TEMA 4: DOCUMENTOS ESCRITOS AL SERVICIO DE LA

COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

1. LA COMUNICACIÓN ESCRITA

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE REDACCIÓN EMPRESARIAL

Claridad: Transmitir la idea claramente y sin lugar a equívocos.
Sencillez: Utilizar lenguaje usual, resulta más cercano al receptor.
Concisión: Usar palabras justas, mensaje breve, preciso y directo.
Cortesía: Tener educación en el mensaje.

PASOS A SEGUIR EN LA COMUNICACIÓN ESCRITA

1. Analiza previamente el contexto del mensaje.
2. Pensar con antelación las ideas que se quieren transmitir
3. Ordenar las ideas en los distintos párrafos del texto.
4. Elegir adecuadamente las frases y expresiones.
5. Leer y revisar el texto antes de enviarlo definitivamente

CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA

1. No hay retroalimentación inmediata. El emisor no recibe una respuesta
inmediata del receptor. Es una comunicación diferida
2. Para usar correctamente esta comunicación, se necesita un mayor dominio de
las palabras y de la gramática.
3. La comunicación escrita tiene la ventaja de que lo escrito supone una prueba del
contenido del mensaje.
4. La comunicación escrita posibilita el envío de documentación adjunta de mayor
extensión.
5. Hay una inexistencia de comunicación verbal. La comunicación no verbal, que
enriquece el proceso de comunicación oral y que aporta información adicional.
La comunicación escrita es el tipo de comunicación en la que el emisor, a través
del lenguaje escrito, transmite un mensaje al receptor sin coincidir en espacio ni
tiempo.
2. REQUISITOS FORMALES

REQUISITOS FORMALES: NORMAS DE PRESENTACIÓN

Papel: Color blanco, tamaño A4.
Márgenes: 4 cm en cuanto al margen izquierdo y el derecho 3cm o más.
Párrafos: Tres partes diferenciadas; encabezado, cuerpo y pie.
Tipología: Adaptar la elección del tipo de letra al público al que va dirigida, ha de
ser funcional.
Interlineado: Se suele utilizar el sencillo y la alineación es la que proporcionan los
procesadores de textos.
Tamaño: El tamaño de la letra ha de ser 11 o 12 y en color negro.

NORMAS DE TRATAMIENTO
Muy formal: Suele utilizarse en los que el receptor es superior al remitente.
Educado: Neutral, pero bastante formal, se usa en la correspondencia general de
oficina.
Neutral: Amistoso, se usa para toda la correspondencia excepto para la muy
formal.
Cordial: Amistoso y respetuoso. Hay relación personal, pero de respeto.
Personal e informal: Hay relación entre el remitente y el destinatario, mucha
confianza.
ORTOGRAFÍA Y SINTAXIS
Tener cuidado con la división de las palabras en sílabas, colocación de las tildes, el
uso de las mayúsculas, los números, la concordancia en género y número y la
construcción de las oraciones.

PUNTUACIÓN
Los signos de puntuación ayudan a expresarse con claridad y precisión.
Estructuran el texto y delimitan las frases y los párrafos.
3. DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA
AVISO O ANUNCIO
Es un documento breve que se redacta con el objetivo de comunicar instrucciones
o noticias para un gran número de destinatarios.

MEMORÁNDUM O NOTA DE RÉGIMEN INTERNO

Es un documento escrito que se utiliza en la organización para transmitir ordenes,
exponer temas, solicitar algo, etc. Debe tener cabecera, cuerpo y pie.

CONVOCATORIA
Documento escrito con el que se cita a una o varias personas a fin de participar en
un acto, como una reunión o una asamblea. Debe empezar con las personas
convocadas seguidamente por el orden del día y finalmente con la firma.

ACTA
Es un escrito en el que se hace un resumen de lo acontecido en una reunión. Debe
contener hora, lugar y fecha, asistentes, orden del día, acuerdos, hora de
finalización de la reunión y firma.

INFORME
Documento más extenso que se elabora a petición de alguien. Contiene una
exposición detallada y ordenada de situaciones o hechos.

TIPOS DE INFORMES
Informe demostrativos: Refleja la confirmación de unos hechos concretos y su
prueba.
Informe descriptivo o expositivo: Se limita a relatar unos hechos de forma
objetiva.
Informe valorativo: Además del análisis de los hechos, da una visión personal,
incluyendo recomendaciones y terminando con una conclusión.

MEMORIA DE ACTIVIDADES
Documento que emiten las empresas en el que se incluyen datos de contenido
muy diverso.
4. DOCUMENTO DE COMUNICACIÓN EXTERNA EN LA EMPRESA

CARTA
Principal documento de comunicación externa de la empresa, sirve para dirigirse a
otras empresas o clientes.
CARTA CIRCULAR: Documento que comunica alguna noticia o información de
interés. Se envía el mismo modelo a varios destinatarios.
CARTA COMERCIAL: Documento utilizado por la empresa como apoyo a su
actividad comercial. Con ella se busca darse a conocer en el mercado.

ESTILOS
ESTILO MODERNO: Todos los elementos de la carta quedan alineados a la
izquierda. No utiliza sangría.
ESTILO EVOLUCIONADO: No se emplea ni salido ni despedida. Usa cualquier
disposición anterior. Trato más directo con el cliente.
ESTILO MODERNO MODIFICADO: Similar al anterior, salvo que la despedida y el
cierre van alineados a la derecha.
ESTILO PROFESIONAL: Hay sangría tanto en el saludo como al comienzo de
cada párrafo. Los datos del destinatario, la despedida y el cierre van alineados en
la derecha.

INVITACIÓN
Documento formal para convocar a alguien a un acto. En el ámbito empresarial, se
usa para presentar un nuevo producto o servicio.

SALUDA
Documento de carácter breve y ceremonioso, utilizado con motivo de
agradecimientos, felicitaciones o algún acto social.

TARJETA DE VISITA
Instrumentos tradicionales que resultan de gran utilidad para cualquier gestión
comercial.

COMUNICADO DE PRENSA
Documento escrito dirigido a los medios de comunicación para anunciar algún
evento de interés periodístico.

TELEGRAMAS
Documento que permite transmitir mensajes de manera rápida, y que puede ser
ordinario o urgente.
5. DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

INSTANCIA
Es un documento que se utiliza para solicitar algo a la Administración pública. Su
estructura es: encabezamiento donde están los datos personales, cuerpo; parte
principal donde se exponen los hechos y la solicitud como consecuencia a los
argumentos expuestos y pie, donde indicaremos a quien va dirigido el documento.

OFICIO
Documento básico de comunicación dentro de la Administración pública para
comunicarse entres sus distintas entidades y con los particulares. Su finalidad es
informar o avisar a las personas de algún hecho que les afecte. Su estructura es:
Datos de quien redacta dicho documento, datos del destinatario, asunto del
comunicado, desarrollo y finalización con la fecha y la firma.

6. SOPORTES PARA TRANSMITIR ESCRITOS

El soporte de comunicación escrita es el medio a través del cual se produce la
comunicación. Lo primordial es el léxico escrito, pero también puede llevar gráficos
o dibujos.
SOPORTE PAPEL
El soporte tradicional de un documento es el papel, y la información se suele
introducir en él manualmente o mecánicamente.
¿Qué soportes debes tener en cuenta?
SOBRES: Envoltorio donde se introduce el documento escrito para su envío.
IMPRESOS: Formularios, con partes escritas y otras en blanco para que la
persona interesada lo rellene.
TIPOS DE PAPEL
PAPEL OFFSET: Utilizado para fotocopias.
PAPEL ESTUCADO: Se utiliza en revistas y folletos.
PAPEL ECOLÓGICO: Para prevenir la degradación y proteger el medioambiente.

NORMALIZACIÓN DE IMPRESOS Y DOCUMENTOS

SERIE A: Regula el tamaño de los papeles.
SERIE B: Regula el formato de los sobres de gran capacidad.
SERIE C: Regula el tamaño de los sobres de poca capacidad.

SOPORTES DIGITALES
La mayoría de los documentos se realizan en los soportes digitales, para obtener
más información.
7. CANALES PARA TRANSMITIR DOCUMENTOS ESCRITOS
En función del canal de comunicación que se emplee, podemos distinguir diversos
canales de transmisión
de comunicación escrita. Entre ellos, cabe mencionar el correo, el fax, el correo
electrónico y el SMS.
CORREO CONVENCIONAL
El más utilizado en empresas y organismos públicos. Tiene los siguientes servicios:
cartas, telegramas y burofax/fax.

FAX
Nace por la necesidad de transmitir a dos lugares alejados, información de gran
volumen de información de forma rápida.

CORREO ELECTRÓNICO
Instrumento imprescindible tanto en el ámbito profesional como personal, ya que
nos facilita el envío de documentos a una o varias personas.

8. GESTIÓN DOCUMENTAL
Consiste en la recepción, el almacenamiento y la recuperación de documentos,
que llegan a la empresa en forma de papel y en soporte electrónico.

INSTRUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA

BUZÓN DE SUGERENCIAS: Para recoger ideas y propuestas de los empleados
TABLONES DE ANUNCIOS: Muestran informaciones y noticias que directa o
indirectamente afectan al personal de la empresa.

COMUNICACIÓN Y TRAMITACIÓN DE DOCUMENTOS A TRAVÉS DE LA WEB

FORMULARIOS: Rellenamos con nuestros datos para que, una vez recibidos,
puedan ponerse en contacto con nosotros.
DIRECCIONES DE CORREO ELECTRÓNICO: Para contactar con la empresa o el
organismo de que se trate.
PROCESAMIENTO INFORMÁTICO DE DOCUMENTOS ESCRITOS
Los procesadores de texto son aplicaciones informáticas que permiten crear, editar,
etc. documentos de texto a los que se les puede aplicar una serie de funciones y
efectos para la redacción, con diferentes tipografías, y otras opciones, con el fin de
obtener un documento atractivo y preciso, y todo de una manera sencilla y
cómoda.

FUNCIONES DE LOS PROCESADORES DE TEXTO

Crear documentos que se pueden modificar antes de imprimir
Insertar gráficos para mejorar la presentación
Guardar documentos para más tarde recuperarlos o modificarlos
Imprimir documentos para obtener copias.