TEMA 4.

LA COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA EMPRESA

La comunicación escrita

Es un tipo de comunicación en la que un emisor elabora un mensaje utilizando como código la lengua escrita, sin
necesidad de coincidir espacial ni temporalmente con su receptor.

Ventajas e inconvenientes de la comunicación oral respecto a la escrita

- Ventajas:
 Permanencia
 Comunicación múltiple y simultánea
 Mensaje elaborado
- Inconvenientes:
 Impersonalidad
 Comunicación no verbal
 Retroalimentación no es inmediata

Normas de comunicación y expresión escrita

En la comunicación escrita es fundamental respetar las normas ortográficas y gramaticales, así como aplicar una
serie de principios y técnicas de redacción y presentación.

Porque? Porque un documento mal redactado, con faltas de ortografía y gramática o con una presentación poco
profesional dificultara que el receptor comprenda el mensaje y además transmitirá una mala imagen de y de a quién
representa.

Normas de ortografía gramática

Principios de redacción

Presentación de documentos escritos

Normas de ortografía y gramática

La ortografía se refiere a las reglas que se usan para describir correctamente las palabras, mientras que la gramática
se refiere al conjunto de reglas que determinan cómo se deben combinar las palabras para formar frases y oraciones
correctas.

- Concordancia
- Signos de puntuación
- Mayúsculas
- Reglas generales de acentuación
- Diptongos e hiatos
- Tilde diacrítica
PRINICIPIOS DE REDACCIÓN
 Adecuación : el mensaje debe adaptarse al receptor y al contexto
 Claridad: el mensaje debe ser claro
 Concisión: ir al grano
 Corrección: hay que respetar las normas de ortografía y gramaticales
 Cortesía: ser respetable y formal
 Coherencia: las diferentes partes del texto deben de estar relacionados entre sí.
 Riqueza de vocabulario: evitar la repetición de palabras

ABREVIATURAS Y SIGLAS

- ABREVIATURAS: es la representación reducida de una palabra o grupo de palabras mediante algunas de sus
letras. Finalizan con un punto. Ej. Admin, Fdo, cta, etc…

- SIGLAS: es la palabra formada por las iniciales de los términos que integran una denomación compleja. Las
siglas se utilizan para referirse de forma abreviada a organismos u empresas. Ej. BOE, DNI, FP,RAE.

LA CARTA COMERCIAL

Partes de la carta comercial:

-membrete

- destinatario (nombre de la empresa) A/A Dña ….

-lugar y fecha

-asunto

-saludo: ( estimado señor:)

-cuerpo: ( tiene introducción, desarrollo y conclusión)

-despedida

-firma

-anexo( si es un catálogo)

Como elaborar cartas comerciales:

La elaboración de documentos empresarios y de cartas comerciales es un proceso complejo y laborioso que no
puede quedar sujeto a la improvisación.

-pasos previos – recopilar datos sobre el asunto que se va a tratar y sobre el destinatario.
- establecer el objetivo
-generar, depurar, organizar y jerarquizar las ideas.
-redacción del documento: - breve, clara, ordenada, estructura en párrafos

-revisión del documento final: - el contenido no es redundante, leerlo antes del envío final.
Existen multitud de motivos por los que una empresa puede decidir comunicarse a través de cartas comerciales,
siendo las más importantes.

- Presentación y ofertas
- Solicitud de información y presupuesto
- Respuesta a solicitud de información/ presupuesto.
- Pedido
- Reclamación
- Reclamación de pago.

CARTA CIRCULAR
Es un tipo de carta comercial que se envía con el mismo contenido a varios destinatarios, cambiando solo el nombre
y la dirección de la persona a la que se dirige.

1. confeccionar el documento tipo

2. seleccionar los destinatarios (lista previa)

3. filtrar los destinatarios

4. insertar campos de combinación.

5. reglas

6. vista previa

7. finalizar la combinación

Correo electrónico

Es uno de los canales más habituales para transmitir mensajes escritos, tanto internos como externo, sustituyendo
en muchas ocasiones al correo postal.

De

Para

Cc

Cco

Asunto

Saludo

Cuerpo

Resumen t.5
1. Las comunicaciones internas:
En la empresa se utilizan diferentes tipos de documentos de carácter escrito para transmitir información entre los
miembros de la propia organización. (Aviso, memorando, convocatoria, acta)
Aviso:
Es un documento breve cuyo objetivo es informar a un gran número de personas sobre algo urgente y relevante.

Se inicia con un encabezado, anuncio, a todo el personal. (Para todo el personal)

Memorando:
Es un documento que se utiliza para transmitir órdenes, recomendaciones, instrucciones o peticiones entre distintas
personas o departamentos de la empresa. Se conoce como comunicado de régimen interno. (Para un departamento)

La convocatoria:
Es el documento en el que se cita a una reunión, asamblea, junto o evento.

Debe aparecer la siguiente información:

- Lugar, fecha y hora en la que se celebra la reunión

- Orden del día: relación de asuntos que se van a tratar
- Fecha del documento y firma del remitente

Acta:
Es un documento que refleja lo que ha ocurrida en una reunión, detallando quienes son los participantes, temas,
tratados, valoraciones, acuerdos, votaciones o decisiones que se tomaron.

El secretario de la reunión será el encargado de tomar notas durante el desarrollo de la misma para posteriormente
redactar el acta.

Las comunicaciones con la administración:

En las relaciones entre empresas y las distintas administraciones públicas se originan una serie de documentos que
facilitan la comunicación entre ellas.

Comunicaciones con la administración

- Instancia o solicitud: se utiliza para solicitar algo a la administración

- Oficio: utilizado por administraciones públicas, para comunicar a particulares, a empresas u otros
organismos públicos
- Recurso: se dirige a un órgano de la administración que ha dictado una resolución en contra.

Una declaración responsable: es un documento en la que una persona manifiesta sobre su responsabilidad
zalgunos hechos

El papel:
Es el medio que se ah utilizado tradicionalmente para elaborar mensajes escritos y sigue siendo uno de los soportes
más utilizados, especialmente para transmitir documentos profesionales que tienen cierta relevancia o
trascendencia.

Tipos: - offset, es el más utilizado

- Estucado o satinado
- Ecológico