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Textos administrativos
Mediante estos textos se gestionan las relaciones de las Administraciones
públicas con los ciudadanos o entre ciudadanos y entidades de diverso tipo
(por ejemplo, una empresa). En ellos, se usan las oraciones impersonales,
tienen una estructura fija y se emplea el canal escrito.
Tipo de oficios[editar]
Oficio múltiple[editar]
Es un documento1 que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a más de
un destinatario, por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el
número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo,
para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el
proceso que dure la documentación.
El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes,
instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas
o despachos simultáneamente que nos ayuda a la compresión del lector
El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal.
Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel
o jerarquía.
La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no
obstante lo cual es importante recordar que:
El número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir;
en el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribución, que viene
a ser la última parte de este tipo de oficio (véase ejemplo). se da en el original,
íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe
ir entre comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros
casos del mismo oficio.
El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el de
autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este
documento servirá para transcribir informes relevantes e importantes.
Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy
importante para un oficio.
Año
Es la denominación que se le da al año actual.
Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día,
el mes y el año en curso.
Numeración
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la
palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y
separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de
procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año
en curso.
Destinatario
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se
escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se
dirige.
Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO,
seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el
mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.
Referencia
Es la quinta parte que se usa, solo cuando es necesario mencionar la
numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se
quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y
debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos,
resoluciones, directivas o convenios.
Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de
la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."
Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía.
Firma y posfirma
Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el
documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.
Iniciales
Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con
letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el
documento.
Anexo
Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio,
como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
Un anexo es una página que
constituye un tipo de
información de soporte
enciclopédico, que aporta
información relacionada con
artículos, pero que no es un
artículo en sí mismo. Este
tipo de páginas utilizan el
espacio de nombres
específico Anexo:, y se
categorizan en la
Categoría:Anexos.
Distribución
Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las
personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.
Un memorándum es un documento en el cual se dan indicaciones o se informa
sobre un determinado tema de forma directa y concisa. Esto, en el marco, por
ejemplo, de una organización empresarial.
Otra característica de este tipo de documento es que suele estar numerado. Así,
recibe un determinado código.
Ejemplo de memorándum
México, D. F. 14 de diciembre del 2020
Memorándum N° 5961
Atentamente,
Eduardo Camacho.
Una circular es un documento formal que utiliza una determinada autoridad para
dar a conocer una notificación o información. Generalmente es de carácter urgente
y busca llegar a toda la población objetivo.
Una circular se emite para un determinado grupo o sector con el fin de que
la noticia o información llegue a la totalidad del sector en el menor tiempo posible.
Una circular puede ser emitida, por ejemplo, por la administración de un edificio.
Por ejemplo:
Se les comunica a los Sres. vecinos que, en función de los hechos que tuvieron
lugar el pasado martes 14 de mayo de 2001, luego de las 21 horas está
terminantemente prohibido dejar la puerta central sin llave.
Gracias
La administración
Tipos de circular
Circular voluntaria. Comunica sobre un producto comercial, servicio, personas o
empresas (generalmente informa sobre temas más informales).
Circular obligatoria. Se utiliza a menudo en el ámbito comercial y sirve para
informar sobre cambios de domicilio, apoderados, apertura de una nueva sucursal,
etc.
Ejemplos de circular
Quedamos a su disposición.
Atentamente,
La gerencia
Restaurante “Doña Clotilde”.
Se les notifica a los señores padres que el día 14 de julio, no habrá clases por
desinfección escolar.
Atentamente
La dirección.
¡Importante!
Se les solicita a los señores vecinos tengan a bien sacar la basura entre las 20 y
las 21 horas a fin de evitar la rotura de bolsas y provocar suciedad.
Atentamente
El consorcio
A todos los jugadores se les notifica que por reformas en el actual club de
entrenamiento, las prácticas del mes de septiembre se realizarán en el club “All
nothing”, cito en la calle: Colombia 4771 de esta ciudad.
Cordialmente
El entrenador
Para ello se realizarán las inscripciones los días 4 y 5 de mayo del corriente.
La empresa
6. Circular de un empleo
Se les informa a todos los postulados que la entrevista pautada para el día de
mañana no tendrá lugar por motivos ajenos al área de recursos humanos.
Esperamos sepan disculpar las molestias. Nos podremos en contacto con ustedes
en los días sucesivos para re-coordinar una nueva fecha.
Saludos cordiales
Se les informa a todos los litigantes que a partir del día 7 de marzo del año 2014,
la consulta de expedientes se realizará en el departamento de soluciones
ejecutivas en el horario de 9:00 a 11:00 horas.
Atentamente
El presidente de la junta
Circular 02/14
A todos los miembros del colegio de abogados se les informa que no estará
disponible la nueva resolución de gratuidad hasta tanto no sea aprobada por ley
unánime en el senado.
Atentamente,
Por supuesto que cada empleado puede trasladarse hasta las nuevas oficinas de
la empresa de forma particular en automóvil ya que el predio cuenta con
estacionamiento para el personal.
Quedamos a su disposición
La empresa
Dicha inserción cuenta también con pasantías que los miembros podrán realizar
de igual modo que los estudiantes actuales que se encuentran cursando las
diferentes ofertas académicas de esta institución.
Asimismo se establece una ayuda económica a cada uno de los miembros de los
pueblos originarios así como la posibilidad de acceder a tutores.
Atentamente,
Rector Julio José Acevedo Gonzáles.
Partes de un informe
1. Inicio: Son los datos del escritor o autor y el título del informe o reporte del
que sea necesario(no es estrictamente necesario).
2. Objetivo general: Es un enunciado que resume la idea central y finalidad de
un trabajo.
3. Objetivo específico: Detallan