SUSTITUIR para reemplazar los caracteres

Unicode de valor superiores (valores 127, 129, 141, 143, 144,
157 y 160) con los caracteres ASCII de 7 bits que se
diseñaron para las funciones ESPACIOS y LIMPIAR.

Corregir números y signos de número

Hay dos problemas principales con los números que pueden requerir que limpie
los datos: el número se importó involuntariamente como texto y hay que cambiar
el signo negativo y usar el estándar de su organización.
Más información Descripción
aplicó formato y se almacenaron en
las celdas como texto, lo que puede
Convertir en número los números provocar problemas en los cálculos o
guardados como texto causar criterios de ordenación
Muestra cómo convertir a formato de confusos.
número aquellos números a los que se

MONEDA Convierte un número a formato de texto y le aplica un símbolo de

moneda.

TEXTO Convierte un valor a texto en un formato de número específico.

 DECIMAL Redondea un número al número de decimales especificado, da
formato al número con el formato
decimal usando comas y puntos, y devuelve el
resultado como texto.

VALOR Convierte una cadena de texto que representa un número en un

número.

Corrige los valores de fecha y hora

Debido a que hay distintos formatos de fecha y que estos formatos pueden
confundirse con códigos de elemento numerado u otras cadenas que contienen
barras diagonales o guiones, a menudo es necesario convertir y volver a dar
formato a los valores de fecha y hora.
Más información Descripción
dígitos de las fechas
Describe cómo funciona el sistema de
Cambiar el sistema, formato o la fechas en Office Excel.
interpretación de los años de dos

Convertir horas Muestra cómo hacer conversiones entre unidades de

tiempo diferentes.
aplicó formato y se almacenaron en las
celdas como texto, lo
Convertir fechas almacenadas como que puede provocar problemas en los
texto en fechas cálculos o causar criterios de
Muestra cómo convertir a formato de ordenación confusos.
fecha aquellas fechas a las que se

FECHA Devuelve el número de serie secuencial que representa una fecha

determinada. Si el
formato de celda era General antes de escribir
 la función, el resultado tendrá formato de
fecha.

FECHANUMERO Convierte una fecha representada por texto en un valor de

número de serie.

HORA Devuelve el número decimal de una hora determinada. Si el

formato de celda era
General antes de escribir la función, el
resultado tendrá formato de fecha.

HORANUMERO Devuelve el número decimal de la hora representada por

una cadena de texto. El
número decimal es un valor comprendido
entre 0 (cero) y 0,99999999 que representa las
Más información Descripción

horas entre 0:00:00 (12:00:00 a.m.) y 23:59:59

(11:59:59 p.m.).

Combinar y dividir columnas

Una tarea común después de importar los datos desde un origen de datos
externos es combinar dos o más columnas en una, o dividir una columna en dos o
más columnas. Por ejemplo, podría querer dividir una columna que contiene un
nombre completo en un nombre y apellido. O bien, podría querer dividir una
columna que contiene un campo de dirección en columnas independientes de
calle, ciudad, región y código postal. También puede ocurrir a la inversa. Puede
que quiera combinar una columna de nombre y apellido en una columna de
nombre completo o combinar columnas de dirección independientes en una sola
columna. Los valores comunes adicionales que podrían requerir combinar en una
columna o dividir en varias columnas incluyen códigos de producto, rutas de
acceso de archivo y direcciones de protocolo de Internet (IP).
Más información Descripción

Combinar dos o más columnas usando

Combinar nombres y apellidos una función
Mostrar ejemplos típicos de combinar
Combinar texto y números valores de dos o más columnas.

Combinar texto con una fecha u hora

Más información Descripción
distintos
delimitadores comunes.
Dividir texto en diferentes columnas
con el Asistente para convertir texto en
columnas Muestra cómo usar las funciones
IZQUIERDA, EXTRAE, DERECHA,
BUSCAR y LARGO para dividir una
Dividir texto en columnas diferentes columna de nombre en dos o más
con funciones columnas.

Muestra cómo usar la función

CONCATENAR, el operador de "y"
Combinar o dividir el contenido de comercial y el asistente para convertir
celdas texto en columnas.

Muestra cómo usar los comandos

Combinar celdas o dividir celdas Combinar celdas, Combinar
combinadas horizontalmente y Combinar y
Muestra cómo usar este asistente para centrar.
dividir columnas basándose en

CONCATENAR Combina dos o más cadenas de texto en una sola.

Transformar y reorganizar columnas y filas

La mayoría de los análisis y las características de formato en Office Excel
suponen que los datos existen en una única tabla plana bidimensional. A veces,
puede que quiera hacer que las filas se conviertan en columnas y que las
columnas se conviertan en filas. Otras veces, los datos no están siquiera
estructurados en un formato tabular y necesita poder transformarlos de un
formato no tabular a uno tabular.
Más Descripción
información

TRANSPONER Devuelve un rango de celdas vertical como un rango

horizontal o viceversa.

Conciliar datos de tabla mediante unión o coincidencia

En ocasiones, los administradores de la base de datos usan Office Excel para

buscar y corregir los errores de coincidencias cuando se combinan dos o más
tablas. Esto podría incluir conciliar dos tablas de diferentes hojas de cálculo, por
ejemplo, para ver todos los registros de ambas tablas o para comparar las tablas y
buscar las filas que no coinciden.

Más información Descripción

Muestra las formas comunes de
buscar datos empleando las
Buscar valores en una lista de funciones de búsqueda.
datos

BUSCAR Devuelve un valor de un rango de una fila o de una columna o

de una matriz. La función BUSCAR tiene dos
formas de sintaxis: la forma vectorial y la de matriz.
 BUSCARH Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de
valores y, después, devuelve un valor en la misma
columna de una fila especificada en la tabla o matriz.

BUSCARV Busca un valor en la primera columna de una matriz de la tabla y

devuelve un valor en la misma fila de otra columna
de la matriz de la tabla.
Más información Descripción

ÍNDICE Devuelve un valor o la referencia a un valor de una tabla o rango. La

función INDICE presenta dos formas: de matriz y
de referencia.

COINCIDIR Devuelve la posición relativa de un elemento de una matriz que

coincide con un valor especificado en un orden
especificado. Use COINCIDIR en lugar de una de las
funciones de BUSCAR cuando necesite conocer la posición
de un elemento en un rango en lugar del elemento en sí.

DESREF Devuelve una referencia a un rango que es un número de filas y

de columnas de una celda o rango de celdas. La
referencia devuelta puede ser una celda o un rango de
celdas. Puede especificar el número de filas y el número de
columnas a devolver.

Proveedores de terceros

La siguiente es una lista parcial de proveedores de terceros que tienen

productos que se usan para limpiar los datos de varias maneras.
Nota: Microsoft no proporciona soporte técnico para productos de terceros.

Proveedor Producto

filas, limpiador de celdas, generador

Add-in aleatorio, combinar celdas,
Express Ltd. herramientas rápidas para Excel,
Ultimate Suite for Excel, Asistente para
clasificador aleatorio, Asistente de
combinar tablas, duplicación de
búsqueda avanzada &
duplicados, Asistente para crear hojas
de cálculo, Asistente para combinar
Proveedor Producto

reemplazar, buscador de duplicados, nombres divididos,

Asistente para tablas divididas, administrador de libros

Add-Ins.com Duplicate Finder

AddinTools AddinTools Assist

WinPure ListCleaner Lite

ListCleaner Pro
Clean and Match 2007

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