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Procedimiento-retiro Del Empleado

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PROCEDIMIENTO DE RETIRO DEL EMPLEADO

Agosto de 2010 Versión: 01 Código: PR-RET-EMP-00

TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsabilidad 4. Normas y Documentos de referencia 5. Definiciones y términos 6. Desarrollo 7. Anexos 8. Control de los cambios.

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1. OBJETIVO

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Establecer la metodología utilizada por la empresa para dar por terminada la relación laboral conforme a lo establecido por la ley (Código Sustantivo del Trabajo), así como estandarizar las actividades requeridas para el retiro del servicio garantizando plena observancia de las normas y condiciones legales para ello establecidas 2. ALCANCE Aplica para todas las actividades desarrolladas por Recursos Humanos y las dependencias relacionadas con el procedimiento de Retiro de Empleados. Este procedimiento empieza cuando el jefe inmediato acepta la renuncia del trabajador y termina cuando se paga la liquidación definitiva de prestaciones sociales. 3. RESPONSABLES Son responsables por el correcto desarrollo del proceso, en cada una de sus fases: Recursos Humanos, por aceptar la renuncia de los empleados y emitir la respectiva Resolución. Jefes de cada departamento, por aceptar la renuncia de los empleados por escrito. Empleados, por pasar por escrito su renuncia. Asistente de Nómina, por realizar la liquidación definitiva de prestaciones sociales. Secretaria Principal, por entregar la orden de examen médico de retiro.

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4. NORMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA  Código Sustantivo del Trabajo Los artículos 62 y 63 literal b Ley 789 de 2002

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Artículo 28, reemplaza el artículo 64 del Código Sustantivo de Trabajo, subrogado por el artículo 6° de la ley 50 de 1.990 la Ley 50 de 1990 Artículo 6° literales b, c y d NTC ISO 9001:2000 Numeral 8.2.3/8.5 5. DEFINICIONES Y TERMINOS ACTO ADMINISTRATIVO: Toda declaración unilateral de voluntad realizada en el ejercicio de la función administrativa que produce efectos jurídicos individuales de forma inmediata. ACTA DE ENTREGA PUESTO DE TRABAJO: Documento con el cual un funcionario deja constancia de la entrega formal del puesto de trabajo, bien sea a quien lo reemplace o al superior inmediato; en caso de retiro definitivo del servicio, traslado, encargo o comisión. El Acta debe ser suscrita por las partes intervinientes y debe llevar anexo: • Informe de Gestión • Inventario Documental. • Inventario Devolutivo de Bienes. • Otros documentos tales como papeles de trabajo, material de consulta, archivo en medio magnético, copias de seguridad, etc.

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DESTITUCIÓN: Evento en el cual es cesado del servicio público un funcionario por la autoridad disciplinaria competente, como consecuencia de un procedimiento que demuestra una grave responsabilidad disciplinaria. INVALIDEZ ABSOLUTA: El retiro se produce cuando al funcionario se le ha reconocido su pensión de invalidez absoluta mediante resolución expedida por la autoridad competente. INVENTARIO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS: Se refiere a la descripción de los elementos que tiene el empleado bajo su directa responsabilidad que una vez comunicado su retiro de la entidad debe entregar bien sea mediante el traspaso a otro funcionario o mediante su devolución al jefe inmediato o encargado. INVENTARIO DOCUMENTAL: Se refiere a todos los documentos en medio impreso o magnético que el empleado posee para el desarrollo de sus labores, los cuales pueden estar en proceso de análisis, pendiente de revisión o con actuaciones ya finalizadas y aún reposan en su poder. RENUNCIA: Se produce cuando el empleado manifiesta en forma escrita e inequívoca su voluntad de separarse y culminar definitivamente su relación laboral. VACANCIA DEL CARGO POR ABANDONO DEL MISMO: Evento en el cual un empleado sin justa causa no reasume sus funciones al vencimiento de una licencia, vacaciones, etc., o deja de concurrir al trabajo por tres (3) días consecutivos, caso en el cual, la administración previa el cumplimiento del debido proceso, puede declarar la vacancia del cargo que ocupa el funcionario. RETIRO DE EMPLEADOS: Se realiza cuando hay un quebrantamiento de la ley por las partes, al apartarse de su contenido obligacional y el ocasionar con su conducta la terminación del contrato antes del tiempo que según la ley, o el convenio, ha debido ocurrir normalmente, es una de las hipótesis regulada por la ley laboral donde particularmente es preciso defender los intereses del trabajador dentro del criterio de estabilidad que la orienta.

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6. DESARROLLO

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1) PRESENTAR LA RENUNCIA: El empleado pasa por escrito su renuncia. Si la renuncia es aceptada pasa a 3, en caso contrario pasa a 2. 2) NO ACEPTAR LA RENUNCIA: El empleador no acepta la renuncia del empleado. 3) ACEPTAR LA RENUNCIA: En este caso la renuncia es aceptada y el empleador procede gestionar el retiro. 4) RECIBIR EL PUESTO DE TRABAJO: El Jefe del departamento recibe el puesto de trabajo, incluyendo la entrega del inventario de elementos de oficina dispuestos para el ejercicio de sus funciones, así como un informe de las actividades que venía desarrollando, indicando las pendientes y un informe ejecutivo de su gestión (devolución de Carné y equipos de oficina). 5) LIQUIDAR LA NÓMINA: La Asistente de Nómina le liquida al empleado todo lo correspondiente a prestaciones sociales, sueldo etc. 6) EXPEDIR CERTIFICADO LABORAL: La Secretaria Principal de Recursos Humanos expide el certificado de tiempo de servicio de acuerdo al procedimiento dispuesto para ello. 7) RECONOCER CESANTÍAS: La Asistente de Nómina adelanta el reconocimiento de cesantías para que sean canceladas al empleado en retiro. 8) ARCHIVAR HOJA DE VIDA DE EMPLEADOS RETIRADOS: La Secretaria Principal de Recursos Humanos archiva la carta de renuncia, liquidación de cesantías y prestaciones sociales en la respectiva Hoja de vida y el inventario de elementos de oficina.

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6.1. FLUJOGRAMA INICIO

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1. Presentar Renuncia

Renuncia

NO

Es aceptada la renuncia?

SI
2. No aceptar la Renuncia SI

3. Aceptar la Renuncia

4. Recibir puesto de trabajo

5. Liquidar Nómina

6. Expedir Certificado laboral 7. Reconocer Cesantías

8. Archivar hoja de vida del ex empleado

Fin

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Actividad Descripción del la Actividad El empleado pasa por escrito su renuncia 1 Presentar renuncia

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Responsable

Registro

Empleado o trabajador

Formato retiro del empleado PR-FR-RET-00

2 No se acepta la renuncia

No es tenida en cuenta Jefe del la renuncia del empleado departamento o trabajador Jefe de recursos humanos Acepta la renuncia y procede a dar trámite a la misma Jefe del departamento Jefe de recursos humanos Jefe del departamento Jefe de recursos humanos

3 Aceptar la Renuncia

4 Recibir puesto de trabajo

Recibe el puesto de trabajo, incluyendo la entrega del inventario de elementos de oficina dispuestos para el ejercicio de sus funciones Liquida la nómina correspondiente del trabajador en proceso de desvinculación Expide el certificado de tiempo de servicio de acuerdo al

Formato de inventario PR-FR-INV-00

5 Liquidar Nómina

Asistente de nómina

6 Expedir Certificado

Secretaría principal

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Laboral procedimiento dispuesto para ello Adelanta el reconocimiento de cesantías para que sean canceladas al ex empleado. Archiva la carta de renuncia, resolución de cesantías y prestaciones sociales en la respectiva Hoja de Servicios y el inventario de elementos de oficina y los informes en el archivo de la dependencia 7 Reconocer las Cesantías

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Asistente de Nómina

8

Recursos Humanos

Archivar hoja de vida del ex empleado

7. ANEXOS PR-FR-RET-00 PR-FR-INV-00 Formato retiro del empleado Formato de Entrega de materiales

8. CONTROL DE CAMBIOS

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