VERSIÓN: 2

PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE
CÓDIGO: PR-GRH-04
PERMISOS / LICENCIAS / VACACIONES
VIGENTE DESDE: 01/07/2016

Nombre de Procedimiento: SOLICITUD DE PERMISOS / LICENCIAS / VACACIONES

Proceso Asociado: GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Objetivo: Gestionar nivel de ausentismo y sus causas en la compañía para tomar decisiones basados en ellos.

Este procedimiento aplica para todos los empleados del Grupo Prever. Inicia con la solicitud del permiso,
Alcance: licencia y vacaciones y termina con la aprobación al empleado solicitante.

RESPONSABLES
ACTIVIDAD Gerente de Recursos
Coordinador de Salud
Solicitante Jefe Inmediato Humanos / Directores Auxiliar de Nómina
Ocupacional y Bienestar
Regionales

Gestionar solicitud de permiso, licencia o

INICIO
vacaciones y enviarla a jefe inmediato
1 para aprobación.
Solicitar
permiso

2 El jefe inmediato determina si se aprueba NONO

la solicitud de permiso, licencia o
¿Aprueba?
vacaciones. SI

3 Luego de aprobado el requerimiento el

Solicitante envía la solicitud al área de Enviar
Recursos Humanos para validación. solicitud

4 Si se valida la solicitud, se le informa de NO

manera formal al solicitante.
¿Valida?

SI
5 Informar al solicitante de manera formal la SI
aprobación del permiso, licencia o Informar al
solicitante
vacaciones y los tiempos definidos.

6 El Jefe Inmediato define si el solicitante

necesita reemplazo, en este caso el SI ¿Necesita
solicitante deberá hacer el empalme con reemplazo?
la persona que lo reemplaza por el
periodo de ausencia.
7 El solicitante hace empalme del cargo con
la personas que lo reemplaza por el Hacer
empalme
periodo de licencia o vacaciones.

8 El Solicitante hace entrega del cargo por NO

el periodo de licencia o vacaciones Entregar
cargo
utilizando el formato definido.

9 Las Direcciones Regionales registran Liquidación de

indicadores en la base de datos de el Nómina

área de Recursos Humanos e informan al Registrar e

informar
Coordinador de Salud Ocupacional y indicadores
Bienestar las solicitudes de permisos, Liquidación de
Vacaciones
licencias y vacaciones.
10 La Gerencia de Recursos Humanos
realiza seguimiento al procedimiento y
generar los indicadores de control de Hacer Hacer
seguimiento de seguimiento de
ausentismos referentes a permisos, ausentismos ausentismos
licencias y vacaciones.

FIN

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ENTREGABLES / SALIDAS: Ausentismos

Licencias
Vacaciones
INDICADORES DE SEGUIMIENTO: Ausentismos
Tipo de Ausentismos
DOCUMENTOS RELACIONADOS: PR-GRH-06 Liquidación de nómina
FO-GRH-11 Solicitud Permisos, Licencias, Vacaciones
FO-GRH-10 Acta de entrega de cargo
ALEJANDRA MARIA CASASBUENAS
Elaborado por: Fecha de elaboración: 01/03/2016
Gerente de Recursos Humanos
LAURA MARCELA RAMÍREZ MORALES
Fecha de revisión: 04/04/2016
Coordinador de Mejora Continua
Revisado por:
MELISSA MARTÍNEZ LAMBIS
Fecha de revisión: 31/03/2016
Analista de Mejora Continua
ALEJANDRA MARIA CASASBUENAS
Aprobado por: Fecha de aprobación: 16/06/2016
Gerente de Recursos Humanos

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Anterior Cambio Propuesto Rige a Partir de:

Cambio de cargos de acuerdo a la nueva estructura

1 01/07/2016
organizacional.

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POLÍTICAS

1. POLÍTICAS GENERALES

1.1. Para la solicitud de los permisos, licencias y vacaciones cada colaborador diligenciará el formato FO-GRH-11 Solicitud de
Permisos, Licencias y Vacaciones.

1.2. Es importante informarle al trabajador que al momento de reintegrarse a sus labores debe presentarse ante el jefe inmediato o
ante el responsable de Recursos Humanos en el día u hora pactados, para evitar sanciones o descuentos de tiempo por nómina.

1.3. Para determinar la remuneración del permiso, licencia o vacaciones, se debe tener en cuenta lo establecido en el Código
Sustantivo del Trabajo y/o en el Reglamento Interno de Trabajo.

2. SOBRE LOS PERMISOS

2.1. Los permisos deben ser solicitados con mínimo un día de anticipación.

3. SOBRE LAS LICENCIAS

3.1. Las licencias serán no remuneradas cuando superen cinco días.

3.2. El máximo concedido para el tipo de licencia anteriormente mencionada será de un mes con excepción de estudios formales y
calamidades comprobables. Estas deben ser solicitadas mínimo con 8 días de anterioridad.
3.3. El jefe inmediato debe tener en cuenta que para licencias que superen los ocho (8) días, debe informar a la Gerencia de
Recursos Humanos de forma oportuna la necesidad de un reemplazo.
3.4. Para el caso de licencias no remuneradas el trabajador deberá asumir los porcentajes correspondientes a su seguridad social
durante el tiempo de dure la licencia.

4. SOBRE LAS VACACIONES

4.1. Las vacaciones se deben solicitar con dos meses de anticipación con excepción de casos fortuitos, los cuales deben tener el
aval de Recursos Humanos, estas se darán después de cumplido el periodo, solo se podrá asignar la mitad de tiempo en dinero y la
otra mitad en tiempo, de acuerdo a la normatividad vigente, no se darán vacaciones divididas con excepciones donde el proceso así
lo requiera, para personas con recomendaciones médicas deberán sacar el periodo completo.
4.2. El colaborador debe haber cumplido un año de laborales con la compañía y contar con el visto bueno del jefe inmediato.
4.3. El jefe inmediato debe informar de manera oportuna a la Gerencia de Recursos Humanos de un reemplazo y el colaborador
debe dejar acta de entrega del cargo en el formato FO-GRH-10 Acta de Entrega de Cargo.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

1. Vacaciones:
Las vacaciones laborales es un derecho que tiene todo trabajador a que el empleador le otorgue un descanso remunerado por un
acumulado de horas laboradas.

2. Permiso de Trabajo:
El permiso laboral es el acto administrativo, cuya autorización esta a cargo del gerente y/o Jefe de Recursos Humanos, mediante el
cual se le concede al colaborador, para ausentarse justificadamente por horas durante la jornada legal de trabajo

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3. Licencia:
La licencia es la autorización que se concede a los colaboradores para no asistir a su puesto de trabajo por uno o más días.

4. Ausentismo:
El ausentismo laboral es el conjunto de ausencias de los empleados durante la jornada legal de trabajo, justificadas o no.

5. Entrega de Cargo:
La entrega de cargo es un proceso administrativo que se realiza cuando un empleado se va a ausentar temporal o definitivamente de
su puesto, el objetivo es el de informar a la persona que lo suplirá el estatus en que se encuentran.

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