MÓDULO FI-AP

Nombre Curso: Cuentas por pagar AP

Modulo FI
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Objetivo

Al finalizar este curso se encontrará en capacidad de:

- Entender los conceptos generales de AP (Cuentas por pagar)

- Realizar procesos de contabilización de facturas financieras
- Visualizar saldos de cuentas de acreedores y partidas individuales
- Compensar cuentas de acreedores
- Anular documentos financieros
- Realizar anticipos y amortizaciones de acreedores
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Tabla de contenido

1. Descripción del proceso............................................................................................4

2. Terminología básica...................................................................................................5
3. Tema ........................................................................................................................... 6
4. Conclusiones............................................................................................................52
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1. Descripción del proceso

A continuación se dará a conocer la información necesaria a tener en cuenta y cómo

se realizan los procesos de solicitud de anticipo, contabilización de anticipos,
amortizaciones de anticipos, creación y compensación de facturas, anulación de
documentos contables y anulación de documentos compensados para el submódulo
cuentas a pagar (acreedores)
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2. Terminología básica

Sociedad: Es la unidad organizativa menor que puede tener un departamento de

finanzas. Representa una entidad contable independiente por ejemplo, una empresa
(negocios) dentro de un grupo de Empresas (Mandante).

Documento: Es el resultado de la contabilización en la Gestión Financiera. Está

compuesto por partidas al debe y partidas al haber, el saldo debe ser cero para poder
grabarlo como tal.

Cabecera: Parte del documento que comprende la información válida para todo el
documento, por ejemplo Nro. de documento, clase de documento, moneda, sociedad.

Partidas individuales o posición: Parte del documento que comprende información

sobre una posición. Consta de un importe, cuenta contable, textos, indicador de
impuestos, la asignación de cargo o abono, etc.
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3.
CUENTAS POR PAGAR AP

Antes de interactuar con SAP hay varios conceptos que se deben recordar para hacer
que el proceso de aprendizaje sea más claro.

Acreedores: Proveedores con los cuales se va a establecer una relación comercial,

se realiza el registro en SAP en el maestro de Proveedores, tanto nacionales como
extranjeros, así como el ingreso de los empleados, ya que ellos actúan como
acreedores en SAP para temas de viáticos, caja menor, etc.

El Sub módulo AP o Contabilidad de acreedores registra y gestiona los datos de

contabilidad de todos los acreedores. También es parte integrante del sistema de
compras. La contabilidad de acreedores es auxiliar de la contabilidad de finanzas,
todas las contabilizaciones se realizan a través de los acreedores, y se actualiza
automáticamente la contabilidad (GL).

Debe / haber

Estos son dos conceptos supremamente importante en el modulo de FI para entender

los procedimientos realizado en SAP

EL Debe en SAP hace referencia a las entradas que tiene cada negocio y que
alimentas los activos de la misma, dichas entradas son provenientes de un cliente o
deudor

EL Haber en SAP relaciona los pasivos de la empresa “Todo lo que se debe” es decir
representa todas las salidas o las disminuciones relacionado a un compromiso por
pagar, dichas salidas o pagos son realizadas a un acreedor.

Cuentas asociadas: Son cuentas de Mayor asignadas a registros maestros de

Acreedor/Deudor para registrar todas las operaciones en la contabilidad auxiliar. Esto
se define en los datos maestros de las cuentas de Deudor y Acreedor cualquier
contabilización en las cuentas de Contabilidad Auxiliar actualizan automáticamente
los saldos de las cuentas asociadas asignadas. De éste modo el libro mayor siempre
está actualizado.

Clase de documento: Clave que se utiliza para clasificar documentos contables y

distinguir las operaciones que se deben contabilizar.
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Clave de contabilización: Clave numérica de dos caracteres que controla la entrada

de las partidas individuales. La clave determina:

- Clase de cuenta
- Contabilización en el Debe / Haber

Las claves de contabilización se distinguen por clase de cuentas de:

- Deudor: D
- Acreedor: K
- Mayor: S
- Activo: A

CME: Cuenta de Mayor Especial: Son cuentas en la que se gestionan los anticipos u
otros conceptos de contabilización diferentes a los de la cuenta asociada a los
proveedores en el libro mayor. Esta cuenta se contabilizará automáticamente en los
ítems de anticipos o los otros conceptos en lugar de la cuenta de débitos (cuenta
asociada). Es prerrequisito tener creadas las cuentas contables de mayor como
asociadas a proveedores.

Partida Abierta: Son operaciones incompletas, por ej.: una factura de proveedor que
todavía no ha sido cancelada. Para que una operación quede completa debe
compensarse. Una operación de compensación siempre crea un documento de
compensación.

Compensación: Operación por la cual se pueden procesar varias cuentas, clases de

cuenta diferentes (cuenta de mayor, deudor, acreedor) y cuentas de varias sociedades.

Ahora se menciona como se realiza el proceso en SAP

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Lo primero será mencionar el ciclo para realizar un anticipo(Acreedor), el proceso está

reflejado en la imagen a continuación.

La creación de facturas también hace parte del sub módulo de cuentas por pagar del
modulo FI, la creación de la factura no tiene un momento especifico en el cual se deba
crear ya que esto lo define cada negocio, sin embargo se debe de crear antes de
realizar la amortización si lo que se quiere es amortizar con referencia a una factura.

A continuación se iniciará con el proceso mencionado en la imagen anterior

Crear una Solicitud de Anticipo

1. Ingrese a la TX F-47

2. Ingrese los siguientes campos

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Fecha documento
Fecha contabilización
Clase:(KA)
Sociedad
Período
Moneda
Referencia
Txt.cab.doc.
Cuenta: Nit del acreedor
In.CME dest.: (A)

3. De “Enter”, el sistema probablemente le generará mensajes informativos, con

información de las fechas de contabilización y la fecha del documento
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4. El sistema llevará a la siguiente pantalla

5. En esta pantalla los campos más relevantes a diligenciar son:

Importe: Valor del anticipo total o por cada una de las posiciones.
Impuesto (en caso que aplique)
Calc.imp.
Ind. imp
División
Bloqueo de pago
Vía de pago
Vence el: Fecha en que se espera pagar el anticipo
Asignación: Texto descriptivo, según las reglas de negocio
Texto: Texto descriptivo, según las reglas de negocio
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6. Dar “Enter” y el sistema automáticamente cargará el dato en el campo”

Impuesto”, en caso de conocerlo, no se selecciona el Flag de “impuesto” y se
digita manualmente.

7. Dar clic en el Botón “ Contabilizar”

8. EL sistema informará el número de la solicitud de anticipo
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Liberación de solicitud de anticipo

Este proceso es básico y consiste en liberar la solicitud de anticipo para que el sistema
permita realizar la contabilización del mismo.

9. Ingrese a la TX FB02 y diligencie los siguientes campos

N° documento: Se ingresa para este caso la solicitud de anticipo

Sociedad
Ejercicio

-
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10. De “Enter” y el sistema llevará a la siguiente pantalla y cargará la información

correspondiente a la solicitud de anticipo.

11. Dar doble clic sobre la posición

12. Ubicar el campo “Bloqueo de pago”, inicialmente debe de estar en estado

“A”(Bloqueado el pago), se debe dejar en el estado “ “ (Autorizado el pago)
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13. Clic en “Grabar”

14. El sistema informará que las modificaciones han sido guardados

Contabilización del anticipo

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Después de liberada la solicitud de anticipo se procede a realizar su contabilización,

de esta manera se confirma la totalidad del pago del anticipo al acreedor, en ese
momento pasa de ser una solicitud de anticipo a un anticipo, es decir una partida
pendiente por pagar.

15. Ingresar a la TX F-48

16. Diligencie los siguientes campos:

Fecha documento
Fecha contabilización
Clase:(KZ)
Sociedad
Período
Moneda
Referencia
Txt.cab.doc.
Cuenta: Nit del acreedor
In.CME dest.: (A)
Cuenta: Cuenta del Banco
Importe
Fecha de valor
Texto

NOTA: En esta caso la clase debe ser KZ, ya que no se está registrando una
solicitud de anticipo si no un pago de anticipo al acreedor.
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17. Después de seleccionar los datos dar clic en el Botón “Solicitudes”

18. Seleccionamos la solicitud de anticipo y clic en el Botón “Crear Anticipos”

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NOTA: En la pantalla siguiente es necesario validar que el valor del importe en

el Debe y el Haber se crucen y como resultado su saldo cero.

19. Luego ir al menú “Documento” y clic en “Simular”

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20. Dar clic en el Botón “Contabilizar”

21. El sistema informará el numero de contabilización del anticipo

Amortización Anticipo
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La amortización refleja un pago y su función principal es disminuir el valor de la

deuda. Para este caso una deuda que se tiene con un acreedor. Para realizar la
amortización realice lo siguiente:

22. Ingrese a la TX F-54

23. Diligencie los siguientes campos:

Fecha documento
Fecha contabilización
Clase:(KA)
Sociedad
Período
Moneda
Referencia
Txt.cab.doc.
Cuenta: Nit del acreedor
Factura: Factura creada para el anticipo
Ejercicio
Asignación
Texto
NOTA: La amortización también se puede crear diligenciando sólo el acreedor sin
diligenciar el número de la factura, para este caso el sistema traerá todos los anticipos
creados para el proveedor especificado.
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24. De ”Enter”

25. Seleccione la posición del anticipo clic en el Menú /documento/Simular

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26. Verificamos en el sistema los detalles, para este caso el sistema no genera
saldos

27. Clic en contabilizar

28. El sistema informa la contabilización del Documento
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Creación de factura

Dentro de un proceso comercial las empresas tienen la necesidad comercial de emitir

y recibir facturas que incluyan impuestos (o IVA) para los anticipos efectuados o
recibidos.

Para realizar la factura siga los siguientes pasos

29. Ingrese a la TX FB60

NOTA: Verifique antes de grabar que la factura se esté creando para la sociedad
correspondiente.

En caso de ser necesario cambiar la sociedad, bastará con dar clic en el menú/
Tratar/Cambiar sociedad o simplemente presionar la tecla F7
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30. Diligencie los siguientes campos

Acreedor
Fecha de factura
Fecha de contab.
Referencia
Importe
Texto
Cta.mayor
D/H
Importe de moneda

31. Después de diligenciar los campos de la pestaña “Datos básicos” podrá definir
otros aspectos en las pestañas de “Pago” , “Detalle” e “Impuestos” tales como:
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Pestaña pago: permite toda información referente a criterios del pago de dicha
factura

Pestaña Detalle: Aquí se incluyen los datos de la cabecera del registro contable,
como los campos de Asignación, Texto cabecera y División.

Pestaña Impuesto: Aquí se definen el tipo de impuestos para la factura en caso

de que aplique
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NOTA: Para el ejemplo no se definirán impuestos ya que la cuenta que estamos

tratando no es relevante para impuesto.

NOTA: Recuerde que SAP dispone de todas las herramientas para el tratamiento
de facturas, pero el manejo de cada una dentro de la herramienta está definida por
cada negocio, es decir es cada negocio es quien define cómo y qué información
se diligencian en los campos de texto, referencia y otros.

32. Después de que diligenciar los campos correspondientes verifique que el

semáforo este en Verde, esto indicará que no existen saldos pendientes

33. De clic en el botón “Simular”

34. El sistema muestra un Resumen de documentos
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35. De clic en el Botón “Completamente” y el sistema informará

la creación del documento.

Compensación cuentas de un proveedor

Recuerde que la contabilización de un documento solo evidencia el registro contable

de un proceso, para el caso del instructivo un anticipo, después de contabilizarlo se
debe compensar, que es sinónimo de pagar y registrar en SAP.

36. Para realizar la compensación de una cuenta de un acreedor vaya a la TX F-44

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37. Diligenciar los campos:

Cuenta
Fe. Compensación
Periodo
Sociedad
Moneda
PAs normales
Indicador CME
Nºdocumento: Se realiza así porque conocemos el número de documento

NOTA: para el caso cuando no se tenga el número del documento, o cuando se

vaya a compensar varios documentos a la vez, se selecciona el flag “Ning.” En vez
de “N° documento”, así el sistema traerá todos las partidas abiertas

38. Dar clic en el Botón “Tratar PAs” .

39. Ingresar el o los Números de documentos y dar “Enter”
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40. EL sistema informará que se ingresaron los datos y desaparecerá la línea con
el documento ingresado.

41. De clic en el Botón “Tratar PAs”, el sistema nos llevara a otra pantalla con los
detalles del documento a compensar.
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42. Posicionarse en la partida a compensar y dar clic el Botón “Marcar” (La

linea cambiará de color negro a azul)
43. Dar clic en el Botón “Eliminar diferencias”
44. Diligenciar los campos “ClvCT”, “Cuenta”y “IN.CME”en la parte inferior de la
pantalla

NOTA: lo que se busca con este proceso es realizar una contra partida para eliminar la
diferencia, para ello se utiliza la clave de contabilización 29
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45. Dar “Enter” el sistema llevará a la siguiente pantalla

46. Diligencie los campos

Importe: Valor total de anticipo

Impuesto (en caso que aplique)
Calc.imp.
Ind. imp
División
Bloqueo de pago
Vía de pago
Vence el:
Asignación: Texto descriptivo, según las reglas de negocio
Texto: Texto descriptivo, según las reglas de negocio
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47. De clic en el menú /documento/Simular

48. Verificar que la diferencia entre el Debe y el Haber no genere saldos

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49. Clic en el Botón “contabilizar”

50. El sistema informará que se contabilizò el documento

A este punto ya el documento se encuentra compensado, entiéndase como pagado al

acreedor, es decir ya no existe una partida abierta para este documento.
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Anulación de documentos contables

NOTA: La anulación de cualquier documento contable se puede realizar de esta

manera siempre y cuando el documento no se encuentre compensado, el caso para
anular documentos compensados se explicara en este instructivo más adelante.

51. Para realizar la anulación de documentos contables vaya a la TX FB08

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52. Diligencie los campos:

Número de documento
Sociedad
Ejercicio
Motiv. Anulación
Fe. Contabilización
Periodo contable

53. Dar clic en la barra de menú / Documento/Contabilizar

NOTA: Antes de Anular el documento puede dar clic en el botón “Visualizar antes de
anular” para extraer información o confirmar el documento a
anular.
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54. El sistema informará la contabilización (Anulación) del documento.

Anulación de documentos ya compensados

55. Para realizar la anulación de un documento ya compensado vaya a la TX

FBRA

56. Ingrese el número del documento de compensación a anular, además de la

sociedad y el ejercicio.
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57. De clic en el menú/ Compensación / Anular

58. Seleccione la opción según la necesidad, es posible anular solo la

compensación o eliminar la compensación y el documento de compensación

59. Ingresar un motivo de anulación, Fecha de contabilización y Periodo contable

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60. El sistema informa la anulación de la compensación

REPORTES

Los reportes más utilizados en el submódulo de cuentas a pagar son:

FBL1N: Lista partidas individuales de acreedores

FK10N: Permite visualizar los saldos de un acreedor, muestra las partidas al debe y al
haber
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4. Conclusiones

El submódulo AP (Cuentas a pagar) del modulo FI, permite realizar todas las
operaciones financieras relacionadas a los pagos a acreedores de manera
oportuna, este instructivo brinda las herramientas necesaria para que cualquier
persona que interactué con él, interiorice sus conocimientos financieros en un
entorno práctico.