Tema 4.- Comunicación escrita en la empresa 

 
 
Cuando  es  preciso  dejar  constancia  de  las  conversaciones  que  se  han  mantenido  a  lo 
largo  de  una  jornada  o  durante  una  entrevista  de  ventas,  los  acuerdos  tomados,  los 
objetivos  que  se  deben  cumplir,  los  pedidos  realizados,  las  reclamaciones  planteadas, 
etc.,  la  forma  idónea  y la más utilizada es la comunicación escrita y la correspondencia 
comercial. 
 
Debemos  ser  especialmente  metódicos  con  los  mensajes  escritos,  pues  una  vez 
enviado  el  mensaje  no  podemos  rectificar  el  texto.  El  receptor  del  mensaje  nos 
juzgará  por  nuestra  forma  de  redactar  y  las  expresiones  que  utilicemos;  las  faltas 
gramaticales y de ortografía que cometemos serán nuestra tarjeta de presentación. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Contenidos: 
 
 
Características de la comunicación escrita 
Técnicas de comunicación escrita 
Clasificación de la comunicación escrita 
Documentos y comunicados breves 
Comunicado interior o memorándum 
El aviso 
Parte de trabajo 
Saluda 
Invitación 
Documentos con fines oficiales 
Solicitud o instancia 
Certificado 
   
Características de la comunicación escrita 
Muchas veces es necesario dejar constancia de lo que se dice o se hace 
Existen  varios  motivos  para  que la empresa utilice la comunicación escrita en vez de la 
oral: 
● La  comunicación  escrita  se  puede  registrar  y  la  persona  que  recibe  el  mensaje  no 
puede decir: “No me has dicho…” “Me dijiste que tenía que estar terminado…” 
● La  comunicación  escrita  facilita  la  comprensión  y  permanencia  del  mensaje  que  se 
quiere transmitir y, por tanto, influye en el buen funcionamiento de la empresa. 
● La  comunicación  escrita  realza  la  imagen  de  la  empresa,  cuando  los  escritos  como 
cartas  comerciales,  correos  electrónicos,  faxes,  informes,  comunicados,  etc., 
reflejan  orden,  profesionalidad,  cultura,  filosofía  empresarial  o  método  de 
trabajo. 
 
La  comunicación  escrita  posee  unas  características  propias  que  la  diferencian  de  la 
comunicación oral o gestual, como son: 
 
● La permanencia.  Es  la característica más significativa de los mensajes basados en 
la escritura, ya que perduran mientras existen los soportes donde se conservan, 
● Es  una  comunicación  diferida​.  El  emisor,  generalmente,  no  está  presente  en  el 
momento  de  la recepción del mensaje. No permiten la retroalimentación inmediata, 
ya que no es posible hacer preguntas u obtener aclaraciones. 
● Requiere  una  mayor  elaboración  del  mensaje​.  Para  expresar  ideas  es  necesario 
reflexionar  sobre  el  contenido  y  la  forma,  con  el  fin  de  que  el  mensaje  se 
entienda. 
● Permite la comunicación múltiple y simultánea​.  La  escritura  ofrece la posibilidad 
de  emitir  el  mismo  mensaje  a  muchas  personas  a  la  vez, aun cuando se encuentren 
muy distantes unas de otras. 
● Se produce entre personas desconocidas​.  Es muy frecuente que las personas que 
se comunican en el mundo de la empresa no tengan un trato personal. 
● El mensaje es impersonal y voluminoso​.  Solo  los mensajes manuscritos conservan 
elementos  personales  que  permiten  identificar  al  emisor  y  por la empresa circulan 
diariamente muchas comunicaciones escritas, tanto internas como externas. 
 
 
Técnicas de comunicación escrita 
 
El  lenguaje  utilizado  en  la  comunicación  escrita  no  debe  ser  tan  espontáneo  como  el 
lenguaje  oral,  ya que no se puede apoyan en factores como entonación, énfasis, gestos, 
etc.  Por  ello,  para  conseguir  una  buena  comunicación  debemos  tener  en  cuenta  las 
siguientes normas: 
 
Pensar  lo  que  vamos  a  escribir​.  Antes  de  empezar  debemos  saber  qué  vamos  a 
escribir y por qué lo escribimos. 
 
Pensar  a  quién  vamos  a  escribir​.  Debemos  situarnos  en  el  lugar  del  receptor  o 
destinatario  de  la  información  y  adaptar  nuestro  código  y vocabulario al del lector, ya 
que el tratamiento cambiará en función de su nivel de responsabilidad. 
 
Expresar las ideas de forma clara y breve​.  Con  el  mínimo de palabras el máximo de 
ideas,  vocabulario  claro  y  adaptado  al  asunto,  y  atenernos  a  lo  que  queremos 
manifestar. 
 
Prestar  atención  al  contenido  gramatical  y  presentación​.  Cuidar  la  ortografía,  la 
acentuación, los signos de puntuación, la conjugación verbal, la concordancia del género 
(masculino,  femenino)  y  el número (singular, plural), etc. En la presentación evitaremos 
manchas,  rectificaciones,  tachaduras,  errores  mecanográficos  y  seguir  un  orden  de 
los temas tratados. 
 
Utilizar  palabras  de  uso  común​.  El  uso  exagerado  de  tecnicismos  y  frases  largas 
dificulta  la  lectura.  Además  si  el  destinatario  no  está  familiarizado  con  las  palabras 
que utilizamos no entenderá el mensaje que le transmitimos. 
 
Clasificación de la comunicación escrita 
Puede  ser  interna  o  externa.  La  interna  se  produce  como  consecuencia  de  los flujos e 
información  que  se  producen  entre  los  distintos  departamentos  o  secciones  de  la 
empresa.  La  externa  tiene  lugar  con  proveedores, clientes, organismos, etc. y a su vez 
pueden  ser  de  entrada  o  de  salida.  Ambas  comunicaciones  pueden  ser  individuales  y 
colectivas, dependiendo de que los emisores y receptores sean una o varias personas. 
 
Además podemos hacer otras clasificaciones: 
 
● Según  el  soporte  utilizado  para  presentar  la  comunicación  podemos  diferenciar 
entre:  documentos  (informes,  impresos,  pedidos,  contratos,  facturas…) 
correspondencia  (cartas,  notas  internas…)  propaganda  (folletos,  catálogos…) 
prensa  (revistas  de  empresa,  periódicos…)  publicaciones  oficiales  (Boletín  Oficial 
del Estado BOE, Boletines provinciales…). 
 
 ● Según  los  medios  tecnológicos  utilizados  para  su  elaboración  distinguimos  entre: 
manuscritos  (mensajes  o  comunicaciones  escritas  a  mano),  mecanográficos 
(escritos  realizados  con  procesadores  de  textos),  reproducciones  (documentos 
elaborados mediante fotocopiadora, escanear, etc.). 
 
● Dependiendo  del  medio  de  transmisión  o  envío:  correo  ordinario  (servicio  de 
correo o mensajería), correo electrónico (fax, Internet, Intranet). 
 
 
Comunicación interna 
Se elabora a través de:  
Boletines  y  periódicos  ​son  publicaciones  de  formato  amable  y  atractivo;  la 
periodicidad  de  su  emisión  suele  ser  entre  semestral  y  mensual  y  de  contenido 
comercial,  aunque  en  él  se  mezclan  imágenes,  información,  formación,  motivación  y 
esparcimiento. 
 
Los catálogos de prestigio son publicaciones, generalmente cortas, que ofrecen 
una  síntesis  de  la  imagen  empresarial,  la  imagen  comercial y la imagen del producto; la 
periodicidad  de  su  emisión  es  baja,  de  uno  a  cinco  años.  Van  dirigidas  a  los  clientes, 
pero  forman  parte  del  material  de  ayuda  que  utiliza  el  vendedor,  por  los  que  se 
consideran comunicaciones externas e internas. 
 
El tablón de anuncios​, es un instrumento de comunicación dirigido a vendedores 
y  comerciales.  Recoge  el  resultado  de  los  círculos  de  calidad,  encuestas  de  opinión  y 
avisos de urgencia, notas recordatorias… 
 
Comunicación externa 
Se  utiliza  la  carta  comercial,  que  se  envía  por  el  servicio  ordinario  de  correos  o  por 
e-mail y se debe conservar en papel impreso o en ficheros informáticos. 
 
También  se  utilizan  comunicaciones  externas  breves,  como  saluda,  felicitación, 
invitación, etc. 
   
 DOCUMENTOS Y COMUNICADOS BREVES 
Pueden ir dirigidas al personal de la propia empresa o a otras entidades o personas que 
mantienen relación con la compañía o representan a organismos oficiales. 
 
COMUNICADO INTERIOR O “MEMORÁNDUM” 
Es  un  comunicado  interno  que  se  utiliza  entre  departamentos, deja constancia escrita 
del  mensaje  y  normalmente  se  hace  por triplicado (un original y dos copias). El original 
y  una  copia  se  llevan  en  mano  al  destinatario,  y  este  firma  la  copia  que  devuelve  al 
emisor  y  se  queda  el  original.  La  tercera  copia  queda en poder de la sección que emite 
el comunicado. 
La  redacción  de  los  memorándum  es  fácil,  directa,  concisa,  generalmente  breve,  por 
tratar un solo asunto o cuestión. 
 
Se  escriben  con  gran  sentido  de  la  cortesía,  amabilidad  o  tacto,  dependiendo 
del  asunto  a  tratar  y  teniendo  en  cuenta  que  se  transmite  entre  compañeros  de  la 
misma  empresa.  Los  memorándum  dirigidos  a  personas  de  la  misma  categoría 
profesional  o  inferior  son  menos  formales  que  los  expedidos  a  mandos  superiores,  en 
los que se utiliza una terminología más formal. 
Por tanto, los memorándum se redactan en función del rango a quien se envía. 
El  formato  es  tamaño cuartilla en posición horizontal y generalmente se escribe 
a mano. 
El  formato  es  muy  variado,  según  gustos  y  necesidades  de  cada  empresa,  este  es  un 
ejemplo: 
Presentación de un memorándum
AVISO 
 
Cuando  la  empresa  debe  comunicar  un  mensaje  muy  breve  al  conjunto  de  la 
empresa,  el  documento  utilizado  es  el  aviso,  también  denominado  anuncio.  Su 
estructura  es  muy  similar  a  la  de  la  orden  de  servicio,  de  la  que  se  diferencia  por  no 
llevar una orden implícita. 
El aviso se compone de las siguientes partes: 
● El  ​encabezamiento  contiene  la  palabra  aviso,  escrita  con  letras  mayúsculas  y 
centrada. 
● El ​texto​ también debe ser lo más breve y escueto posible. 
● La ​fecha​ se escribe a continuación del texto, alineada con el margen derecho. 
● El bloque de la ​firma​ comprende la firma manuscrita y el cargo del autor. 

 
 
 
PARTE DE TRABAJO 
Este  documento  se  utiliza  cuando  hay  que  dar  al  personal  órdenes  de  obligado 
cumplimiento,  como  pueden  ser  hacer  un  trabajo  con  prioridad  o  suspenderlo  hasta 
nueva orden. 
 
Cuando  surgen  imprevistos  o  prioridades  y  los  trabajadores  tienen  que  dejar  de  lado 
el  trabajo  habitual  para  ejecutar  una  orden  de  un  superior  que  no  es  su  jefe  y  en 
algunos casos tampoco pertenece a su departamento, éste utiliza el parte de trabajo. 
 
Tienen  un  formato  similar  a  las  comunicaciones  internas,  las  diferencias  son  el 
contenido  del  mensaje  y  sus  repercusiones  en  el  cumplimiento  con  proveedores  y 
clientes. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   
SALUDA 
El  ​Saluda  forma  parte  de  las  comunicaciones  externas  de  la  empresa.  Es  un  escrito 
breve  utilizado  para transmitir avisos, notificaciones, felicitaciones, invitaciones, etc., 
de tipo protocolario. 
 
Lo  emplean  los  jefes  de  empresa,  directores  generales,  directores  de  institutos, 
alcaldes, directores de entidades y personas que ostentan cargos públicos. 
Es  una  comunicación  generalmente  de  trámite.  Va  sin  firmar  por  la  persona  que  lo 
dirige.  Su  texto  es  de  muy  poca  extensión  y  no  debe  ser  utilizado  par  asuntos  que 
tengan carácter reservado 
 
Se  usa  en  su  confección  papel  grueso  de  tamaño  cuartilla  (16  cm  de  ancho  por  22  cm 
de  largo)  en  color  blanco  o  beige.  Consta  normalmente  de  una  sola  hoja  impresa  en 
sentido  vertical,  aunque  existen  algunos  modelos  en  los  que  se  presenta  en  doble 
cuartilla como si fuera un librito. 

MARGENES UTILIZADOS EN SALUDAS

Los márgenes que más se utilizan en la actualidad son los siguientes: 

● Izquierdo​:  abarca  2  cm  u  8  espacios  de  barra  espaciadora,  si  se  realiza 
mecanográficamente o en ordenador, hasta el comienzo del texto. 
● Derecho:​ Se utilizan los mismos espacios que en el anterior (2 cm). 
● Superior  e  inferior​:  Dado  que  la  introducción  y  la  despedida  van  impreso  en  el 
documento, no es necesario fijar estos márgenes. 

PARTES DE UN SALUDA

Al  igual  que  en  la  mayoría  de  los  documentos,  en  los  saludas  podemos  distinguir  tres 
partes: 
● Encabezamiento 
● Cuerpo 
● Cierre 
 
■ En  el  ​encabezamiento  se  hace  constar  el  cargo  de  la  persona  que  dirige  la 
comunicación,  seguido  a  doble  espacio  y  con  caracteres  tipográficos  mayores 
(generalmente  en  letra  inglesa),  de  la  palabra  SALUDA  (de  ahí  su  denominación) en el 
centro del escrito. El encabezamiento está impreso en la cuartilla. 
 
■ El  cuerpo  contiene  el  texto y la comunicación que debe comenzar siempre por la 
preposición  “a”  escrita  en  letra  minúscula  y  a  2  cm  del  margen  izquierdo.  Después  se 
pone  el  nombre  del  destinatario  escrito  en  letras  mayúsculas  y  se  redacta  a 
continuación  el  resto  del  texto,  dejando  2  cm  de  margen  derecho.  Se  mecanografía  a 
doble espaciado interlineal con el fin de dejar el menor espacio posible en blanco. 
 
■ El  ​cierre  se  compone  del  nombre  y  los  apellidos  de  la  persona  que  remite  el 
saluda  seguidos  de  la  frase  de  cortesía  que  se  adopte;  todos  estos  datos  figuran 
siempre  impresos.  A  continuación  va  la  localidad  y  la  fecha  en  que  se  expide.  Algunas 
veces la población también está impresa. 
 
Ejemplo​: 
 
Alicante a......... de.......................... de 201x...... 

REDACCIÓN

La redacción de un saluda es muy simple, ya que se utilizan sólo para asuntos concretos 
e informaciones breves. 
 
Por ello, deben cumplir los siguientes requisitos: 
● El texto ha de ser claro y conciso. 
● Se redacta normalmente en tercera persona. 
● El cuerpo del escrito ha de ser breve. 
● No suele ponerse la dirección del destinatario. 
● No se firma. 

FRASES DE CORTESÍA UTILIZADAS EN SALUDAS

Los textos que más se suelen utilizan en saludas son los siguientes: 
 
“Aprovecha esta oportunidad para ofrecerle sus respetos”. 
“Aprovecha gustosos esta ocasión para ofrecerle su consideración”. 
“Aprovecha  esta  oportunidad  para  ofrecerle  el  testimonio  de  su  consideración  más 
distinguida”. 
“Aprovecha  gustoso la ocasión para hacerle presente el testimonio de su consideración 
más distinguida”. 
“Esperando  verse  favorecido  con  su  confianza,  le  ofrece  el  testimonio  de 
consideración más distinguida”. 
“Aprovecha esta oportunidad para expresarle el testimonio de su consideración”. 
El Director General 
de la  
 Caja de Ahorros de Galicia 
 
Saluda
 
a L
​ uis  Andrés  Vaamonde  Gemade​, Presidente de la Coral

Polifónica de Betanzos, al que agradece muy cordialmente su invitación para asistir a los
actos programados con motivo de la celebración del XV Festival Santa Cecilia.

José Luis Méndez López Nombre del remitente

aprovchao esta ocasión para ofrecerle sus servicios más 

sinceros. 
La Coruña, 14 de noviembre de 201x Población y fecha

 
INVITACIÓN 
Se  utiliza  para  invitar  a  otras  personas  a  un  acto  público,  como  una  conferencia,  un 
acto de entrega de premios, una inauguración, toma de posesión, etc. 
 
La  envían las personas que ocupan un cargo importante en la empresa pública o privada. 
El  objetivo  es  notificar  a  socios,  clientes,  colaboradores o amigos un acto de carácter 
social. 
 
Características: 
● Es un comunicado breve que se redacta en tercera persona. 
● El  papel  será  de  calidad,  con  el  grosor  adecuado  y  el  tamaño  adecuado  al  sobre, 
para no tener que doblarlo. 
● No  va  firmado  y  cuando  se  trate  de  una  invitación  nominal  se  indicará  en  el  texto 
nombre y apellidos de la persona invitada. 
 
Contenido: 
● Encabezamiento.  Empieza  con  el  nombre  y  apellidos  del  emisor  de  la  invitación, 
seguido del cargo que ocupa en la empresa u organismo. 
● Texto  o  cuerpo.  Se  hace  constar  el  acto  que  se  celebra,  la  hora  y  el  lugar 
(dirección completa). 
● Pie.  Aquí  se  pone  la  ciudad,  mes  y  año.  Cuando  es  necesario  se  añade  alguna 
información  adicional,  como  confirmar  asistencia  al  acto,  y,  en  su  caso,  si  hay 
ágape o refrigerio. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DOCUMENTOS CON FINES OFICIALES 
En ocasiones las empresas se comunican con las administraciones 
públicas, es decir, con Ayuntamientos, Registros de la Propiedad, Registro 
Mercantil, Cámara de comercio, Seguridad Social, Agencia Tributaria, etc., para 
comunicarse, utilizan una serie de documentos, vamos a ver algunos de ellos: 
 DOCUMENTOS CON FINES OFICIALES 
INSTANCIA o SOLICITUD 
Escrito que se utiliza para solicitar algo a la Administración pública. 
Es  un  documento  que  contiene  una  o  varias  peticiones,  normalmente,  este  documento 
se presenta en el Registro de entrada del organismo al que vaya dirigido. 
Se  recomienda  entregar  original  y  copia,  para  que  el  interesado  tenga  un  justificante 
sellado con la fecha de entrada y el número de registro. 
Normalmente  las  solicitudes  se  redactan  en  tercera  persona,  el  papel  utilizado 
será de tamaño DIN A4. 
Puede  utilizarse  el  documento  normalizado  que  facilita  la  propia  administración 
y los organismo oficiales aunque esto no es obligatorio. 

Consta de 3 partes: Encabezamiento, Cuerpo y Cierre. 

 

ENCABEZAMIENTO​: Datos de quien realiza y firma el documento.

- Nombre y apellidos, DNI y domicilio del solicitante.
- Otros datos como profesión, lugar de nacimiento, estado civil, edad, etc. pueden
ponerse cuando tienen que ver con aquello que se solicita.
- Cuando la solicitud es realizada por una empresa, el firmante es un representante
y, salvo el nombre y DNI de éste, los datos serán los de dicha empresa (nombre
de la empresa, NIF y domicilio), por ejemplo:

D. Javier Sánchez García, mayor de edad, con DNI 21323453, en representación de

la empresa MOLINERO S.L., con NIF A24536432, domiciliada en Granada, calle
del Pez nº 3,

CUERPO ​(2 partes) : ● Exposición​: Aquí se exponen los hechos en los que se basa la
solicitud.
- Se inicia con la palabra EXPONE (en mayúsculas).
- Cada uno de los hechos expuestos se inicia con la palabra ​que y suelen ir
numerados, si son varios.
- Al finalizar toda la exposición de los hechos, se utiliza la expresión ​por todo
ello,​ u otra similar.

● Solicitud​: Es lo que se solicita como consecuencia de los

hechos anteriormente expuestos.
- Se inicia con la palabra SOLICITA (en mayúsculas).
- Se realiza claramente la petición.
Relación de documentos: Se citaran los documentos que se acompañan a la solicitud (y que
justificaran el motivo de la solicitud) mediante la fórmula: “A cuyos efectos aporta la siguiente
documentación…” exponiéndose a continuación un listado de los documentos aportados.
Notificación: El interesado indicará el medio (correo, email, …) por el que desea recibir la
contestación y el lugar (domicilio particular, apartado de correos, lugar de trabajo, etc) en algunos
casos se podrá señalar más de un medio de notificación.

CIERRE : Parte final de la instancia. Se indicará:

- Localidad, fecha y firma del solicitante. La firma debe constar de la rúbrica, y
debajo de ella, el nombre y apellidos del firmante.
- Destinatario: en la parte más baja de la hoja procurando ocupar todo el ancho de
la hoja y en mayúsculas.

Si la solicitud consta de más de una página, se firmarán todos en el margen lateral izquierdo,
excepto la última, donde la firma se pone al final del texto.
EJEMPLO: la empresa Molinero S.L. solicita al Ayuntamiento de Granada, por medio de 
su  representante  Javier  Sánchez  García  (DNI  21323453),  una  licencia  de  obras  para 
ampliar  su  local  de  la  Calle  del  Pez  nº  3,  según proyecto, que acompaña, del arquitecto 
José  García  García.  Las  obras  serán  dirigidas  por  el  citado  arquitecto  y  por  el 
aparejador D. Juan Pérez Pérez. El constructor será D. Pedro Martínez Martínez. 

D. Javier Sánchez García, mayor de edad, con DNI 21323453, en representación de

la empresa MOLINERO S.L., con NIF A24536432, domiciliada en Granada, calle
del Pez nº 3,

EXPONE:

1. Que la empresa Molinero S.L., por crecimiento de su negocio, necesita ampliar su

local de la C/ del Pez nº 3.

2. Que dispone del proyecto de obras correspondiente redactado por el arquitecto D.

José García García, cuyas copias se adjuntan.

3. Que las obras serán dirigidas por el citado arquitecto y por el aparejador D. Juan
Pérez Pérez.

4. Que el constructor será D. Pedro Martínez Martínez,

por todo ello,

SOLICITA:

Le sea concedida la correspondiente Licencia de Obras.

En Granada a 4 de marzo de 2013

Fdo. D. Javier Sánchez García

ILMO. SR. ALCALDE DEL AYUNTAMIENTO DE GRANADA

 
CERTIFICADO​:

Escrito  mediante  el  que  se  da  fe  (se  hace  constar  la  veracidad)  de algún hecho 
(servicios  prestados,  estudios  realizados,  pagos  efectuados,  etc.).  Puede  ser  emitido 
tanto  por  la  Administración  como  por  las  Empresas  y  los  Profesionales.  (ejemplo: 
Certificado de empresa, Certificado de retenciones, …) 
 
El  certificado se redacta en tercera persona, y lo expiden personas autorizadas 
para  ello,  pertenecientes  a  la  Administración  Pública  como  a  la  empresa  privada.  La 
persona que lo firma da constancia de su nombre, el cargo que ocupa, … 
 
Por ejemplo: 
- En  la  empresa  privada,  las  certificaciones  del  tiempo  trabajado,  los  ingresos  y 
las  retenciones  practicadas  a  un  trabajador  lo  realizará  el  jefe  de  Recursos 
Humanos. 
- El  certificado  de  inventario  de bienes adquiridos con cargo al presupuesto de la 
empresa, serán expedidos por los administradores, etc. 
 
Se  recomienda  entregar  también  original  y  una  copia,  para  que  el  interesado 
tenga un justificante de la fecha de entrega y del número de registro de entrada. 
 
Consta de 3 partes: Encabezamiento, Cuerpo y Cierre. 
Se expresará de forma clara y precisa el contenido esencial del certificado. 

ENCABEZAMIENTO​: Datos del organismo público, de la empresa o del profesional que lo

expide.
- Anagrama, membrete o cualquier otro signo identificativo del organismo o
empresa expedidor.
- Domicilio, teléfono, fax, etc. (si se trata de un organismo público, no suele
ponerse).
- Nombre, apellidos y cargo de la persona que firma el documento
(Obligatoriamente una persona física debe responsabilizarse del certificado en
representación del organismo o empresa).

CUERPO: Aquí se detallan los hechos o circunstancias de los que se da fe.

- Se inicia con la palabra CERTIFICO (en mayúsculas) que va sola en una línea,
centrada o en el margen izquierdo.
- Se detallan los hechos, cuidando de expresar las cifras o las fechas en números y
letras, para evitar confusiones.
- Si los hechos a certificar son varios, estos se pueden numerar y comenzar a
expresarlos anteponiendo la palabra ​que​.
CIERRE​: Parte final del certificado.
- Se finaliza el certificado con una expresión en la que se incluye el lugar y la
fecha, como la siguiente u otra similar: ​Y para que conste, a los efectos
oportunos, firmo el presente certificado en...o Y para que conste donde y
cuando proceda, firma… o Y para que conste a los efectos oportunos, y a
petición de interesado (a), firmo…
- Firma, con detalle del nombre de la persona que lo firma. No hace falta escribir
el nombre y apellidos y cargo que ocupa, pues ya aparecen en el
encabezamiento.
- En algunas ocasiones figura el ​Visto Bueno (Vº.Bº),​ cuando existe un superior
jerárquico del firmante.

Hay certificados que sólo hay que rellenar pues el contenido es igual para todos, por ejemplo:
De estudios, De méritos
De asistencia a algún acontecimiento Médico
De haberes, etc.

Al igual que la solicitud, si existen varias hojas, se firmarán todos en el margen izquierdo,
excepto la última que se firmará en el pie de página.
EJEMPLO:  El  trabajador  Arturo  Pizarro  García  solicita  que  le  expidan  un  certificado 
en  la  empresa  donde  trabaja  desde  el  año  2000.  Debe  figurar  el  puesto  que 
desempeña (contable). La empresa expide el certificado siguiente: 

INDUSTRIAS MENORQUINAS, SA
Plaza Ramón Llull, 23
MAHÓN

Telef. Y fax: 967714502

DOÑA JULIA MATEO DUERO, DIRECTORA DE PERSONAL DE

INDUSTRIAS MENORQUINAS, SA

CERTIFICA:

Que D. ARTURO PIZARRO GARCÍA presta sus servicios en esta empresa desde el
día diez de enero de dos mil, desempeñando las funciones de contable.

Y para que conste, a los efectos oportunos y a petición del interesado, firma el
presente certificado en Mahón, a veinticinco de octubre de dos mil trece.

Fdo. Julia Mateo Duero

Vº.Bº.

José Manuel Reina García

GERENTE
EJEMPLO:  La  empresa  Industrias  Menorquinas,  SA  expide  cada  año  para  todos  sus 
trabajadores  un  CERTIFICADO  DE  RETENCIONES  como  el  siguiente  que 
corresponde al trabajador Arturo Pizarro García. 

INDUSTRIAS MENORQUINAS, SA
Plaza Ramón Llull, 23
MAHÓN

Telef. Y fax: 967714502

DOÑA JULIA MATEO DUERO, DIRECTORA DE PERSONAL DE

INDUSTRIAS MENORQUINAS, SA

CERTIFICA​:

1 Que D. ARTURO PIZARRO GARCÍA ha percibido durante el periodo

impositivo de 2012 retribución íntegra de ​12.000 (DOCE MIL EUROS)

2 Que a esta retribución han sido practicadas las siguientes deducciones:

- Retención I.R.P.F.: 1.900 €. (MIL NOVECIENTOS EUROS)

- Descuento de la Seguridad Social: 1.015 € (MIL QUINCE EUROS)

Y para que conste, a los efectos oportunos y a petición del interesado, firma el
presente certificado en Mahón, a veinticinco de marzo de dos mil trece.

Fdo. Julia Mateo Duero

Vº.Bº.

José Manuel Reina García

GERENTE

 
 
 ACTIVIDADES 
CASO PRÁCTICO 1
El centro de Donantes de Sangre acudirá a tu Instituto el día 15 de diciembre de 2013. El Jefe de
Estudios ha organizado el horario para que puedan acudir los posibles donantes de cada curso.

Se pide:
Confeccionar el AVISO dirigido a los alumnos de tu grupo. Para que puedan acudir los alumnos se
suspenderán las clases de 10 a 12.
El comunicado está fechado el 10 de diciembre de 2013, lleva la firma del Jefe/a de Estudios y se
colgará en el tablón de anuncios del aula, para información de los alumnos y profesores afectados
en el horario indicado.

CASO PRÁCTICO 2
Supongamos que trabajas a media jornada (nombre de una empresa de tu localidad) y en el
Instituto donde estás cursando los estudios te piden un certificado, para una doble finalidad:

● Acreditar la antigüedad en la empresa (tiempo cotizado en la Seguridad Social) y los puestos

de trabajo ocupados, para comprobar la posibilidad de convalidar la FCT.
● Acreditar el horario laboral, para poder compatibilizarlo con el horario de clases.

**Los alumnos que están trabajando y estudiando, pueden solicitar en la empresa horas libres para los exámenes y en
los centros que tengan los mismos estudios en turno de mañana y turno de tarde tienen preferencia para elegir.

Se pide:
Confeccionar el certificado que emite el Jefe de RRH (puedes utilizar el nombre de un
compañero).

Actividad 1
Indicar LA RESPUESTA correcta de las siguientes preguntas:
1.- Una de las características de la comunicación escrita es:
a) Se produce entre personas conocidas.
b) Una comunicación directa.
c) Una comunicación múltiple y simultánea.

2.- La comunicación escrita carece de:

a) Permanencia del mensaje.
b) Retroalimentación inmediata.
c) Elaboración del mensaje.

3.- Las comunicaciones breves entre los empleados de una empresa se envían:
a) Por correo ordinario.
b) Por mensajería o Intranet.
c) En soportes físicos o por e-mail.
 
4.- Cuando el mensaje escrito se dirige a personas que no pertenecen a nuestra empresa
debemos:
a) Evitar los tecnicismos de nuestro sector de actividad.
b) Sólo debemos utilizar palabras de uso común.
c) Utilizaremos el vocabulario que corresponde a su cargo o responsabilidad.

5.- Una de las técnicas de la comunicación escrita consiste en:

a) Adaptar nuestro código y vocabularios al del lector.
b) Palabras cortas, aunque las frases tengan que ser largas.
c) Utilizar párrafos de una frase, utilizando signos de puntuación.

6.- De este documento se hace por triplicado, el emisor se queda con una copia y envía en mano el
original de otra copia para que el destinatario la devuelva firmada:
a) Memorándum.
b) Aviso
c) Invitación

7.- Cuando hay que comunicar un hecho o noticia de carácter general se utiliza:
a) El memorándum.
b) El aviso.
c) El saluda.

8.- Cuando hay que encomendar al personal una actividad urgente se comunica por medio de:
a) Un aviso en el tablón de anuncios.
b) Un parte de trabajo en el tablón de anuncios.
c) Un parte de trabajo entregado en mano.

9.- El documento que se redacta en tercera persona y de forma protocolaria es:

a) El saluda.
b) La invitación.
c) El certificado.

10.- Para acreditar la veracidad de una situación que se puede demostrar documentalmente se
escribe:
a) Una instancia.
b) Un certificado.
c) Una declaración de ingresos y retenciones de IRPF.

Actividad 2
Indicar si son verdaderas (V) o falsas (F) las siguientes afirmaciones:
1.- La comunicación escrita permite el feedback
2.- Los mensajes cortos, entre los empleados, siempre se envían por correo electrónico o
Intranet…
3.- Para que el destinatario pueda entender el mensaje escrito debemos evitar los tecnicismos…
4.- Cuando escribimos debemos adaptar el código y soporte a los medios del destinatario…
5.- Carta comercial es una comunicación enviada por e-mail a todo el personal de ventas…
6.- Para hacer una petición a la Administración Pública tenemos que escribir una instancia…
7.- Para acreditar el tiempo que un trabajador ha prestado sus servicios en una empresa el Jefe de
RRHH tiene que hacer un “Certificado de ingresos y retenciones a cuenta del IRPF”…
8.- El certificado académico de un alumno lo emite el Jefe de Estudios con el visto bueno del
director…
9.- Los certificados académicos de universidad los emite el Secretario con el visto bueno del
decano…
10.- Los certificados de ingresos y retenciones a cuenta del IRPF, para que los trabajadores puedan
cumplir su obligación con Hacienda (declaración de la RENTA), los confecciona el Jefe de RRHH o
persona autorizada…

Actividad 3
Indicar el escrito, documento, comunicación, etc., más indicado para las siguientes situaciones y el
medio o canal de transmisión para que llegue a los destinatarios.

1.- El jefe de contabilidad de la empresa “X” solicita a los empleados de almacén que reorganicen
los artículos ubicados fuera de su zona para realizar el inventario ………………
2.- El jefe de contabilidad BETA inaugura una nueva sucursal (con acto solemne) y pide a los
accionistas, clientes, proveedores y otras autoridades que comuniquen la asistencia al acto…
3.- En una cadena de montaje de una fábrica de vehículos el jefe de fabricación pide al jefe de
compras que necesitan 5.500 alfombrillas del modelo AL-245………….
4.- El Secretario del colegio “X” hace un escrito a favor del profesor “Z”, que participa como
candidato para obtener una beca de “formación de profesores”.
5.- Los trabajadores del almacén de “Pirotécnica Caballer” tienen que pasar una revisión de
inhalación de tóxicos………………
6.- El IES “X” suspenderá las clases el primer viernes de octubre, por fumigación del centro……….
7.- La empresa ALFA comunica a proveedores y clientes el cambio de domicilio de las oficinas,
después de unas obras……….
8.- La empresa ALFA envío un escrito a la Delegación de Hacienda para que unos expertos realicen
una auditoría………………..

Actividad 4
¿Cuáles son las características de la comunicación escrita que la diferencian de la oral y la gestual?

Actividad 5
Para conseguir una buena comunicación escrita ¿Qué técnicas debemos aplicar?

Actividad 6
Cómo se clasifican las comunicaciones escritas según:
● Entre las personas que se realizan.
● Soportes utilizados para transmitir la información.
● Medios utilizados para la elaboración de la información/comunicación.
● Medio de transmisión o envío.

Actividad 7
El jefe de fabricación (“Ford España” en Almusafes-Valencia) escribe un comunicado al jefe de
aprovisionamiento para que el proveedor habitual haga entrega de 8.000 alfombrillas Ref. AL-245,
antes de 48 horas.
 Actividad 8
La empresa “Pirotécnica Caballer” de Moncada (Valencia) ha recibido una carta de la Unidad de
Prevención de Riesgos Laborales, en la cual comunican que el día 15 de noviembre de 201x
pasarán para hacer la revisión y pruebas médicas a los trabajadores expuestos a la inhalación de
sustancias tóxicas.
La revisión es obligatoria para todos los trabajadores expuestos a riesgos de enfermedad.

Se pide:
Confeccionar el AVISO o COMUNICADO que el Jefe de RRHH pondrá en el tablón de anuncios, para
que estén enterados todos los trabajadores de fabricación y almacén. El comunicado está fechado
el 4 de noviembre y el alumno/a lo firmará como Jefe de RRHH.

Actividad 9
El tutor/a de cada grupo es nombrado por el/la director/a, aunque en la práctica real se hace
teniendo en cuenta el profesor que imparte más horas de clase en dicho grupo y otras
necesidades o disponibilidad.
Supongamos que eres el/la director/a del Instituto donde estás cursando los estudios y por medio
de un saluda le comunicas dicho nombramiento. También le comunicas un día y hora para una
reunión con los padres/madres de los alumnos del grupo.

Se pide:
Confeccionar el saluda.

Actividad 10
Está demostrado que los alumnos, después de una cena de grupo, trabajan mejor en equipo; los
profesores notamos ciertos cambios de camaradería, se descubren empatías ocultas y se trabaja
mejor en el aula.
Cada alumno/a confeccionará una invitación para una cena de inauguración del curso 201x/xx. En
la misma tenemos que indicar; fecha, lugar, hora, precio… y confirmen asistencia.

Actividad 11
Hacer un inventario ocular del aula ¿Qué os hace falta?, cambiar la pizarra, más ordenadores,
mesas y sillas nuevas, etc. Por pedir que no quede.
Esta actividad consiste en hacer una instancia dirigida al Ministerio de Educación y Cultura, para
solicitar material de uso común. También se hará la misma petición a los Presidentes de los Bancos
y Caja de Ahorros de la ciudad o provincia.
Notas:
● Las Cajas destinan parte de los beneficios a obras sociales, puedes alegar esta circunstancia en la petición.
● Utiliza los tratamientos adecuados en cada caso.

Se pide:
Confeccionar una instancia dirigida al Ministro de Educación y Cultura. La misma con las
adaptaciones necesarias se puede enviar al Consejero/a de Educación de la Comunidad
Autónoma.
Confeccionar una instancia dirigida a los Presidentes de los Bancos y Cajas de Ahorros.
 ERRORES ORTOGRÁFICOS ADVERTIDOS CON ASIDUIDAD
PALABRAS
MÁS / MAS
TÚ / TU
SÓLO /SOLO
Actualmente, la RAE
desaconseja el uso
generalizado del acento,
excepto cuando sea necesario
para clarificar el sentido de la
frase, evitando
ambigüedades:
“Cuando quien escribe
perciba riesgo de ambigüedad
(entre adjetivo y adverbio),
llevará acento ortográfico en
su uso adverbial
EL / ÉL
EXPLICACIÓN
Más con tilde​. ​Se utiliza cuando se quiere indicar
cantidad, o cuando se refiere al signo de la adición o suma
Mas sin tilde​. Se emplea como sinónimo de “pero​”.
Tú​. Hace referencia a tu interlocutor (segunda persona). Es
un pronombre, por lo que siempre va a usarse cuando quieras
indicar a alguien
Tu.​ ​Lo utilizarás cuando quieras indicar que una segunda
persona posee algo
Cuando escribimos solo como adjetivo (soledad),
Solo.​
entonces iría sin tilde
Sólo​. Llevará acento ortográfico en su uso adverbial y
cuando pueda ser reemplazado por “solamente”
El​. ​Sin tilde es un artículo (igual que la, los y las)
EJEMPLOS
● Quiero saber más de ti
● Dos más dos es cuatro
● Hizo todo lo que pudo, incluso quiso hacer más (más
aún, cantidad), mas (se podría sustituir por “pero”) no
fue suficiente
● ¡Solamente tú puedes salvar al mundo!
● Tú vales mucho y mereces respeto
● Tu asignatura preferida es Comunicación y Atención al
Cliente
● Éste es tu libro
● El niño estaba solo en su cuarto
● A Pedro le gusta estar solo
● Sola, caminaba por las calles
● Sólo busco un libro (solamente busco un libro)
● Sólo en 24 horas (solamente en 24 horas)
● El perro es blanco
● Estoy buscando el sombrero gris
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 ● El culpable fue él
● Él sabe lo que hace
Él​. ​Con tilde es un pronombre y al igual que “tú”, se utiliza
cuando hagas referencia a alguien

● ¡Cómo ha crecido este niño!

● ¿Cuántos han venido?
Las palabras adónde, cómo, cuál, cuándo, cuánto, dónde,
● ¡Cuán bello es este paisaje!
qué y quién son tónicas y se escriben con tilde cuando
● ¿De quién es esto?
tienen sentido interrogativo o exclamativo
● ¡Con qué seriedad trabaja!
● ¿Hasta cuándo os quedáis
● No te imaginas cómo ha cambiado todo
● Le explicó cuáles eran sus razones
Adónde, cómo, cuál, También introduce oraciones interrogativas o ● La nota indica cuándo tienen que volver
cuán, cuándo, cuánto, exclamativas indirectas, integradas en otros enunciados ● Voy a preguntar por dónde se va al castillo
dónde, qué y quién ● Ya verás qué bien lo pasamos
● No sé quién va a venir
● ¿Estás buscando un lugar donde dormir?
Sin embargo, cuando estas mismas palabras funcionan ● Ha visto a quien tú sabes
como adverbios o pronombres relativos o, en el caso de ● Esta es la razón por la cual no pienso participar
algunas de ellas, también como conjunciones, son átonas ● Cuando llegue ella, empezamos
(salvo el relativo cual, que es tónico cuando va ● El jefe, que ayer no vino, sale de viaje mañana
precedido de artículo) y se escriben sin tilde ● No dijo que estuviese en paro
● ¡Que aproveche!

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 La primera palabra de un escrito y después de punto seguido o ● El camión circulaba despacio. Los coches lo
aparte adelantaban por la izquierda
Después de dos puntos, cuando se citan palabras textuales ● Dice el refrán: “Días de mucho, vísperas de poco”
A continuación del saludo de las cartas
● Mi querido amigo:
Recibí tu felicitación…
La primera palabra que sigue al signo de interrogación (?) o ● ¿Cómo? Habla más alto. ¡Qué alegría! Vente pronto
exclamación (!); a no ser que lleve coma
Los nombres propios de animales y cosas ● Rocinante, España, Amazonas, Everest
Los artículos y adjetivos que forman parte del nombre propio ● El Escorial, Buenos Aires, El Salvador
Los títulos, cargos, jerarquías y dignidades importantes si se
refieren a una persona determinada y si no van acompañadas ● Sumo Pontífice, Duque, Presidente, el rey Juan Carlos I
Cuándo escribir una del nombre de la persona a quien se refieren
palabra con mayúscula Los tratamientos de cortesía, especialmente si van en
abreviatura, con la excepción de usted si va escrita la palabra ● D., Sr., Dña., Sra., Vuestra Excelencia, Alteza Real
entera
● Museo de Bellas Artes, Diputación Provincial, Tribunal
Los nombres de una institución, sociedad, corporación o
Supremo, Caja de Ahorros, Teatro Municipal, Casa de la
establecimiento
Cultura
Los títulos de obras, de películas, de obras de arte, de leyes,
de cabeceras de periódicos, nombres de congresos y ● El Quijote, Tratado de Judo, Ortografía Práctica, El
certámenes. Se escribirán con mayúscula todos los nombres y Guernica, Festival de Eurovisión, Ley Electoral, El País,
adjetivos del título; excepto si es muy largo que podrá llevarla Los diez mandamientos, La guerra de las galaxias
sólo la primera palabra
¡Atención! Los nombres de días de la semana, meses y
● lunes, martes, agosto, verano
estaciones del año se escriben con minúscula

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