GESTIÓN EMPRESARIAL

N° DE FICHA 2575896

KATHERÍN JOHANA LOPERA QUINTERO

MARÍA CAMILA AGUIRRE CARMONA
SARA RAMÍREZ ARBELÁEZ
LAURA VILLA HERRERA
APRENDICES

ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES

EMPRESARIALES, TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO SOCIAL DE
LA EMPRESA.
COMPETENCIA

ORGANIZAR EVENTOS DE MANERA RESPONSABLE, TENIENDO EN

CUENTA LA CONFORMACIÓN DE COMITÉS, LA COORDINACIÓN DE
LAS RESPONSABILIDADES DE LOS DIFERENTES COMITÉS, DE
ACUERDO CON EL TIPO DE EVENTO Y LAS POLÍTICAS
INSTITUCIONALES.
RESULTADO DE APRENDIZAJE

SAÚL ÁVILA RODRÍGUEZ

INSTRUCTOR

CENTRO DE SERVICIOS Y GESTIÓN EMPRESARIAL

SENA
REGIONAL – ANTIOQUIA
 AGOSTO 2023

TIPOS DE PARTICIPANTES DE ACUERDO CON LA CLASE DE EVENTO

“¿Quiénes participan en un evento?

Dependiendo de la temática, a un evento siempre asisten grupos de personas
afines a una actividad en particular. Desde profesionales de un sector,
especialistas o interesados en un determinado tema o un público segmentado
previamente por edad, género, clase económica, zona geográfica, estilo de vida,
entre otros. De acuerdo a los roles vinculados al programa de actividades.”
“A continuación, mencionaremos los tipos de participantes de un evento:

● Conferencista: Persona que expone en público sobre algún tema, existen

tres clases de conferencias las cuales son las siguientes:

❖ Conferencistas motivacionales: Utilizan ejemplos de la vida cotidiana,

metáforas e historias de sus vidas personales.
❖ Conferencista experto: En este caso se espera que tu conferenciante
sea un experto en un tema, y que explique cómo ha logrado tal éxito.
Que sea reconocido y tenga miles de seguidores en sus redes sociales.
❖ Conferencista humorístico: Conferencista divertido o, también llamado
comediante. Esta categoría es sencilla de explicar, lo que buscas es
tener a la audiencia divertida, entretenida, generar carcajadas.

● Ponente: Es una persona referente en su sector, en su especialidad, y con

un reconocido prestigio en esa parcela con capacidad de transmitirlo a otras
personas. Una persona que puede aportar sus ideas, ideología, su
experiencia, en el marco de un evento/convención que, por definición,
siempre tiene un programa muy ceñido. Por tanto, debe saber transmitir con
agilidad y manteniendo la atención de los oyentes.
Es una persona que debe saber emitir un mensaje claro, cuyo fondo loga
con el objetivo y la misión de la convención.
● Invitados especiales: Los eventos empresariales y los institucionales
habitualmente cuentan con la participación de invitados especiales que
suelen participar como oradores de alguna conferencia o coordinadores de
alguna actividad.
En general, son eminencias en su especialidad y en algunos casos viajan
especialmente desde su país de origen.
Es importante realizar una lista de invitados que incluya asistentes
adecuados, incluso si se clasifican en orden de importancia. Los
organizadores realizarán una lista principal de posibles invitados e
informarán del evento al medio de comunicación.
Cuando elaboramos una lista de invitados a un acto, debemos tener en
cuenta:

❖ Invitados principales: Son aquellos a los que va dirigido el acto.

❖ Compromisos: Son aquellos que por relación profesional o personal

del anfitrión se considera que deben asistir.
❖ Corporativos: Son aquellos del mismo sector.

❖ Sociales: Son aquellos que representan diferentes sectores de la

sociedad.
❖ Protocolo oficial: Son aquellas autoridades que tienen competencia
en la actividad del anfitrión y aquellas autoridades que representan
instituciones de primer orden en la comunidad donde residen y
representan a la colectividad.
❖ Comunicadores: Son los representantes de los medios de
comunicación, para difundir el acto.
❖ Colaboradores: Son aquellas personas que han colaborado en el
desarrollo del acto.
❖ Internas: Las propias

❖ Personales: Familiares, amigos, relación con el anfitrión.

● Patrocinadores: Es aquella persona que paga para contribuir a ese evento

concreto, porque le interesa asociarlo a su marca y a su imagen, por tanto,
es a cambio de publicidad.
 ● Colaboradores: Es aquella persona que da un donativo, a título voluntario.
La publicidad será entonces un detalle de gratitud y cortesía, además anima
a otros a colaborar también.”
Fuente: https://prezi.com/qxhh2snnbnl-/que-son-ponentes-conferencistas-e-
invitados-especiales-de/

● “Asistentes: Son aquellas personas que han colaborado en el desarrollo

del evento, que deben de tener un rol asignado para la organización de
este, los cuales son:

❖ Project manager: Es la persona que se encarga de supervisar a

todos los miembros del equipo, gestiona el presupuesto y es el
responsable de la ejecución del evento.
❖ Coordinación: Es la que coordina todo el evento, mantiene el
contacto principal entre el lugar, los proveedores, los patrocinadores,
los voluntarios y el personal del lugar: seguridad, fotógrafo y catering.
❖ Planificación: El encargado de la planificación lidera el desarrollo de
la agenda y es el responsable de que todos los recursos necesarios
estén disponibles en el momento adecuado.
❖ Diseño creativo: Son los que se encargan de todo el diseño visual
en material impreso o web como las publicidades, banners, entre
otros.
❖ Marketing y comunicaciones: Los encargados del marketing
trabajan de la mano con el de diseño creativo, pues estos son los
encargados de hacer llegar la publicidad al público.
❖ Registro y check-in: Estas se encargan de hacer todo el registro de
los invitados del evento y de que se aseguren de que el proceso de
registro antes y después del evento se desarrolle sin problemas.
❖ Patrocinios: Es la que se encarga de mantener el contacto con los
patrocinadores y de ofrecer oportunidades de patrocinio.”
Fuente: https://www.protocoloimep.com/articulos/como-organizar-un-evento-10-pasos-para-
conseguirlo/

“El asistente de eventos es aquel profesional que realiza actividades bajo la

supervisión del organizador, con el objetivo principal de brindarle apoyo en la
gestión del evento.
Se trata de una persona polivalente, que valora las relaciones, ayuda al
cumplimiento de los objetivos y en su participación se muestra siempre activo. El
asistente del organizador de eventos dirige, apoya y sigue los planes acordados
con la finalidad de realizar reuniones y eventos eficientes y productivos.
Están especializados en la planificación o coordinación parcial de servicios de
restauración, transporte o instalaciones. En un evento las funciones de un
asistente de eventos para ayudar al organizador son:

⮚ Gestionar el permiso para utilizar la locación donde se realizará el evento.

⮚ Seguir las instrucciones de los gerentes y directores.

⮚ Asegurar que el proceso operativo se complete dentro del tiempo acordado

previamente.
⮚ Organizar el registro oficial de los participantes durante el evento.

⮚ Monitoreo relacionado con la celebración.

⮚ Organizar los servicios de catering preparados.

⮚ Apoyo en la selección de proveedores de eventos.

⮚ Generar interés en el evento a través de actividades promocionales, como

la colocación de anuncios o distribución de folletos.
⮚ Gestionar la instalación de estructuras activas.

⮚ Mantener un registro de todo.

⮚ Desarrollar campañas publicitarias y promocionales para próximos eventos

o exposiciones.
En conclusión, el asistente del organizador de eventos se encarga de cumplir con
las garantías necesarias para realizar el proyecto. Esto va desde el montaje y
desmontaje del mismo.”
Fuente: https://www.euroinnova.edu.es/blog/asistente-de-organizador-de-eventos

“Perfil de los asistentes de un evento

Conocer las motivaciones y adaptar el diseño de un evento para generar una
conexión relevante y personal con los asistentes, ayudará a las organizaciones a
impulsar un cambio en el comportamiento del público y crear valor añadido, se
distinguen los siguientes perfiles:
 ❖ Curioso: Este perfil decide participar en un evento en función de la agenda
y los ponentes, ya que busca oportunidades para desarrollar su carrera y
mejorar su conocimiento de una industria, y basa la valoración de su
experiencia en el contenido de las sesiones.
❖ Networker: Es un profesional conectado, multitarea, valora las relaciones
personales, establece sus objetivos antes de asistir, siempre online. Su fin
es encontrar relaciones relevantes y contactos productivos. Además,
continúa las relaciones después del evento a través de múltiples
plataformas.
❖ Buscador de inspiración: Persigue un propósito, valora las conexiones
emocionales, prefiere experiencias antes que conferencias. Suele ser
creativo, vibrante y tiene altas expectativas.
❖ Influencer: Le encanta socializar y quiere conocer gente nueva. Es
entusiasta, con gran energía, tiene ganas de participar y aprender, prefiere
la interacción social casual y difunde la palabra a través de las redes
sociales.
❖ Asistente reacio: Suele ser introvertido, puede sentirse abrumado por la
experiencia, no es un gran conversador, le incomoda socializar con gente
nueva y se siente obligado a asistir.
❖ Loco de las marcas: Seguidor aplicado, leal a la marca, busca "la
primicia", anhela el factor 'WOW', disfruta de eventos de alto nivel y, quiere
experimentar la marca.”
Fuente: https://www.hosteltur.com/132579_el-perfil-de-los-asistentes-a-un-congreso.html

UBICACIÓN GEOGRÁFICA DE UN EVENTO

“Existen muchos factores que determinan el éxito de un evento. Pero, sin duda,
uno de los elementos que más contribuyen a hacer que un evento sea memorable
es la ubicación para un evento. La memorabilidad es un objetivo clave. El diseño
de la experiencia y la elección del venue (espacio) adecuado constituyen uno de
los aspectos más importantes.”

“¿Cómo escoger bien la ubicación para un evento?

En un evento, el “dónde” es a veces igual o más decisivo que el “cómo”. Puedes
tener una gran idea, una experiencia perfectamente cuidada, y un producto o
servicio únicos en el mercado. Pero si el entorno no acompaña a esta experiencia,
los asistentes no se llevarán la impresión deseada, y todo el trabajo se puede ver
mermado por no haber elegido bien el espacio.

❖ La ubicación para un evento tiene que reflejar los valores de tu marca

Por ejemplo: si tu marca apuesta por la sostenibilidad y el medio ambiente, es

mucho mejor escoger un espacio abierto o acristalado donde haya vegetación,
con una decoración fresca y agradable. Si, por el contrario, es un producto
relacionado con la moda y el lifestyle, sería más adecuado un espacio con
estilo y elegancia, que se parezca lo más posible al carácter de la marca.

❖ El objetivo tiene que ser fácil de llevar a cabo por los invitados

Por ejemplo: habría que ver si es necesario o no que los invitados tengan que
estar sentados, en caso de que se trate de un evento más desenfadado y con
posibilidad de interactuar con todos los asistentes. Esto da mucho más juego
en el montaje que una ponencia de carácter científico y que una rueda de
prensa. Igualmente, si se persigue la venta de un producto o servicio, tiene que
haber espacio para la exposición y medios suficientes para poder hacer
compras in situ.

❖ Ten muy en cuenta la distribución del espacio

Busca el que mejor se adapte a tus necesidades. Así, los espacios reducidos
suelen favorecer más las conversaciones y el networking. La iluminación, el
mobiliario y la decoración determinan el grado de formalidad que va a adquirir
el evento. Los taburetes y mesas altas son más propios de un afterwork o de
una presentación de producto. En cambio, las sillas bajas son más propias de
una conferencia o de un evento más formal.

❖ Haz prospección, conoce a tu cliente y a tu marca

Si eres tú el organizador/a del evento y trabajas para una marca, es muy

recomendable investigar a fondo. Conoce la marca y los anteriores eventos
que hayan realizado con éxito. Qué aspectos funcionaron y cuáles no, así
como sus necesidades actuales. Esto determinará no sólo que el evento salga
bien, sino que el cliente repita y quiera continuar contando contigo para
organizar sus momentos futuros.
❖ Asegúrate de cumplir con todos los protocolos de seguridad e higiene

Dada la situación actual de pandemia, si este aspecto antes era importante,

ahora es primordial seguir al detalle. Existen multitud de manuales y
recomendaciones que se pueden consultar, tanto desde el punto de vista de la
seguridad como desde una perspectiva sostenible. Por ejemplo, las guías anti-
Covid de Madrid Convention Bureau.
Igualmente, no puedes dejar a la improvisación aspectos como la accesibilidad
o el emplazamiento: ¿es fácil llegar al destino? ¿Tiene ascensores o acceso
para minusválidos? ¿Hay aparcamiento en el propio espacio o en alguna
ubicación cercana? La idea es que el lugar no tenga ningún tipo de
complicación para los asistentes, de tal manera que todo el mundo pueda
localizarlo y llegar a él sin problemas.

❖ Visita el venue personalmente para la ubicación para un evento

Antes de tomar una decisión, has de comparar varias opciones (con

plataformas de comercialización de espacios para eventos), y visitarlas
personalmente para asegurarse de que cumplen con todos los requisitos
necesarios. No confirmes una ubicación basándote únicamente en la
información de la web o en las fotos que te envíen, porque puedes pasar por
alto aspectos fundamentales que determinan el éxito del evento. En definitiva,
no hay que precipitarse a la hora de escoger una ubicación, ni tampoco optar
por la alternativa más económica sin antes valorar todos los pros y los contras.
El objetivo es dejar a la improvisación lo mínimo posible, contemplando
siempre un plan B para cualquier imprevisto que pudiera surgir.”
Fuente: https://marketinginsiderreview.com/escoger-mejor-ubicacion-evento/

“Infraestructura de un evento
Infraestructura es un conjunto de instalaciones, servicios y medios técnicos que
soportan el desarrollo de actividades. Se suele usar el término para referirse a
las obras públicas, instituciones y sistemas con las que cuenta una ciudad y un
país, pero también puede hablarse de la infraestructura de una empresa u otro
tipo de organización.”
“Tipos de infraestructuras:
Según sus características, una infraestructura puede ser:

❖ Dura: la constituyen los elementos materiales o físicos, como las

carreteras, edificios, aeropuertos, etc.
❖ Blanda: es el capital humano y las organizaciones sociales que dotan de
vida la infraestructura dura. Aporta la experticia, los métodos y la normativa
que permite el funcionamiento de la infraestructura dura.
❖ Crítica: son los elementos indispensables. Su debilitamiento, sabotaje o
destrucción amenazan la seguridad de un país o la supervivencia de una
institución. Por ejemplo: los servicios de emergencia, las comunicaciones y
los servicios financieros.
Según su función, una infraestructura puede ser:

❖ Urbana: permite el funcionamiento de las ciudades. La infraestructura

urbana se caracteriza por su complejidad debido a que toda ciudad
contemporánea es, al mismo tiempo, lugar de habitación, trabajo y
esparcimiento de grandes cantidades de personas. Incluye el transporte
público, la gestión del espacio público, la gestión de desechos, los
cuerpos de seguridad, las redes de alcantarillado, etc.
❖ Económica: es el conjunto de instalaciones y servicios que permiten la
actividad productiva de un país o de una región; por ejemplo, los
sistemas de producción y distribución de energía, las vías de transporte
(terrestre, fluvial, marítimo y aéreo), etc.
❖ Militar o de defensa: conjuga infraestructuras duras, blandas y críticas,
y es la que permite las operaciones militares de un país o de seguridad
de una empresa.”
Fuente: https://www.ferrovial.com/es/recursos/infraestructura/

“La infraestructura de un evento se compone de:

● Techo

● Carpas

● Tarimas

● Pasarelas

● Panelería y tableros para escenografía

● Vallas y muros de contención

● Camerinos

● Sanitarios”
 Fuente1: http://puntualeventos.com/recursos-para-eventos/

Fuente2:https://www.etxekit.com/infraestructuras-eventos/

“Recursos para un evento

Para que tu evento corporativo sea un éxito es importante que conozcas todos los
recursos de los que dispones para que este gran reto se convierta en una
experiencia inolvidable para todos los asistentes. Por ello, en este artículo te
ofreceremos una guía completa de recursos de planificación de eventos que te
ayudarán en la organización de los mismos.”

“Algunos recursos importantes son:

● Promocionar el evento: Puesto que si lo das a conocer obtendrá más

asistencia. En estos casos, contar con una buena base de datos para
mandar un email a tu red de contactos o promocionarlo en tus redes
sociales corporativas o página web son buenas opciones.
● Ver las tendencias de los últimos grandes eventos: Buscar inspiración y
ver qué están haciendo otras marcas.
● Tener una estrategia de comunicación acorde a la empresa: Es muy
importante comunicar de acuerdo a la imagen que quieras proyectar. Este
punto se debe definir al principio, ya que el tono y el estilo con el que
decidas que vas a realizar la comunicación será relevante. Los eventos
corporativos son considerados, además, una de las estrategias de
marketing más efectivas.
● Utilizar guías, libros electrónicos y aplicaciones móviles: En estos
casos, revisar algunos libros sobre protocolo y organización de eventos es
una buena forma para empezar a obtener información de calidad y formarte
en este ámbito.
Consultar blogs especializados en la organización de eventos para obtener
mayor información.
● Hacer uso de las nuevas tecnologías: Como la realidad aumentada, la
realidad virtual y la Inteligencia artificial y el Machine Learning. A través de
la tecnología puedes ofrecer experiencias más atractivas a tus asistentes,
ya que cada vez son más comunes los eventos phi digital, donde convergen
lo digital y lo físico en el mismo espacio. Otra tendencia, son las
acreditaciones inteligentes, que reconocen los datos de los asistentes con
 rapidez y recopilan la información en los controles de acceso, lo que facilita
la agilidad del evento y los tiempos de espera.
● Sostenibilidad y cuidado medio ambiental: Son dos conceptos que no
pueden faltar en tu evento. Cada vez son más las empresas que tienen en
cuenta el cuidado del medio ambiente en sus acciones corporativas y tratan
de ponerlo en manifiesto. Utilizar materiales reciclados, ofrecer un catering
con productos biológicos o emplear material de empresa ecológico como
papel con semillas plantables son algunas ideas. En general, debes
mantener una actitud de responsabilidad social y medioambiental.
● Utilizar el crowdshaping: Como ya mencionamos anteriormente, es un
método a través del cual puedes crear tus productos y servicios de acuerdo
a las preferencias de tu target generando así eventos mucho más
personalizados y eficaces.
Teniendo en cuenta todos los recursos comentados obtendrás, sin duda, una
gran cantidad de información útil con la que podrás enfrentarte a la
organización de tu evento con más seguridad. Y es que optimizando todos tus
recursos y planificándote adecuadamente, el éxito de tu evento estará
asegurado.”
Fuente: https://www.euroforum.es/blog/recursos-mas-importantes-para-organizar-
eventos/

“Materiales para el evento

● Iluminación
❖ Iluminación con proyectores sin cables.
Entre las numerosas ventajas de este tipo de luminarias LED sin
cable, podemos destacar la fácil instalación y ausencia de cableado.
Este tipo de iluminación es perfecta para jugar y crear el ambiente
que prefieras.
❖ Iluminación con efectos.
Para una buena iluminación detallada, se necesita crear efectos
puntuales, como la bola de LED, guirnaldas, láser… entre otros
muchos. Estos elementos pueden ser la clave para destacar en un
buen evento.
● Muebles y utilería
❖ Muebles según la ocasión
❖ Silletería especial
❖ Alfombra
❖ Manteles, lencería y platería
 ❖ Telones de colores
Probablemente necesitarás catenarias, atriles, moquetas, percheros y un sinfín de
materiales y complementos para el evento que harán de tu presentación
empresarial o acto corporativo un momento inolvidable y de gran éxito entre los
asistentes.”
Fuente: https://alquilerdetarimas.es/material-para-organizar-un-evento-de-empresa/

“Equipos para el evento

¿Qué eventos necesitan equipos?
Aquí hay ejemplos de eventos que definitivamente requerirán algún tipo de equipo
para eventos:

● Conferencias.
● Ferias.
● Exhibiciones.
● Conciertos.
● Espectáculos de comedia.
● Obras de teatro.
● Proyecciones de cine.
● Clases.”

“Sonido:

Al igual que la iluminación, el equipo de sonido es una parte esencial de cualquier

evento que presenta discursos o actuaciones.

Estos son algunos de los equipos de sonido que puede necesitar:

● Micrófonos.
● Parlantes.
● Monitores para escenario.
● Soportes para micrófono y altavoz.
● Mesas de mezclas.
● Auriculares.
● Giradiscos.
● Reproductor de música (teléfono, tableta o portátil)”

“Efectos visuales.
Las presentaciones pueden ser apropiadas en muchos eventos, desde
demostraciones de productos corporativos hasta vergonzosas fotos familiares en
reuniones.

Estos son algunos de los equipos que necesitará para que eso suceda:

● Laptop (para videos web).

● PowerPoint.
● Proyectores.
● Pantallas.
● Rotafolio.
● Superficie blanca.”

Fuente:https://billetto.es/blog/alquiler-de-equipos-para-eventos-101-lo-que-necesita-y-
donde-encontrarlo/

“Tenemos que tener en cuenta el lugar en el que se va a desarrollar el evento. Si

es un espacio abierto o si es un espacio cerrado, y sobre todo la cantidad de
personas que van a asistir. Si se trata de un evento de gran envergadura en el que
van a asistir muchas personas, la potencia de sonido será distinta si es un evento
en el que asisten pocas personas. Tendrás que asesorarte por un profesional y
saber exactamente la potencia que necesitarás.

Si necesitas altavoces autoamplificados, altavoces portátiles a batería. Tu

conferencia o tu reunión empresarial no sólo debe tener una presentación
excelente. El sonido es algo importantísimo. Sin un buen sonido el evento puede
deslucir muchísimo.

Ten en cuenta que también necesitarás micrófonos inalámbricos. Las personas

que dirijan el evento o las personas que intervengan en él, necesitarán estar
cómodos encima del escenario.”

Fuente:https://alquilerdetarimas.es/material-para-organizar-un-evento-de-empresa/

“Elementos para la organización y realización de un evento

● Número de participantes, edad y género

Aunque podría parecer obvio, más allá de sólo conocer el número de

participantes para determinar la sede y cantidad de insumos necesarios, el
hecho de tomar en cuenta la edad y género es indispensable para adaptar
 las actividades al público; un experto que toma en cuenta el target, logrará
captar la total atención de su audiencia.

● Propósito del evento

Conocer el propósito del evento es indispensable para comenzar la

planeación del mismo; premiar al personal de la empresa, motivar al
equipo, el lanzamiento de un producto, fiestas de aniversario o fin de año.
Todos los eventos tienen un fin y las actividades que en estos se realicen
deben ir encaminadas a lograrlo.

● Presupuesto

No importando si el organizador es parte de la corporación o externo, éste

debe tener en cuenta, desde el principio, el presupuesto destinado al
evento para elaborar una propuesta de actividades y desarrollo en general
del evento, tratando siempre de realizar más con menos. Es importante
contar o desarrollar convenios con proveedores para poder maximizar los
recursos.

● Definir la sede

Una vez conociendo los detalles anteriores se puede comenzar a

determinar la sede del evento, siempre tomando en consideración los
horarios y facilidad de arribo al lugar; o bien, si el lugar no es de fácil
acceso, buscar opciones de transportación para ofrecer a los asistentes.

● Realizar la agenda del evento

Tener la agenda con horarios específicos ayuda a los organizadores a

llevar un control en el desarrollo del evento y permite tomar decisiones
rápidas en caso de que, por alguna razón, una de las actividades,
ponencias o elementos planeados no salga como se tenía previsto.

● Tiempo de planeación

Por último es importante recordar que la realización de un evento exitoso,

sea cuál sea y con el objetivo que se pretenda lograr, debe llevarse a cabo
si es posible con al menos tres meses de anticipación.”
Fuente:https://www.entornoturistico.com/elementos-clave-organizar-evento-corporativo-
exitoso/
 MEDIDAS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL.

Las medidas de seguridad son las medidas o planes operacionales, para evitar
cualquier tipo de disturbio que involucre un gran número de personas.

Fuente:https://www.eventindustryshow.com/Notas-Interesantes/Articulo/37-Tips-de-
seguridad-para-eventos.-No-te-arriesgues#:~:text=Son%20las%20medidas%20o
%20planes,contagio%20emocional%20y%20el%20p%C3%A1nico.

Las principales medidas de seguridad y salud ocupacional para el personal

asistente a un evento son:

➢ Señalización: En la preparación del evento se pondrá a disposición del

público señales tanto de evacuación como de información apoyados por el
personal de seguridad que son necesarias desde el momento mismo que
se inicia el evento.

➢ Primeros auxilios: Cilindro de oxígeno con

manómetro y vaso humidificador, ambú con
Tensiómetro Termómetro.máscaras
(adulto y pediátrico) con bolsa reservatorio de
oxígeno, botiquín de primeros auxilios.
 ➢ Equipos de herramienta; las ambulancias deben contar con los
siguientes equipos de herramienta: Extintor de polvo químico seco
multipropósito A.B.C Juego con llaves fijas, juego de destornilladores de
pala, cuerdas estáticas de 20 metros y 8 mm de diámetro, caneca para
agua con elementos propios de aseo, señales reflectoras de emergencia,
linternas con pila.

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL.

En términos generales un evento masivo contempla la permanencia de una

multitud dentro un espacio confinado y por un tiempo limitado, con un propósito
común que en ocasiones deriva en una alteración emocional, lo que a su vez
propicia el abandono de los valores personales y la conciencia individual, por un
comportamiento de alguna manera irracional. Estos eventos masivos comprenden
una amplia gama de espectáculos desde deportivos, musicales, artísticos, hasta
celebraciones particulares.

Tenga en cuenta los siguientes aspectos:

● Capacidad y tamaños adecuados de la sala donde se celebrará el evento.

● Flexibilidad para modificar la distribución/mesas de la sala.
● No existen obstrucciones visuales en la sala.
● Iluminación interior (flexibilidad para ajustar/oscurecer secciones).
● Posibilidad de controlar la luz natural.
● Distracción sonora limitada en vestíbulos/detrás de las paredes.
● Acceso cercano a los aseos.

Fuente:https://actividaddeaprendizajeblog.blogspot.com/2017/09/las-medidas-de-seguridad-
y-salud.html
A la hora de organizar un evento hay ciertas medidas de prevención y protección
que debemos conocer para asegurar que sea un éxito, sobre todo si este conlleva
grandes aglomeraciones de gente o si las personas pueden encontrarse alteradas
por otros factores, como el ruido, la música o el alcohol. Las características del
evento y su ubicación determinarán en gran medida las medidas que debemos
implementar para la seguridad de los asistentes. Sin embargo, hay una serie de
puntos comunes que siempre deben aplicarse.

● Control de aforo y accesos: la ley establece que a partir de un aforo máximo

de 151 personas en locales públicos han de utilizarse sistemas automáticos

de conteo simultáneo de entrada y salida, que no sean intrusivos y no

dificulten el paso libre de personas en caso de emergencia, aunque la

normativa depende también de la Comunidad Autónoma en la que se

celebre el evento. En eventos especialmente sensibles puede ser necesario

establecer en los accesos controles de seguridad para evitar que no se

introduzcan objetos peligrosos o sustancias prohibidas, como alcohol o

drogas.

● Sistema de identificaciones: En eventos con invitación o de acceso

restringido es necesario establecer un sistema claro y visible de

identificación de roles (seguridad, organización, invitados, ponentes…) y

comunicarlo a todos los implicados en la organización.

● Salidas de emergencia y señalización: asegúrate de que las salidas de

emergencia están bien señalizadas y que son suficientes para el aforo del

evento. Vigila también que no se bloqueen con personal o con otros

elementos que puedan entorpecer la evacuación.

● Posibles robos o hurtos: Establece un protocolo por si los asistentes sufren

un robo o hurto y, si se trata de una situación de riesgo, asigna labores de

vigilancia a algunos de los miembros del staff, que también pueden ser
 medidas disuasorias. También es conveniente establecer un punto de

objetos perdidos.

● Seguridad alimentaria: Contrata personal formado en manipulación de

alimentos y vigila las condiciones higiénicas del local para evitar

intoxicaciones que puedan afectar a los asistentes.

● Condiciones climáticas: Si se trata de un evento en exterior, consulta la

previsión del tiempo con antelación, para poner medidas de protección o, si

fuese necesario, incluso cancelar el evento. La situación atmosférica

también puede repercutir en la seguridad en el interior de recintos cerrados.

Por ejemplo, si llueve es probable que el suelo esté encharcado,

aumentando la posibilidad de resbalones. En estos casos, es esencial

reforzar el servicio de limpieza. Además, si va a llover y se trata de un

recinto abierto pero en el que no se permite acceder con paraguas por

seguridad (por ejemplo, un festival), comunícalo con antelación de todas las

formas posibles, para que así los asistentes se hagan con un medio de

protección alternativo.

● Control de masas: Asegúrate de que los accesos estén abiertos con la

antelación suficiente para que la entrada sea escalonada. En eventos de

gran magnitud es esencial contar con un personal suficiente y con planes

de tipo operacional para evitar disturbios, asegurando el flujo continuo de

asistentes, la separación y la dispersión en áreas de peligro.

● Planes de contingencia y evacuación: aunque lo más probable es que todo

salga bien, hay que elaborar planes de contingencia y evacuación por si

surge algún problema, como incendios o avalanchas de público. Los

miembros de seguridad deben estar informados del procedimiento a seguir

 y el despliegue de las acciones debe ser rápido y flexible, adaptado a las

circunstancias.

Para eventos de riesgo o en los que pueden juntarse muchos asistentes, es

conveniente la contratación de seguros y de profesionales que tracen un plan de

prevención y protección adecuado, para así garantizar la seguridad en todo

momento si la cosa se complica.

Fuente:https://www.beedigital.es/prevencion-riesgos/principales-medidas-de-prevencion-y-

proteccion-en-eventos/

Ejemplo: Por ejemplo en hoteles, bajo ciertos parámetros, se evalua si cuentan

con un determinado nivel de seguridad tanto en equipamiento de protección y
combate de un incendio, sistema de alarmas, control de accesos, circuito cerrado
de televisión.

NORMAS Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES PARA EL EVENTO

LOGÍSTICA PARA Y DURANTE LA REALIZACIÓN DE EVENTO.

“La logística se encarga de la gestión de los medios, tanto los recursos humanos
como los financieros adecuados y necesarios para alcanzar como objetivo la
satisfacción de la demanda en las mejores condiciones de servicio, costo y
calidad.”

INSCRIPCIONES

“La inscripción a eventos, es uno de los pasos que te permite conocer e identificar
quienes se encuentran interesados en asistir a tus eventos previo a su
lanzamiento. De ahí la importancia de definir formularios de inscripción eficaces.”
“Eventos Empresariales e Institucionales, herramientas estratégicas y tácticas
para atraer, idealizar y reunir a potenciales clientes.”

“El procedimiento de inscripción puede formalizarse por internet o en oficina y

consta de tres pasos:

Paso 1: Registrarse como usuario.

Paso 2: Inscribirse a la prueba.

Paso 3: Realizar el pago.

No se realizan el día de la prueba”.

fuente: https://eventosempresariales.foroes.org/t117-logistica-para-y-durante-la-realizacion-del-
evento

Ejemplo

fuente: https://www.jotform.com/build/232398423088665
Conclusión

Al planificar la logística de cualquier evento, así como la implementación y el

control, la organización cuidadosa y la consideración de los diferentes aspectos de
cada programa y ubicación son fundamentales, así como también las inscripciones
de los asistentes al evento para que este sea exitoso. Los posibles cambios deben
integrarse rápidamente en el plan general, ya que es necesario prever lo
imprevisto y poder identificar rápidamente soluciones óptimas.

RESERVACIONES

“Dependiendo de la época del año es recomendable hacer las reservaciones con

anterioridad, teniendo en cuenta los siguientes datos: nombre, dirección, ciudad,
teléfono, fechas de ingreso y salida y documentación necesaria.”

“Un sistema de reservas de hotel es un software utilizado en la industria hotelera

para gestionar el inventario de las habitaciones, las tarifas y las reservas. También
llamado central de reservas (CRS).”

“El CRS actúa como eje central del ecosistema de reservas, que también puede
incluir un motor de reservas del sitio web, un channel manager y un sistema de
gestión de ingresos. Cuando se integran, estos componentes trabajan juntos para
ayudar a los hoteles a gestionar la disponibilidad de habitaciones, la distribución,
las reservas y los ingresos.”

Fuente: https://www.cloudbeds.com/es/articulos/sistema-reservas-hotel/

Conclusión

Un sistema de reservas hoteleras o CRS, es el núcleo central donde se almacena

la información de las reservas de todos los canales de reserva, ya sea por
teléfono, OTA, GDS, departamento de ventas o motor de reservas online.

Una reservación para un evento es muy importante para los organizadores ya que
ellos deben tener un control de cuántas personas ingresarán al evento, deben
separar el dinero para el alojamiento y el transporte, entre otros.

PASAJES Y ALOJAMIENTO
“Se debe tener claro la hora y el medio de transporte y el lugar de alojamiento de
los invitados, todo esto depende de la magnitud del evento y el número de
invitados, pero esto es esencial para que estos se sientan bien atendidos.”

5 pasos para gestionar los viajes y alojamientos de tus participantes:

“Para que la gestión de los hoteles y transportes sea todavía más sencilla, lo suyo
es dar de alta en la plataforma las distintas opciones para que el participante,
cuando se inscriba, pueda seleccionar el hotel o transporte/trayecto que más le
convenga, por tanto”:

1. “El primer paso, es dar de alta en nuestro software todos aquellos

hoteles y alojamientos que quieras ofrecer a tus asistentes.
Recomendamos siempre que sean alojamientos cercanos al lugar del
evento o que tengan buena combinación de transporte público hacia
el centro de la ciudad. ¡Los visitantes siempre querrán aprovechar
para conocer un mínimo de la ciudad!
2. Podrás dar la opción de que tus participantes elijan en su ficha de
inscripción el alojamiento y/o viaje que mejor se adapte a sus
necesidades. ¡Todos tenemos gustos o preferencias! Quizás más
cerca del evento, más cerca del centro de la ciudad, hotel,
apartamento...etc. hasta podrás cobrarlo en el momento a través de
la pasarela de pago.
3. Los datos seleccionados por tus participantes se incorporarán
automáticamente en el módulo de viajes y alojamiento sin necesidad
de que vuelvas a picar los datos de nuevo.
4. Podrás comenzar a gestionar las necesidades de tus participantes
desde el primer momento en que te llegue un aviso de gestión de
alojamiento y/o viaje.
5. y finalmente...¡envía los bonos de hotel y/o billetes con un solo clic o
a través del área privada del participante!”

“Automáticamente, según las reservas que se vayan produciendo de cada hotel o

transporte/trayecto, el software irá restando plazas, de forma que cuando ya no
queden, no aparecerán disponibles. Esto ayuda enormemente a esta gestión de
los viajes y alojamientos, trabajando en tiempo real y sin necesidad de esperar a
que un tercero dé de baja un hotel del formulario.”

Fuente:https://www.software-para-eventos.com/post/2019/03/13/gestion-de-viajes-y-alojamiento-
para-eventos

Conclusión

Tener los pasajes y el alojamiento en un evento es de vital importancia ya que los

pasajeros cuentan con una reservación previa y una confirmación al evento,
entonces los organizadores deben estar pendientes de tener este tipo de
situaciones al día para que no ocurran falencias de dejar sin alojamiento o los
pasajes a los invitados.

RECEPCIÓN EN AEROPUERTOS Y TERMINALES

“Esta actividad depende de una o varias personas, lo determina el número de

invitados, se debe buscar que lleguen casi a la misma hora, se deben confirmar en
la lista y dar instrucciones iniciales.”
“El lugar de encuentro puede ser en el aeropuerto o terminal de la ciudad
donde se llevará a cabo el evento, en estos casos se busca que los asistentes de
los distintos destinos lleguen más o menos a la misma hora. En el caso de que el
organizador no conozca a los participantes, este debe tener el uniforme de la
Unidad, para ser identificado fácilmente.”
“A medida que van llegando los participantes se deben confirmar en la lista, y
verificar quienes no han llegado, para indagar los retrasos y cambios de fechas.”

TRANSPORTE
 “Si es necesario se debe tener transporte para los traslados, esto debe ser puntual
y lo más cómodo posible. Se recomienda que la empresa tenga pleno
reconocimiento de los trayectos.”

“Primeros auxilios: Son medidas o actuaciones que realiza el auxiliador en el

mismo lugar donde ha accidente ocurrido el accidente y con material
prácticamente improvisado, hasta la llegada de personal especializado.”

TRADUCCIÓN SIMULTÁNEA E INTÉRPRETE

“La interpretación, lingüísticamente hablando, es la transmisión oral o por medio

de señas de un mensaje de un idioma a otro. En el caso de los eventos, como
misiones comerciales, conferencias diplomáticas, convenciones internacionales,
teleconferencias o cualquier otra reunión en la que el orador hable un idioma
diferente al de la audiencia, la interpretación es la solución adecuada para
transmitir información e interactuar sin la barrera del idioma.”

“Cuando los invitados no dominan el idioma que prevalece es necesario tener

intérpretes y traductores durante todo el evento para que la comunicación sea
fluida y asertiva.”

¿Cuál es la diferencia entre traducción e interpretación?

● “La traducción es el acto de expresar un mensaje de un idioma a otro en

forma escrita, se basa en archivos de texto; mientras que la interpretación,
aunque contempla prácticamente el mismo fin, es la traducción oral o por
medio de señas.”
● “La traducción ocurre, por lo general, mucho tiempo después de que se ha
creado el documento; en cambio, la interpretación se realiza en el momento,
en persona (por llamada o video).”
“De hecho, un intérprete no siempre es la misma persona que realiza traducciones
escritas; de hecho, se requiere de preparación, experiencia y habilidades diferentes.”

Tipos de interpretación para eventos

● Simultánea
● Consecutiva

Interpretación simultánea

● “El intérprete desarrolla su labor en tiempo real, al mismo tiempo que el

orador va hablando en su idioma.”
● “En la mayoría de los casos, cuando se trata de eventos presenciales se
requiere del uso de equipos especializados. El intérprete se ubica en una
cabina insonorizada que contiene consola individual con mandos,
micrófonos, transmisores y receptores.”
● “No hay interrupciones en el discurso, lo cual permite ceñirse al cronograma
del evento.”
● “Es ideal para: congresos, capacitaciones, conferencias diplomáticas,
convenciones internacionales.”
● “El costo del servicio puede ser mayor debido al tipo de equipos usados.”

Interpretación consecutiva

● “En esta modalidad, el intérprete traduce durante las pausas que realiza el
orador de forma intencional para dar espacio al intérprete.”
 ● “Normalmente no requiere el uso de equipos. En caso de requerirse, se
recomienda usar equipos portátiles.”
● “En contraste con la simultánea, la interpretación consecutiva toma más
tiempo, pues se unen la duración del discurso y el tiempo de la
interpretación. “
● “Es indicada para reuniones pequeñas como ruedas de prensa, misiones
comerciales, reuniones de negocios uno a uno.”

Interpretación de susurro

“Como su nombre lo indica, el intérprete traduce en voz baja, para una o dos
personas. La interpretación se hace en tiempo real o realizando pausas, según la
dinámica de la reunión. Normalmente, el intérprete se ubica detrás o muy cerca del
cliente para «susurrarle» la información en su idioma.”

● Es ideal para entrevistas o consultas médicas.

Fuente: https://www.pantoglot.com/interpretacion-para-eventos-simultanea-o-consecutiva/

Conclusión

Podemos concluir que la traducción e interpretación en un evento sirve para dar un

acceso a mercados internacionales, dar un mejor posicionamiento a la marca, etc. El
conocimiento de idiomas hoy en día es esencial en las empresas, universidades e
instituciones, estás personas que ayuden con la interpretación o traducción deben
ser profesionales para evitar un caos en el evento o incomodidades con los
extranjeros.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL EVENTO (CONCEPTO)

¿Qué es?

“Un cronograma es una estructura visual, normalmente en formato de calendario,

que ayuda a organizar y gestionar las actividades de un proyecto, departamento o
evento. Es una línea temporal de realización de acciones en orden cronológico
que puede remontarse hasta 6 y 12 meses antes del inicio del evento, tiempo
idóneo para organizar eventos a gran escala”.

¿Para qué sirve?

● “Puede ayudar a evitar retrasos y garantizar que las actividades se realicen

a tiempo y dentro del presupuesto. También ayuda a identificar posibles
riesgos y anticiparse a los problemas, lo que permite minimizar los costes y
el impacto que estos imprevistos podrían causar en el éxito del proyecto.
Específicamente sirve para:
● Planificar las actividades que deben realizarse.
● Organizar estas actividades en orden cronológico, estableciendo fechas de
inicio y fin de cada una.
● Definir la duración de cada tarea, considerando la relación de dependencia
entre ellas.
● Establecer plazos intermedios para evaluar el avance del proyecto.
● Identificar posibles riesgos y anticiparse a los problemas, minimizando los
impactos negativos en el avance del proyecto.
● Evitar retrasos y mantener el proyecto dentro del presupuesto establecido.
● Facilitar la comunicación y la coordinación entre los miembros del proyecto,
tanto internos como externos.
● Permitir que todo el mundo tenga una visión general de las tareas que
deben realizarse y cuándo deben completarse.”

Pasos a seguir para elaborar el cronograma de un evento

“El primer paso es establecer con el cliente, qué hitos o logros deben cumplirse
según el tiempo que falte hasta el inicio. Si tienes dudas, aquí te dejamos las más
importantes que deben incluirse en tu cronograma, por supuesto estas
estimaciones dependen de la magnitud de tu evento:

6 meses o más antes del evento

● Establecer el objetivo del evento.

● Determinar los participantes.
● Fijar un presupuesto total.
● Crear el cronograma de tareas.
● Asignar un responsable a las tareas.
 ● Definir la naturaleza del evento online, presencial o híbrido.
● Realizar un listado de posibles lugares para la celebración.
● Determinar las necesidades de material y de personal.
● Elegir y reservar el lugar de celebración del evento

4/5 meses antes del evento

● Contratar los servicios de apoyo y auxiliares.

● Crear la imagen del evento.
● Encargar materiales para su difusión: logos, cartelería, invitaciones, etc.
● Encargo de material adicional: obsequios, merchandising…
● Establecer la estrategia de marketing.

3 meses antes del evento

● Implementar la estrategia de marketing para eventos.

● Publicitar el evento en los medios más relevantes.
● Enviar las invitaciones y crear un sistema de seguimiento de confirmaciones
● Definir a los conferenciantes y otros invitados.
● Determinar los temas y títulos de las ponencias.
● Gestionar transportes y hospedaje.
● mujer revisando una hoja de checklist sobre mesa

2 meses antes del evento

● Confirmar menús y catering.

● Distribuir invitados según los espacios.
● Establecer y enviar códigos de vestimenta, horarios y cualquier información
relevante a los invitados.
● Confirmar espacios y ponentes.
● Establecer un plan de emergencia.

1 mes antes del evento

● Revisar que las tareas se están cumpliendo dentro de los plazos.

● Confirmar la decoración del espacio.
● Confirmar que se dispone de todo el material técnico y humano necesario.
● Determinar la estrategia de seguridad.
● Contactar y confirmar con todos los proveedores.
● Mantener informados a los invitados.”

Fuente: https://cevents.es/blog/como-definir-cronograma-evento/

Tipos de cronogramas
 1. “Cronogramas de un tiempo determinado: Son cronogramas simples que
siguen un formato estándar durante un tiempo determinado, como, por
ejemplo:
● Cronograma diario: Suele utilizarse individualmente, para que cada
persona organice su propia rutina personal o profesional a diario. También
puede establecer un manager para dar instrucciones a los miembros más
nuevos del equipo. Tiene una mayor granularidad, definiendo micro tareas a
realizar en el día.
● Cronograma semanal: El cronograma semanal también ofrece una visión
más detallada de las tareas que debe realizar una persona o un equipo. En
este tipo de cronograma solemos tener menos detalles y más una visión
general del progreso de las actividades. Utiliza nuestra plantilla de
planificador semanal para prepararlo de forma rápida.
● Cronograma mensual: Dependiendo de la herramienta utilizada, es
posible crear un cronograma mensual con muchos o pocos detalles. Este
tipo de cronograma es el más utilizado por equipos y líderes que necesitan
tener una visión general de lo que se hará en uno o más meses. En Miro,
por ejemplo, es posible crear un calendario mensual que incluya fichas de
cada día con más detalles de lo que se va a realizar en términos de micro
tareas.”

2. Cronogramas por método de gestión

“Los cronogramas que se presentan a continuación no se limitan a un plazo

concreto para su seguimiento. Por ejemplo, si tu equipo se reúne cada quince días
para discutir los avances del proyecto, puedes fijar los plazos cada 15 días.

Estos tipos de cronogramas siguen distintos formatos. No hay correcto o

incorrecto, sino el que mejor se adapte a tus necesidades. No vamos a profundizar
tanto en ellos ahora, porque a continuación te daremos más detalles con ejemplos
y plantillas personalizables para que puedas utilizarlos:
 ● Diagrama de Gantt: El diagrama de Gantt es uno de los principales
métodos de gestión de proyectos. Su principal característica es presentar
visualmente las dependencias de las tareas, facilitando también el cambio
de hitos de todo el proyecto, en caso de cualquier retraso.
● Línea del tiempo: Un cronograma en formato línea del tiempo se centra
más en definir los hitos del proyecto siguiendo un cronograma claro y bien
definido por hitos. Por ejemplo, una etapa puede durar 3 meses y la
segunda 1 mes, por lo que no sigue un patrón de plazos.
● Kanban: El formato de organización de tareas mediante un tablero kanban
es habitual en los equipos Agile. Este tipo de calendario de actividades
tiene la característica de definir un backlog de actividades y periódicamente,
por ejemplo, cada principio de semana, determinar algunas de estas tareas
para su producción y entrega.
● Lista de tareas pendientes: Es el tipo de planificación más tradicional y
puede realizarse en línea, en papel o en una pizarra física. No es más que
una lista de tareas pendientes que puede organizarse por orden de
prioridad o fechas.”

Ejemplos de cronogramas

● “Cronograma de actividades: Se trata de una agenda individual, puedes

incluir incluso tareas personales para tener una visión general de lo que hay
que hacer en el día o en la semana.”
 ● “Cronograma de trabajo: Puede seguir la misma lógica que un
cronograma de actividades, pero suele tener información más detallada.”

“Las tareas se organizan en tarjetas que contienen información como:

1) Título de la tarea.
2) Descripción de la tarea. Qué hay que hacer.
3) Persona asignada.
4) Plazo de la tarea.
5) Estado de la tarea”.
● “Cronograma de un proyecto: Este suele ser más complejo que otros
tipos habituales. En este caso, es mejor utilizar el diagrama de Gantt para
 crear el cronograma, incluyendo todas las partes implicadas, tareas y
dependencias.”

● “Cronograma de eventos: Para grandes eventos, es necesario comenzar

su planificación con al menos 1 año de antelación, porque hay varios pasos
para hacer un evento exitoso: desde la elección del lugar, los proveedores,
la publicidad e incluso las rutinas para los días del evento”.

● “Cronograma de formación: Puede ser abreviado o más complejo, en

función de los temas que se vayan a tratar.”
 ● “Cronograma de estudios: Organizar tu rutina de estudio con un horario
puede ser muy útil para tener más motivación y ser más productivo a lo
largo de los días y de la semana. Esto se debe a que, al crear una lista de
tareas diarias e ir validando a medida que completas las actividades, te
dará más motivación para completar esas últimas tareas del día”

Fuente: https://miro.com/es/cronograma/que-es-cronograma/

CONCLUSIÓN

En conclusión, un cronograma es una herramienta esencial en la gestión de

proyectos, eventos y actividades. Su función principal es facilitar la planificación,
organización y seguimiento de tareas en orden cronológico, lo que contribuye a la
ejecución exitosa de los objetivos establecidos. Al crear un cronograma, se
establecen fechas, duraciones y responsabilidades para cada tarea, lo que permite
anticipar posibles riesgos, mantener el proyecto dentro del presupuesto y
garantizar que todo se realice en tiempo y forma.

El cronograma es una guía visual que ayuda a mantener a todos los involucrados
informados sobre el progreso y los hitos clave. Permite una distribución efectiva de
las tareas, promoviendo la comunicación y coordinación entre los miembros del
equipo. Además, diferentes tipos de cronogramas, como los basados en el tiempo,
el método de gestión o la naturaleza de la actividad, proporcionan flexibilidad y
adaptabilidad a diversos escenarios y necesidades.

8. VOCABULARIO TÉCNICO EN INGLÉS PARA ETIQUETA EN EL VESTIR.

● “MAKE UP (MAQUILLAJE): Implica cuidar del aspecto de su piel para que

se vea acorde al tipo de evento o entorno en el que está desarrollándose.”

EJEMPLO:

Un evento empresarial, donde el make up debe ser lo más sutil y delicado

posible

● “TYPE WRITING (ESCRIBIR A MÁQUINA): En la preparación de eventos,

la escritura a máquina puede ser necesaria para crear materiales como
programas, horarios y documentación importante.”
● “INVITATION CARDS AND LETTERS (TARJETAS Y CARTAS DE
INVITACIÓN): La creación de tarjetas de invitación y cartas es fundamental
para comunicar detalles del evento y atraer a los participantes.”
● “THANKING CARDS AND LETTERS (TARJETAS Y CARTAS DE
AGRADECIMIENTO): Después del evento, se pueden enviar cartas de
agradecimiento para expresar gratitud a los asistentes, patrocinadores y
colaboradores.”
● “ORGANIZATIONAL PORTFOLIO (PORTAFOLIO ORGANIZACIONAL):
Los eventos pueden requerir la preparación de portafolios que presenten la
identidad y logros de una organización, especialmente en conferencias y
ferias.”
● “GIVING ADDRESS (DAR DIRECCIONES): En eventos, es importante
proporcionar direcciones claras a los asistentes para que puedan llegar al
lugar del evento sin problemas.”
● “ORDINAL NUMBERS (NÚMEROS ORDINALES): Los números ordinales
pueden ser útiles al describir secuencias de actividades, horarios de
presentaciones o la ubicación de los stands en una exposición.”
● “PLACES OF THE CITY (LUGARES DE LA CIUDAD): Si el evento incluye
recorridos o actividades en la ciudad, se pueden mencionar lugares de
interés para los participantes.”
 EJEMPLO:

La feria de flores, el desfile de silleteros, es un recorrido donde se dan

indicaciones de lugares de la ciudad

● “PREPOSITIONS; IN, ON, AT (PREPOSICIONES “EN”): Estas

preposiciones son esenciales al dar instrucciones precisas sobre la
ubicación y el tiempo del evento. Por ejemplo, “el evento se llevará a cabo
en el salón B a las 10 a. m.” “The event will take place in room B at 10 am”

Preposición In: Significa “En, dentro de”. Usamos esta preposición cuando
hacemos referencia a momentos indeterminados del día y para referirnos a meses
o estaciones del año. También utilizamos esta preposición cuando queremos dar
una fecha ambigua, como un año, una década, o un siglo en particular

EJEMPLO:

● I’m seeing Marco in the afternoon. (Me voy a ver con Marco en la tarde)

Preposición On: Significa “En”. Utilizamos esta preposición para hacer

referencia a días de la semana, fiestas o fechas especiales (el día de cumpleaños,
el día del aniversario, etc), y cuando nos referimos a fechas concretas.

EJEMPLO:

● On Saturday, I am going shopping. (El sábado, me voy de compras)

Preposición At: Significa “En”. Usamos esta preposición cuando queremos

referirnos a horas o momentos específicos del día, y para referirnos a la noche, en
particular. También nos sirve esta preposición para hacer mención a fiestas y
festividades que no lleven la palabra day (Navidad, Pascua, etc).

EJEMPLO:

● There was a big fight yesterday at breakfast. (Hubo una gran pelea ayer en
el desayuno)”

Fuente: https://www.abaenglish.com/es/gramatica-ingles/preposiciones/in-on-at/

CONCLUSIÓN

En conjunto, todos estos conceptos tienen relevancia en la planificación y

ejecución de eventos, ya que están relacionados con la comunicación,
organización y presentación efectiva de detalles clave para brindar una
experiencia exitosa y agradable a los participantes. Cada uno hace parte relevante
para contemplar un evento, es decir tanto las invitaciones, los agradecimientos, las
especificaciones del evento. El inglés hace parte del día a día, por lo tanto este
está en todas las ocasiones y más en los eventos donde la comunicación con
extranjeros es mucha es por eso que debemos de tener conocimientos bases para
afrontar este tipo de escenarios.