PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

• Denominación del Programa de Formación: Tecnologo en Gestión Empresarial

• Código del Programa de Formación: 122115 Version 100
• Nombre del Proyecto: Desarrollo de habilidades para el apoyo al diseño e implementacion de
sistemas de gestion integrados en las unidades productivas de sena empresa.
• Fase del Proyecto: Ejecución
• Actividad de Proyecto: Formular actividades de planeación del sistema de gestión integrado en las
unidades productivas de sena.
• Competencia: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta
el objeto social de la empresa.
• Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento, de
acuerdo con el protocolo, los medios de divulgación y las políticas de la organización
• Duración de la Guía: 36 Horas

2. PRESENTACIÓN

En la organización de eventos, es importante apreciar detalladamente la estructura con la que la planeación

fue desarrollada, y es necesario no dejar ningún aspecto a la improvisación.
Apreciado aprendiz, la presente guía desarrollaremos actividades relacionadas a los medios tecnológicos
utilizados por los organizadores como medios de divulgación para los diferentes eventos empresariales.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión:

Leea detalladamente la siguiente frases y desarrolle sus propias opiniones:

Frases sobre planificación, metas, organización de eventos y trabajo en equipo

“Recuerda: los eventos son efímeros. Lo que perdura son las emociones.” Anónimo
“Si el plan A falla, no olvides que existen 25 letras más.” Chris Guillebeau
“Un organizador de eventos no improvisa jamás, incluso, planifica aquello que podría ser improvisado.”
Anónimo
“Los logros de una organización son los resultados del esfuerzo combinado de cada individuo.” Vince
Lombardi
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Si usted fuera a organizar un evento ¿Qué aspectos tendría en cuenta, para organizar el evento? Teniendo
en cuenta las anteriores frases.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

3.2.1 Actividad grupal: Apreciados aprendices según sus experiencias previas identifique y defina de manera
grupal sus conocimientos y experiencias en la participación y organización de eventos:

¿Qué entiende por proceso administrativo?

¿Defina planeación?
¿Qué entiende por medio de divulgación?
¿Sabe que son las memorias en un evento?

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

El proceso administrativo es una forma sistemática que ejecuta pasos y etapas basicos que se aplica a la
administración de las organizaciones para lograr los objetivos y satisfacer las necesidades financieras y
sociales.

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO: Se compone por dos fases: Mecánica y Dinámica.

La mecánica administrativa: (teórica o estructural) Fase donde se establece la estructura principal para
hacerlo. Se desarrollan las siguientes actividades:
Previsión: ¿Qué se puede hacer?
Planeación: ¿Qué se va a hacer?
Organización: ¿Cómo se va a hacer?
La dinámica administrativa: (práctica u operativa) Fase donde se maneja la ejecución que se ha planteado
con eficiencia y eficacia. Desarrollan las siguientes actividades:
Integración: ¿Con qué y con quién se va a hacer?
Dirección: Ver que se haga
Control: ¿Cómo se hizo?

Descripción de la actividad:

De acuerdo a lo establecido anteriormente, en los grupos de trabajo, desarrolle la planeación de las fases del
proceso administrativo del evento empresarial que viene trabajando, donde identifique las diferentes fases
del proceso adminsitrativo (Planeación) para la organziacion de un evento.

Las actividad será desarrollada y subida a la plataforma al portafolio en Google Drive el dia Jueves 12 de
Noviembre.

3.4 Actividades de Transferencia de conocimiento

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.4.1 Actividad Grupal: Elaboración Taller

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GUIA DE TRABAJO No 1

TEMA: Aplicar el proceso administrativo

https://www.youtube.com/watch?v=ScueQWmhR4M Clase 2 - ¿Cómo elaborar un presupuesto para

eventos?

Las actividad será desarrollada y subida a la plataforma Territorium y al portafolio del aprendiz en Google
Drive el dia Jueves 19 de Noviembre.

Ambiente Requerido:

- Plataforma LMS – Territorum

-Video conferencias Por Google Meet
-Whatsapp
- Correo electrónico·
(videoconferencia, chat grupal entre los miembros de grupo de trabajo que se encuentren en diferentes sitios
a causa de la pandemia.

Materiales: Pc, Celular, Internet, herramientas Ofimaticas

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia la técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evidencias de Producto:
Desarrollo del taller Guia de
trabajo No 1
Evaluación
-Aplica responsablemente las normas
técnicas colombianas y de calidad en la
elaboración y presentación de documentos
relacionados con eventos. Técnica: Valoración del producto
- Elabora cuidadosamente, tarjetas y cartas
de invitación y de agradecimiento,
Instrumento: Taller
relacionadas con eventos.
- Aplica estrictamente las normas de
etiqueta y protocolo nacionales e
internacionales durante el montaje del sitio
donde se realizará el evento.
-Proyecta diligentemente el presupuesto de
acuerdo con datos reales (costo de vida e
índice de precios al consumidor ipc) e
imprevistos para el desarrollo del evento.
-Aplica de manera cortés el procedimiento
para la recepción y el registro de
participantes, invitados y conferencistas al
evento, entregando el distintivo, la agenda
y material previsto
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5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Evento: Es todo acontecimiento previamente organizado que reúne a un determinado número de personas en tiempo
y lugar preestablecidos, que desarrollarán y compartirán una serie de actividades afines a un mismo objetivo para
estímulo del comercio, la industria, el intercambio social y la cultura general.
Clasificación de eventos: Es aquella forma de clasificar teniendo en cuenta diferentes aspectos, pueden ser:
Abiertos: Son aquellos que se realizan para todos los públicos sin necesidad de una invitación o entrada,
suelen estar organizados en espacios más amplios y con unos fines más comerciales
Cerrados: Son aquellos organizados para un número específico de asistentes en los que cada uno tiene una invitación,
anteriormente enviada por la empresa u organización, y la cual se ha de presentar a la entrada del acto.
Empresariales: Tienen una trascendencia pública y relacionada con algún rédito económico o de otra índole (cultural o
político institucional)
Sociales: Se orientan al ámbito privado, familiar o de relaciones humanas, y que buscan estimular precisamente los
contactos entre personas o grupos, sin pretender otros réditos que los afectivos o que inducen al mejoramiento de los
vínculos humanos.
Fases de un evento: Para llevar a cabo adecuadamente un evento se sugiere clasificar en cuatro fases las diferentes
actividades a desarrollar, de esta manera se podrá coordinar las tácticas necesarias para la planeación, ejecución,
control y seguimiento del mismo.
Planeación: En esta fase, se define el objetivo y expectativas del objetivo del evento, identificar la audiencia y los
mensajes claves a transmitir, cuantificar los recursos necesarios, realizar cronograma de las actividades y definir la
respuesta esperada por parte de la audiencia. Se designarán los recursos, así como las especificaciones generales y
detalladas (calendario) de las diferentes actividades por realizar. En esta fase se recolecta la información necesaria del
cliente, por ejemplo, fecha, hora, ubicación (ciudad), lugar, número de personas, tema, etc.
Pre – Evento: En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única del evento en la
mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que respalden la estrategia
de comunicación de éste.
Durante el Evento: Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente planeadas. En esta
fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en las etapas anteriores y que requieren de su realización.
Post – Evento: En esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes:
Las actividades de seguimiento y la aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados que serán la base
para futuros eventos.
Asistentes: Todas las personas que asistirán y participarán en un evento. Incluye a la prensa, expositores, ponentes e
invitados.
Exposición: Presentación de serie de objetos que forman parte de una colección con afinidad temática.
Expositor: Persona, empresa o institución que muestra sus productos o servicios en una exposición.
Auditorio: Tipo de espacio para eventos orientado para conferencias, conciertos y otros eventos que requieran de
ponentes y audiencia.
Catering: Servicio de suministro de comidas y bebidas en un evento
Cóctel: Acto social de cordialidad donde se ofrecen alimentos ligeros y bebidas.
Comité: Grupo de personas con una tarea dentro de la organización general de un evento o dentro de la ejecución de
una serie de actividades concretas que forman parte de la organización general
Conferencia: Reunión donde asisten varias personas que exponen sobre un determinado asunto.
Congreso: Reunión o conferencia, generalmente periódica, donde los miembros de un organismo se reúnen para debatir
cuestiones de diversa índole. Generalmente son asociativos, divulgativos o de investigación.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

Montedeoca, López, Remedios. Organización de reuniones y eventos (UFO0325), IC Editorial, 2013.

ProQuest Ebook Central,
https://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4421891.
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Jiménez-Morales, Mònika, and Alonso, Julio M. Panizo. Eventos y protocolo: la gestión estratégica de
actos corporativos e institucionales, Editorial UOC, 2017. ProQuest Ebook Central,
https://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4849781.

Di, Génova, Antonio Ezequiel. Relaciones públicas, eventos y ceremonial: gestión integrada: una para
todos y todos para una, Ugerman Editor, 2018. ProQuest Ebook Central,
https://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=5636496.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Andrea Alfonso Suárez Instructora Formación Septiembre 2020

Profesional
Presencial

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)

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