obstante, cada empresa realizará el informe a
INSTRUMENTO PARA LA
MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL
PROGRAMA DE TRABAJO A
DISTANCIA
Ficha de Recomendaciones
Realización:
Aplicando Soluciones en Salud, Seguridad
y Trabajo S.A.S.
Coordinadores Técnicos del proyecto
Nohora Isabel Valbuena Amaris
Alejandro Orozco Acosta
Equipo técnico
Liliana Restrepo Betancourt – Psic. Esp.
Nohora Isabel Valbuena Amaris – TO. Mag.
En la actualidad se cuenta con diversas
estrategias de liderazgo a distancia que ayudan a
crear una cultura corporativa sólida, saludable y
efectiva.
Establecer vínculos fuertes con el equipo
de trabajo, permite tener dentro de la
organización trabajadores motivados
comprometidos. Es por esto, que surge la
necesidad de que los líderes de equipos y los
implementadores de programas de trabajo a
distancia incorporen nuevos lenguajes y estilos
de dirección que ayuden a mejorar la gestión del
cambio, la oportunidad y los tiempos de
respuesta ante las exigencias del mercado
laboral.
Dada la multiplicidad de aspectos que se
abordan en el Instrumento de Medición y
Seguimiento del Programa de Trabajo a
Distancia, se busca a través de esta ficha
reforzar algunos criterios de análisis. No
partir de las situaciones particulares que ha
atravesado, su cultura y estrategia organizacional,
entre otros, lo cual le permitirá entender mejor
los resultados y por supuesto, establecer un plan
de acciones para intervenirlos de manera
adecuada.
A continuación, se presentan algunas
recomendaciones que se sugiere considerar:
1. Si eres líder, ¡empieza
por ti!
• Lista tus fortalezas y debilidades como
líder, aspectos que veas en ti y que los
otros te hayan manifestado también.
Recuerda que el primer paso para el
cambio está en reconocer las
oportunidades de mejora y en escuchar
a los demás.
• Crea un plan de acción para trabajar en
dichas debilidades. Recuerda ponerte
metas alcanzables, con objetivos claros y
fechas de cumplimiento. Motívate a
gestionar estos cambios para el beneficio
tuyo y de tu equipo de trabajo.
• Evalúa cómo es tu tono de voz y
comunicación no verbal hacia los demás,
es posible, que como líder de equipo
tengas que mejorar algunos aspectos
sobre la empatía y el asertividad. A veces
de manera inconsciente puedes tener
conductas que afectan estas
y
competencias. Pregunta a las personas la
percepción que tienen de cómo es tu
comunicación. Solicita que te
retroalimenten al respecto.
• Identifica qué es lo que te apasiona del
trabajo y cómo replicas esto a tu equipo.
Busca replicar en tu equipo de trabajo lo
que te motiva, sin embargo, no olvides
que cada persona tendrá motivaciones
diferentes.
• Mantén un aprendizaje continuo y
actualízate en temas de liderazgo,
gestión, comunicación, resolución de
problemas, gestión del tiempo, toma de
1
 decisiones y demás aspectos útiles que
puedas estimar para el trabajo a
distancia.
• Cuando aprendas algo, compártelo con
el equipo de trabajo, así ellos sentirán
que no solo tu estas en procesos de
desarrollo, sino que ellos también.
• Revisa si debes fortalecer tus habilidades
de seguimiento y motivación,
normalmente la manera como
ejercemos el seguimiento de las
actividades marca la forma de
relacionamiento con el equipo. Procura
que éste se haga de una manera empática
y ceñida a los objetivos ya planteados. La
comunicación asertiva es vital en este
aspecto.
• Desde el rol de líder identifica si alguna
situación te genera miedo, ansiedad o
preocupación. Es importante que
reconozcas las situaciones que puedes
controlar y aquellas en las cuales no es
posible. Para este último punto, es
importante que hagas un plan de acción
que te permita identificar causas y
generar soluciones que no afecten tu
gestión, ni la de tu equipo.
• Enfoca tu energía en las actividades que
generan un impacto positivo. La
productividad se verá favorecida si tú y
tu equipo se sienten a gusto. Pon todo tu
esfuerzo en ver el lado positivo de las
situaciones, buscar soluciones es más
efectivo si tu mente se está enfocando en
el abanico de posibilidades que existen.
• Identifica cuáles son las competencias y
habilidades que te ayudarán a adaptarte
y ser promotor de la gestión del cambio.
No todos debemos tener las
competencias altamente desarrolladas,
siempre nos diferenciamos por nuestras
fortalezas. Enfocarnos en estas últimas
nos ayudará a obtener resultados de una
manera más rápida y eficiente. Ten en
cuenta que siempre debes rodearte de
personas que te complementen y que te
enseñen nuevas formas de hacer las
cosas.
Para mayor ilustración consultar las
siguientes soluciones de la ESTRATEGIA
INTEGRAL TRABAJO A DISTANICA SANO
Y SEGURO de Positiva Compañía de Seguros
S.A.:
• ¿Cómo gestionar el cambio y
fomentar la participación en el
trabajo a distancia?
• Una mirada hacia la eficiencia en el
trabajo a distancia
1. Hazte las siguientes
preguntas si lideras
equipos de trabajo a
distancia
• ¿Conoces a tu equipo de trabajo?
(fortalezas, debilidades, ámbito familiar,
aspiraciones, expectativas, etc.)
• ¿Tienes conocimiento si las
herramientas virtuales (acceso a
Internet, espacios para trabajar a
distancia, computador, celular, etc.)
cumplen a cabalidad con su función
para lograr mantener a cada uno de los
miembros del equipo totalmente
comprometidos y motivados?
• ¿Cuentas con un equipo sólido, donde
existe confianza, respeto y apoyo?
• ¿Las opiniones de cada una de las
personas del grupo son escuchadas y
valoradas?
• ¿Creas estrategias para que a través de
los conocimientos y experticia del
equipo se logren mejores resultados?
¿Escuchas realmente a tu equipo?
2
 • ¿Te sientes capacitado para dar una
retroalimentación asertiva, positiva o
negativa?
• ¿Tienes certeza de que tu equipo tiene
claros los logros y objetivos
individuales, como área y como
empresa?
• ¿Le has dicho a las personas que
conforman tu equipo, lo que se espera
de ese cargo y la importancia de su rol
dentro de la compañía?
• ¿Le has dicho a las personas que
conforman tu equipo lo importantes
que son para ti y que sus habilidades
complementan el trabajo de todos?
• ¿Cuentas con estrategias de
motivación?
• ¿Organizas capacitaciones y potencias
el talento que te rodea?
Las respuestas a estas preguntas
podrán servir de orientación sobre los
aspectos que están bien y aquellos que se
han de analizar más profundamente para
proyectar un cambio. Formular estas
preguntas, junto con los resultados
obtenidos con el Instrumento de
Medición y Seguimiento del
Programa de Trabajo a Distancia
llevarán a generar cambios de fondo en el
estilo de liderazgo, el clima, la cultura
organizacional y en general, en el trabajo.
Ello podrá favorecer que los equipos estén
más alineados con la estrategia de la
empresa y con los objetivos planeados.
Para mayor ilustración consultar las
siguientes soluciones de la ESTRATEGIA
INTEGRAL TRABAJO A DISTANICA SANO
Y SEGURO de Positiva Compañía de Seguros
S.A.:
• Gestión de equipos a distancia
• Una mirada hacia la eficiencia en el
trabajo a distancia
2. ¡Trabaja en la
empatía!
El Trabajo a Distancia ha traído consigo
un nuevo escenario en el ámbito laboral y en
nuestros hogares. Es por esto, que desde el
liderazgo se debe dar prioridad a la gestión del
talento, fomentando la salud mental y emocional
de cada persona que conforma el equipo, con el
fin de identificar, controlar y entender de la
mejor forma las emociones propias y de los
demás.
Está bien ponerse en los zapatos de los
demás, entender las necesidades del equipo de
trabajo y ofrecer la mejor alternativa cuando se
requiera. Para desarrollar una verdadera
conexión en un equipo y convertir la Empatía en
una competencia clave para liderar, se ha de
tener la capacidad de regular las emociones y
resolver de forma asertiva las situaciones que se
presentan en el día a día. No está bien visto,
descargar la frustración en el grupo de trabajo; al
contrario, es necesario convertirse en una fuente
de apoyo y establecer oportunidades de equidad,
respeto, confianza, cuidado y ética.
Es indispensable tener en cuenta que los
programas de capacitación y aprendizaje, de
bienestar y todas las demás estrategias que desde
la Dirección o el área de Recursos Humanos se
estén llevando a cabo, deben considerar de
manera específica, los cambios suscitados en la
sociedad y en las personas. Se deben atacar de
manera eficiente los problemas como la
sobrecarga de trabajo, las extensas jornadas
laborales, la gran cantidad de tiempo en
reuniones, la política de desconexión laboral que
promueve la conciliación familiar y personal. De
esta manera se trabajan problemáticas que
pueden presentarse en las empresas en la
actualidad y se pondrá sobre la mesa una cultura
de entendimiento y empatía.
Por otro lado, es fundamental que en la
empresa se disponga de programas específicos
que velen por la salud física y mental de los
empleados. Se sugiere generar campañas en
hábitos saludables para el trabajo a distancia,
3
 tales como alimentación, actividad física, higiene
de sueño, salud mental y relaciones personales.
Hay que recordar que lo ideal es generar
programas de prevención, que logren anticiparse
a posibles problemáticas, pero, se ha de estar
preparado para implementar programas de
intervención a corto término y mediano plazo.
3. Supervisión y
desempeño del equipo
• Siempre comunica las tareas y tiempos de
entrega de forma clara, a través de un medio de
comunicación asequible para todos y
previamente socializado.
• Asegúrate de que todos los trabajadores
entendieron las instrucciones, lo puedes hacer
validando el mensaje entregado con una o dos
personas del equipo. Debes asegurarte de que las
fechas de entrega, urgencia y expectativas sean
claras para todo el equipo.
• Define el objetivo y las expectativas de
desempeño de forma individual y grupal, socializa
los resultados y si requieres hacer una
retroalimentación sobre el desempeño de alguno
de los integrantes, hazlo en privado.
• Implementa métodos efectivos de trabajo y de
evaluación. Es importante que siempre tengas
capacitaciones al respecto, que te actualices, y
busques el apoyo de la Gerencia o del área de
Recursos Humanos, para que se incluyan temas
relacionados en los planes de capacitación y
aprendizaje.
• Diseña un seguimiento rápido y completo para el
control de las actividades, que te permita tomar
acción en el momento que se requiere.
• Evalúa los tiempos de la jornada laboral, equilibra
las cargas de trabajo y considera tener una mayor
flexibilidad en el horario. Además, considera
implementar políticas de salario emocional y de
conciliación laboral, familiar y personal, que
motiven y minimicen el impacto físico y mental
que pueden tener las múltiples actividades y
responsabilidades laborales.
• Evalúa por resultados, actualízate frente a las
nuevas tendencias de dirección y gestión. El
tiempo que los empleados están sentados en su
escritorio no es lo más relevante, sino los
resultados que logran como equipo. Enfócate en
ello y no en el horario laboral.
• Apóyate en las herramientas tecnológicas para
controlar las actividades y los avances del equipo
(por ejemplo, Monday.com, Slack, Box, Google
Suite, Zoom, Microsoft Planner, etc.).
4. ¡Elimina los sesgos!
Se recomienda cuando se realice una
evaluación a los miembros del equipo, antes de
emitir un comentario o tomar una decisión, no
permitir que los sesgos afecten. Se pueden
alterar los procesos, perder la credibilidad y la
confianza. Para tal fin, tener en cuenta:
• Cuando revises el desempeño de un
trabajador, no te fijes solo en los resultados del
último periodo, ten en cuenta el tiempo total.
• No tengas preferencias.
• Toma una posición realista y objetiva.
• No otorgues calificaciones favorables, a
partir de comentarios o recomendación de los
demás.
• Elimina las brechas de género.
• No favorezcas a los trabajadores,
únicamente porque comparten tus intereses y
opiniones.
• No juzgues por las situaciones que
pasaron solo una vez, date la oportunidad de
escuchar.
¿Cómo evitar que pase?
• Resalta las cualidades positivas del
trabajador, pero no dejes de lado en lo que se
puede mejorar.
• Crea un sistema de evaluación con el que
te sientas cómodo, que sea conocido por todos,
socializa los objetivos esperados y los logros con
todo el equipo.
• Sé empático, justo y equitativo.
• Impulsa una cultura que se base en datos
reales y cifras objetivas.
• No te quedes con las primeras
impresiones.
4
• Diseña modelos de calificación acordes
con la posición de cada integrante y el área.
• Promueve la inclusión de género.
5. Resolución de conflictos y
actitud de servicio
Los líderes efectivos deben estar
conectados con todo el equipo para tener la
oportunidad de identificar y resolver los
conflictos oportunamente. Se recomienda crear
un canal de comunicación o un sistema de
reporte directo para abordar los temas y evitar
que existan malentendidos que afecten la
armonía del área o del equipo de trabajo.
Los responsables de los proyectos y/o
los equipos deben tener cercanía con sus
empleados, la cultura del trabajo debe estar
encaminada a velar por la comunicación fluida y
amigable, donde todos nos sintamos en un
espacio tranquilo, de desarrollo y sobre todo de
crecimiento colectivo.
En el horario laboral el jefe debe estar a
disposición del equipo para resolver inquietudes,
guiar, enseñar, apoyar y potencializar el liderazgo
servicial. Se recomienda utilizar una plataforma
que les permita estar en línea y tener una
comunicación fluida.
Para mayor ilustración consultar las
siguientes soluciones de la ESTRATEGIA
INTEGRAL TRABAJO A DISTANICA SANO
Y SEGURO de Positiva Compañía de Seguros
S.A.:
• El arte de la comunicación
asertiva en el trabajo a
distancia.
• Una mirada hacia la eficiencia
en el trabajo a distancia.
6. Planeación y gestión del
tiempo:
En cabeza del líder esta planificar todas
las actividades que se deben tener en cuenta para
lograr las metas y/o desarrollar un proyecto. De
esta forma, el resto del equipo se puede
organizar y priorizar las tareas.
Una adecuada gestión del tiempo ayuda
a los trabajadores a aumentar la productividad y
a disminuir el estrés, al no tener que completar
todas las actividades al mismo tiempo o con
tiempo insuficiente para desarrollar las tareas
correctamente. Por ello, es necesario enseñarles
a priorizar las tareas teniendo en cuenta su
importancia y los tiempos de entrega, debido a
que le ayudamos a maximizar su rendimiento y
poder cumplir con todos los requerimientos.
Para mayor ilustración consultar las
siguientes soluciones de la ESTRATEGIA
INTEGRAL TRABAJO A DISTANICA SANO
Y SEGURO de Positiva Compañía de Seguros
S.A.:
• Organización y optimización
del tiempo en el trabajo a
distancia.
• Una mirada hacia la eficiencia
en el trabajo a distancia.
7. Habilidades digitales
Es clave estar actualizado y capacitado en
esta área. Los líderes deben tener conocimiento
sobre la capacidad y beneficios que ofrecen las
herramientas tecnológicas para facilitar y cocrear
la interacción entre todos. Adicionalmente,
desde la Gerencia se deberán generar espacios
de actualización para todos.
Como estrategia organizacional, la
innovación, la creatividad y el conocimiento
5
digital y tecnológico deberán ser pilares
importantes para el crecimiento y la toma de
decisiones de las empresas.
• Asesórate de los mejores en estos
aspectos para que teniendo en cuenta la
particularidad de tu compañía puedas encontrar
soluciones eficientes y efectivas.
8. Entrenamiento
Sin importar el número de personas que
se tenga a cargo, es fundamental que el equipo
reciba entrenamiento.
• Preocúpate por fortalecer los
conocimientos, habilidades y competencias.
Implementa estrategias de crecimiento como;
cursos online, programas de orientación,
escuelas de aprendizaje entre compañeros,
grupos focales, coaching, entre otros.
9. Convoca actividades no
laborales
• Busca nuevas formas de interactuar con
tu equipo mediante actividades no laborales,
organiza eventos virtuales y encuentros
informales.
• Apóyate en el departamento de
Recursos Humanos y aprovecha las alianzas con
las cajas de compensación y la ARL. Recuerda
que los planes de bienestar organizacional deben
estar alineados con la cultura de la empresa, crea
un comité de bienestar que este conformado por
diferentes personas, de diferentes áreas y niveles
de la organización, de esta manera podrás
conocer a profundidad las necesidades de todos
y generar estrategias que abarquen la mayoría de
las solicitudes.
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Compañía de Seguros S.A.
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6
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