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un evento no puede surgir si falta el cliente, organizador o proveedor

El cliente le provee a un organizador la necesidad de hacer un evento, a veces presenta el

presupuesto al organizador o al revez.

Proveedores de eventos pueden ser empresas o personas particulares. Son proveedores de

productos o servicios como la seguridad, alimento, bebidas. La técnica del evento es el sonido,
iluminación, proyector, pantallas, fotograficas etc. Hay muchos tipos de proveedores

El organizador es el que va a planificar que proveedores contratar para satisfacer al cliente. Un

rol fundamental del OPE es el de “nexo” y por eso tiene a cargo el manejo eficiente de las
relaciones de todas las partes involucradas y de esas partes entre sí: clientes, profesionales y
prestadores de servicios, proveedores e invitados. Esto es lo que hace que sea imprescindible
para los organizadores la capacitación y especialización. El organizador tambien analiza a los
invitados del cliente ya que la edad es importante saber en un evento social, y maneja un
presupuesto. El organizador debe tener idea de cualquier profesión, por ejemplo, debe tener
una idea de cocina o reglas de la cocina, el uso de sonidos, pantallas, iluminación, etc, tambien
debe saber lo que el cocinero, el dj u otra proveedor le esta diciendo para luego comunicárselo
al cliente

¿Qué hace un Organizador de Eventos?

Planifica un evento: de acuerdo a lo relevado en una entrevista y atendiendo al objetivo que
tiene el cliente, busca la mejor estrategia para alcanzar ese objetivo, y la presenta a través de
una propuesta.

Produce un evento: busca y selecciona los medios más idóneos para concretar el evento
(selección de proveedores tanto de alimentación como bebidas y tecnicos) y lograr su objetivo.

Dirige y coordina a los recursos implicados: es el líder del equipo que se armó junto a los
proveedores seleccionados y quien se encarga de coordinar y articular el trabajo de todos
ellos. Importante, el dia del evento el líder se hace un repaso general y exhaustivo con los
proveedores presentes para que no haya un margen de error durante el evento

Gestiona los recursos: lleva a la realidad un concepto o idea mediante distintos recursos
humanos y técnicos disponibles. En un principio, el organizador piensa una idea brillante, sin
embargo, si el organizador quiere cumplir con esa idea pensada deberá tener los recursos
necesarios. Ahora si no tiene los recursos necesarios, no es viable

Supervisa el armado, desarme y el desarrollo del evento en sí: identifica posibles problemas y
los soluciona, supervisa el correcto desarrollo de cada etapa del evento.

El organizador de eventos es un profesional que crea, planifica, dirige, coordina, gestiona,

produce, soluciona y asiste, en acontecimientos especiales y específicos. Y la mayoría de estas
funciones las cumple de manera simultánea. Por ejemplo: cuando durante una celebración nos
avisan que el show tiene demorada su llegada, el OPE debe crear sobre la marcha una
alternativa para subsanar la situación y así solucionar el inconveniente, lo que implica
planificar el reordenamiento del cronograma, coordinar que se alargue la tanda de baile,
gestionando con el DJ los cambios para que los invitados sigan bailando hasta que el catering
pueda sacar antes el postre y llegue el show, asistir al DJ y catering en todo lo que necesiten
para hacer efectivo el cambio y dirigir toda la situación para evitar todo tipo de desprolijidad,
en función de que todo se desarrolle bajo el absoluto orden y control. RESUMEN

En primera instancia debemos tener en cuenta que en cada evento se nuclea gente que,
aunque está acostumbrada a trabajar en equipo, ese equipo no es constante ni permanente,
con lo cual, como organizadores debemos poder propiciar un trabajo armonioso, porque no
debemos olvidar que un factor constante es la presión.

Por otro lado, cada una de estas partes involucradas manea lenguajes que les son propios a su
área de desarrollo y/o profesión. De ahí la necesidad, de parte del OPE, de capacitarse en
todas las áreas, ya que si va a actuar como “nexo” deberá poder comunicarse de manera clara
y eficiente con cada una de estas partes involucradas. A modo de ejemplo: cuando se le
presenta un proyecto al cliente, lo hace en función de que éste capte el desarrollo del evento
momento o momento y donde cada acción se justifica por la búsqueda de un objetivo a lograr.
Cuando se presenta el proyecto a los técnicos y/o proveedores, no les habla de objetivos sino
de equipamiento técnico específico a utilizar, o modos de construcción y realización, y para
lograr esto debe manejar el mismo vocabulario técnico que ellos.

El manejo eficiente de sus funciones implica:

En cuanto a sí mismo como organizador:

- Adaptabilidad a todo tipo de situación y contexto ya que esto varía en cada evento,
que siempre es una situación única, irrepetible y diferente de cualquier anterior vivida.
- Capacidad para la ejecución y manejo de cuantiosa, cantidad de tareas disímiles,
simultáneas y exactas en tiempo y forma. Esto pasa en el dia del evento
- Capacidad para asumir responsabilidades y compromisos. Se juega la imagen de la
empresa
- Creatividad basada en la capacitación e investigación permanente
- Control sobre todas las actividades inherentes o relacionadas a la actividad en general
y a la situación puntual.
- Conocimiento, manejo y control de tiempos, tanto a niveles decisorios como en áreas
de producción.
- Manejo de todos los niveles de lenguaje y utilización del mismo.
- Implementación y mantenimiento de un excelente clima laboral.
- Visión para prever y solucionar contingencias.
- Autocritica permanente en búsqueda de la superación y excelencia.
- Formación y mantenimiento de su imagen (ético y moral en su desarrollo personal y
profesional)
- Coherencia en el pensar, decir y hacer

En cuanto a su interacción con todas las partes involucradas:

- Conocimiento exhaustivo de fortalezas, debilidades (capacitarse, delegar,), objetivos y

necesidades de las partes.
 - Dirección y coordinación de grupos totalmente disímiles, tanto en sus funciones y
responsabilidades como en sus habilidades y formación.
- Posicionarse como “director facilitador” (hace cosas que el cliente no tiene la
capacidad de hacer), siempre hablar de forma positiva y con actitud de servicio
permanente. El organizador no solo cuenta el procedimiento del evento, tambien
explicar el por qué hacen tales acciones al cliente. Servicio permanente: estar
disponible siempre para el cliente, el organizador debe tener una actitud proactiva (el
organizador no debe esperar que el cliente este pidiéndole las cosas, sino que debe él
anticipar las cosas y guiar al cliente)
- Interpretación de necesidades y expectativas del cliente, al momento de plasmar ideas
y/o proyectar, para luego traducirlo a los proveedores. El organizador debe saber
interpretar las necesidades del cliente y poder saber traducir las ideas
- Asesoramiento al cliente a nivel estratégico y en la implementación de acciones o
soluciones prácticas, concretas y observables.
- Flujo continuo y adecuado de información, evitando siempre la libre interpretación.
- Capacidad para “pedir” sin exigir, “dar” sin servilismo y “lograr” sin imponer.
- Habilidad para lograr involucración responsable y sentimiento de pertenencia en cada
miembro de todos los grupos que participan en el proyecto.

Los organizadores tienen que aprender a delegar (pedir ayuda), ya que en un evento no podes
hacerlo solo, estar siempre abierto con los demás, es decir, aceptar o escuchar nuevas
propuestas o ideas. No mucho pueden delegar ya que a veces tienen la idea de que uno puede
hacerlo mejor que el otro.

LOS CLIENTES Y SUS CARACTERÍSTICAS

Tipos de clientes:

Organizaciones públicas o entes gubernamentales: clientes de carácter público. Ceremonias

oficiales relacionadas con inauguraciones, nombramientos, conmemoraciones, homenajes.
Celebraciones en las que participan funcionarios o representantes de distintos organismos. Se
rigen por normas de Ceremonial y Protocolo, estos son los que organizan el evento, es decir,
las invitaciones, invitaciones, discursos, las mesas, etc.

Organizaciones privadas o empresas, asociaciones deportivas y culturales: clientes de

carácter privado. Realizan eventos como estrategia de comunicación, de comercialización y de
venta. Acciones orientadas a fortalecer la imagen institucional (levantar la imagen de la
empresa, hacen eventos para lograrlo, ejemplo, eventos para lanzar un nuevo producto).
Acciones para mejorar o afianzar los vínculos. Estas acciones pueden ser destinadas a:

- Público interno: grupos sociales afines que integran el organigrama de la empresa.

Personal, accionistas, inversores, proveedores.
- Público externo: constituido por aquellos grupos cuya vinculación con la empresa es
indirecta. Clientes potenciales o efectivos (distribuidores, mayoristas, consumidores),
proveedores, poderes públicos (entes gubernamentales), financieros (bancos y
agencias de valores), competencia, sindicatos, comunidad (público compuesto por
quienes conforman el entorno en el que está inserto la empresa, institución y/o
persona, es decir, sus “vecinos”), prensa.
Individuos: clientes de carácter privado y relacionados a los eventos sociales.

RELACIÓN CON LOS CLIENTES

Los mas importante a la hora de organizar un evento es ofrecer un servicio y luego el producto.
Es lo primero que ve el cliente. El evento empieza cuando hay objetivo claro entre el
organizador y el cliente

Algunos puntos que hacen a la forma en la que los OPE se relacionan con sus clientes:

- El organizador es el que tiene el contacto con el cliente siempre, durante todo el

proceso
- Es importante conocer de manera exhaustiva al cliente, tanto a nivel macro como
micro: situación, imagen, características, públicos, objetivos, recursos disponibles, etc.
- Interpretar el estilo comunicacional del cliente.
- Averiguar qué acciones anteriores de las mismas características fueron realizadas
anteriormente, para así conocer el estilo del cliente y además evitar posibles
reiteraciones de temáticas y/o dinámicas.
- Escuchar y mostrarse interesado en él de manera genuina. Lo que el cliente detesta es
que se lo ignore, y una forma de hacerlo es no dándole importancia a lo que dice o
pide
- Mantener una comunicación fluida y continua, teniendo siempre presente el respeto.
- Preguntar hasta entender realmente qué quiere y qué necesita ese cliente. Cuál es el
alcance, objetivo y público inherentes al proyecto en cuestión.
- No precipitarse en las respuestas o pedidos: nunca decir SI ni NO en la primera
reunión.
- Tanto los SI como los NO se deben comunicar con una buena razón y correcta
argumentación
- Independientemente de que acudamos o no a las peticiones de los clientes, el simple
hecho de preguntarle qué necesita e intentar solucionarlo, introduce a la empresa un
poco más en el sentido de propiedad del cliente
- Ante una actitud de disconformidad o malestar, no sólo hay que preguntar cuál es el
motivo, sino también actuar en consecuencia
- Cumplir en tiempo y forma con todos los plazos y fechas establecidas. Si no se puede
cumplir con las fechas prometidas, ¿cómo puede creer el cliente que se llegará con lo
pautado para el evento? Por ende, no existe excusa válida de ningún tipo para no
cumplir con los plazos prometidos, ya que una falla en este aspecto solo actuará en
detrimento de la imagen y credibilidad del OPE.
- Dar acompañamiento y guiar al cliente en caso de escasa disponibilidad por parte de
sus asistentes.
- En toda comunicación se deben contemplar los siguientes aspectos: Personalizar las
respuestas. Hacer saber al cliente lo que se ha hecho como resultado de haberlo
escuchado. Permitir a los clientes saber qué ocurre con su queja o sugerencia.
Responder en tiempo y forma. Avisar al cliente los plazos y fechas de entregas,
acciones, respuestas, etc.

ORGANIZACIÓN DE REUNIONES EFICACES

Reunión: conjunto de personas reunidas físicamente en un local para tratar un tema,
coordinado por un conductor (una persona que conduce y prapara una reunión,). Estas
reuniones se suelen hacer con empresas o instituciones.

En una entrevista con el cliente muchas veces es mejor que hayan dos personas, ya que a la
hora de tomar nota seria mas detallada y segura, de esta manera no se estaría perdiendo
mucha información. Tener una buena escucha activa y nunca perder el contacto visual con el
cliente, cuando hay dos personas es mas fácil lograr estos objetivos, uno puede tomar nota
mientras que el otro escucha.

TIPOS DE REUNIONES:

 Informativas

 Para recolección de información

 Formativas o de capacitación

 Incentivas

 Para intercambio de puntos de vista

 De negociación o acuerdo

 Generadoras de ideas

 Para la toma de decisiones

PASOS PARA UNA REUNIÓN EFICAZ

Para que una reunión sea útil tiene que estar bien preparada y se deben tener en cuenta los
aspectos materiales y los funcionales siempre. Ya sea un evento, una reunión con el cliente o
con proveedores, o una charla con el equipo de organización, los pasos a seguir son siempre
los mismos y conforman el “ABC” de toda reunión.

Podemos dividir la preparación (previo a la reunión) en los siguientes pasos:

1) Definición de los objetivos: los que se han de lograr (objetivos primarios) y los que serían
interesantes de alcanzar (objetivos secundarios).

2) Elección de los participantes: deben estar presentes aquellas personas que son relevantes al
tema en cuestión que se va a tratar, ya sea de comunicación, diseñador, marketing

3) Planificación del desarrollo de la reunión: redactar y distribuir a todos los participantes el

orden del día, es decir, el temario de las cuestiones que se abordarán.

4) Organización del material de la reunión: documentos, preparación de la sala y aspectos

anexos (agua, café, papelería, lapiceras, etc.), recordatorio de la convocatoria, confirmación de
asistencia. Preparar el material, un ejemplo, presentar una sede, pero es importante conocer
la sede antes de presentar al cliente ya que si no la conoce puede que hayan sorpresas.

5) Desarrollo de la reunión: al comenzar la reunión se debe presentar a los participantes (en

caso de que no se conozcan entre sí), darles confianza para que se permitan hablar y
expresarse libremente, presentar el tema de la reunión y plantear los objetivos de la misma.
Esta presentación implica establecer el tiempo de la reunión (horario de comienzo y de
finalización), de qué temas se hablará, por qué interesa hablar este tema y cuáles son las
problemáticas que se presentan. Finalmente, explicar y comentar el orden del día. Establecer
los objetivos, debatir cada tema, y finalmente (dentro de lo posible) arribar a conclusiones.

6) Confeccionar el acta o minuta: todas las reuniones deben ser registradas, y es por tal motivo
que al comenzar la misma siempre se designa a la persona que será responsable de tomar nota
de todo lo conversado durante la misma, para luego confeccionar el acta o minuta de la
reunión. El acta deberá ser firmada por todas las personas presentes. Transcurrida la reunión,
se le enviará el acta o minuta a todos los participantes convocados a la reunión, hayan estado
presentes durante la misma o no.

7) Cerrar la reunión: hacer una síntesis para dejar en claro las cosas ya sea de lo que se hablo o
los ítems importantes, es una manera de demostrar el interés y empatia hacia el cliente,
además, ayuda a completar algunas cosas importantes que son para el cliente.
Comprometerse a conseguir información para el cliente como el presupuesto, proveedor, etc

UNIDAD 3. LAS ETAPAS DE UN EVENTO

Para la organización de cualquier tipo de evento existe siempre la misma sucesión de etapas:

Son 3 etapas: pre-evento, evento y post-evento

1. La entrevista con el cliente

2. El desarrollo del proyecto

3. La presentación de la propuesta al cliente

4. El seguimiento del proceso decisorio de aprobación

5. La aprobación definitiva del cliente

6. La producción del evento

7. El armado

8. El evento en sí mismo

9. El desarme

10. Las actividades post-evento

1. LA ENTREVISTA CON EL CLIENTE

Este es el momento donde el cliente contará básicamente cuál es su necesidad y objetivo a

lograr mediante la realización del evento, es fundamental que el OPE se muestre en actitud de
escucha activa y realice todas las preguntas que considere necesarias para completar lo que
llamamos el brief del evento, sobre el cual trabajará para poder generar la idea o proyecto
general.

El brief es una ficha o planilla técnica con datos básicos y necesarias para el evento, y esta
hecha de manera esquemática. Esos contenidos se resumen en los siguientes ítems:
Cliente: Para el organizador su cliente es la entidad a quien le factura sus servicios, que en
algunas ocasiones no es para quién se hará el evento. Por ejemplo, cuando los servicios del
organizador son requeridos por la agencia de publicidad de las empresas, por una productora
asociada o por un spónsor, nuestro cliente será la agencia de publicidad “X”, la productora “Y”
o la empresa “Z” y nuestro trato con el “anfitrión” u “organización convocante” será a través
del primero, ya que nosotros pasamos a ser parte del equipo de trabajo de nuestro cliente.
Quien es nuestro cliente

Género: Se relaciona con la función básica que tiene la entidad convocante o anfitrión del
evento. Pueden ser: cultural, social, empresarial o corporativo, deportivo, etc.

Carácter

Público: son aquellos eventos en los cuales es obligatoria la aplicación de las normas de
Ceremonial y Protocolo, por ser actos oficiales de gobierno.

Privado: todo evento en que no se vea implicada la imagen a nivel país o su representación.

Tipo: Es el “¿qué?”. Define la necesidad básica por la cual es necesario realizar un evento:
lanzamiento, aniversario, fiesta, inauguración, visita, agasajo, conferencia, rueda de prensa,
congreso, exposición, botadura de barco, celebración, cata o degustación, premiación,
capacitación, motivación, visita a planta, etc.

Motivo: Es el “¿por qué?”, esta es una buena herramienta para comunicar de qué se trata del
evento, es decir, es Describe el momento o situación a comunicar: asunción de cargo,
casamiento, 50º aniversario de la compañía, inauguración de sucursal, visita a planta,
presentación del producto “X” o del servicio “Z”, etc. Es el título del evento, la razón evidente
por la cual se invita al evento.

Objetivos: Son los “¿qué se necesita lograr?”:

* Posicionamiento, reposicionamiento, divulgación o recordación institucional o de marca

* Aclaración o divulgación de situación u opinión

* Incentivo o involucración para determinado público.

* Compartir situaciones de festejo personal en post de denotar y sustentar la imagen social

buscada, tanto a nivel personal como familiar.

Público: A quién va dirigido específicamente el evento. Por ejemplo: prensa, gobierno,

distribuidores, empleados, familiares y/o amigos, entre otros.

Cantidad de invitados o participantes: Se fija en relación a los objetivos y en función del

público al cual está dirigido el evento, para así poder delimitar las características del espacio o
sede necesaria. Fechas y horarios

Las fechas y horarios: a determinar corresponden tanto al armado, al evento y al desarme del
mismo.

Parte del éxito de un evento se debe al nivel de asistencia de invitados que tiene el mismo. Por
eso cuando definimos la fecha y horario de realización, lo más importante es que los fijemos
de manera tal que el invitado tenga la menor cantidad de excusas posibles para no asistir.
Lugar o sede: Es el espacio donde realizaremos el evento. En algunas ocasiones nuestro cliente
ya cuenta con el espacio donde se realizará el evento, o tiene un deseo o preferencia, pero en
otras no cuenta con el lugar y es por eso que parte del trabajo del OPE será conseguir el
espacio físico ideal para este evento, y que reúna todas las condiciones necesarias en cuanto a:

* Capacidad

* Dimensiones

* Ubicación

* Facilidad de acceso para los invitados

* Espacios al aire libre, instalaciones especiales en el formato requerido, condiciones de

accesibilidad, posibilidad de llevar a cabo las actividades necesarias para el evento

* Preferencias en cuanto a estilo o gustos del cliente

* Posibilidad presupuestaria

* Disponibilidad de fecha

Observaciones y comentarios: Dentro del brief este es un espacio que dejamos para anotar
todos los detalles o comentarios que nos haga el cliente en referencia a estilos, gustos,
preferencias, ideas y/o sugerencias que puedan ser de utilidad para delinear el evento en su
totalidad.

Toda esta información es la necesaria para armar el brief de un evento, es decir, un resumen
esquemático que incluye los datos básicos del mismo. La obtención completa de todos estos
datos, permite al organizador generar la idea y desarrollo de los contenidos del evento que le
propondrá al cliente, para el logro de sus objetivos.

La forma de diagramar un brief no tiene una estructura estándar, es inherente a cada

organizador y lo arma según su conveniencia.

2. EL DESARROLLO DEL PROYECTO

Es la etapa mas creativa, es decir, el organizador, una vez tomado nota, empieza a pensar o
crear buenas ideas

En función de las necesidades y objetivos del cliente, el organizador empieza a utilizar sus
capacidades y su capacitación a nivel cultural, organizativo, técnico y artístico, para desarrollar
un proyecto. Sin embargo, el organizador siempre deberá tener en cuenta los objetivos
específicos del evento, las características del cliente, sus posibilidades económicas, el público
convocado y los tiempos disponibles.

Cuando desarrollamos una idea o proyecto se debe realizar pensando que los objetivos del
cliente siempre están dirigidos a un público específico y es fundamental conocer el perfil de
estos. Por esto, es difícil la tarea del organizador, ya que la idea la idea tiene que gustarle al
cliente y al público al que está dirigido, la mayoría de las veces pueden tener perfiles
diferentes.

Nuestra tarea es poder encontrar un punto en común que los conecte, porque no debemos
olvidarnos que:
1. El cliente tiene que “comprar” el proyecto y nadie compra algo con lo cual no está de
acuerdo o no se siente identificado. El evento además debe reflejar la estética del cliente y
mantener su identidad. Es por eso que es muy importante que el OPE pueda acceder al manual
de marca (si es que se trata de una empresa) e interiorizarse sobre la misión, visión y valores
de su cliente, para así lograr hablar en su mismo idioma.

2. El público tiene que captar el mensaje que se esté comunicando a través del evento y nadie
es permeable a recibir información si no se siente a gusto, si no es de su área de interés o si el
mensaje no es acorde a su nivel socio-cultural.

Es por estos motivos que el OPE debe estar siempre actualizado en todo lo referente a
tecnología, locaciones, usos y costumbres, arte, espectáculos, modas y tendencias de todo tipo
y para cualquier nivel socio-económico-cultural.

Para desarrollar la idea es imprescindible conocer la locación donde se realizará el evento, ya

que todo proyecto se ajusta a un espacio específico.

Una vez concebida la o las ideas en su totalidad, el organizador deberá bajarlas a texto para
presentarlas al cliente. Esto implica explicar todo el desarrollo del evento en sus diferentes
momentos, junto con el presupuesto correspondiente.

Además, prepararemos todos los materiales necesarios para hacer la presentación del
proyecto, de manera que ayude a la visualización de la cual hablamos recientemente:
maquetas, bocetos, presentaciones en PowerPoint, videos, rénders y todo aquello que sirva
para que la idea presentada sea clara y completa.

3. LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA AL CLIENTE

Esta es la única situación donde el organizador es protagonista y empieza a negociar con el

cliente. Es el momento en el que debe:

1. Lucirse y “vender” la/s idea/s.

2. Demostrar al cliente el por qué de la/s idea/s presentada/s y qué objetivos se logran con
cada actividad propuesta.

3. Contar toda la propuesta de manera tal que el cliente logre imaginar a la perfección el
evento en su totalidad, incluyendo climas, ambientes, situaciones y tiempos.

4. Apoyar la presentación con todos los elementos gráficos que se consideren necesarios. Por
ejemplo: maquetas, láminas, fotos, bocetos, presentaciones en PowerPoint, etc.

5. Aclarar al cliente todos los tiempos de aprobaciones necesarios, es decir, las fechas límites
(o deadlines) para poder llegar al día del evento en tiempo y forma.

6. Lo último que se presenta es el presupuesto de cada propuesta. La propuesta puede ser una
única, o se pueden presentar tres variantes totalmente diferentes. La idea es darle al cliente
una opción de máxima, una de media y una de mínima en cuanto a nivel de presupuesto.
Pueden presentarse todas en esta instancia o bien ofrecer la principal y tener ya pensadas las
siguientes, si el cliente lo requiere.

7. Argumentar el por qué de la existencia de cada punto o rubro del presupuesto. Por ejemplo:
el ítem “Varios” que incluye gastos de movilidad, elevadores, handies o intercomunicadores
necesarios para la gestión. Borrador de presupuesto, los mas importantes son: salón, el
servicio de catering y técnica y sonido

8. Aclarar cuál es el alcance de la función del organizador, es decir, cuáles serán sus
responsabilidades y cuáles no, como así también las del cliente. Aclarar tambien los tiempos
de trabajo

9. Dejar al cliente la/s propuesta/s, por escrito y/o en soporte digital, de manera tal que éste
pueda mostrarlo a sus pares, sus superiores u otras personas con poder de decisión sobre la
propuesta. El cliente compra algo absolutamente intangible y por eso mismo debemos ser muy
claros y precisos. Debemos asegurarnos que lo que queda como idea en su imaginación es lo
mismo que nosotros estamos proyectando

4. EL SEGUIMIENTO DEL PROCESO DECISORIO DE APROBACIÓN

En esta etapa el cliente puede solicitar que se re-presupuesten algunos elementos o

reconciderar aspectos de la idea general , es decir, agregar o modificar actividades, rebajar el
presupuesto pasado, etc, pero siempre apuntando al objetivo.

El organizador debe estar predispuesto a hacer todos los cambios que el cliente solicite,
teniendo siempre en mira que no se pierdan los objetivos a cumplir.

Es el momento en que el organizador debe aconsejar claramente y no temer en decir que no

ante exigencias que quiera imponer el cliente, si éstas van en desmedro de los objetivos
buscados y/o de la imagen de éste y por ende del organizador también.

5. LA APROBACIÓN DEFINITIVA DEL CLIENTE

Una vez definidos todos los cambios o ajustes necesarios, el cliente aprueba el presupuesto
por la vía que acuerden ambas partes, ya sea firmando el presupuesto aprobado, enviando una
confirmación por escrito o vía mail que especifica el número de presupuesto o la fecha del
mismo, para evitar se confunda con otras propuestas previas, o bien firmando un contrato del
tipo locación de servicios.

Además, se gestionan todos los trámites administrativos necesarios (alta como proveedor,
envío de documentación del OPE, etc.) y es el momento en el cual el organizador factura y
cobra un importe o porcentaje acordado, “adelanto” o “seña”, para comenzar con el trabajo y
afrontar los gastos de producción.

6. LA PRODUCCIÓN DEL EVENTO

Esta es la etapa de la acción, lleva a la realidad de manera tangible todo lo ideado. Para el
organizador es el momento de mayor actividad y tensión, porque una producción llevada en
tiempo y forma garantiza gran parte del éxito de un evento. Por lo tanto, los pasos básicos y
fundamentales de esta etapa serán:

1. Planificar la producción del evento, es decir, diseñar un plan de trabajo en etapas o

paso a paso, y calendarizarlo. Para esto siempre debemos tener presente que en
evento trabajamos “de lo macro a lo micro”, por lo cual comenzamos con los ítems y
rubros más importantes y esenciales, para luego ir focalizándonos en los detalles. Es
fundamental la calendarización, que nos permitirá administrar correctamente los
tiempos de producción disponibles. Para ello se deben tener primero muy en claro la
 totalidad de las tareas a desarrollar, y luego distribuirlas en el tiempo, estableciendo
deadlines intermedios para cada fase o etapa del proyecto.
2. Conformar el equipo de trabajo, tanto de producción del evento, como del día del
evento en sí. Formar grupos de trabajos del organizador y no del proveedor
3. Asignar las actividades que realizará el OPE, el cliente y cada recurso humano y técnico
involucrado.
4. Repasar todos los detalles del proyecto, para evitar olvidos o diferencias en relación a
la propuesta aprobada por el cliente.
5. Seguir de manera personalizada cada uno de los procesos o actividades asignadas o
delegadas.
6. Respetar y hacer respetar los tiempos establecidos.

Tareas a desarrollar durante esta etapa por parte del OPE:

- Diseño y planificación de la logística de producción. Horas antes del evento para la coordinar
con los tiempo

- Administración de fondos y planificación de pagos de adelantos (cash flow).

- Contratación por escrito de cada recurso técnico y humano involucrado: confirmar su

participación, detallar los requerimientos y/o actividades, aprobar su presupuesto y enviar el
material y/o la información necesaria (cantidades, tiempos, fechas, forma y lugar de entrega,
ensayos, pruebas, etc.).

- Envío de planos de planta técnica a todos los proveedores, para que comprendan la ubicación
de cada elemento y/o el espacio en el cual se desarrollará cada actividad.

- Aprobación de todos los bocetos (como podría llegar a quedar arma el lugar tanto
ambientación como iluminación), pruebas y/o muestras de producto o producción que se
presentarán al cliente. Reunion tecnica

- Verificación y aprobación de cada producto o producción finalizada por cada proveedor.

- Armado y entrega de los cronogramas generales y por rubros específicos, contemplando el

armado, el evento y el desarme.

- Armado de la agenda general del evento para el cliente. Timing , del momento que empieza
el evento hasta que termina. Son horarios que se imponen para mantener el orden y que sea
mas armonioso y prolijo en el evento

- Pedido de todo el material a utilizar por los disertantes durante sus presentaciones, ya sea de
requerimientos que necesite (puntero laser, pizarras, rotafolios, notebook, etc.) como de los
materiales realizados por él que necesite utilizar durante su charla (archivos, videos, láminas,
maquetas, etc.).

- Envío de requerimientos a la locación, distribución de los mismos y horarios de montaje. Por

ejemplo: si la locación donde realizaremos el evento nos provee las sillas y mesas debemos
informarle la cantidad, forma de distribución y el horario a partir del cual necesitamos que se
empiece a montar, para que no interfiera con el resto del armado.

- Pedido de los seguros y/o ART del personal involucrado a cada proveedor, gestión de los
propios y envío a la locación donde se realice el evento.
- Pedido de riders técnicos de cada grupo artístico involucrado (planta de escenario; planta de
iluminación; planta de sonido; requerimientos de iluminación y sonido; requerimientos para
camarines; requerimientos de artistas). Esta información se trabaja con el proveedor
contratado para la provisión de estos equipamientos y/o servicios.

- Desarrollo de logística de traslados para armado y desarme, de materiales entregados por

proveedores y/o del cliente.

- Planificación y contratación de bebidas y comidas para el personal involucrado en el armado,

evento y desarme del evento. También alojamiento y traslados en caso de ser fuera de su lugar
de residencia.

- Personalización de invitaciones a distribuir y armado de elementos de acreditación (salvo que

se haya contratado un servicio que lo realice).

Tareas que debe desarrollar el cliente durante esta etapa:

- Elección de bocetos y aprobación de originales finales de: invitaciones, cartelería, folletería,

merchandising, videos, presentaciones, guiones de locutores y animadores, discursos, etc.

- Elección de muestras y aprobación de prototipos de: credenciales, placas, medallas, premios,

souvenirs, merchandising, regalos, etc.

- Aprobación de presupuestos adicionales.

- Confección de listado de invitados y rooming list (en caso de contar con alojamiento para
invitados).

- Asignación de mesas o ubicaciones en plateas de cada invitado.

- Degustación y aprobación de menús.

- Casting de promotoras y aprobación o elección de vestuario.

- Aprobación de agenda del evento.

7. EL ARMADO

Este es el momento de ensamblar los elementos producidos con las actividades planificadas y
en el lugar elegido para la realización del evento. Todo lo que estaba puesto en papel, se hace
en el evento

Los factores críticos que debe manejar el organizador durante esta etapa son:

* El orden de ingreso de cada recurso involucrado, para que todos cuenten con los
requerimientos y espacios necesarios, para trabajar de manera sincronizada y continua. Y no
junto ya que podría ser un desorden a la hora del armado

* El tiempo: para realizar el montaje general y las pruebas técnicas, los ensayos de artistas y
disertantes y el ensayo general con presencia del cliente. son preparaciones que se hacen unos
días antes

* La ansiedad del cliente: este es el momento en que por primera vez el cliente contrasta
fehacientemente sus expectativas con el proyecto que le presentó el organizador. Por eso es
importante hacerle entender al cliente que hasta una hora antes de iniciarse el evento, verá
absoluto desorden, pero que no se preocupe porque es parte del mismo trabajo. Es
fundamental contenerlo y tranquilizarlo y la mejor forma de hacerlo es escuchándolo y
explicándole todo lo que quiera o necesite saber.

* Los imponderables que siempre existen y para lo cual el organizador, en la medida de su

experiencia y capacidad, está sumamente preparado para afrontar y resolver acertadamente.
Pero solo estaremos en condiciones de poderlos resolver si realizamos la etapa previa de
manera correcta, es decir, si llegamos al momento del armado con una producción impecable,
donde justamente hayamos previsto todo lo que pudiera llegar a pasar, para intentar tener
soluciones y respuestas para todo. Lo que no se puede preveer, son accidentes que pueden
surgir espontáneamente y retrasar el evento

Además, es de suma importancia estudiar exhaustivamente el espacio destinado en la locación

para el ingreso de proveedores, la cantidad de salas con que cuenta el lugar y el recorrido
desde el ingreso hasta el salón/espacio destinado a nuestro evento. Todos estos factores
contribuirán a comprender cuál puede ser el tiempo de demora del ingreso.

Con respecto a las pruebas técnicas debemos tener en cuenta lo siguiente: Pruebas de bandas
musicales: generalmente no suelen probar los músicos sino su sonidista, que es quien conoce
perfectamente cómo ubicar sus instrumentos y cómo ecualizar los micrófonos asignados a
cada uno.

Pruebas de disertantes: por lo general quienes ofician estas exposiciones son personas que no
están acostumbradas a manejarse sobre un escenario. Por esta razón es importantísimo que
realicen este ensayo, para que podamos enseñarles a utilizar los micrófonos, a posicionarse sin
dar la espalda al público, demarcarles cuál es el área por la cual pueden moverse (en función
de cómo esté iluminado el escenario para evitar que quede parado sobre un cono de sombra,
obstruya la imagen de video proyectada en la pantalla o tape algún cartel con presencia
institucional, por citar algunas posibilidades).

La última hora planificada para el armado es la que dedicamos a emprolijar todo: encintado de
cables, alineación de sillas, vestido de mesas técnicas, paso de revista a las promotoras y todo
personal dedicado a la atención al invitado, repaso de limpieza general y guardado de
elementos sobrantes.

8. EL EVENTO EN SÍ MISMO

En esta etapa, el cliente es el protagonista por excelencia y se convierte en anfitrión,

encargado de recibir al último factor de trascendencia: el invitado.

Si la producción y el armado se realizaron adecuadamente, respetando el proyecto aprobado

por el cliente, el organizador sólo deberá abocarse a:

- Controlar que todos los recursos involucrados cumplan lo especificado en sus

cronogramas.
- Dirigir y dar el pie de inicio de cada actividad programada durante cada momento del
evento. Si hay una demora, el organizar va avisando a todos que va haber retraso para
que no hayan sorpresas en el camino.
- Verificar que se están respetando los horarios de la agenda del evento.
- Prever, corregir y dirigir, sobre la marcha, los ajustes o cambios que se deban realizar,
como consecuencia de atrasos o adelantos sufridos en la agenda del evento. Tratar de
 corregir situaciones imponderables sin que los invitados se dieran cuenta del
problema, por ejemplo, el papa de la novia se le rompió el auto, los invitados no
entran hasta que llegue el padre de la novia, la sulucion fue, hacerles entrar y hacer
sesiones de fotos para hacer tiempo. Si un dj se retrasa, se cambian de orden las
tandas

9. EL DESARME

Al finalizar el evento y luego de retirarse el último invitado, se procede al desarme general, que
cumple con premisas muy similares a las que se tuvieron en cuenta para el armado: el orden
de egreso, los tiempos y los imponderables. La diferencia radica en que ya no existe la
ansiedad del cliente, que es reemplazada por el cansancio de todas las personas que
estuvieron involucradas.

En el desarme tenemos que tener en cuenta, además, recuperar todos los elementos ya sean
resultantes de la actividad o sobrantes, como ser: credenciales, listados de asistentes,
materiales del cliente, cartelería, uniformes de promotoras/azafatas, souvenirs, premios,
merchandising, banderas, materiales y presentaciones de los disertantes, equipos de
comunicación, etc.

En función de esto último, deberemos prever la disponibilidad del transporte o flete necesario
para el retiro y distribución de los mismos al finalizar el desarme, como así también tener
asignado quien será el encargado de realizar esta actividad y a qué lugar se enviará cada
elemento.

10. LAS ACTIVIDADES POST EVENTO

El evento no termina una vez finalizada la jornada en sí misma o su desarme, sino que
comprende una etapa más, que es la de cierre, donde se realizarán las siguientes actividades:

- Asistencia a disertantes y/o invitados no residentes en la localidad donde se realizó el

evento, hasta el momento de abordar el transporte de traslado correspondiente a su
lugar de origen.
- Producción y envío al cliente de todo el material audiovisual del evento: video
compilado, fotografías e informes finales para el cliente.
- Entrega al cliente de materiales sobrantes, informe de resultados con listado
compilado de invitados asistentes, cartelería reutilizable, etc.
- Envío de premios, placas, diplomas o certificados.
- Tramitación para el cobro del saldo de parte del organizador.
- Pago de saldos adeudados a recursos o proveedores involucrados.
- Devolución de muestras y elementos alquilados a proveedores: banderas, vestuarios,
intercomunicadores, elevadores, etc.
- Envío de mensajes de agradecimiento a todos los recursos involucrados, disertantes
inclusive.
 UNIDAD 4. LOS RECURSOS
Todos los recursos que necesita un organizador. Puede ser recurso económico (presupuesto),
recurso humano (staff o asistentes y proveedores), recursos técnicos (alquilar sonido,
iluminación, electricidad, armado de escenario)

LOCACIÓN O SEDE

La locación o sede es el espacio donde realizaremos el evento, y se puede clasificar en tres

categorías:

1. Salones para eventos y hoteles con salones

2. Centros de convenciones, auditorios, cines, teatros y predios feriales
3. Espacios no convencionales: son todos aquellos que no fueron pensados ni construidos
en su origen para realizar eventos de ningún tipo.

Las categorías mencionadas tienen características propias y hacen que debamos tener en
cuenta algunas cuestiones muy particulares, que desarrollaremos a continuación.

Salones para eventos y hoteles con salones

Centran su negocio en el alquiler del espacio en función del servicio gastronómico, por lo cual
cuentan con cocinas completas y en estado óptimo para poder trabajar de manera cómoda y
eficiente. Su arquitectura general está pensada para eventos que básicamente incluyan algún
tipo de servicio gastronómico: desayuno, coffee break, cocktail o comida, y con áreas acordes
para la implementación de todos estos servicios. Es por este motivo, que la forma de gestión
suele darse de la siguiente manera:

* Hoteles con salones: gastronomía exclusiva, sin posibilidad de contratar servicios externos.

* Salones para eventos: presentan distintas formas de gestionar los servicios gastronómicos.

- Pueden estar concesionados por una única empresa de catering y contar con este
servicio en forma exclusiva;
- pueden presentar un listado de proveedores de catering exclusivos que serán los
únicos autorizados a trabajar en el lugar, pero donde el cliente tiene la libertad de
elegir al que crea más conveniente dentro de ese listado (es una forma de que no
genere problemas, ya que conoce con los proveedores que trabaja);
- o bien pueden ser abiertos y recibir a cualquier proveedor de catering que el cliente
desee llevar (en algunos casos pueden contar con un listado de “proveedores
sugeridos”)

Cuando trabajamos en este tipo de locaciones debemos tener en cuenta:

- Costo del espacio según el servicio gastronómico a contratar: muchas locaciones

cobran un adicional por el alquiler del espacio y otros sólo cobran el costo por
cubierto.
- Horario de la jornada de alquiler: desde y hasta qué hora se tendrá disponibilidad de la
locación.
- Costo por jornada de armado y/o desarme: en aquellos casos en los que la
complejidad del evento requiera de jornadas extra para su armado y/o desarme, las
mismas deberán estar contempladas y reservadas con la debida antelación (para
asegurarnos de su disponibilidad), y esto tendrá un costo, ya que durante dicho
 armado y/o desarme la locación no tiene la posibilidad de ser rentada por otro cliente
para llevar a cabo un evento.
- Situación del resto de los salones de la locación: este dato es muy importante, ya que
nos mostrará claramente cuál será el panorama y movimiento en el lugar el día que
llevemos a cabo nuestro evento y, sobre todo, si los eventos de nuestros vecinos son
compatibles o podrían perjudicar el desarrollo del nuestro. Es un dato importante a
tener en cuenta especialmente en los hoteles, que suelen tener varios salones
ubicados en un mismo piso.
- Evento previo y posterior al nuestro en el mismo espacio: este es otro aspecto
importante a tener en cuenta, ya que sabiendo cuál es la actividad que se desarrolle
antes y después de nuestro evento, podremos prever posibles demoras en la entrega
del espacio o el estado en que pueda llegar a quedar al concluir el mismo.
- Otros servicios y/o elementos varios ofrecidos por la locación: debemos pedir que nos
aclaren qué servicios o elementos se incluyen en el costo de alquiler y cuáles tienen un
costo adicional.
- Otras exclusividades: muchas locaciones tienen contratos de exclusividad con
proveedores de otros rubros además de la gastronomía, como por ejemplo
proveedores técnicos (sonido, iluminación, DJ), ambientadores, sistemas de
acreditación, constructoras de stands, etc. y debemos saberlo previo a la contratación
del mismo, para evitar inconvenientes o sorpresas.
- Consumos: dejar claramente establecido el bloqueo, habilitación o sistema de
autorización para el uso o consumo de los servicios de telefonía, internet, frigobar o
cualquier otro tipo de servicio que ofrezca la locación a sus huéspedes y/o clientes.

Centros para convenciones, auditorios, cines, teatros y predios feriales

Centran su negocio en el alquiler del espacio, en función de las actividades destinadas al
entretenimiento y/o capacitación del auditorio, por lo cual es posible que no cuenten con
buenas instalaciones de cocina (porque el punto fuerte no es en la gastronomía, sino en el
entretenimiento), pero sí con excelentes espacios escénicos y técnicos. Su arquitectura general
está pensada para eventos que incluyan importantes shows, amplias plateas, espacios
sumamente despojados para diseñar la distribución y/o recorrido según se necesite o para
construir stands, disponibilidad de camarines o la posibilidad de armado de plantas técnicas de
gran complejidad y despliegue.

Cuando trabajamos en este tipo de locaciones debemos tener en cuenta:

- Condiciones de contratación: si el costo es por día o a bordereaux, es decir, por un

porcentaje sobre la cantidad de entradas o localidades vendidas.
- Costos de alquiler de jornadas extra de armado y/o desarme: si existen precios
diferenciales para los días de armado y desarme.
- Forma de contratación: muchos de estos espacios cuentan con varias salas o
pabellones, por lo cual debemos saber si el alquiler es por la totalidad del espacio o
por sala/pabellón.
- Horario de la jornada de alquiler: desde y hasta que hora se tendrá disponibilidad de la
locación.
- Situación del resto de las salas y/o pabellones de la locación: para prever el panorama
y movimiento en el lugar el día que llevemos a cabo nuestro evento y analizar si éstos
son compatibles o perjudiciales para el desarrollo del nuestro.
 - Evento previo y posterior al nuestro en el mismo espacio: para prever posibles
demoras en la entrega del espacio y el estado en que pueda llegar a quedar al concluir
el mismo.
- Otros servicios y/o elementos varios ofrecidos por la locación: debemos pedir que nos
aclaren los que se incluyen en el costo de alquiler y cuáles tienen un costo adicional.
- Exclusividades: muchas locaciones tienen contratos de exclusividad con algunos
proveedores y debemos saberlo previo a la contratación del mismo, para evitar
inconvenientes o sorpresas.
- Consumos: establecer si existen costos adicionales según diversos consumos, como ser
electricidad, gas, agua y/o telefonía fija.
- Requerimientos especiales en cuanto a técnica y seguridad: es posible que debido al
tipo de evento que vayamos a llevar a cabo en este tipo de locación sea obligatoria la
contratación de algunos servicios adicionales tales como: presencia de médicos y/o
ambulancias, bomberos, generadores eléctricos o grupos electrógenos, personal de
seguridad, vallado o unifilas, baños químicos, carpas, etc

Espacios no convencionales
Como mencionamos en un principio, estos espacios son todos aquellos que utilizamos pero
que no estuvieron pensados ni construidos en su origen para realizar eventos de ningún tipo, o
que difieren de su actividad propia, por ejemplo, cancha de river, evento de COLDPLAY. Por
ende, su arquitectura seguramente no tenga nada que facilite o cumpla con lo necesario para
el desarrollo de nuestro evento. A esta categoría corresponden espacios tanto abiertos como
cerrados, por ejemplo: museos, galerías de arte, espacios públicos (calles, plazas, parques),
oficinas del cliente, fábricas o plantas industriales, casas o campos particulares, hangares,
aeropuertos, puertos, autódromos, estadios, clubes, parques de diversiones, barcos, aviones,
trenes, shoppings, playas, balnearios, estaciones de transporte público, hospitales, escuelas,
etc.

Cuando trabajamos en este tipo de locaciones debemos tener en cuenta:

- Costo del espacio por jornada de jornadas extra para el armado y/o desarme.
- Horario de la jornada de alquiler: desde y hasta qué hora se tendrá disponibilidad de la
locación.
- Situación de las actividades diarias y factibilidad de suspensión de las mismas (sobre
todo en instalaciones que tengan actividades laborales o de producción).
- Espacios disponibles para su utilización, zonas prohibidas y/o espacios que impliquen
riesgos para los invitados.
- Días cerrados al público o con programaciones especiales preestablecidas, para el caso
de museos, discotecas, etc.
- Posibilidad de vaciamiento o redistribución de elementos de la locación, como ser
muebles, maquinaria o instalaciones diversas. Como así también armado de nuevos
elementos provisorios.
- Permisos necesarios en el caso de la utilización de espacios públicos. Permisos de
cortes de calle, en caso de ser necesario.
- Requerimientos especiales en cuanto a técnica y seguridad: es posible que debido al
tipo de evento que vayamos a llevar a cabo en este tipo de locación, sea obligatoria la
contratación de algunos servicios adicionales tales como: presencia de médicos y/o
ambulancias, bomberos, generadores eléctricos o grupos electrógenos, personal de
seguridad, vallado o unifilas, baños químicos, carpas etc.
Factores para elegir una Locación
La locación puede ser elegida y contratada por el cliente o, en el mejor de los casos, sugerida
por el organizador. En el caso en que el organizador sea el responsable de la selección del
espacio, debe considerar los siguientes factores:

1. En función del cliente:

- Contemplar su estilo, gusto y/o preferencias.

- Considerar la disponibilidad económica de éste para el evento en cuestión.
- Los objetivos a cumplir.
- Las características propias del tipo de evento a realizar.

2. En función del invitado:

- Facilidad de acceso, teniendo en cuenta la fecha y/o el horario en el cual deberá

concurrir, la distancia, el recorrido específico a realizar (rutas o caminos) y el estado de
los mismos (iluminación, señalización y situación de pavimentación).
- Seguridad en cuanto al recorrido que el invitado deba realizar, según sea el lugar
donde se encuentre emplazada la locación en cuestión.
- Dispersión del participante: es por este factor que cuando se trata de eventos para
público interno, se realizan fuera del ámbito de trabajo. De esta forma evitaremos que
los invitados puedan ser interrumpidos por secretarias y/o asistentes, logrando una
mayor concentración en la actividad de la que están siendo partícipes.
- Estacionamiento, ya sea en la misma locación o muy cercana a la misma, pudiendo
contemplar la utilización de servicios de valet parking, si el lugar no lo provee.
- Dimensiones y comodidades necesarias para las actividades previstas.

3. En función del propio organizador:

- Horarios permitidos de ingreso y egreso que faciliten el desarrollo del armado y

desarme.
- Características de los accesos para proveedores.
- Forma y exigencias para ingreso de materiales y personal.
- Tamaños de puertas y pasillos para el ingreso de materiales.
- Alturas y anchos de todos los espacios (paredes, puertas, columnas, pasillos, etc.).
- Espacios y sistemas permitidos para el colgado de materiales.
- Peso permitido de soporte, tanto de techos como de pisos.
- Agarres a paredes.
- Permisos y autorizaciones (internas y externas a la locación).
- Espacios libres a dejar en función de bocas de incendio, matafuegos y salidas de
emergencia.
- Capacidades, ubicación y distancia de los tableros eléctricos.
- Lugares y tipos de tomas eléctricos en los espacios a utilizar.
- Seguridad y cobertura de la locación.
- Servicios provistos por la sede (propios y exclusivos contratados a terceros).
- Planos de planta y corte de la locación en cuestión.
- Tarimas y escenarios de la locación: tipo de piso, medidas, alturas, cantidad y
disponibilidad.
 - Materiales provistos por la locación: estado, existencia, cantidad y disponibilidad de
sillas, sillones, mesas, vajilla, mantelería, podios, estrados, pisos de pista, elevadores
eléctricos, escaleras, plantas, etc.
- Iluminación: tipo, distribución y manejo.
- Climatización: refrigeración, calefacción, ubicación, forma de manejo.
- Conexiones a internet: disponibilidad de conexión wi-fi.
- Guardarropas: personal, dinámica, tamaño, ubicación, percheros, perchas, alfileres y
números.
- Baños: personal, cantidad, ubicación, estado y disponibilidad de elementos de higiene.
- Generador eléctrico: disponibilidad, manejo o espacio para su ubicación.
- Personal propio de la locación: seguridad, eléctrico, montaje, valet parking,
guardarropas, baños y limpieza.
- Luminosidad natural del lugar y su forma de oscurecimiento.
- Infraestructura de apoyo interno (dentro de la misma locación): disponibilidad,
ocupación, forma de utilización, autorizaciones y horarios de recepción, salones,
drugstores (kioscos), boutiques, restaurantes, bares, bussiness office, lavandería,
tintorería, spa, peluquería, piscina, gym, canchas de tenis (u otros deportes),
hospedaje, sala de lectura, camarines, vestuarios, cocinas, ascensores, montacargas,
escaleras, estacionamientos, boleterías, etc.
- Infraestructura de apoyo externo (en las cercanías a la locación): disponibilidad,
ubicación y horarios de drugstores, boutiques, restaurantes, bares, remiserías,
lavanderías, tintorerías, peluquería, cines, teatros, atractivos turísticos, etc.

En caso que el lugar haya sido seleccionado por el cliente, también debemos analizar todos los
factores mencionados, tanto los referidos al invitado como al organizador, para detectar si
existen puntos que generen conflictos y poder trabajar sobre las soluciones posibles.

Áreas necesarias dentro de una Locación

Más allá de los espacios específicos que ocuparán los invitados en los diferentes momentos o
situaciones planificadas durante el evento, para hacer una selección y/o utilización correcta de
la locación, debemos cuantificar los siguientes espacios necesarios:

- Circulación de invitados
- Depósitos para materiales técnicos y de la organización
- Depósito de materiales del cliente
- Camarines
- Mesa técnica o Área de acreditación
- Espacio para trabajo propio del OPE
- Espacio para trabajo propio del cliente
- Espacio para armado o preparación de materiales especiales (regalos, souvenirs,
carpetas de trabajo, etc.)
- Salidas de seguridad y bocas de incendio
- Pasaje de cables o Accesos a equipamiento instalados
- Circulación de personal gastronómico, técnico y artístico
- Escenarios y accesos al mismo, ya sea desde el frente (para el público, disertantes o
locutor) y por detrás (para técnicos y para artistas desde sus camarines)
- Distancias o tiros para la proyección de imágenes, amplificación de audio, equipos de
iluminación y seguidores
- Circulación y ubicaciones fijas estratégicas para cámaras de video
 - Aperturas de puertas
- Pista de baile

FORMATOS DE EVENTOS
Existen múltiples formatos a la hora de armar o montar un evento. La elección dependerá del
tipo de locación, el tipo de evento, la cantidad de invitados, el espacio disponible, el mobiliario
a utilizar y las actividades a realizar. Los más comúnmente usados son:

Banquete

Se utiliza en aquellos eventos en los que se llevará a cabo una comida formal (es decir, con
servicio a la mesa). Las mesas a utilizar pueden ser redondas, cuadradas, rectangulares o
alargadas, y puede utilizarse en combinación con una pista de baile (“formato banquete con
pista de baile”) o sin ella. Es el formato más frecuente en bodas, fiestas de fin de año, eventos
sociales en general, cenas y almuerzos.

- Banquete sin pista de baile: lleno de mesas sin espacio para bailar.
- Banquete con pista de baile: un espacio donde la gente pueda bailar. La iluminación
cambia mediante la música. La mesa de jóvenes suelen estar mas cerca de la pista de
baile

Impares o pares de las mesas: para ubicar mejor a los invitados,

Cocktail

Es el formato utilizado para el momento de recepción gastronómica, pero también se aplica en

los eventos informales en los que el plato principal se puede comer de parado o sin necesidad
de usar cuchillo. No hay mesas ni servicio a las mismas, los mozos realizan bandejeado y/o se
sirve la comida en formatos de islas con rechaud, donde son los invitados quienes deben
acercarse a buscar la comida. De contar con mobiliario, se suelen utilizar juegos de living o
mesas altas tipo bar con banquetas. Aumenta la capacidad del salón con respecto al armado
en banquete. También puede combinarse con o sin pista de baile.

Auditorio

Se utiliza en eventos donde hay un orador o disertante y los invitados solo van a presenciar y
escuchar esa charla. En eventos con este armado no se realiza servicio gastronómico (mientras
se está utilizando este formato). Es habitual en seminarios, simposios, congresos, charlas, etc.
(salón de un hotel)

Escuela

Es utilizado en capacitaciones o workshops, donde los invitados escuchan la charla de un

orador pero además se espera que tomen notas o apuntes, por lo que al auditorio se le
agregan mesas para poder apoyarse y escribir. También se usa en conferencias o ruedas de
prensa.

Mesa imperial o directorio

Se trata de una mesa rectangular alrededor de la cual se disponen las sillas. Facilita la
conversación y participación entre todos sus integrantes. En eventos corporativos se utiliza en
reuniones de trabajo, asambleas, juntas, workshops y desayunos de trabajo. En eventos
sociales es el formato más comúnmente usado para el armado de la mesa principal.
Mesa en herradura o en U

En este formato, las mesas rectangulares se disponen formado una U, dejando un frente
abierto y libre para dirigir la atención a una pantalla, orador o videoconferencia. Se utiliza en
reuniones de trabajo, capacitaciones, desayunos de trabajo, cenas o almuerzos. La idea que
vean todos en el frente

Mesa en medialuna o semiesfera

Es bastante utilizado en desayunos de trabajo o workshops, ya que permite el trabajo en

grupos reducidos y mantiene un frente libre para escuchar a un orador.

Mesa en O

Se arma colocando mesas rectangulares formando una O, o un rectángulo sin “relleno”. Los
participantes se sientan siempre en el lado externo, y vendría a ser el equivalente a armar una
gran mesa imperial con muchos participantes. Facilita la interacción entre los participantes,
pero no deja un frente libre para observar una presentación o escuchar a un orador único. Se
utiliza en reuniones de trabajo, capacitaciones, desayunos de trabajo, cenas o almuerzos.

Mesa en T / Mesa en Peine

Son formatos poco utilizados y se los ve por lo general en comidas protocolares relacionadas
con la realeza o la diplomacia. No facilita la conversación e integración de sus participantes, ya
que hay invitados que se dan la espalda o no se ven entre sí, pero permite que, de alguna
manera, todos los invitados estén sentados a la misma mesa. Se utiliza por lo general en
banquetes muy numerosos, y el protocolo indica que las personas de mayor jerarquía o
importancia son los que ocuparán el “cuerpo” del peine, ya que son los únicos que desde su
lugar pueden observar a todo el resto de los comensales.

LOS RECURSOS HUMANOS

En todos los eventos los organizadores trabajan tanto con recursos humanos como técnicos.
Los humanos cubren todas aquellas actividades o requerimientos que implican a la/s
persona/s en sí misma/s para la realización, mientras que los técnicos dependen de los
equipamientos.

Algunos de los recursos humanos que trabajarán en el evento son de nuestro staff fijo, otros se
contratan para el evento en sí, mientras que otros son provistos por los diferentes
proveedores que contratamos. Personal del staf propio que debe tener una productora (serian
como asistentes que les organiza la agenda, conteste a los clientes, relevar sedes). Personal
especifico para el evento, son empleados contratados específicamente para el evento, se
encargan de recibir a la gente, hacer el seguimiento del evento, son temporales. Proveedores ,
son contrataciones temporales.

Los recursos humanos que forman el equipo organizador se dividen en comités. Cada comité
está coordinado por un responsable o coordinador de dicha área, que tendrá a un equipo de
personas y tareas a su cargo. Dependiendo de estas tareas y los tiempos en que se tienen que
cumplir, una misma persona puede tener más de un comité a cargo, o pertenecer a más de un
comité.

Las tareas que cada uno realiza pueden variar según el evento, pero siempre debemos tener
en claro quién es el responsable de cada área para evitar desórdenes y malos entendidos.
Los comités se organizan en una estructura jerárquica que toma su base en la estructura de
organigrama. Un ejemplo de organigrama de un evento podría ser el siguiente: (son para
eventos corporativos)

IMAGEN PAG 52 (productor general del evento, cliente, coordinador de banquete, coordinador
técnico, coordinador artístico, coordinador de promotoras)

El Productor general del evento:

será la cabeza, quien coordinará y dirigirá a todo el equipo, y es la única persona que tiene
contacto directo con el cliente. Es quien estará pendiente de sus requerimientos y bienestar
durante todo el evento, y que escuchará sus pedidos, quejas o sugerencias, para luego bajar
las órdenes a los demás miembros del equipo según el área que esté comprometida.

Dependiendo del tipo de evento, sus características y requerimientos, podremos encontrar los
siguientes comités con sus respectivos coordinadores responsables (todos, algunos de ellos, o
bien armar otros que no figuren en este listado): debe recibir todos los informes de todos los
comites

Toma las decisiones finales, el que puede intervenir en cada comités y decidir si están
aprobadas o no, es el responsable de hacer contrataciones y asignar roles

Coordinador de logística, circulación y traslados:

Es el encargado de prever y resolver el movimiento de todos los materiales que deben llevarse
a la locación donde se realizará la reunión, por ejemplo: banderas, material de merchandising,
regalos y/o souvenirs, placas, medallas, credenciales, cartelería, y cualquier otro material que
requiera ser trasladado. A su vez, se encarga de su depósito, guarda y ubicación durante el
desarrollo del evento. De la misma manera, se ocupa de los traslados de disertantes, artistas e
invitados especiales.

Coordinador de Promotoras, Recepcionistas o Azafatas:

Tiene la función de dirigir, supervisar y hacer cumplir las actividades asignadas a las
promotoras, recepcionistas y/o azafatas.

- Promotoras: cumplen la función de promocionar un producto o servicio dentro de un

stand ferial o acción en un punto de venta, en representación de la empresa
contratante. Esta acción la realizan mediante la entrega de material gráfico, asistencia
en la degustación de productos y/o explicación verbal a los consumidores y/o clientes.
- Recepcionistas: son las encargadas de recibir a los invitados apenas llegan a un evento,
asignarles su mesa, ubicación o platea, y guiarlos hacia el siguiente sector o paso del
evento. También pueden formar parte del sector de “Informes”.
- Azafatas: asisten a todas las inquietudes y necesidades de los invitados al evento.
Cumplen además la función de acreditación y control de ingreso al evento. Asisten en
entregas de premios, placas o diplomas, y brindan información en general a cualquier
invitado que la requiera.

El coordinador de promotoras, recepcionistas y azafatas es quien también se encarga de

capacitar a estos recursos, para que cuenten (previo al inicio del evento) con toda la
información necesaria para asistir a los invitados de manera correcta: quién es el cliente, a qué
se dedica y de qué se trata el evento; quiénes son los invitados o público del evento; qué
actividades se llevarán a cabo y cuál es su rol en cada una de las mismas; cómo se manejan los
sistemas de acreditación; dónde se encuentran los baños, guardarropas, puestos médicos (o
cualquier otro lugar de relevancia); etc.

Coordinador de Recreación:

Se ocupa de la dirección y coordinación de las actividades lúdicas, deportivas o de recreación,

con el fin de lograr integración entre los integrantes de grupos laborales y/o sociales. Puede
ser a traver de la interacción entre el adulto y nene

Coordinador Turístico:

Propone, gestiona y supervisa los pasajes, recorridos, hospedajes, city tours y traslados de
personas o grupos de personas.

Coordinador de Ceremonial

Es la persona que crea un orden en base al cumplimiento de las normas establecidas por el
protocolo y el ceremonial acorde a cada situación, el conocimiento de las jerarquías,
precedencias, costumbres extranjeras, etc. Se ocupará de que las ubicaciones en mesas,
plateas, palcos y estrados sean las correspondientes según las funciones y cargos de cada
persona, así como de cualquier cuestión protocolar, por ejemplo: el orden y ubicación de
banderas

Coordinador Artístico

Es quien se ocupa de la puesta artística y montaje de espectáculos o shows. Se encarga de

todas las necesidades y requerimientos de los artistas, inclusive su traslado y alojamiento, en
caso de ser necesario. Se encarga de chequear que el/ los shows salgan en el horario pactado,
y de que se respeten y cumplan tanto el rider técnico como el de camarines. Atraen celebrities
para atraer a la prensa y hacer publicidad. Los influencer son los difunden el evento

Coordinador Técnico

Será el encargado y nexo entre la parte técnica (sonido, iluminación, etc.) y el OPE. Se
encargará de coordinar todos los requerimientos técnicos durante el armado, comunicar
posibles cambios sobre la marcha y resolver posibles imponderables durante el evento. Está
cerca del escenario o DJ (en el sector de la mesa técnica) y se encarga de coordinar cuestiones
tales como: calidad del sonido, volumen, encendido y apagado de micrófonos según quién esté
hablando, iluminación requerida para cada momento del evento, administración de los efectos
especiales, funcionamiento de pantallas, reproducción de videos y presentaciones.

Coordinador de Banquetes

Durante el evento, trabajaremos de manera directa con el maître y será éste quien coordine el
servicio de los mozos (personal con el que el OPE no tendrá contacto de manera directa, para
evitar dobles órdenes).

La importancia del trabajo en equipo

Como siempre decimos: en eventos nadie trabaja solo. El trabajo en equipo es la clave de todo
lo que hacemos. Por eso es muy importante tener en cuenta algunas consideraciones para
lograr que sea lo más acertado posible:
* Es esencial la buena comunicación entre los miembros del equipo.

* Es esencial el respeto mutuo: cuidar los modos en los que nos dirigimos a las personas, tener
buen trato, y no perder el respeto al prójimo por más “límite” que sea la situación en la que
nos encontremos.

* El liderazgo y la distribución adecuada de los roles es lo que facilita un buen funcionamiento

del equipo. Respetar las jerarquías, tener en claro quiénes son los líderes que dan órdenes y
quiénes los que las acatan o ejecutan, cuál es el rol que cumple cada uno dentro de esta
estructura.

* Un buen equipo debe tener metas y objetivos claros, y esto es extensivo a todos sus
integrantes.

* Es importante el compromiso unificado, que todos los miembros del equipo estén
comprometidos y trabajen en lograr el objetivo o meta.

* Se debe procurar contar con un ambiente armónico de trabajo.

* El sentido de pertenencia (entusiasmarse) es fundamental. Que cada integrante sepa que por
más “pequeña” que parezca ser, su participación es esencial e imprescindible para el correcto
funcionamiento del equipo y, por ende, para lograr su objetivo.

* Es importante contemplar la diversidad de opiniones y la posibilidad de participación u

opinión por parte de todos los integrantes de un equipo. Los diferentes puntos de vista
enriquecen el trabajo en común y logran mejores resultados.

* El equipo se debe construir en base a la confianza entre todos sus miembros.

* La coordinación entre todas las partes es esencial para lograr un resultado de excelencia.

* Mantener a los miembros de un equipo motivados también permite que alcancemos los
mejores resultados, ya que todos “tiran hacia el mismo lado” y son capaces de resolver todos
los inconvenientes que se les presenten.

LOS RECURSOS TÉCNICOS

Son todas aquellas cosas materiales que necesitamos para el evento. Por ejemplo: mesas,
sillas, manteles, vajilla, sonido, iluminación, escenario, cotillón, urnas para sorteos, puestos de
acreditación, credenciales, invitaciones, centros de mesa, carpas, baños químicos, etc.

Se recomienda hacer una lista con todo lo que se necesita y quien lo va a proveer, de esta
forma vamos viendo que nos está faltando y a quien reclamarlo

UNIDAD 5. TIEMPOS
PLANIFICACIÓN Y CALENDARIZACIÓN
Una de las principales tareas que realiza el OPE, tanto durante la etapa de producción del
evento, como para el armado, desarme y evento en sí mismo, es la planificación y el manejo de
los tiempos. Es por ello que debe tener muy en claro cómo se realizan estas actividades. La
adecuada administración y manejo de los tiempos le permitirá realizar su trabajo de manera
eficiente, cumplir con los deadlines y dirigir los tiempos tanto durante el evento como en su
armado y desarme.

Planificación

Planificar es elaborar o establecer un plan conforme al que se ha de desarrollar una actividad

(en este caso, un evento). Es un proceso metódico diseñado para lograr un objetivo
determinado.

La planificación requiere fundamentalmente del respeto de un orden determinado en el cual

se llevan a cabo los pasos para lograr este objetivo. Esto va de lo más simple a lo más
complejo. Y una de las herramientas que utilizamos para planificar un evento es la
calendarización.

Calendarización

Implica fijar anticipadamente las fechas de ciertas actividades o deadlines a lo largo de un

período de tiempo para evitar el retraso. La calendarización requiere de separar todo el
trabajo de un proyecto en actividades complementarias y considerar el tiempo requerido para
completar dichas actividades, versus el tiempo disponible. Es por ello que, además, algunas
actividades se realizarán en paralelo.

Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es una herramienta para planificar y calendarizar tareas a lo largo de un

período de tiempo determinado. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones
previstas, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas del
proyecto y, además, reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, así como el
calendario del proyecto. Ayuda a visualizar todo el proceso de trabajo, desde que se planifica
el evento hasta el dia del evento.

El inicio de una tarea que depende de la conclusión de una acción previa se verá representado
con un enlace del tipo fin-inicio. También se reflejan aquellas cuyo desarrollo transcurre en
forma paralela, y se pueden asignar a cada actividad los responsables o recursos que ésta
necesita, así como indicar su status (realizado / en proceso / pendiente) utilizando el clásico
“semáforo”.

El gráfico del diagrama de Gantt cuenta con dos ejes esenciales: en el vertical (Y) se colocan las
tareas a realizar desde el inicio hasta el final del proyecto, mientras que en el horizontal (X) se
ponen los tiempos. En función del tipo de proyecto, los valores ubicados en el eje X se
definirán en días, semanas o meses. Luego se le asigna a cada tarea un bloque rectangular que
indique su grado de progreso y el tiempo restante para su ejecución plena.

El primer paso para elaborar un diagrama de Gantt es realizar una lista de todas las actividades
que requiere el proyecto, en este caso serán todas las actividades de producción que debemos
llevar a cabo para concretar el evento (por ejemplo: definir y contratar a la empresa de
catering, definir la puesta técnica, la ambientación, contratar al fotógrafo, etc.). A partir de
esto definiremos los tiempos de realización de cada tarea, su orden de consecución y las
prioridades. El gráfico ayuda a administrar los proyectos, y permite identificar deadlines,
puntos críticos y tareas urgentes de resolución, por lo que es extremadamente útil en la
planificación de eventos.

IMAGEN PAG 58
El diagrama de Gantt se hace antes de empezar el evento, no es un cronograma. Se alista todo
lo que se tiene que hacer en un evento

El organizador debe delegar, es decir, ser un líder y dar orden para que todo este en armonía

Planificacion del evento: en la semana 1, la planificación tiene que estar resuelta

Búsqueda del resinto o sede: suele tardar 2 semanas ya que tiene que buscar alternativas,
llamar si hay disponibilidad, ir a ver el lugar, pedir el presupuesto, ir a ver el lugar con el cliente
ver si este esta de acuerdo. Ver las condiciones de pago, y luego firmar un contrato y dejar una
seña

Loyout, planificación de la ambientación, búsqueda de proveedores, costeo de proveedores:

están después de la búsqueda del recinto ya que si no hay sede, no hay posibilidad de hacer
esas actividades

Layout (diseño o plano de cómo podria llegar a ser el evento): el plano que se necesita para
alquilar, contratar, cuanta gente entra, cuando van a estar disponibles los asientos, etc.
semana 3

Venta de boletos: puede ser en via online o publicidad. Empieza en la semana 4 hasta el dia del
evento

Contratación del staff: ayuda al organizador antes y durante del evento

Compra y renta mobiliaro:

Programas de actividades: tiene que ver con eventos empresariales, con lanzamientos de
productos, eventos culturales. Tambien eventos para congresos y convenciones. Ultima
semana

Montage: es el armado

Se comparte con el equipo de trabaja

El organizar es el responsable de supervisar todo y de los tiempos. Por ejemplo, el organizador

es responsable de alquilar una sede, sin este no puede hacer las siguientes actividades

CRONOGRAMA o TIMING Y AGENDA o PROGRAMA DEL EVENTO

Un cronograma es un esquema que muestra la secuencia de tiempos mediante la cual se lleva
a cabo un proceso. En eventos, solemos utilizar la palabra timing para referirnos a los
cronogramas tanto del evento como de su armado y desarme. Es una hoja de ruta del evento,
ya pasando la planificación y la calendarización, esta hoja se realiza días antes del evento

El timing es el ABC, la hoja de ruta del evento. Si bien puede adaptarse y cambiarse sobre la
marcha debido a imprevistos que pudieran surgir o para agilizar situaciones y climas, el timing
debe estar previamente armado con la mayor precisión y detalle posible. Todos los
proveedores involucrados en el evento deben tener una copia del mismo y ser notificados ante
cualquier cambio que se realice. El OPE es el responsable de la confección del timing del
evento, ya que es quien sabe perfectamente en qué momento y en qué orden sucederá cada
cosa, y qué duración se le dará a cada instancia. Además, el OPE debe validar este timing con
los proveedores troncales del evento (salón, catering, técnica), quienes darán su visto bueno o
sugerirán modificaciones según los tiempos que requieran para realizar sus trabajos. El
organizador es el que realiza el timing ya que es la cabeza de todo el evento, además, es el que
esta en contacto con todo los proveedores y reúne toda la información, además esta en
contacto con el cliente. Este timing tiene que hacerlo tambien con los proveedores, por
ejemplo, el organizador debe preguntar cuanto tardaría hacer un plato, coiktail, etc. En
resumen recopilar información de los proveedores. El organizador debe compartir el papel de
timing a todos los proveedores ya que tienen que estar al tanto del cronograma y de alguna
manera, poder cubrirse si surge algún problema, tambien para que se sientan importante o
parte del evento

Dado que cada evento es único, el timing se arma a medida y especialmente para ese evento.
Si bien existen tiempos estándar o predeterminados, no existen “fórmulas” para armar un
timing. El timing se arma en función del tipo de evento, su concepto, el clima que se desea
crear, las actividades a desarrollar y la duración de cada una. Se tiene en cuenta el horario de
inicio y de finalización, la duración del evento, y todos los “condimentos” o “ingredientes” que
lo componen, y se los observa individualmente y como un todo. Armar un buen timing es todo
un arte, ya que se tienen en cuenta múltiples factores y se deberá lograr que todas las
actividades del evento puedan desarrollarse, sin generarse baches (que bajen la atención de
los invitados y los desmotiven) o apurones (que generen una superposición de actividades
donde nada se termina de entender bien por completo)

Una de las tareas principales del OPE durante el evento es llevar adelante el timing, velando
por que cada actividad se lleve a cabo en tiempo y forma (solemos decir que somos los
“directores de orquesta”), anticipándose a lo que vendrá para preparar cada paso del evento,
previendo si existen dificultades o posibles demoras, y en el caso de que hubiera desajustes en
cuanto al timing original, será quien proponga los cambios o modificaciones que se harán para
subsanar estas situaciones de manera tal que el evento fluya y no se noten.

Este mismo trabajo se realiza, como ya mencionamos, no solo para los tiempos del evento en
sí mismo, sino también para su armado y desarme.

Para el armado de estos cronogramas tendremos en cuenta: los tiempos y horarios disponibles
para trabajar, el orden de ingreso (o egreso) de cada proveedor y su tiempo de trabajo
requerido. Una correcta planificación del cronograma de armado nos permitirá llegar al
horario de inicio del evento con todas las tareas previas realizadas en tiempo y forma, es decir,
con el lugar listo para recibir a sus invitados y comenzar con el evento. Cualquier error en la
planificación o demora en su ejecución pone en juego la puntualidad en el inicio del evento, ya
que cada acción está encadenada a otra como el mecanismo de un engranaje: por ejemplo, si
la técnica se retrasa en su montaje y no permite que se coloquen a horario las mesas de una
cena, esto retrasará el trabajo no solo del catering (que es quien debe montar la mesa, fajinar
vajilla y cristalería y dejar todo listo para el servicio) sino también a la ambientación (que
colocará los centros de mesa y decorará el espacio). Es por eso que debemos trabajar con
tiempos suficientes, contemplando incluso que pueden surgir retrasos e imprevistos, pero que
igual llegaremos bien con el horario. Todo esto es válido también para el desarme, momento
en el cual “deshacemos todo lo hecho” para volver a dejar el espacio en las mismas
condiciones en las que lo encontramos, y donde en general hay un horario límite para terminar
el trabajo y entregar el salón, que posiblemente pase a ser limpiado para poder comenzar con
el armado del siguiente evento.

Por último, diferenciaremos el timing de la agenda del evento. Ésta última hace referencia a un
extracto o resumen del timing que se entrega al cliente o a los invitados del evento. En ella se
detallan las actividades principales que se llevarán a cabo durante el evento, con sus
respectivos horarios estimados de comienzo y finalización.

En el caso de la agenda de invitados, sirve para que los mismos visualicen un extracto del
cronograma del evento. Solo se muestra la información que es relevante para ellos, y eso por
esto que suele ser mucho menos detallada que la agenda del cliente o el timing del evento. Por
ejemplo: en un congreso, cada invitado accederá a una agenda donde se visualizarán las
diferentes charlas, sus horarios de comienzo y finalización, quiénes serán los disertantes, en
qué salón se llevarán a cabo, así como también cuáles serán los horarios contemplados para el
almuerzo y los coffee breaks de cada día.

La agenda del cliente es un poco más detallada que la de los invitados, ya que contempla
además aquellos momentos que requieran de su atención especial, por ejemplo: discursos,
proyección de videos o presentaciones, entregas de medallas, premios o diplomas, etc. Al
cliente no se le muestra el timing ya que este puede estar modificándolo, y esto puede
desorganizar al OPE porque esta preparado de una manera profesional. Además , el cliente no
tiene que estar preocupado de cuando va a pasar tal horario, el objetivo de este es que
disfrute y no se estrese por cosas que el organizador debe encargarse. Esto cambia si es un
evento corporativo, ya que si es un lanzamiento de un producto debe saber cuando debe subir
a dar la charla, cuantas canciones, quien lo antecede, etc

ESTIMACIONES DE TIEMPOS

Para poder confeccionar estas herramientas y hacer un uso correcto de las mismas, debemos
tener en cuenta una serie de especificaciones, en lo que a tiempos se refiere. Tener en cuenta
que estos tiempos son los habituales (“standard”), pero de ninguna manera son inflexibles y se
aplican sí o sí de esta manera. Como dijimos anteriormente, se debe evaluar cada acción en
forma individual y como un todo, teniendo en cuenta todos los múltiples factores
mencionados para confeccionar un timing efectivo.

* Acreditación: dependerá de la cantidad de público estimado y del sistema elegido para

realizar la acreditación, pero se estima su duración entre 30 (suele ser 30 min) y 45 minutos
previo a dar acceso a la sala

* Coffee breaks: suelen durar entre 20 y 30 minutos, tiempo suficiente y necesario no solo
para tomar un café y comer algo rico, sino también para ir al baño, fumar un cigarrillo, hacer
un llamado telefónico y charlar un rato con un colega, además de los minutos necesarios para
salir e ingresar a la sala.

* Discursos de bienvenida, apertura o agradecimiento: entre 3 y 5 minutos.

* Videos institucionales o proyección de cualquier tipo de clip o video: de ser posible, máximo
5 minutos de duración.

* Ingreso de invitados a la sala o salón: entre 10 y 15 minutos.

* Disertaciones: se recomienda que no excedan los 40 o 45 minutos de corrido, para mantener

elevados los niveles de atención de los oyentes.

* Tanda de preguntas del auditorio: 15 minutos.

* Shows humorísticos: entre 20 y 40 minutos.

* Shows musicales: alrededor de 40 minutos.

* Ceremonias: 30 minutos (laicas, o solo ceremonia de casamiento) o 1 hora (con misa de
esponsales, o ceremonia judía, o ceremonia de bautismo o primera comunión).

* Cocktail de recepción: entre 45 y 90 minutos.

* Plato de entrada: 30 minutos.

* Plato principal: 40 a 45 minutos.

* Postre: 20 a 30 minutos.

* Corte de torta y brindis: 10 minutos. Agregar otros 10 minutos más si se le suman tradiciones
como: tirar el ramo, cintitas, tirar caja de whisky, etc.

* Mesa dulce: 30 a 40 minutos.

* Fin de fiesta gastronómico: no tiene una duración determinada, pero se suele servir entre 30
y 60 minutos antes del horario de finalización del evento.

* Tandas de baile: su duración dependerá de múltiples factores y son variables incluso en una
misma fiesta, pero podríamos decir que como mínimo duran 20 minutos y como máximo 3
horas.

Análisis de un caso

Nos da un brief de un evento, lo que la profe quiere. Nosotros como organizadores, debemos
darle las pautas, es decir, las condiciones que debemos tomar para realizar un evento. Cual
seria nuestras recomendaciones para hacer un evento

A raíz de evento que nos da la profe, debemos identificar cosas