ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACION DE

EVENTOS.

Investigar y describir el perfil y funciones de los siguientes puestos de

trabajo de un evento.

• Asistente de Coordinador del Eventos.

Perfil: Es un profesional conectado, multitarea, valora las relaciones personales, establece sus

objetivos antes de asistir, siempre online. Su fin es encontrar relaciones relevantes y contactos

productivos. Además, continúa las relaciones después del evento a través de múltiples

plataformas.

Funciones:

- Apoyar el planificador de eventos en diseñar el evento

- Proponer nuevas ideas para eventos

- Comunicar el evento y promoverlo (redes sociales, correos, etc.)

- Mandar invitaciones a los participantes

- Preparación inicial: transporte, logística, materiales, alojamiento …

- Colaborar con socios

- Dar la bienvenida a los participantes durante el evento

- Asegurar el éxito del evento: animación, apoyo, información …

- Follow-up y gestión del presupuesto otorgado

• Capitán de Eventos.

Perfil:
- Escolaridad mínima preparatoria

- Dominio del idioma inglés

- Manejo de Paquetería Office

- Conocimientos en convenciones y manejo del personal

- Experiencia mínima de 1 año en el puesto

Competencias: Apertura al cambio, orientación al logro, rigor y organización, iniciativa,

desarrollo de interrelaciones, liderazgo, dirección de personas y trabajo en equipo.

Funciones:

- Supervisar a los meseros en los diferentes eventos.

- Distribuir cada una de las tareas tanto en apertura, durante y cierre de cada evento.

- Elaborar señalización y distribuirla en lugares estratégicos.

- Supervisar junto con el Gerente de Banquetes cada uno de montajes.

- Realizar un check list del estado de los salones (verificar que este limpio, que funcione el aire

acondicionado, luces funcionen correctamente etc.).

- Organizar el pizarrón informativo para los meseros de banquetes.

• Cameros del Eventos.

Perfil:

- Es un profesional conectado, multitarea, valora las relaciones personales, establece sus

objetivos antes de asistir, siempre online. Su fin es encontrar relaciones relevantes y contactos

productivos. Además, continúa las relaciones después del evento a través de múltiples

plataformas.
Funciones:

- Seleccionar el lugar de celebración. Realizar el programa del evento.

- Definir un plan de comunicación y marketing para el evento (debe incluir recopilación de

opiniones después de la celebración.

- Contactar y cerrar acuerdos con proveedores de los recursos necesarios.

• Steward de Eventos.

Perfil:

- En general es el responsable de la limpieza y de las medidas higiénicas así como de los enseres

que se utilizan en los montajes, en el caso de los banquetes, es el responsable en coordinar junto

con el chef de Banquetes de las decoraciones y presentación de los montajes de buffet.

Funciones:

- Asegurarse de que la cocina esté limpia, bien cuidada y organizada en todo momento.

- Asegurarse de que los pisos estén secos y limpios en todo momento.

- Operar la maquinaria de lavado de ollas y mantener un ambiente de trabajo higiénico.

- Cumplir con todas las normas de saneamiento.

- El friegaplatos, marmitón o steward es la persona responsable de limpiar los platos, las vasijas

y demás utensilios de cocina prestando su apoyo a las personas que elaboran la comida y en las

que trabajan en sala o comedores. Su jornada laboral se concentra principalmente en las horas

del servicio de comidas y cenas.

• Montadores del Eventos.

Perfil:
Funciones:

- Realizar los montajes y desmontaje especiales de la sala, como equipos de sonido e

iluminación, tarimas, estructures de decoración ...etc.

- Gestionar la carga y descarga del material de bandas y artistas en clubs.

- Movimientos de material de sala tipo material técnico, decorados y otros.

- Llevar el control de la climatización y ventilación de las salas, luces de uso, screeners y

encendido / apagado de los dispositivos de las diferentes salas.

- Resolver incidencias de mantenimiento en las instalaciones: tipo reparaciones de fontanería de

wc´s, puertas, luces, etc.p

• Auxiliares de Eventos.

Perfil:

El personal auxiliar en un evento se encarga de acometer con garantías las que son sin duda las

tareas más importantes en la organización de un evento y que van desde el montaje y

desmontaje del mismo, pasando por el catering, la recepción del público, el control de accesos,

la venta de entradas.

Funciones:

- Apoyar el planificador de eventos en diseñar el evento.

- Proponer nuevas ideas para eventos.

- Comunicar el evento y promoverlo (redes sociales, correos, etc.).

- Mandar invitaciones a los participantes.

- Preparación inicial: transporte, logística, materiales, alojamiento.

- Colaborar con socios.

- Dar la bienvenida a los participantes durante el evento.

- Asegurar el éxito del evento: animación, apoyo, información.

- Follow-up y gestión del presupuesto otorgado.

• Floristas del Evento.

Perfil:

- El florista es la persona que tiene por oficio la preparación y la venta de flores en un comercio.

El florista vende tanto flores naturales como artificiales, así como plantas en maceta.

Funciones:

- Hacer los pedidos y comprar flores y otros artículos de floristería a los mayoristas o

cultivadores.

- Exponer flores, plantas y arreglos confeccionados de flores. Regar plantas, y cortar, arreglar y

limpiar flores y hojas para su almacenamiento.

- Los floristas usan la creatividad y el conocimiento de las plantas para diseñar y crear arreglos

florales.

- Los floristas venden flores, plantas y arreglos al público general, a empresas, a organizadores

de eventos, etc.

- Los floristas venden flores y plantas al público y crean arreglos florales bajo demanda.

• Decorad@r del evento.

Perfil:

Es el encargado de explicar de manera gráfica y planimétrica su diseño previo al evento, de

modo que el cliente entienda y apruebe lo que se le esta diseñando y así mismo ofrecerle una

prueba de los detalles del mismo.

Funciones:

- Planificación del evento:

El primer paso de su trabajo es el diseño. Teniendo en cuenta todas las opciones, deberá valorar

cuál será la mejor localización, decoración y comida. También es el encargado de seleccionar los

proveedores y servicios que subcontratará, así como los perfiles de empleados y actores que

tendrán presencia en el evento. Durante esta primera tarea, el organizador trabajará también la

lista de invitados, personas VIP o ponentes.

Paralelamente también se tiene en cuenta la organización del tiempo concreto. En este punto se

analizan los días anteriores al acontecimiento. De esta manera, se puede tener un control muy

detallado sobre los imprevistos que puedan sorprender durante el evento.

- Plan de comunicación minucioso:

Sabiendo que se trata de un perfil incluido en la publicidad y la comunicación, el evento en sí

debe tener un detallado plan de comunicación. Por eso, la segunda tarea del organizador de

eventos es la de diseñar este plan. Entre otros puntos, este documento debe prever cómo se

publicitará el acto, cómo se informará a los asistentes más importantes y qué medios se hacen

eco de él.

Por otro lado si el evento que se está organizando lo requiere, será también el organizador de
eventos el encargado de a gestión comercial. Eso es, contactar y llegar a acuerdos con los

sponsors y patrocinadores necesarios. A modo de pequeño resumen de este punto podríamos

decir que un buen organizador de eventos es un buen comunicador. Y maneja tanto la

comunicación externa como la interna.

- Dirigir y coordinar a los actores implicadas:

En un evento pueden llegar a participar muchas personas. El organizador de eventos marca las

guías y se encarga de dirigir y coordinar a todos estos actores implicados. Ya sean proveedores,

anfitriones, invitados o empleados.

No es una función fácil, pues para hacerlo de manera efectiva se deben tener habilidades de

dirección. Solo con ellas se puede organizar a varios perfiles tan dispares al mismo tiempo. Una

buena dirección es aquella que garantiza un buen funcionamiento del evento.

- Gestión de recursos:

Durante la planificación del evento, el organizador tiene la obligación de estar encima de los

recursos disponibles. Es decir, ya sean económicos o humanos como tecnológicos, creativos,

gastronómicos… El control dependerá también del estudio objetivo de los recursos, que es útil

para diseñar acciones y elementos interventores.

En este punto es imprescindible tocar de pies a tierra: diseñar un acontecimiento

desproporcionado o sin un fondo para imprevistos sería todo un error.

- Supervisión de la previa y ejecución del acontecimiento:

El control y supervisión del desarrollo de los preparativos solo llegará cuando el organizador de

por finalizados el diseño y programación del acto. Este control es vital, ya que será en este punto
cuando el organizador podrá identificar problemas o imprevistos para subsanarlos.

Cuando llegue la fecha del evento, la tarea principal de este profesional es la supervisión de que

el funcionamiento del evento va sobre lo programado. Además, por supuesto, de controlar que

todos los implicados ejercen su papel correspondiente.

- Competencias para ser planificador de eventos:

El desempeño de múltiples tareas simultáneamente genera la necesidad de tener varias

capacidades. No es fácil reunirlas todas, así que veamos cuáles son las imprescindibles:

- Habilidades directivas y organizativas:

Podríamos comparar al organizador de eventos con un director de orquesta. Para ser un buen

planificador ha que tener capacidad de planificar, programar y organizar. Además debe estar

atento a varias tareas simultáneas. Desde la ideación del evento hasta la logística, la decoración

o la gastronomía.

También debe dirigir a varios equipos de personas que tienen funciones muy diferentes entre

ellas. Pueden ser staff, anfitriones, colaboradores, proveedores, ponentes, etc. Es muy

importante que un organizador de eventos tenga habilidades de dirección para poder transmitir

la información precisa a la persona precisa. Coordinar a todo el personal de manera eficaz

tendrá como resultado un acontecimiento fluido y fiel a su programación.

- Buen comunicador y negociador:

Un eventplanne es un experto de las relaciones públicas, sus capacidades comunicativas son la

base que sustenta su trabajo. Tener mano derecha en la comunicación y saber escuchar es una

de las principales aptitudes que debe tener un planificador. Junto a la de la negociación. Y es

que el organizador de eventos deberá adaptarse a los fondos disponibles y llegar a los acuerdos

más suculentos en cuanto a tarifas y costes. Así podrá obtener el máximo beneficio de su

presupuesto base.

- Originalidad y creatividad:

Una habilidad que habla por si sola de estos profesionales es su originalidad y creatividad. Es

decir, los mejores eventos son los que más memorables acaban siendo. Y para conseguir que lo

sean, la creatividad e innovación son de vital importancia. Una de las metas de la planificación

de eventos es la de sorprender a los asistentes. Así se consigue una satisfacción por la asistencia.

Este sentimiento es lo que, al final, consigue que el evento se quede en la memoria como una

experiencia inolvidable.

Notaréis la originalidad de un organizador de eventos en la decoración, las actuaciones,

localización o catering del acto. Un planificador de evento profesional siempre encuentra la

manera de que el evento sea recordado por los asistentes.

- Flexibilidad y versatilidad:

Esta habilidad está muy relacionada con la anterior. Entre las diferentes capacidades del

organizador de eventos también destacan la flexibilidad y versatilidad. Con ellas, el eventplanner

puede trabajar adaptándose a las situaciones y recursos disponibles. Por otro lado, también

puede sobreponerse a los imprevistos o contratiempos de manera eficaz.

¡¡VAMOS SIGAMOS AVANZANDO!!