SESIÓN Nro.

02 SIAF ADMINISTRATIVO-CONTABLE

SESION 02: MODULO ADMINISTRATIVO

OBJETIVOS:
Conocer y reconocer la interacción del SIAF en el módulo administrativo.

MODULO ADMINISTRATIVO

En este módulo se ingresan y registran todas las operaciones administrativas de INGRESOS y GASTOS generados
por la entidad. Para ello se deberá conocer:
+ Tipo de documento fuente
+ Tipo de operación
+ Modalidad de compra
+ Proceso de selección y fase contractual

El Módulo Administrativo presenta los siguientes sub-módulos:

Sistemas
Es el sub-módulo que proporciona información en pantalla sobre la versión SIAF, a que entidad se autoriza el
uso del SIAF, la identificación del código de la U .E. a su vez el sub-módulo sistemas se divide en las siguientes
opciones:
 Acerca de........... Accediendo a la opción acerca de si tendrá conocimiento del código que le corresponda
a la entidad.
 Reloj............ Podemos visualizar la hora y se encuentra en la parte superior de la pantalla,
pulsando sobre la opción “Reloj”.
 Calculadora ......... Proporciona una herramienta para realizar operaciones aritméticas básicas.
 Agenda/Calendario ............. A través de esta opción, se podrá visualizar la fecha actual o cualquier otra que se
requiera de acuerdo al mes y año.
 Salir......... Pulsando esta opción, salimos del módulo.
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Mantenimiento

A través de este sub-módulo se alimenta con datos la información necesaria para operar el módulo
administrativo, así como para registrar información para mantener diversas opciones como:

 Cuenta bancaria.- Corresponde a la matrícula de las cuentas bancarias de las distintas entidades del
sistema financiero: cuenta, año, moneda, fuente de financiamiento, tipo de recursos y tipo de cuenta y
nos permite alimentar y registrar las cuentas bancarias así como el movimiento de abonos o ingresos
antes de ejecutar las fases de recaudación y girado.

 Cuenta Interbancaria.- El Código de Cuenta Interbancaria CCI, es el código que identifica una cuenta en
todo el sistema financiero y sirve para realizar transferencias bancarias. Es de uso obligatorio en los
proveedores que realizan actividades con el Estado. En este sub-módulo se puede realizar las siguientes
operaciones:
+ Registrar: para matricular el CCI de un proveedor, el RUC de este deberá encontrarse previamente y
aprobado opción proveedores.
+ Cancelar: cuando el proveedor solicite que sus pagos ya no se realicen mediante el abono en su cuenta
bancaria, seleccionar del menú contextual la opción cancelar CCI se consignara el código CCI y el
documento en el que se solicita la cancelación.
+ Modificar: sirve para cambiar algún dato consignado en el campo observaciones de un CCI, que aún no
haya sido transmitido (es decir en estado “P”)

 Proveedores. - Permite alimentar o registrar, mantener y actualizar la relación con los proveedores que
tienen actividades la entidad, consignando su RUC, datos de la empresa

 Sub – Unidad. - Permite registrar las diversas unidades orgánicas que forman parte del organigrama
estructural de la entidad o institución.
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 Convenio. - Permite registrar o acceder información que en virtud a un convenio suscrito reciban apoyo
de entidades cooperantes y utilizan las U.E. que ingresan operaciones con la fuente de financiamiento
Recursos por Operaciones oficiales de crédito externo.

 Dependencia. - Matrícula de las dependencias que conforman las subunidades.

 Centro de gastos. - En esta opción se matricula los centros de gastos que conforman parte de una
dependencia.

 Área. - Matrículas de las áreas pertenecientes a un centro de gasto, que permitirá obtener información
administrativa o contable por determinada área.
 Responsables. - Sirve para el registro de firmas electrónicas para efectuar pagos sin necesidad de girar
cheques, mediante abono directo en cuentas de proveedores y/o servidores públicos de proveedores,
cuenta bancaria, centro de costos, fuentes de financiamiento, tipo de moneda, etc.

Registro

Es el sub-módulo que visualiza la pantalla de registro para el ingreso a la base de datos SIA F de las
operaciones de ingresos y gastos, programación, calendario, registros de presupuesto, tesorería,
contabilidad, etc.

 Certificación. - Es un acto administrativo cuya finalidad es garantizar que se cuenta con un crédito
presupuestario disponible y libre de afectación, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto
institucional aprobado (PIA) para el año fiscal respectivo, en función de la PCA

 Compromiso anual. - Es un instrumento de programación del gasto público de corto plazo, por toda
fuente de financiamiento (PCA)

 Compromiso. - Es el acto mediante el cual la oficina de administración afecta total o parcialmente los
créditos presupuestarios, en el marco de los presupuestos aprobados, la programación de Compromiso
Anual (PCA) y las modificaciones presupuestarias realizadas.

 Registro SIAF. - Es el acto de registro de las diversas operaciones administrativas en especial: Gasto e
Ingreso

 Modificaciones SIAF en el registro original

 Programación Mensual de Pagos

 Calendario de Pagos Mensuales

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 Rendiciones y Reasignaciones

 Firmas Electrónicas

 Documentos emitidos

Procesos

Es el sub-módulo que a través de ella se procesan las operaciones, previamente ingresados a la base de
datos, tales como ingresos, gastos actualizados, asientos de contabilidad, los libros y registros, etc. reflejan
las secuencias y el tratamiento a las operaciones por Unidades Ejecutoras, a través de este sub-módulo se
realizan las siguientes operaciones:

+ Control de envío de Programación de Calendario de Pago

+ Rendiciones transmitidas por unidades encargadas
+ Hoja de Trabajo T6
+ Exportación por Área
+ Interfaces
+ Actualiza saldo en Libro Banco
+ Control de Conciliación de las Cuentas de Enlace
+ Hoja de Trabajo de Conciliación de Cuentas de Enlace
+ Exportar Información Presupuestaria

Consultas

Por medio de este sub-módulo se obtiene información en pantalla, a través de las diversas consultas que
podemos realizar; por ejemplo: el avance y la ejecución de gastos a nivel de grupo genérico de gastos en
sus diferentes fases.
 Registro por documentos
 Registros por proveedor
 Avance Físico – Financiero por Meta
 Encargos recibidos
 Consultas de contratos.
 Consulta de la PCA.
 Saldos de PCA
 Seguimiento del Compromiso Anual vs. Compromiso
 Calendario de pago
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 Asignación de Tesoro Público

 Factores Porcentuales de Programación y Ampliación Calendario Pago
 Devengados con autorización de giro
 Consulta de Expedientes

Reportes

A través de este sub-módulo o se pueden obtener información en forma de reportes, puede en forma visual
o impresa, la selección se realiza teniendo en cuenta la información que se requiere para efectos de análisis,
evaluación y control. Presentan información de la ejecución presupuestaria y financiera, a diferentes niveles
de agregación: por mes, por operación, por meta, por programa/grupo genérico, por clasificador de gastos
Los tipos de reportes proporcionados por el SIA F son:
 Reportes SIAF
- Gastos (Formato A)
- Ingresos (Formato B)
- Operación sin clasificador (Formato C)
- Gasto por meta
- Gasto por Tipo Operación
- Gastos por Categoría/genérica
- Análisis por clasificador
- Análisis por clasificador/meta
- Análisis de fase por clasificador
- Detalle por proveedor
- Resumen pro proveedor
- Contratos
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- Estados en envío por registro

- Listado de cuentas bancarias
- Listado de Cuentas Interbancarias
- Encargos otorgados
- Encargos recibidos
- Solicitud de rendiciones
- Listado de Notas de Rendiciones y Reasignaciones
 Ejecución presupuestal SIAF
Permiten el seguimiento, por un lado, de la ejecución de los compromisos frente al calendario y, por
otro, de la recaudación de ingresos, así tenemos:
- Ejecución Girado Vs. Calendario de Pago
- Ejecución Vs. Marco
- Resumen de Recaudación de Ingresos
- Certificación, Compromiso Anual y Expedientes SIAF
 Tesorería
Presentan información de la ejecución financiera, a través de los siguientes reportes:
- Programación de Calendario de Pago
- Solicitud de Ampliación
- Calendario de Pago
- Operaciones Pendientes
- Informe de papeletas de depósito TP (T – 6)
- Informe de Devoluciones por encargo (Aut – TP)
- Listado de Operaciones sin cheque – TP (Documento “2082”
- Transferencia Interbancaria
- Libro Bancos
- Movimiento de Cuentas Bancarias
- Comprobantes de Pago
- Documentos Emitidos
- Cheques vencidos
- Cheque
- Conciliación de Cuentas de Enlace
- Detalle de la Carta Orden Electrónica 084

 Programación del Compromiso Anual – PCA

- Distribución de la PCA
- Formatos PCA
 Maestros
- Cadena Programática
- Cadena Institucional
- Clasificadores del Gasto
- Clasificadores de Ingreso
- Finalidad

Utilitarios
Con la opción de Utilitarios se realizan procesos especiales tales como:

 Perfil de usuario: Cada usuario tendrá una clave de acceso y opciones pre-fijadas donde ingresar.

 Clave de acceso. - Permite modificar la clave para acceder a los sub-módulos del perfil del usuario; por
lo tanto, el encargado de matricular a los usuarios y otorgar facultades

 Mantenimiento de archivos: se recomienda su procesamiento en forma continua

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 Refresca: procedimiento que actualiza la información financiera

Comunicación
Es el sub-módulo que se utiliza para establecer la comunicación respectiva entre las áreas que manejan el
SIA F, la UE y los Órganos Rectores entre Unidades Ejecutoras a través del correo electrónico y el Intranet, la
transferencia de datos, transferencia de reportes estados, anexos y otro tipo de información a fin de
establecer la información a fin de establecer la información fluida

Herramientas del Sistema

“IR AL PRIMER REGISTRO”

Permite al usuario ubicarse en el primer registro del listado en observación

“REGISTRO ANTERIOR”
Permite al usuario ubicarse en el registro inmediatamente anterior al que se encuentra ubicado

“REGISTRO SIGUIENTE”
Permite al usuario ubicarse en el registro inmediatamente posterior al que se encuentra ubicado

“IR AL ULTIMO REGISTRO”

Permite al usuario ubicarse en el último registro del listado en observación

“NUEVO REGISTRO”
Haciendo “clic” en este ícono se accede a un registro nuevo

“MODIFICA REGISTRO”
Permite editar información y modificarla
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“DESHACER CAMBIOS”
Permite deshacer los cambios o los ingresos de nuevos datos siempre y cuando no se haya
pulsado el botón “grabar”

“IMPRIMIR”
Permite imprimir reportes vinculados con la pantalla en que aparece el ícono. En el caso de
mantenimiento de contribuyentes se encuentra deshabilitado.

“ELIMINAR REGISTRO”
Permite eliminar un registro cuyos datos han sido ya grabados

“TRANSFERIR REGISTRO”
Permite al usuario transferir el registro una vez que se haya terminado el registro correspondiente

“GUARDAR CAMBIOS”
Este ícono permite grabar y guardar la nueva información registrada o modificada observación

“SALIR Y/O CERRAR”

Permite abandonar la opción o submódulo en el que se encuentra el usuario.