FUNCIONES COMITÉ ORGANIZADOR

MARGARETH BECERRA ALVARADO

CAMILA ANDREA GUTIERREZ SANCHEZ
LAURA MARCELA GARCIA PICÓN
ANGELITH PIMIENTA PACHECO
MAURICIO CACERES JIMENEZ
JHONATAN GOMEZ GOMEZ
JESSIKA MARCELA FLOREZ CHAVEZ
ANDREA DAYANA CAMELO GONZALEZ
MARIA DEL CARMEN GARCIA TRIGOS
DAYANA DOMINGUEZ CARRILLO
KAROL MITCHELLE SARABIA MADRID
ANA CRISTINA REYES CAMPO
LILIANA TERESA CARDENAS BRACHO
DAYANA CAROLINA PUELLO JARABA
JUAN SEBASTIAN AFANADOR ANGARITA
ANDERSON JAVIER ANGARITA MALDONADO
NAYELIS GONZALEZ RUIZ
ANGIE VANESSA SEPULVEDA TORRES
MARIA ANDREA GUZMÁN LEÓN
CARLOS ANDRÉS SÁNCHEZ ROJAS
MIGUEL ÁNGEL MORA BARBOSA
GISEL VALENTINA PEÑA CAMPUZANO
DANIELA FERNANDA CASTRO SANTOS
LEIDY PAOLA VALENCIA OVALLES

TECNÓLOGO GESTIÓN ADMINISTRATIVA

CENTRO AGROEMPRESARIAL SENA

FICHA 2449421
Organigrama Comité Organizador
COORDINADORA GENERAL – Margareth Becerra Alvarado

Funciones:

Responsable de que se cumplan los objetivos de un evento, dirigiendo y supervisando que los coordinadores de áreas y su grupo cumplan
con sus obligaciones.

 Reclutar a los miembros del Comité Organizador.

 Definir el nombre del evento, logotipo y lema.
 Establecer objetivos y metas.
 Planificar, organizar, dirigir y controlar la realización y desarrollo general.
 Supervisar el trabajo que realice el Comité Organizador, desde la planificación inicial hasta el término del evento.
 Desarrollar un sistema eficiente de coordinación y supervisión, para garantizar que todas las actividades que se lleven a cabo
 se hagan con un espíritu profesional y de calidad.
 Formar un equipo de trabajo que tenga experiencia y capacidad de entregarse de tiempo
 Coordinar que se cumplan y que se den a conocer a todos los posibles participantes.
 Definir y elaborar las políticas, procedimientos y programa general junto al resto de los Coordinadores de Área.
 Redactar el reglamento general y uno técnico adecuado a las características específicas de cada evento, con la colaboración
 de todas las áreas.
 Elaborar el reglamento y programa técnico junto con el Coordinador Técnico.

COMITÉ ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Coordinador Administrativo y Financiero – Angelith Pimienta Pacheco

Funciones:

Planifica, organiza, dirige y se responsabiliza de proveer servicios financieros de calidad a todos los proyectos, a las unidades administrativas
financieras y a todo el personal en general.

Auxiliar Administrativa – Laura Marcela García Picón

Funciones:

Actualización, registro y almacenamiento de información, brindar atención telefónica, gestionar correos electrónicos y correspondencia,
llevar control de la agenda general y coordinar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos, etc. Archivar, redactar, revisar
documentos y generar reportes, interactuar con clientes y resolver sus requerimientos e inquietudes. Realizar inventario, pedir nuevos
suministros y solicitar el mantenimiento o reparación de los equipos de oficina, realizar reportes de gastos, administración de expedientes
con proveedores.

Auxiliar contable- Jhonatan Rafael Gómez Gómez, María del Carmen Garcia Trigos, Jessika Marcela Florez Chávez.

Funciones:

Elaboran y certifican lo que son las relaciones de gastos y de ingresos, totalizan las cuentas y revisan los comprobantes, las facturas, los
cheques de pago, los registros; verifican lo que son las relaciones de impuestos y de retenciones.

COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICA

Coordinadora relaciones públicas – Angie Vanesa Sepúlveda torres

Funciones:

 Administrar todas las actividades y estrategias pertinentes a las relaciones públicas, a los fines de manejar la imagen pública del
cliente:
 Planificar, implementar y manejar las estrategias de relaciones públicas.
 Monitorear la publicidad a los fines de determinar las inquietudes de los clientes o de la compañía.
 Gestionar las comunicaciones de las empresas con el público, consumidores, inversionistas, periodistas y demás especialistas de los
medios.
 Planificar estrategias y campañas publicitarias.
 Desarrollar, implementar y evaluar las estrategias y los programas de comunicaciones diseñadas para informar a los clientes,
empleados y al público en general acerca de las iniciativas y políticas de la compañía a la que representan.
 Mantener y actualizar los portales de comunicación internos y externos, incluyendo comunicados, páginas web y redes sociales.
 Mantener informados a los clientes sobre las nuevas oportunidades promocionales que surjan y la progresión de la campaña de
relaciones públicas que se encuentre en proceso.
 Delegar o realizar la investigación relevante de información.

Auxiliar relaciones publica – Liliana Teresa Cárdenas Bracho, Miguel Ángel Mora Barbosa, Daniela Fernanda Castro Santos.

Funciones:

 Gestionar calendarios (artículos, conferencias de prensa, eventos, etc.) y listas de medios de comunicación
 Participar en sesiones de lluvias de ideas y sesiones de planificación
 Ayudar en la organización y ejecución de eventos, campañas, etc.
 Realizar estudios para apoyar la planificación de las RR. PP.
  Redactar borradores y distribuir contenido como boletines informativos y comunicados de prensa
 Editar vídeos y presentaciones conforme se vayan asignando
 Apoyar las relaciones con accionistas, medios de comunicación, proveedores, etc.
 Ayudar en la supervisión de la cobertura de los medios de comunicación o las métricas de RR. PP. (por ejemplo, analíticas web)
 Inventar formas de optimizar las comunicaciones y la ejecución de los planes
 Realizar tareas administrativas generales

Actos Protocolarios – Timing – Camila Andrea Gutiérrez Sánchez, Margareth Becerra Alvarado, Mauricio Cáceres Jiménez

Funciones:

 Organizar, coordinar y supervisar actos y eventos protocolares de la Institución en la que desempeña el cargo o de la empresa o
particular que requiera sus servicios.
 Selecciona el lugar donde se va a efectuar actos y eventos protocolares.
 Asesora al personal en general y autoridades en cuanto a la realización de actos y eventos protocolares de su competencia.
 Coordina, distribuye y supervisa las actividades del personal a su cargo.
 Asesora a organismos con los que organiza actos conjuntos en cuanto a organización de actos y eventos.
 Coordina giras para personalidades y/o delegaciones que visitan una Institución.
 Elabora programas de actos protocolares.
 Selecciona y dirige al grupo de guías protocolares.
 Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
 Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, informando sobre cualquier anomalía.
 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
 Además de estas funciones el protocolista debe tener conocimientos acerca de la comunicación
 interna, la comunicación externa, la hostelería, la oratoria y la imagen.

Comité de Divulgación – Dayana Domínguez Carrillo, Andrea Dayana Camelo González

Funciones:

 Promover la asistencia y difusión del evento, diseño y elaboración de afiches e invitaciones, planificación y elaboración del protocolo.
 Coordinar la invitación a los diferentes participantes.
 Atender a los invitados especiales en cada una de las actividades.
 Coordinar el sistema de información y la ubicación de los módulos.
 Coordinar y realizar la invitación a los diferentes medios de comunicación.
 Elaborar la memoria del evento.

COMITÉ LOGÍSTICO

Coordinador logística- Carlos Andrés Sánchez Rojas

Funciones:

 Definir y diagramar el programa del evento, con los horarios, el tipo de participantes y oradores.
 Estipular deadlines, en base a las actividades que se desarrollarán, en los días, horarios, y tiempos, a través de un cronograma
general de trabajo.
 Elaborar checklists por áreas de trabajo para que cada grupo o persona tenga claras sus tareas y objetivos, y el tiempo en que deben
estar realizadas exitosamente. Su supervisión será periódica y en forma particular.
 Confeccionar un presupuesto en base a los gastos previstos y costos de operación durante todo el desarrollo del proyecto.
 Seleccionar y capacitar al equipo y personal de trabajo, secretarias, orientadores, encargados de mercadeo, asistentes de sala, etc.
 Armar un grupo asesor con abogados, contadores, arquitectos, diseñadores, servicio de seguridad, programadores, etc. Ellos serán
una excelente guía para trabajar en forma más eficiente, y así minimizar errores y riesgos.
 Definir y programar el sistema de inscripciones a utilizar para el registro de participantes.

Auxiliar de logística - Ana Cristina Reyes Campo

Funciones:

 Recepción del público del evento

 Control de accesos a las instalaciones
 Informar a los asistentes de los servicios disponibles en el evento
 Ubicación del público a sus localidades
 Orden y organización del evento para garantizar el silencio durante el evento

Suministro De Logística – Gissel Valentina Peña Campuzano, Leidy Paola Valencia Ovalles

Se encarga de garantizar el cumplimiento de los planes o programaciones de recepción de materiales o mercancías para ser servidas a las
líneas de producción o distribución. Por lo tanto, una de las responsabilidades del director de suministros seria evitar una parada en la cadena
de producción por falta de materiales.

Funciones:

• Asesora al director de logística sobre temas de logística.

• Planificación de las estrategias a implementar.

• Administración de los productos disponibles.

• Procesamiento de los pedidos.

• Sistemas de transportación y despacho de mercancías.

• Control de riesgos y soluciones a inconvenientes.

• Atención al cliente.

• Garantías en administración de los procesos.

• Gestión en los pagos.

Técnico logística- Juan Sebastián Afanador Angarita

Se responsabiliza de la logística que implica la clausura del evento, así como de realizar el informe de resultados económicos y de gestión.
Evalúa los resultados y la correcta gestión del congreso o Convención. Procura alcanzar los estándares medioambientales y de calidad
establecidos.

Funciones:

 Gestionar la logística interna del evento.

 Dirección de equipos de trabajo para la realización del evento
 Utilizar las herramientas tecnológicas.
 Llevar a cabo todas las acciones de preparación para así poder brindar la mejor calidad a los
invitados al evento.
 Adaptar las infraestructuras del evento cumpliendo las necesidades de los invitados.
 Poner en marcha los recursos logísticos necesarios para optimizar la cadena de valor.

COMITÉ DE DECORACIÓN

Coordinadora - Nayelis Gonzales Ruiz

Funciones:

 Comprender las necesidades de cada evento.

 Planificar los eventos atendiendo a las limitaciones financieras y temporales. Reservar los lugares de celebración y programar los
ponentes.
 Debe ser resiliente, poseer dotes comunicativas, pensamiento estratégico, capacidad de resolver controversias, tomar decisiones y
delegar tareas.
 El coordinador del equipo será quien divida las tareas y marque los objetivos en función de las capacidades y herramientas para
garantizar la eficiencia.

Decoración stand – María Andrea Guzmán León, Karol Mitchelle Sarabia Madrid.

Funciones:

 Busca lograr un ambiente funcional y atractivo al mismo tiempo

 Elaborar diseños que vayan en función de los objetivos comerciales o
profesionales de la empresa.
 Estar actualizados en los nuevos diseños que salen al mercado
 Atraer al público visitante del evento.

Interior – Anderson Javier Angarita Maldonado.

La logística Interior hace referencia a la organización del conjunto de flujos de materiales e Información que se produce dentro de un evento
que son los movimientos de materiales en el evento, el control de stock.

Funciones:

 Embellecer un espacio ya existente.

 Se encarga de elegir y colocar el mobiliario.
 Las alfombras.
 El color de las paredes.
 Instalación de lámparas entre muchas otras cosas.

COMITÉ DE SERVICIOS GENERALES

Coordinadora – Dayana Carolina Puello Jaraba

Funciones:

 Mantener limpios los muebles, enseres, ventanas, vidrios, cortinas, paredes y todo
elemento accesorio de las áreas donde se desarrollará el evento.
 Velar por la buena presentación y orden de las oficinas y zonas comunes de la
dependencia asignada.
 Orientar a los usuarios y suministrar la información que le sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos.
 Responder por el inventario y buen uso de los bienes muebles e inmuebles a su cargo.