1. LA COMUNICACIÓN ESCRITA.

TEMA 4. La comunicación escrita es el tipo de comunicación en la que el emisor, a

través del lenguaje escrito, transmite un mensaje al receptor sin coincidir en
Documentos espacio ni tiempo.
escritos al 1.1. CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA.
servicio de la No hay retroalimentación inmediata (comunicación diferida).
Se necesita un mayor dominio de las palabras y la gramática.
comunicación Lo escrito supone una prueba del contenido del mensaje.
Posibilita el envío de documentación adjunta.
empresarial. Inexistencia de comunicación verbal.

1.2. PASOS QUE SE DEBEN SEGUIR EN LA COMUNICACIÓN ESCRITA.

Analizar previamente el contexto del mensaje.
Pensar con antelación las ideas que se quieren transmitir.
Ordenar las ideas en los distintos párrafos que contendrá el texto.
Elegir adecuadamente las frases y las expresiones que se van a utilizar.
Leer y revisar el texto antes de enviarlo definitivamente.

1.3. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE REDACCIÓN EMPRESARIAL.

 CLARIDAD: la comunicación escrita se desarrolla de forma clara cuando la idea transmitida con el escrito
se puede recibir sin dar lugar a equívocos. Un mensaje es claro cuando es fácil de comprender, no se
presta a confusiones ni interpretaciones y no deja lugar a dudas.
 SENCILLEZ: Se recomienda utilizar el lenguaje más usual, porque resulta más cercano al receptor y da
menos problemas de comprensión.
 CONCISIÓN: Consiste en utilizar las palabras justas para transmitir aquello que queremos. Un mensaje
es conciso cuando es breve, preciso, directo y evita lo innecesario, utilizando únicamente las palabras
imprescindibles para expresar lo que se pretende.
 CORTESÍA: Es parte de la educación y hemos de tenerla muy en cuenta también en la elaboración de los
documentos escritos. En la comunicación escrita consiste en tratar con atención y respeto al receptor
del escrito.

2. REDACCIÓN DE DOCUMENTOS.
2.1. REQUISITOS FORMALES.
 PAPEL: Las empresas y los organismos públicos suelen disponer de papel especial con membrete para
cada tipo de documento.
 PÁRRAFOS: Todos los documentos se componen de párrafos que contienen ideas que se expresan
mediante frases entrelazadas unas con otras. Los documentos tienen tres partes: encabezado, cuerpo y
pie.
 INTERLINEADO.
 MÁRGENES: Cuando un documento se compone de más de una página, el margen superior de la
primera página será mayor que el de las siguientes.
 TIPOLOGÍA: Conviene adaptar la elección del tipo de letra al público al que va dirigida. Ha de ser
funcional y comunicativa. Muchas empresas se plantean que todo el personal siga las mismas normas
de diseño y tipografía como imagen de empresa.
 TAMAÑO: El tamaño de la letra debe ser 11 o 12 y el color negro. Si queremos resaltar alguna frase o
palabra, podemos utilizar el subrayador o la negrita o cambiar el color de la fuente.

2.2. NORMAS DE TRATAMIENTO.

 MUY FORMAL: Suele utilizarse en los casos en los que el destinatario es considerado de rango superior
al remitente.
 EDUCADO: Es neutral, pero bastante formal.
  NEUTRAL: Es amistoso, pero neutral.
 CORDIAL: Amistoso y respetuoso.
 PERSONAL E INFORMAL: Hay una relación personal entre el remitente y el destinatario, de mucha
confianza.
2.3. ORTOGRAFÍA Y SINTAXIS.
Hay que tener cuidado con:
 La división y separación de las palabras en sílabas.
 La colocación de la tilde.
 El uso de las mayúsculas.
 La escritura de los números.
 La correcta concordancia en género y número de las palabras.
 La construcción de las oraciones.

2.4. PUNTUACIÓN.
Los signos de puntación ayudan a expresarse con claridad y precisión. Estructuran el texto, ordenan las
ideas y delimitan las frases y los párrafos del documento. También nos ayudan a comprender el valor y el
sentido de las palabras en las oraciones.

3. DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA DE LA EMPRESA.

3.1. AVISO O ANUNCIO.
Es un documento breve que se redacta con el objetivo de comunicar instrucciones o noticias de interés
general a un gran número de destinatarios.
Se deben ubicar en lugares como los tablones de anuncios o espacios por donde pase frecuentemente el
personal al que van dirigidos.
Las características que distinguen este documento son las siguientes:
 Se emite con el membrete oficial de la empresa.
 Siempre llevan la palabra “aviso” o “anuncio” resaltadas dentro del texto.
 Se utiliza un lenguaje sencillo y comprensible.
 Debe terminar con la fecha, el nombre del departamento que da aviso y la firma de la persona
responsable.

3.2. MEMORÁNDUM O NOTA DE RÉGIMEN INTERNO.

Es un documento escrito que se utiliza en la organización para transmitir órdenes, exponer temas, etc.
Se caracteriza por los siguientes rasgos:
 Redacción breve, sencilla y sin mucho protocolo.
 Información clara y precisa y referida a un único tema.
Estructura del memorándum:
 Cabecera: contiene datos de quien lo envía, a quién se le envía y la fecha. No lleva fórmula de saludo.
 Cuerpo: incluye la exposición de las peticiones, los comentarios, etc.
 Pie: además de la fecha y la firma, se indica si hay documentos o copia adjuntos y cualquier otra nota de
interés para el destinatario.

3.3. CONVOCATORIA.
Es un documento escrito con el que se cita a una o varias personas a fin de participar en un acto, reunión,
etc.
La estructura de una convocatoria tiene las siguientes características:
 Deben figurar las personas convocadas, el orden del día y la hora, la fecha y el lugar de la celebración de
la reunión.
 Tiene que enviarse con suficiente antelación para que los asistentes puedan acudir a la reunión y
preparar adecuadamente los temas que se tratarán.
 Ha de incluir la firma del remitente.
 3.4. ACTA.
Es un escrito en el que se hace un resumen de lo acontecido en una reunión y de las posibles votaciones y
acuerdos que se hayan adoptado.
El encargado de la redacción del acta es la persona que actúa como secretario de la reunión.
Un acta tiene el siguiente contenido:
 Se deben recoger los nombres y apellidos de los asistentes a la reunión.
 En el encabezamiento se recoge la fecha, lugar y hora.
 Se ha de recoger el orden del día de la reunión.
 En el cuerpo se recogen las intervenciones de los participantes y los acuerdos tomados, así como los
ruegos y preguntas.
 En el pie o párrafo de cierre aparecen las firmas y la hora de finalización. El secretario firmará el
documento para dar fe de lo sucedido en la reunión.

3.5. INFORME.
Es un documento más extenso que se elabora a petición de alguien.
La estructura del informe incluye los siguientes elementos: portada, índice, introducción, desarrollo y
conclusiones, bibliografía y anexos.
 Informe demostrativo: refleja la constatación de unos hechos concretos y su prueba.
 Informe descriptivo o expositivo: se limita a relatar unos hechos de forma objetiva.
 Informe valorativo: además del análisis de los hechos, da una visión personal, incluyendo
recomendaciones y terminando con una conclusión.

3.6. MEMORIA DE ACTIVIDADES.

Es un documento que emiten las empresas y en el que se incluyen datos de contenido muy diverso.
No tiene estructura fija, cada empresa la adapta a sus necesidades.
La memoria se centra en destacar los logros que se han conseguido durante un periodo de tiempo
determinado.

4. DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN EXTERNA EN LA EMPRESA.

Son aquellos que permiten a la empresa y a la Administración relacionarse con agentes externos.
4.1. CARTA.
Es el principal documento de comunicación externa de la empresa. Sirve para dirigirse a otras empresas o a
particulares.
La redacción debe ser cuidada, de manera que el lector tenga la impresión de que ha sido escrita para él.
 Carta circular: documento que comunica alguna noticia o información de interés. Se envía a varios
destinatarios, cambiando solo el nombre y la dirección.
 Carta comercial: documento utilizado por la empresa como apoyo a su actividad comercial. Se busca
darse a conocer en el mercado o bien promocionar sus productos o actividades.
 Estructura de una carta comercial.
 Encabezamiento.
 Cuerpo del contenido.
o Saludo, texto y despedida.
 Cierre.
 Estilo de una carta comercial.
 Estilo moderno: todos los elementos de la carta quedan alineados a la izquierda del papel. No se
utiliza ningún tipo de sangría.
 Estilo evolucionado: no se emplea ni saludo ni despedida. Este estilo busca un trato más directo
con el cliente.
 Estilo moderno modificado: es similar al estilo anterior, salvo que la despedida y el cierre van
alineados a la derecha.
  Estilo profesional: hay sangría tanto en el saludo como el comienzo de cada párrafo. Los datos del
destinatario, la despedida y el cierre van alineados a la derecha.

4.2. INVITACIÓN.
Es un documento de carácter formal que tiene como objetivo convocar a alguien a un acto.
En el ámbito empresarial, se utiliza para presentar un nuevo producto o servicio, etc.
Las principales características son:
 Membrete del emisor
 Lugar y fecha
 Saludo al destinatario
 Motivo
 Confirmación de asistencia
 Despedida.

4.3. SALUDA.
Es un documento de carácter breve y ceremonioso, que se utiliza con motivo de agradecimientos,
felicitaciones o cualquier acto de carácter social.
Las características que distinguen a este documento son las siguientes:
 Su redacción es sencilla, sincera, cortés y muy cuidada
 Normalmente se utiliza papel de tamaño cuartilla de muy buena calidad y color blanco
 Se redacta en tercera persona y no lleva firma del remitente.
 No figura la dirección del destinatario.
Su estructura es:
 Encabezado
 Cuerpo
 Cierre

4.4. TARJETAS DE VISITA Y COMERCIALES.

Son uno de los instrumentos tradicionales que, pese a la existencia de Internet y la expansión de los
teléfonos inteligentes, resultan de gran utilidad a la hora de mantener el contacto en cualquier gestión
comercial.

4.5. COMUNICACIONES DE PRENSA.

Es un documento escrito dirigido a los medios de comunicación para anunciar algún evento de interés
periodístico. Puede enviarse por correo electrónico a los medios escritos, la radio, la TV y los medios online
y bloggers.
El uso de notas de prensa es común en el ámbito de las relaciones públicas. El objetivo que se persigue es
atraer la atención de los medios de comunicación para que contribuyan a su difusión.

4.6. TELEGRAMAS.
Es un documento que permite transmitir mensajes de manera rápida y que puede ser ordinario o urgente;
la tarifa por el servicio se cobra de acuerdo con el número de palabras contenidas en el texto del mensaje.
También es recomendable evitar el uso de abreviaturas que puedan confundir.
5. DOCUMENTACIÓN DE COMUNICACIÓN CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.
5.1. INSTANCIA.
Es un documento para solicitar algo a la Administración Pública.
La estructura es:
 Encabezamiento: datos personales del solicitante
 Cuerpo:
 Exposición de los hechos.
 Solicitud.
 Pie: datos del organismo o persona a quien se dirige la instancia y la población donde radica, sin indicar
calle ni el número.

5.2. OFICIO.
Es un documento básico de comunicación dentro de la Administración Pública para comunicarse entre sus
distintas entidades y con los particulares.
Su estructura es:
 Logo-escudo y datos del organismo que redacta el escrito.
 Datos y dirección del destinatario.
 Referencias en relación con el contenido del oficio o el expediente de que se trate.
 Texto del cuerpo, que desarrolla el contenido de lo que se comunica.
 Fecha y firma del organismo, con indicación del nombre y cargo que ocupa la persona que firma.

6. SOPORTES PARA TRANSMITIR DOCUMENTOS ESCRITOS.

6.1. EL SOPORTE PAPEL
El soporte tradicional de un documento es el papel, y la información se suele introducir en él, manualmente
o mecánicamente.
El formato del papel suele ser DIN A4, excepto en algunos documentos, que suelen ser en formatos de
menor tamaño.
Las empresas utilizan un papel de buena calidad que presente el gramaje y blancura apropiados, sobre todo
en impresiones a color.
¿Qué soportes debemos tener en cuenta?
 Sobres: envoltorio en el que se introduce el documento escrito para su entrega o envío. Existen muchos
tipos y tamaños de sobre, que se adaptan a las características y las dimensiones de su contenido.
 Impresos: son formularios, con las partes fundamentales ya cumplimentadas y otras en blanco para que
la persona interesada los rellene con los datos específicos.
 Tipos de papel:
 Papel offset: es el utilizado en fotocopiadoras, etc. Se emplea mucho como papel de carta, etc.
 Papel estucado: es el que se utiliza habitualmente para revistar. Es brillante y no se suele utilizar
para escribir encima, ya que la tinta resbala.
 Papel ecológico: cada vez está más generalizado el uso de este tipo de papel para prevenir la
degradación y proteger el medioambiente.

6.2. NORMALIZACIÓN DE IMPRESOS Y DOCUMENTOS

Normalizar es hacer que algo se ajuste a una norma, modelo o regla. En España existe AENOR (Asociación
Española de Normalización y Certificación), que se encarga del desarrollo y la difusión de las normas
técnicas.
Establece los siguientes criterios:
 Serie A: Regula el tamaño de los papeles.
 Serie B: Regula el formato de los sobres de gran capacidad.
 Serie C: Regula el tamaño de los sobres de poca capacidad.

6.3. SOPORTES DIGITALES

  Soportes digitales: podemos acceder a una cantidad ingente de información justo en el momento en
que la necesitamos.
La transmisión y utilización de la información digital han tomado una nueva dimensión, podemos pasar
de un documento a otro rápidamente y sin necesidad de haber leído todo el mensaje (hipervínculos).
 Soportes básicos: en que se elaboran y transmiten los documentos es el archivo, que contiene datos
textuales y gráficos creados mediante un programa informático.

7. CANALES PARA TRANSMITIR DOCUMENTOS ESCRITOS.

CANAL USO RAPIDEZ SEGURIDAD
Correo Externo Reducida Media / Alta
Fax Externo Alta Media / Alta
Correo electrónico Interno / Externo Instantánea Media / Alta
SMS Interno / Externo Instantánea Media / Alta

7.1. CORREO CONVENCIONAL.

Es uno de los canales de comunicación más utilizados en empresas y organismos públicos.
Tiene la ventaja de la rapidez en la transmisión del mensaje, pero la correspondencia deja constancia escrita
de lo comunicado.

7.2. FAX.
Es un sistema de telecomunicación que consiste en la transmisión por vía telefónica de material escaneado
a otro dispositivo de salida, que imprime una copia exacta.
Suele utilizarse para adelantar documentación y agilizar trámites, su impresión suele ser de baja calidad, y
por eso normalmente se envía una copia del documento de alguna otra forma alternativa.

7.3. CORREO ELECTRÓNICO.

Es un instrumento imprescindible, ya que nos facilita el envío de documentos a una o varias personas en
tiempo real.
Ventajas de las cuentas de correo:
 No es necesario tener instalada una aplicación específica de correo en el ordenador.
 Suelen ser gratuitas.
 Podemos consultar el correo desde cualquier parte del mundo, a través de la web del servidor.