INSTRUCTIVO PARA PROVEEDORES

CARGUE DE CUENTA DE COBRO Y EVIDENCIAS

VIGENCIA 2023

Cada uno de los proveedores (Contratistas) debe cargar su cuenta de cobro y sus evidencias en la
plataforma SECOP II, para este efecto debe realizar los siguientes pasos:

Nota: Los documentos deben ser auténticos legibles, y completos. Se debe tener en cuenta que se entiende
la titularidad y la aprobación del contratista una vez suba los documentos a la plataforma SECOP II y la aprobación por
la entidad cuando el supervisor lo realice en la plataforma SECOP II.

Una vez haya unificado criterios con su supervisor, Los documentos deben ser cargados en la
la
plataforma por cada contratista desde su usuario para que sean aprobados por la entidad,

aprobación de la entidad es INDISPENSABLE para poder

realizar el giro a cada una de las cuentas bancarias
registradas.

A. Ingrese con su usuario y contraseña a la plataforma SECOP II.

B. Ubíquese en su contrato a través de: MIS PROCESOS - MIS CONTRATOS – DETALLE.

C. Ubíquese en el numeral 7 “Ejecución del contrato – Plan de Pagos – Crear “así:

D. Una vez seleccionada la opción CREAR del paso anterior, se desplegará la siguiente ventana,
se debe proceder a diligenciar los siguientes campos, con la información que se aclara a
párrafo seguido:

a. Número de Factura: Es el número del pago.

b. Fecha de Emisión: La fecha de emisión para el mes de MARZO es el 01 de ABRIL de 2023, para
los siguientes pagos se tiene como fecha de causación (emisión).

c. Fecha de Vencimiento: Debe 03 de abril de 2023.

d. Valor Neto: Se registra el total mensual con deducciones (cuando apliquen) que se registró en el formato
de contratistas (planilla que se genera del aplicativo contratista).
e. Valor total: Se registra el total mensual sin deducciones que se registró en el formato de contratistas
(planilla que se genera del aplicativo contratista).

f. Notas: Aquí por lo general debe llevar la palabra NO APLICA, esto en caso de que no se haya presentado
ningún tipo de inconveniente con la ejecución contractual significativa.

g. Fecha de recepción original: Debe registrar la fecha en la que va a enviar la cuenta a través de la

plataforma SECOP II.

h. Número de Radicación: Este número debe corresponder al número de ID de proceso que contiene

cada una de las planillas de pago del contratista, se toma de:

Una vez lleno los campos proceda anexar los archivos señalados al inicio como GF y GC.

E. Una vez diligenciados los campos, y cargado los documentos se debe desplazar sobre la barra
lateral derecha hacia abajo y ubicar la opción confirmar.

Nota: (En la opción Estado: Pendiente de registro no llene ningún tipo de dato, no son campos
editables).
F. Luego de dar confirmar, se le desplegará un pantallazo como el que se presenta a continuación, en
éste debe ubicar la opción ENVIAR y hacer clic, de esta forma su cuenta de cobro llegará a la entidad
estatal para que ésta proceda a la aprobación del respectivo pago.

G. Al pulsar la opción ENVIAR el estado de su cuenta pasará Pendiente de Registro a: ENVIADO

A LA ENTIDAD ESTATAL, una vez el estado se presente en la forma señalada se ha culminado
el envío de la cuenta de cobro a la entidad.

H. Monitoree el estado de su cuenta de cobro, esta debe registrar el estado como APROBADO,
si por alguna circunstancia el estado es RECHAZADO se debe corregir lo requerido. Verificar
que le salga la opción editar y volver a subir la cuenta siguiendo todos los pasos anteriormente
señalados. Si no le aparece esa opción dar en eliminar registro, salir de la plataforma y volver
a ingresar para iniciar el proceso de ceros. FAVOR NO CREAR VARIOS PAGOS YA QUE ESTO
NOS HA GENERADO HALLAZGOS.
Cordialmente,

COORDINAIONACADEMICA
CEDEAGRO
SENA – REGIONAL BOYACÁ.