MANUAL DE USO PORTAL FACTURACIÓN

SAP B2B - OCTUBRE DE 2021

VP EMPRESAS Y GOBIERNO
 1. ACCESO Y GESTIÓN DE USUARIOS:
El ejecutivo comercial, Ejecutivo de Servicio y clientes de las áreas internas TIGO que
requieran hacer uso del PORTAL DE FACTURACIÓN SAP B2B, deberán tener acceso al mismo
a través de un usuario y contraseña por políticas de seguridad y aseguramiento del proceso.
Este se debe solicitar accediendo por medio de la URL de acceso a la herramienta siguiendo
el proceso descrito a continuación:
a. Utilizar preferiblemente el navegador de Google Crome.
b. Se debe tener la VPN corporativa conectada.
c. URL de acceso: http://10.100.84.96/B2B/factura_sap_b2b/form/login.php

1.1 Solicitud de Usuario Nuevo:

Este se debe solicitar a través de la opción de Solicitud de nuevo usuario, diligenciando la
información solicitada:

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Importante seleccionar el área de acuerdo con el equipo de trabajo al que se pertenezca:

Desde el equipo de la Gerencia Gestión Clientes B2B se recibe y gestiona la solicitud de

creación, aprobación o rechazo del nuevo usuario. A través del correo electrónico
corporativo se recibe una notificación automática confirmando la gestión realizada:

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El ANS de gestión y habilitación del usuario es de 24 horas máximo.
De manera inicial se asigna como usuario el correo corporativo y como password
(contraseña) el número de cedula. Es importante confirmar que el E-m@il esté escrito de
forma correcta para evitar reprocesos por errores de digitación y lleguen las notificaciones.

1.2 Recuperación de Contraseña:

Por medio de esta opción se puede restablecer la contraseña de acceso, en caso de olvido:

Se debe seguir el proceso descrito de restablecimiento y este quedará de manera

automática.
Nota: Desde el portal se tiene la validación de existencia del usuario, en caso tal que este sea
incorrecto o no exista se muestra la siguiente alerta:

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De manera final al ingresar las credenciales, se permite el acceso al portal de gestión de
solicitudes de facturación SAP B2B, visualizando el home inicial:

2. TIPO DE USUARIOS Y ROLES: PERMISOS

De acuerdo con el proceso y áreas, se tienen diferentes tipos de roles (usuarios) con acceso
al portal. A continuación, se describen los roles y perfiles:

a. Usuario solicitante: Es el asignado a las áreas que radican solicitudes de facturas

por SAP. Ejemplo: Ejecutivos de Servicio y/o Ejecutivos Comerciales.
b. Usuario aprobador: Es el asignado al equipo de Facturación SAP B2B quien es el
encargado de revisar, dar trámite y gestión a las solicitudes de facturación.
c. Usuario de administrador (Super-usuario): Este es el asignado a la especialista
del proceso de facturación y Control SOX STC.BRC.CO.19.1. a cargo de la
Gerencia de Gestión Clientes B2B y quien lidera el proceso de facturación SAP
para nuestros clientes, podrá aprobar solicitudes de acceso al portal a usuarios
nuevos, realizar control y auditorías a las solicitudes, cambios de estados
especiales, exportes de informes, actualización de BD de materiales nuevos
entre otros.

3. CREACIÓN DE UNA SOLICITUD DE FACTURACIÓN NUEVA:

Para realizar la creación de un caso nuevo, estando ubicados en la pantalla del Home inicial,
damos clic en el botón de “Crear Caso”:

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Nota: El portal nos permite una vez se tenga creada una solicitud de facturación, utilizar las
opciones de “Buscar por Id”, “Buscar por Nit” y “Buscar por contrato” en caso tal que
debamos realizar la consulta de una solicitud ya gestionada o histórica. Tener en cuenta:

a. Buscar por Id: Permite realizar la búsqueda con el Id de la solicitud.

b. Buscar por Nit: Permite realizar la búsqueda con el Nit del cliente (sin dígito de
verificación).
c. Buscar por contrato: Permite realizar la búsqueda de la solicitud de factura con
el número del contrato asociado (ya existente y previamente registrado en la
BD del portal).

3.1 Solicitante Factura Nueva:

3.1.1 Diligenciamiento de los campos y entendimiento completo
del formulario:

Posterior a dar clic en el campo “Crear Caso” se habilita una nueva pantalla donde se deben
diligenciar los siguientes campos para poder enviar de manera correcta la solicitud de
facturación requerida. Ver imagen siguiente:

Con base a lo anterior a continuación detallamos la funcionalidad de cada uno de los campos
para un mejor entendimiento:
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 a. Estado Gestión: Indica el estado de la solicitud, aquí pueden registrar de manera inicial
los siguientes:

i. Borrador: Se asigna a una solicitud que se desea dejar en estado borrador

sin enviar de manera definitiva aun para facturar. Esto puede ser porque
se requiere algún dato en particular o complementar la información y se
decide dejar en borrador de manera temporal por parte del solicitante.
En este estado no se tramita ni se visualiza la solicitud por parte del
usuario con rol de aprobador (Equipo de Gestión clientes B2B).
ii. En Progreso: Se asigna a una solicitud que fue ingresada de manera
completa y enviada a facturar para trámite y gestión del Equipo de
Gestión clientes B2B. Por parte del usuario solicitante se diligencian
todos los campos, se da clic en guardar y se asigna manualmente el
estado de En Progreso.

b. Tipo Solicitud: Indica el tipo de solicitud de facturación que se radicó de acuerdo a

la dinámica de facturación. Existen los siguientes:
iii. Único Cobro: Solicitud de factura por modalidad One Time (una única
vez).
iv. Recurrente Variable: Solicitud de factura recurrente con valor variable.
Estas están a cargo de los Ejecutivos de Servicio y/o Comerciales.
v. Recurrente Fija: Solicitud de factura recurrente con valor fijo. Estas están
a cargo para la primera factura de los Ejecutivos de Servicio y/o
Comerciales y posteriormente se asume y tramita al 100% hasta la
finalización del contrato por parte del Equipo de Gestión clientes B2B.

c. Ciclo: Es el ciclo de facturación del requerimiento, es decir el día en el cual se debe

dar trámite y salida a la factura del cliente considerando todo el proceso a realizar.
Generalmente debe asignarse tres días hábiles antes de la fecha comprometida con
el cliente, ejemplo:

Fecha de compromiso con el cliente: 20 de cada mes.

Fecha de solicitud de factura (Ciclo): 17 de cada mes.
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 a. Contrato: Es el número del contrato TIGO asignado para la facturación del cliente. Este
se puede buscar digitando el mismo de manera completa o con un digito clave y el
portal automáticamente muestra las opciones que coincidan con la DB de contratos
registrados para facturación en SAP.
b. Organización de ventas: Organización de ventas que está asociada a la facturación, las
opciones son Pymes 7000, Corporativo 2000 e Internacional 3000.
c. Condición de Pago: Son las condiciones de pago que se establecen con el cliente y se
asocian a la factura para la elaboración y posterior recaudo de la misma. Las opciones
disponibles son Contado (Pago 2 días), 30, 45, 60 y 90.
d. Ced Comercial: Es el numero de la cedula del ejecutivo comercial del cliente.
e. Ced Ingeniero: Es el numero de la cedula del ingeniero preventa asignado al proyecto
y cliente.
f. Nit: Es el número del Nit del cliente (sin digito de verificación).
g. Nombre Cliente: Nombre o razón social del cliente a nombre de quien debe de salir la
factura en SAP.
h. Departamento: Departamento de facturación
i. Municipio: Municipio de facturación
j. Localidad: Código Dane asignado al municipio de facturación. Este se asigna de
manera automática por defecto de acuerdo con el municipio de facturación
relacionado.
k. Nombre Contacto: Es el nombre del contacto del cliente al cual se le está tramitando
la factura.
l. Tel Contacto: Es el teléfono de contacto del cliente al cual se le está tramitando la
factura. Recordar que si es un teléfono fijo debe estar relacionado de acuerdo con el
nuevo plan nacional de marcación como 60 + Indicativo de la ciudad + 7 dígitos del
teléfono ejemplo 6042988188.
m. Dir Facturación: Es la dirección de facturación a la cual se debe enviar y asociar dicha
factura.
n. E-m@il Contacto: Es el correo electrónico del contacto del cliente al cual se le está
tramitando la factura.
o. Nombre Ejecutivo: Ejecutivo Comercial o de Servicio quien está solicitando la factura.
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 p. E-m@il Ejecutivo: Es el correo electrónico del Ejecutivo Comercial o de Servicio quien
está solicitando la factura. Se pueden relacionar más de una dirección de correo
electrónico separadas por coma (,) ejemplo
Andrés.Ospina.Director@Tigo.com.co,Carlos.Londono.Director@Tigo.com.co esto
con el objetivo de asegurar que las notificaciones automáticas e información en el
estado de la solicitud lleguen al correo electrónico de dichas personas desde el portal
para efectos de seguimiento a la solicitud.
q. NOTAS (Requeridas en la factura): Son las notas o texto clave que debe aparecer en la
factura (documento en PDF digital) que se le envía al cliente.
r. Observaciones Generales: Es un campo adicional habilitado para consignar notas
claves o tener en cuenta con la solicitud de facturación, documentadas por parte del
solicitante de la factura y que son revisadas por el Rol de aprobador (Equipo de
Gestión clientes B2B).

Nota: Si el contrato no existe en la BD, se puede realizar el proceso de ingreso de la solicitud

y se debe diligenciar y relacionar el número del caso aprobado para facturación manual
empresarial en SAP tramitado en Salesforce según el siguiente campo:

3.1.2 Materiales:

a. + Agregar Material: Permite agregar un material a la solicitud de facturación

diligenciando toda la información y sus campos, teniendo en cuenta el proceso de
facturación y cómo funcionan los Codigos de materiales, donde se debe seleccionar
el Nombre del Material/servicio para que resulte (automáticamente) el Código del
Material y se diligencie el Nombre Concepto que el cliente requiere visualizar en la
factura digital y/o electrónica, Tipo de Moneda (COP – USD), Cantidad de materiales
(1, 2, 3, x) y Valor Unitario el cual corresponde al valor unitario del servicio antes de
IVA. El resto de campos se llenan automáticamente con base a la anterior información
por la funcionalidad del portal con sus respectivos cálculos.

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 b. – Eliminar Ultimo Material: Permite eliminar la linea del ultimo material agregado a la
solicitud de facturación que se está diligenciando, si asi se requiere. Esto también
puede hacerse dando clic directamente en el icono de eliminar de cada concepto.
c. Exportar tabla: Permite exportar en formato Excel la tabla con toda la información
ingresada en los códigos de material. Lo anterior por si se requiere manipular la
información en un documento diferente, hacer chequeos de la información,
revisiones y análisis de acuerdo con la necesidad.
d. Borrar Tabla: Permite borrar todos los códigos de material configurados en la tabla y
dejar la información en ceros.
e. Importar Individual: Es la funcionalidad que permite desde un archivo previamente
diligenciado, cargar de manera masiva y rápida la información de los códigos de
material que deseamos facturar de manera individual. La plantilla se puede descargar
dando clic en el botón y llenar sus campos posteriormente. Luego solo es dar clic
en el botón y seleccionar la plantilla para su carga rápida.

Una vez se hayan diligenciado toda la información de los campos, esta se verá reflejada de
la siguiente manera:

Campos materiales

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Solicitud de facturación con todos los campos diligenciados:

3.1.3 Explicación de los Estados de las Solicitudes:

A continuación, se detalla el estado de las solicitudes, a que corresponde cada uno y los
cambios que se podrían realizar desde el Rol o Perfil del solicitante:

Cambios posibles entre

Estado Descripción del Estado
estados
Permite dejar la solicitud de facturación en estado borrador
1. Borrador a En Progreso
Borrador durante su diligenciamiento (en espera), permite guardarla sin
2. Borrador a Anular
enviarla de manera definitiva (Solo lo visualiza el solicitante)
Permite enviar de manera definitiva la solicitud al equipo de 1. En progreso a Corregir
En Progreso
Facturación. 2. En Progreso a Anular
Permite devolver una solicitud que no está atendida (está en 1. Corregir a En Borrador
Corregir estado en Progreso), la cual requiere ser actualizada, modificada 2. Corregir a En Progreso
o corregida por parte del solicitante. 3. Corregir a Anular
Permite eliminar de manera definitiva la solicitud enviada al 1. Anular (No permite
Anular
equipo de Facturación o si la solicitud está en estado En Borrador. cambio de estado)

Permite visualizar que la solicitud recibida esta Facturada con su

Facturado
debida notificación, ID de registro y Nro. Pedido SAP. 1. Facturado a Anular
Pedido SAP
Permite solicitar la anulación del requerimiento facturado
(Factura generada en SAP), siendo:
* Anulación de Factura: Solicitud enviada en el mismo ciclo de 1. Anular Pedido SAP (No
Anular Pedido SAP
facturación (mismo mes) permite cambio de estado)
** Nota Crédito: Solicitud enviada en un mes diferente y que
aplica como Nota Crédito.
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 3.1.4 Adjuntos:
Esta opción permite adjuntar los documentos claves asociados a la solicitud de factura que
se está tramitando. De acuerdo con el proceso y Controles SOX, se deben adjuntar todos los
soportes necesarios para dar trámite al requerimiento desde el Equipo de Gestión clientes
B2B. Se debe tener en cuenta cuales son algunos de estos:

a. Actas de conciliación con el cliente

b. Informes de indisponibilidades
c. Oferta técnica y económica
d. Acta de inicio
e. Contrato
f. Entre otros que sean necesarios para respaldar el valor facturado

Dando clic en el botón “Browse” se puede dar búsqueda al documento que se desea
adjuntar, el cual debe estar guardado en el equipo y se selecciona. A continuación, nos
muestra el documento(s) adjunto (s) el cual puede ser de cualquier formato o tamaño.

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Si se desea eliminar o visualizar de manera previa el archivo, se pueden usar estos
botones.
3.1.5 Guardar Solicitud:
Para guardar una solicitud posterior a revisar el diligenciamiento de todos los campos,
incluyendo los obligatorios marcados con asterisco rojo (*), simplemente procedemos a
seleccionar el “estado de gestión” correspondiente y dar clic en el botón guardar:

Nota: Tener en cuenta:

a. El estado de la solicitud se debe asignar a “En Progreso” (para enviarse)

b. Adicionalmente se tiene el rastro de estados, el cual me permite confirmar la fecha

de creación y seguimiento de auditoria a las solicitudes:

4. Funcionamiento de las notificaciones automáticas:

Para un mejor control, calidad del proceso e información oportuna, nuestro portal de
Facturación SAP B2B tiene pre configurada la funcionalidad de generar notificaciones
automáticas. Lo anterior en pro de entregar el soporte de la gestión realizada y brindar
información en tiempo real sobre el uso del mismo, el estatus de las solicitudes, sus
actualizaciones, entre otros. A continuación, detallamos las notificaciones que se
encuentran funcionales y su alcance:

a. Creación de usuario nuevo: Permite notificar al E-m@il de la persona que solicito

el acceso y usuario nuevo del portal, la creación del mismo para hacer uso de la
herramienta.

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 b. Recuperación de contraseña: Notifica el proceso de restablecimiento de
contraseña a través de la opción de “Olvide mi Contraseña”

c. Creación de solicitud de facturación (Id nuevo): Notifica la creación de un ID

nuevo de facturación y el número de requerimiento.

d. Confirmación de gestión de solicitud facturada con número de pedido SAP:

Confirma el pedido SAP tramitado y asignado a una solicitud de facturación

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 generada. Adicionalmente indica que esta fue exitosamente gestionada desde el
equipo de Facturación SAP B2B.

e. Confirmación de solicitud de Anulación de Pedido SAP: Confirma la solicitud de

anulación de una solicitud de factura previamente gestionada.

f. Notificación y alerta de gestión de solicitud de factura existente con base al Ciclo de

factura: Notifica de manera automática con una ANS de 72 horas antes, la alerta
de gestión e ingreso a una solicitud de factura que esta próxima a realizarse. Lo
anterior teniendo en cuenta la información registrada y asociada en el campo
“Ciclo” de la solicitud. Esta alerta se generará de manera recurrente hasta que se
finalice dicho contrato.

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 5. Consideraciones Especiales:
5.1 Ingreso de datos y función tabular:
Como recomendación especial para una mejor experiencia en el uso del portal, siempre
que se realice el ingreso de una solicitud nueva, posterior a darle clic al botón de “Crear
Nuevo Caso”, cuando se busque el número del contrato o se registre algún dato en
alguno de los campos habilitados para edición, se debe dar la orden de tabular para que
se tome la información de la última solicitud de factura gestionada de manera automática
o, en otro caso, tome la orden de la información ingresada.

5.2 Cambios o Modificaciones en los diferentes campos:

Importante tener en cuenta lo siguiente:
Datos de cliente: Aunque en el portal se realicen cambios o actualizaciones de datos o
información en los diferentes campos (Nombre del Cliente, Nombre del contacto,
Teléfono de Contacto, dirección de facturación y E-m@il contacto del cliente), estos no
se verán reflejados directamente en SAP. Por lo anterior se debe seguir el debido proceso
de actualización de datos del cliente en SAP con el equipo de Deudores MDM.

Campo de localidad: Aquí asi permita cargar varias a través de la carga masiva de códigos,
únicamente se considera en la configuración del pedido el asociado a la información de
los datos del cliente.

Ciclo: Los cambios que se efectúen sobre este campo definirán la fecha en la cual se
generarán las alertas para la gestión oportuna de la facturación.

5.3 Configuración de nuevos materiales (Individuales):

El Portal de Facturación SAP B2B tiene previamente cargados y actualizados los
contratos, información de los materiales individuales que están autorizados a utilizarse a
la fecha para facturas sobre SAP. Se debe tener en cuenta que estos dos últimos deben
haberse creado bajo las siguientes condiciones:

1. Contar con el aval y Vo. Bo del área de Diseño de Producto B2B y especialistas de
producto según corresponda.
2. Haber sido validados y revisados con las especialistas de gestión de la Base de Clientes
B2B. (Carolina Fernandez Sierra Carolina.Fernandez@tigo.com.co y Monica Marcela
de los Rios Angel Monica.Delosrios@tigo.com.co ).

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 3. Apuntar a las cuentas contables y de ingresos oficiales para los productos vigentes
B2B.
4. Haber sido creados en SAP bajo el proceso establecido con la ayuda y gestión del
equipo de deudores MDM de SAP y el área de facturación de la VP de Experiencia en
Clientes.

En caso tal que se requiera actualizar o crear un nuevo material en el portal, la

configuración de nuevos materiales (no existentes), se debe escalar al equipo de Gestión
clientes B2B al buzón de Facturación Manual Empresarial. Allí se revisará la solicitud,
analizará, aprobará y actualizará la información en el portal en un periodo no superior a
48 horas, previo cumplimiento de las condiciones descritas en los numerales anteriores
y soportando la creación del material en SAP de acuerdo con el proceso establecido.

5.4 Alcance y uso del buzón de Facturación Manual Empresarial:

A partir de la fecha y considerando el cambio y actualización del proceso de facturación
SAP B2B, donde la interfaz principal de ingreso, escalamiento a solicitudes de facturas
por SAP, seguimiento y estatus de información es a través del portal de Facturación, se
tiene en cuenta que el buzón de Facturación Manual Empresarial B2B (d-
0870@tigo.com.co), ya no es un canal oficial para el escalamiento de dichas solicitudes.

Este buzón seguirá habilitado para efecto del envío de las notificaciones automáticas, las
cuales están asociadas a la misma dirección de correo electrónico.

En caso de utilizarse para un fin diferente o adicional, su uso deberá estar previamente
avalado y autorizado por parte del equipo de Gestión clientes B2B a cargo de la Gerencia
de Gestión Clientes.

Alcances y uso del buzón:

a. Por contingencias especiales previamente notificadas.
b. Para escalamiento de novedades puntuales del portal.
c. Envío de notificaciones y estatus asociadas a las solicitudes de facturación.
d. Solicitud de creación y carga de nuevos materiales (Individuales) en el portal.

5.5 Soporte y escalamiento de alertas especiales funcionamiento del

Portal de Facturación SAP B2B:
Para temas de alertas especiales por inconsistencias, fallas funcionales u operativas del
portal de Facturación SAP B2B, estas deberán ser enviadas al buzón de Facturación
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 Manual Empresarial B2B d-0870@tigo.com.co con sus respectivos soportes, es decir
pantallazo del error que se presenta, explicación detallada y solicitud de ayuda. Esta será
revisada, analizada y gestionada desde el equipo de Gestión clientes B2B a la mayor
brevedad posible y dando de vuelta la debida respuesta con la gestión realizada y
solución a su remitente original.

Adicionalmente, se habilita chat de soporte ubicado directamente en la herramienta para

la asistencia de novedades ocurridas con la operación del portal:

Control de cambios al documento:

Versión Observación Responsable Área Fecha

1 Creación del Nancy Lorena Zuluaga
Gerencia Gestión Clientes B2B 21/10/2021
documento Octavio Andrés Ospina

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