Enunciado

Actividad 1:

1. Redacta una encuesta de satisfacción que conste al menos de 10 preguntas.

La encuesta se realizará con el objetivo de conocer a través de quién se ha conocido
el evento (dando las opciones más probables), la impresión sobre la organización y
el programa, y en qué medida se ha cumplido, la seguridad, los medios técnicos, el
lugar de la celebración, las características y la satisfacción con el evento.

1. ¿Qué tan satisfecho/a estás con el evento?

Muy malo Malo Regular Bueno Muy bueno

Nivel de satisfacción

2. Cómo calificarías…

Muy malo Malo Regular Bueno Muy bueno

La organización
del programa

La calidad de los
expositores

El lugar del
evento

La seguridad

Los medios
técnicos

3. ¿Fue amable el personal del evento?

Muy malo Malo Regular Bueno Muy bueno

Trato del staff

4. Según tu opinión, ¿el evento cumplió con sus objetivos?

a. Si, ¿por qué?
b. No, ¿por qué?
 5. ¿Conseguiste lo que te propusiste?

Muy malo Malo Regular Bueno Muy bueno

Nivel de satisfacción

6. ¿Qué tan bien estructurado estaba el evento?

Muy malo Malo Regular Bueno Muy bueno

Organización

7. ¿Cómo calificarías el networking en este evento?

● Nada relevante
● No me he relacionado mucho
● He conocido a unos cuantos
● Satisfactoria
● Muy satisfactoria

8. ¿Te ha resultado sencillo y útil la tecnología usada en el evento?

● si
● no
9. ¿Qué tan útil fue la información presentada en este evento?

Poco útil Útil Muy útil

Información

10. ¿Tienes algún comentario o sugerencia que compartir?

●

2. Te encuentras en tu primera entrevista de trabajo. Explica brevemente la importancia

de la imagen personal en el mundo profesional. ¿Cómo debe ser tu imagen en la
entrevista?

Una buena imagen profesional es la mejor promoción de un candidato, ya que ayuda

a generar confianza y crear una buena impresión en los reclutadores y futuros
empleadores. Por esta razón, la imagen que transmitimos debe ser coherente con
nuestra personalidad; pero a través de ella, debéis mostrar interés por acercaros a
las expectativas de la empresa.

Nuestra imagen en una entrevista …

● Forma de vestir sencilla y formal

● Higiene personal cuidada (pelo, uñas, peinado, maquillaje…
● Evitar la ropa informal
● Evitar los tonos claros e incorpora algo de tonalidad oscura
● Prestar atención al calzado
 ● En cuanto a los complementos, la regla es: pocos y discretos
● En una entrevista de trabajo nuestro lenguaje corporal también tiene mucha
importancia

3. Como futuro organizador de eventos que llegaras a ser, ¿qué actitudes y aptitudes
tendrás que tener?

Las principales características que considero que debe de poseer un organizador de

evento son:

● Inconformista: es decir, una persona muy activa que no se conforma con

cualquier cosa. Que siempre busque la mejor puesta en escena y en
resumen, busque y encuentre la mejor opción.
● Paciente: durante el proceso de organización de un evento surgen
imprevistos, ante este gran reto, tener una ración extra de paciencia ayuda
mucho a que el proyecto salga bien.
● Organizado: un evento requiere coordinar muchos sectores y perfiles
profesionales o personas diferentes. Por lo que si un organizador de eventos
no es un maestro del orden, la planificación y la organización, poco tiene que
hacer en este sector.
● Innovador: Hoy en día resulta imprescindible y un elemento diferenciador
que dejará un recuerdo satisfactorio del evento.
● Técnico en tecnología: un organizador de eventos debe estar familiarizado
con las nuevas tecnologías y las últimas apps disponibles para comunicarse.
● Don de gentes: transmitir optimismo es una gran característica de un
organizador de evento. Al final, también es parte de la imagen del evento.
● Detallista: un buen organizador de eventos cuida los detalles. Supervisa las
necesidades que puedan tener los asistentes antes y durante la celebración
del evento. También tiene en cuenta su cultura, costumbres o por ejemplo, su
tipo de dieta en el caso de haber catering en el evento.
● Precavido: Como event planner siempre se tiene un plan A, B, C… ¿Qué
pasa si el día del evento organizado al aire libre finalmente llueve? La
improvisación no suele dar buenos resultados.
● Comunicativo: ser un buen comunicador es esencial. Por lo que es
imprescindible en un organizador de eventos saber comunicar y estar
cómodo en este papel.
● Dedicado: ¡La pasión por lo que se hace es muy necesaria para mantener la
motivación!

4. ¿Qué puntos deberás tener en cuenta a la hora de producir un acto?

Considero que los puntos a tener en en cuenta a la hora de producir un evento son:

● Fijar y marcar objetivos

● Elegir el momento adecuado
● Volcar toda la información del evento en un programa para organizar bien el
proceso y la selección de proveedores.
● Por un lado, es fundamental que el responsable del protocolo del evento
conozca de antemano el público que asistirá al acto.
● Por un lado, es fundamental que el responsable del protocolo del evento
conozca de antemano el público que asistirá al acto.
Actividad 2:

1. Se te acaba de encargar un evento: ¿cuáles son los errores más comunes en la

celebración de actos?

Los errores más comunes son:

● El no tener claro el objetivo del evento.

● No prestar atención a los detalles.
● Descuidos logísticos: para realizar un evento necesitamos de una persona
profesional que administre los recursos para llegar a los objetivos.
● Descuidar la relación coste-beneficio: tenemos que tener cuidado con no
ser ostentosos a la hora de celebrar nuestro acto e intentar utilizar otras
herramientas más eficaces como la creatividad.
● La puntualidad y los retrasos
● El invitado no esperado: adelantarnos a imprevistos como estos.
● Errores en los listados.

2. ¿Qué herramientas informáticas utilizarías a la hora de organizar un evento? Indica

cuáles son las ventajas de cada una de ellas.

Los eventos tienen un gran potencial a nivel de comunicación y suelen construir

unas de las acciones más potentes y efectivas del marketing.

Existe un gran abanico de herramientas que cumplen distintas funcionalidades y

hacen más fácil la vida al organizador de eventos. La innovación tecnológica juega
un papel muy importante en el desarrollo de estas herramientas cada vez más
novedosas.

Elección de fecha

● Hoy en día existen motores de búsquedas para la organización del evento.

Tales como Fly Another Day que te ayudan a encontrar la fecha adecuada
para la organización del mismo. Mostrándote opciones para que no coincidan
con festivos, grandes eventos, citas deportivas, ferias, huelgas o elecciones.

La distribución del espacio

● Podemos utilizar software como All Seated para crear planos virtuales y así
visualizar qué aspecto tendrá una sala de conferencias en función del
número de mesas, sillas, decorados, escenarios… Además es una forma
práctica de trabajar de forma colaborativa entre clientes, proveedores,
organizadores de congresos, etc.

Gestión del evento

● Para facilitar la gestión técnica y producción del evento, lo más oportuno es

utilizar alguna herramienta que nos ayude en la producción del evento, donde
recoger los proyectos, consultar las hojas de planificación de tareas,
montajes, actualización de la escaleta del evento, añadir elementos a la
misma, etc. Todo desde una misma herramienta que se actualiza a la vez en
cualquier dispositivo y que está disponible para cualquier miembro del equipo
 de producción con permiso para consultar o editar la información tal como
Shoflo

Redes Sociales

● Hoy en día es super esencial, trasladar todo el evento, compartirlo y

promocionarlo por redes sociales. Hootsuite: herramienta que ayuda a
gestionar las redes sociales de forma agrupada en una sola plataforma.
Además, una de sus grandes ventajas es que permite programar con
antelación posts y controlar las interacciones de tus seguidores.

Seguimientos de los asistentes

● MailChimp: te permite hacer envíos sobre tu base de datos de usuarios.

Dispone de opciones para realizar una integración con la página de
Facebook de tu evento o un blog en WordPress. Además, si creas tu evento
con Eventbrite podrás disfrutar de esta herramienta para organizarte. Es una
herramienta muy útil para enviar y controlar tus audiencias y los rating de
apertura.

3. Representa, sobre la plantilla propuesta, una escaleta del acto cuyos detalles se dan
a continuación. Se va a llevar a cabo la inauguración de un polideportivo, diseñado
por el arquitecto Javier Albizu, y te han encargado realizar la escaleta del acto para
que no quede ningún detalle en el aire, se cumplan los horarios y el protocolo a
seguir.

Para ello, se te dan una serie de pautas en las que tendrás que basarte para realizar
la escaleta, procurando que esta sea concisa y clara.

● El anfitrión de dicho acto es el Señor Francisco López Leal, director general

de dicho Polideportivo.
● Se ha invitado a los empleados que trabajarán en el polideportivo, para que
conozcan las instalaciones. Estos podrán llegar hasta las 10:30 de la
mañana.
● La llegada de las autoridades está prevista media hora más tarde que la de
los invitados. Se espera al ciclista Alberto Contador y al presidente de la
Comunidad Autónoma.
● El anfitrión llegará a las once menos cuarto de la mañana, y se dirigirá a la
sala VIP con las autoridades, tras haberlas recibido a su llegada.
● Comenzará la visita guiada a las instalaciones del recinto a las once y cuarto
de la mañana y su duración será de cuarenta y cinco minutos.
● Tras esto, las autoridades firmarán en el libro de honor, que se encuentra en
la sala de juntas del recinto, procurando no emplear más de 15 minutos para
no demorarse demasiado y tras ellos se hará una foto de grupo junto con los
empleados.
● A las 12:15 está previsto que el anfitrión y las autoridades saluden a los
empleados del polideportivo e interaccionen con ellos, durante un máximo de
45 minutos, transcurrido este tiempo, las autoridades y el anfitrión se dirigirán
a la sala VIP para exponerles los detalles del proyecto arquitectónico,
reuniéndose para ello con el arquitecto autor del proyecto Luis Peñaranda.
● El cóctel será servido por la empresa de catering "El Riojar" bajo la
supervisión de Juan Pérez. Este cóctel comenzará a las 13:50, por lo que 5
 minutos antes, las azafatas contratadas de la empresa "Liselin" guiarán a los
invitados hasta el lugar donde se va a servir.
● El de catering está contratado hasta las tres de la tarde.

Accesos y lugares de celebración:

● Puerta norte: acceso de invitados.

● Puerta sur: acceso de autoridades y anfitrión.
● Salón de actos: reunión con los empleados.
● Patio central: cóctel y brindis.

Completa el cuadro que se adjunta a continuación, elaborando la la escaleta del acto

descrito, prestando especial cuidado con las horas y los lugares de cada uno de los
pasos que vamos a ir siguiendo.

Escaleta
Acceso de los invitados

10:30 Hora límite para los invitados, entrada por la puerta norte

11:30 Hora límite de acceso para las autoridades, acceso puerta sur

11:45 Llegada del anfitrión por la puerta sur, luego se dirigirá a la sala VIP
con las autoridades, tras haberlas recibido a su llegada.

Visita a las instalaciones y firma en el libro de honor

11:15 Visita guiada a las instalaciones del recinto

12:00 Fin de la visita y firma en el libro de honor.

Saludo a los empleados

12:15 El anfitrión y las autoridades de honor procederán a saludar a los

empleados en el salón de actos.

13:00 El anfitrión y las autoridades se dirigirán a la sala Vip para reunirse

con el arquitecto, quien les explicará los detalles del Proyecto.

Cóctel y brindis

13:45 Acceso al patio central donde se ofrecerá un cóctel.

13:50 Inicio del cóctel servido por la empresa de catering "Riojar" bajo la
supervisión de Cortes Pérez.

15:00 Fin del acto.

Actividad 3:
La empresa "FAMPER" ha encomendado a la empresa "UROGALLO" la realización de un
acto de marketing que tendrá lugar en el Palacio de Congresos de Madrid el día 10-02-
2022. Realiza una plantilla del presupuesto con todos los puntos que éste debe contener
teniendo en cuenta que nos encargaremos de la totalidad del acto; lo que quiere decir que
alquilaremos el local, nos encargaremos de su ornamentación, necesitaremos diseñar el
escenario del mismo en el que el suelo irá forrado de moqueta y necesitaremos una carpa,
los recursos materiales de audio e iluminación también correrán de nuestra cuenta, hará
falta cables, altavoces y micrófonos. Necesitaremos especialistas en este campo para
prepararlo todo, así como técnicos de iluminación escénica. Estos profesionales deberán
encargarse de la posterior recogida de los materiales. Se gestionarán las invitaciones,
acreditaciones y el programa. Se deberá contratar a un fotógrafo profesional, harán falta
pantallas y personal que las coloque. Se ofrecerá a lo largo del acto un aperitivo en un
espacio vacío.

Para la celebración del acto estableceremos un equipo de organización con cinco

miembros, una persona encargada del protocolo, cuatro azafatas, secretarias de
administración, personal técnico, personal de servicio y seguridad.

Se ha gastado mucho material de oficina, se han realizado numerosas llamadas y los costes
de envío de material han sido cuantiosos.

Enumera y explica cada una de las partes que debe contener el presupuesto.

Rellena la plantilla propuesta con las distintas partidas.

NOTA: En este presupuesto no hace falta que consten precios, sólo deberemos desarrollar
una plantilla presupuestaria con las distintas partidas que podemos obtener.

Concepto Euros IVA Total

Sede

Alquiler del lugar.

Ornamentación.

Servicios adicionales.

Recursos humanos: montaje y desmontaje.

Total presupuesto sede

 Sonido

Equipos, cableado, altavoces y micrófonos.

Proyectos especiales.

Recursos humanos: técnico y personal necesario para la instalación y el

desmontaje.

Otros.

Total presupuesto de sonido

Iluminación

Proyecto de iluminación.

Materiales de iluminación escénica.

Luminarias incluidos los soportes.

Mecanización.

Recursos humanos: técnico y personal necesario para la instalación y el

desmontaje.

Total presupuesto iluminación

Producción gráfica

Edición e impresión de las invitaciones.

Acreditaciones.

Programas.

Total presupuesto de producción gráfica

Audiovisuales

Audiovisuales.
Alquiler de proyectores y pantallas.

Fotógrafo profesional.

Cámaras.

Equipo de vídeo incluida la edición y producción.

Técnicos.

Montaje y desmontaje.

Total presupuesto audiovisuales

Restauración

Almuerzos.

Cenas.

Aperitivos.

Bebidas.

Decoración de las mesas.

Personal de servicio.

Montaje y desmontaje.

Otros.

Total presupuesto de restauración

Recursos humanos

Personal de organización (número de personas).

Protocolo (número de personas).

Administración.

Equipo técnico.

Logística.

Personal auxiliar.

Total presupuesto recursos humanos

Personal extra

Azafatas (4 personas).

Personal de servicio.

Personal de seguridad.

Total presupuesto personal extra

Transportes

Hasta y desde el lugar del evento.

Total presupuesto transportes

Alojamiento

Habitaciones.

Total presupuesto alojamiento

Regalos

Total presupuesto regalos

Gastos generales
Papelería.

Llamadas telefónicas.

Mensajería.

Total gastos generales

Seguros

Seguro de responsabilidad civil.

Total presupuesto seguros

Gestión de permisos

Permisos.

Autorizaciones.

Impuestos.

Total presupuesto gestión de permisos

Presupuesto total

Total del presupuesto