REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA

DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO

EXTENSION TUCUPITA, ESTADO DELTA AMACURO

MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS

Titulo Investigación

Análisis Del Proceso De Compra De Materiales Y Suministros Que Se

Realizan En El Ministerio Del Trabajo Del Municipio Tucupita

Trabajo de Grado presentado para optar por el título de Magíster

Scientiarum en Administración de Negocios

Autor: Licda. Bolívar María

C.I: 17.524.583
Tutor: Dra. Leslibeth Sucre

TUCUPITA, MARZO 2024

 Las empresas son entidades sociales creadas con la finalidad de
satisfacer las necesidades de la colectividad a través de los bienes y
servicios que estas producen. Sin embargo, para que estas puedan llevar a
cabo su finalidad, es necesario que se adecuen a la dinámica del mundo
actual y al proceso de globalización, el cual exige organizaciones con
niveles de eficiencia cada vez mayores, pues forman parte de un medio
económico en el que predomina la incertidumbre, por lo que deben planear
sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, ya que
mientras mayor es la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir.
Cualquier persona, natural o jurídica, es sujeto de presupuesto porque el
hombre siempre a tratado de anticiparse al futuro, previendo lo que pueda
suceder, ideando mecanismos o analizando estrategias para enfrentar
circunstancias inciertas.

No obstante, existen quienes afirman que sus negocios marchan bien

sin presupuesto, lo cual es falso, pues aunque no posean un presupuesto
implantado como sistema, utilizan los fundamentos del mismo cuando
toman una decisión que ha sido previamente meditada, discutida y
analizada.

El éxito de toda empresa se basa entre otros aspectos, en la

utilización adecuada de los recursos, es por ello que el presupuesto
constituye una herramienta esencial para la administración armónica y
eficiente de los gastos e ingresos de la organización. Sin embargo, en la
actualidad resulta cada vez más difícil instalar un sistema de control
presupuestario, a causa de los constantes cambios en el entorno social,
financiero, político y económico, en el que se desarrollan las organizaciones
del sector público y del sector privado en nuestro país.

La investigación se justifica por ser una temática relativa a la

administración y a la gerencia administrativa en sus múltiples componentes
como dentro de los cuales la gestión de compras se asocia a una función de
procura para que la organización pueda mantener una real y objetiva
dinámica en correspondencia con su misión y objetivos.

Por otra parte es necesario resaltar que el producto final de la

investigación concentrado en los análisis, permitirá a la institución hacia la
cual se dirige disponer de referencias en cuanto a la posibilidad de
reorientar su gestión administrativa en base a un equilibrio de la función de
compra como acción fundamental para preservar sus alcances y metas
establecidas en los planes operativos que la organización fija por periodos
de acuerdo con las directrices de nivel central.

Considerando que el ministerio del trabajo zona Tucupita se observa

la importancia ya que a través de este análisis se observa que la empresa da
herramientas que faciliten la ejecución de los proyectos, ya que se podría
presupuestar exactamente en estos costo por días y en el tiempo establecido
lo realmente necesario para cualquier proyecto.

El estudio permitirá al departamento de compras de la empresa

objeto de estudio, llevar a cabo las actividades de forma más eficiente al
contar con una formación clara y precisa que agiliza e forma oportuna los
procesos administrativos.
 El estado Delta Amacuro entre sus instituciones públicas cuenta con
el ministerio del trabajo, porque actualmente la gestión de compras es un
elemento clave para la competitividad de las organizaciones, debido a la
importancia que tiene los resultados empresariales a través del margen de
beneficio, de los plazos de entrega, de la calidad del producto/servicio, de la
satisfacción del cliente, entre otros.

En los últimos años y con la aparición de las nuevas tecnologías, la

gestión de compras ha visto una importante oportunidad para mejorar el
funcionamiento de la institución.

Es importante para la institución objeto de estudio, porque los logros

alcanzados están basados en el soporte de la gestión operacional, el alto
compromiso y sentido de responsabilidad de los empleados operacionales y
administrativos, en el cumplimiento de los requerimientos de los clientes,
de norma de seguridad industrial y la aplicación de la política de calidad de
la institución. Por lo cual el ministerio se siente más comprometido con la
sociedad en mantener y alcanzar cada vez más altos niveles de
especialización.
ENFOQUE DE LA INVESTIGACION.

Tipo de investigación

La investigación es de campo ya que concuerda perfectamente con la

definición de la universidad nacional abierta (2001) donde dice que el
trabajo de campo, se da cuando la estrategia que cumple el investigador se
basa en métodos que permiten recoger los datos en forma directa de la
realidad donde se presentan.

Para que la interpretación y análisis de la problemática planteada

sean más objetivos, es precisa que los datos de informaciones sean
recogidos en forma directa con la realidad de la institución ministerio del
trabajo como medio donde se sitúa la problemática.

Nivel de investigación

Esta investigación tendrá un nivel descriptivo porque se adapta a la

definición de Arias, F. (2004) donde dice que la investigación descriptiva,
consiste en la caracterización de un hecho, fenómeno o grupo con el fin de
establecer su estructura o comportamiento los estudios descriptivos miden
de forma independientes las variables y aun cuando no se formulen
hipótesis, las primera aparecerán enunciadas en los objetivos de la
investigación.
Población.

La población es el conjunto de seres humanos que componen aún

categoría particular o conjuntos de elementos sometidos a un estudio
estadístico. En atención a ello Arias, F. (2004), define la población de la
siguiente manera: desde el punto de vista estadístico una población o
universo se refiere al conjunto para la cual será válidas las conclusiones que
se obtengan a los elementos o unidades (personas, instituciones o cosas)
involucradas en la investigación.

El autor define la población como la totalidad del fenómeno a

estudiar, en donde las unidades de la población poseen una característica
común, la cual estudia y da origen de los datos de la investigación. Una vez
definido la unidad de análisis, se procedió a delimitar la población que fue
estudiada y sobre la cual se tomaron los resultados. En este sentido la
población objeto de estudio son 6 personas que laboran en la parte
administrativa del ministerio del trabajo, Tucupita estado delta Amacuro.

Técnicas de recolección de datos.

El instrumento de recolección de datos es la encuesta, por ello, se

tomó en cuenta lo citado por Sabino, C. (1999) quien lo define como: una
de las técnicas para recabar información y con mayor posibilidad de
procedimiento.
Para este trabajo de investigación se aplicó la técnica de preguntas donde su
pudo evidenciar y visualizare de cerca la problemática que acarrea la
empresa, la misma, estuvieron estructuradas por preguntas abiertas y
cerradas en forma sencilla referidas a las acciones específicas del tema
planteado.

Las misma se redactaron con varias alternativas fáciles de

comprender, este método es más eficaz, ya que permitieron obtener
información idónea y es aplicable a toda persona y el investigador tiene la
importancia de llenar por sí mismo estando o no el investigador.

Validez y confiabilidad.

Es un criterio de calidad relacionado con la adecuación de las

puntuaciones del test para el objetivo que suscito su aplicación. Picón, J.
(1991) dice una pregunta es válida si estimula información exacta de la
pregunta algunas preguntas que son válidas para un grupo de personas,
pueden no serlo para otro grupo. Entre menos tenga que reflexionar el
sujeto, mas valida será la respuesta.

La confiabilidad es determinar si los resultados son dignos de

crédito, si el proceso de investigación es coherente y se realiza prestando
cuidadosamente atención a las notas metodológica cualitativa. Tamayo y
Tamayo, M. (2002) expresan: una pregunta es confiable si significa lo
mismo para todos lo que la van a responder. Se puede confiar en una escala
cuando produce constantemente los mismos resultados al aplicarla a sujetos
similares. La confiabilidad implica consistencia, el investigador debe
asegurarse que el tipo de personas a quien se le van hacer las preguntas
tenga información necesaria para poder responder.

DEFINICION DEL TIPO DE ANALISIS

El estudio e interpretación de os resultados obtenidos se realizó

aplicando el tipo de análisis descriptivo-explicativo, el cual permite el
estudio de las distintas variables, de acuerdo con los diversos ítems que
integran la entrevista realizada, donde se estudió los indicadores y se
describen los resultados de acuerdo a la relevancia que estos tengan para la
investigación en este aspecto Ruiz, C. (2000) señala:

El análisis descriptivo-explicativo, permite al investigador describir los hechos

más relevantes para poder tener una visión global del fenómeno en estudio y
determinar el comportamiento de los entes actuantes e incidentes en la
investigación y así establecer las estrategias necesarias para corregir o
implementar nuevas acciones, para superar el problema que se estudia.

Cada respuesta tiene características diferentes debido a la diversidad

de criterios de los encuetados. Sin embargo la técnica utilizada permite
obtener elementos de juicio para formarse una idea integral u holística del
problema que se estudia.

Presentación de los resultados.

Los resultados obtenidos de la aplicación de la encuesta se presentan

en un informe de resultados. Arias, F, (2004). Al tratar el tema señala lo
siguiente para estudiar la información representada en forma de resultados,
es recomendable hacer un análisis de los resultados obtenidos.

El informe de los resultados de esta investigación está basado en el

análisis estadístico de tipo porcentual. La información obtenida sirvió para
obtener información del tema tratado. En atención a esto Picón, J. (1991).
Señala el propósito del análisis es resumir y comparar las observaciones
llevadas a cabo en forma tal que sea posible materializar los resultados de la
investigación con el fin de proporcionar respuestas a las interrogantes del
estudio.

Cuadro Nº 1

Distribución absoluta y porcentual referido si posee usted el

conocimiento en cuanto al manejo del proceso de compras.

indicador Frecuencia %
Si 6 100%
No ----- ------
total 6 100%
Fuente: encuesta aplicada al personal que labora en el ministerio del
trabajo coordinación Tucupita estado delta Amacuro.

El cuadro 1 demuestra que la población encuestada opino en un

100% que si posee el conocimiento en cuanto al manejo del proceso de
compras que se maneja en el ministerio del trabajo.
 De ello se infiere que los empleados están convencidos en la
prioridad que tiene el hecho de conocer el procedimiento de compras de
materiales y suministro, el hecho de buscar un módulo alternativo para
darle consistencia al análisis de dicho procedimiento que requiere el
ministerio del trabajo. Como lo expresa el capítulo II donde define que el
proceso de compra son operaciones que se propone suministrar, en las
mejores condiciones posibles a los distintos sectores de la empresa.

De allí se concluye que el proceso de compra de materiales y

suministros, se requiere en la institución objeto de estudio ya que el mismo
se necesita para el normal funcionamiento y desarrollo de las actividades
diarias que se cumplen en la misma.

Cuadro Nº 2

Distribución absoluta y porcentual referida en la institución donde se

cumple con el proceso de compra de materiales y suministros.

Indicador Frecuencia %
Si 4 66.66%
No 2 33.33%
total 6 100%
Fuente: encuesta aplicada al personal que labora en el ministerio del
trabajo coordinación Tucupita estado delta Amacuro.

Este cuadro refleja que en un 66.66% de la población considera que

el ministerio de trabajo si cumple con el proceso de compra de materiales y
suministro que la misma requiere, mientras un 33.33% manifestó que no se
cumple con este proceso.
 De acuerdo a los resultados antes expresados se observa que el
mayor porcentaje de los encuetados consideran que si se cumple con el
proceso de compras de allí radica la importancia de señalar que el marco
teórico señala que el departamento de compras es el encargado de realizar
las adquisiciones necesarias al momento debido.

De allí se deduce que el ministerio del trabajo es relevante porque

permite adquirir en las mejores condiciones de oportunidad y costo todos
aquellos bienes y servicios para la acertada de las operaciones de la
institución.

Cuadro Nº3

Distribución absoluta y porcentual referida en qué forma se realiza la

adquisición de materiales elaborados por el ministerio del trabajo de la
zona, Tucupita.

Indicador frecuencia %
Compra de efectivo --- ---
Nota de entrega de la 6 ---
requisiciones envió a
raves de valija
Total. 6 100%
Fuente: encuesta aplicada al personal que labora en el ministerio del
trabajo coordinación Tucupita estado delta Amacuro.
 Este cuadro se investiga la forma de adquisición de materiales en el
ministerio del trabajo donde se observa que el encuestado manifestó que la
misma se realiza mediante nota de entrega de requisiciones que se autorizan
a los proveedores para que suministren a la unidad el material requerido.

De acuerdo a lo expuesto en el marco teórico las notas de

requisiciones es una autorización escrita, que faculta a las administraciones
a retirar en la sede de los proveedores los materiales de oficina requeridos y
estipulados en la misma.

De allí se deduce que las notas de requisiciones son aplicadas por la

administración del ministerio del trabajo en todos los casos de solicitud o
pedido de materiales de oficina. Situaciones de emergencias o durante
cualquier otro periodo de tiempo que sea solicitado.

Cuadro Nº4

Distribución absoluta y porcentual en la institución donde labora se

cumple las funciones de compras de materiales y suministros.

indicador Frecuencia %
Si 5 83.33%
No 1 16.66%
Total 6 100%
Fuente: encueta aplicada al personal que labora en el ministerio del trabajo
coordinación Tucupita estado delta Amacuro.
 En este caso se aprecia que el 83.33% de los encuestados
respondieron que la institución si cumple las funciones de compras de
materiales y suministros, mientras otro 16.66% contesto que no se cumple
con este proceso.

Los resultados antes señalados como lo indica el marco teórico

radican en que las organizaciones efectúan compras para satisfacer
necesidades dentro de este contexto, la función de las compras es lograr la
adquisición de materiales y suministros, es por ello que un porcentaje
relevante de los encuestados exponen que si se cumple las funciones de
compras de materiales y suministros.

De allí se deduce que el ministerio del trabajo aplica este proceso de

compras de materiales acorde a las necesidades que en esta se presentan,
dado que el recurso humano que labora en la institución debe contar con el
material de oficina ya que sin este nos e cumplirá con las actividades

Cuadro Nº5

Distribución absoluta y porcentual referido con que frecuencia se

llevan a cabo el proceso de compras de materiales que se realiza en el
ministerio del trabajo.

Indicador frecuencia %
Mensual 6 100%
trimestral ---- ---
semestral ----- -----
Anual ---- -----
Otro ----- -----
 total 6 100%
Fuente: encuesta aplicada al personal que labora en el ministerio del
trabajo coordinación Tucupita.

Se puede observa que el 100% de los encuestados opino que la

frecuencia de compras de materiales que se realiza en el ministerio del
trabajo es mensual debido por lo general los mismo son consumidos en ese
lapso.

De acuerdo a la planteado en el marco teórico las compras son el

proceso a través del cual una empresa adquiere los materiales o suministros
que necesita para el normal desarrollo de sus actividades.

De allí se deduce, que las compras son esenciales en el ministerio del

trabajo opuesto que permite mantener la capacidad de abastecimiento a fin
de hace frente al programa que diariamente se cumple en la institución.

Cuadro Nº 6

Distribución absoluta y porcentual referido cual es el uso que se aplica

a los materiales y suministros manejados por el ministerio del trabajo.

indicador frecuencia %
Mucho 4 66.66%
Poco 2 33.33%
Regular ------ ---
Total 6 100%
Fuente: encuesta aplicada al personal que labora en el ministerio del
trabajo coordinación Tucupita estado delta Amacuro.

Los resultados obtenidos en el presente cuadro registra que el uso se

la da al material de oficina no es adecuado, obteniendo los siguientes
resultados el 66.66% de los encuestados manifestó que los materiales se
usan mucho, mientras que el 33.33% de los encuestados señalo que se les
da poco uso.

Con estos resultados se concluye que el ministerio del trabajo

requiere cubrir una necesidad constante y permanente de llevar a cabo el
proceso de Comoras de materiales y suministros debido a que estos son
requeridos en la misma para llevar las actividades diarias que se cumplen en
esta.

Cuadro Nº7

Distribución absoluta y porcentual referido se aplican en la institución,

instrucciones dirigidas al personal sobre el uso de los materiales y
suministros.

Indicador Frecuencia %
Si --- ---
no 6 100%
total 6 100%
Fuente: encueta aplicada al personal que labora en el ministerio del trabajo
coordinación Tucupita.
 El presente cuadro indica que un porcentaje significativo del
personal encuestado, opino que un 100% reciben instrucciones dirigidas al
uso que se le debe dar al material que se suministra para las actividades
realizadas por el.

De allí se concluye que si no existe en el personal un nivel de

concientización para un mejor uso del material suministrado a la institución
pues el mismo no resultaría ventajoso por lo cual el personal que presta sus
servicios debe implementar nuevas modalidades en cuanto al uso del
material. Para que así crear niveles de concientización en el mismo.

Cuadro Nº8

Distribución absoluta y porcentual referido a si existe en la institución

donde labora un presupuesto de compras de materiales y suministro.

Indicador frecuencia %
Si 6 100%
No --- ---
total 6 10%
Fuente: encuesta aplicada al personal que labora en el ministerio del
trabajo coordinación Tucupita estado delta Amacuro.

Al investigar sobre la existencia de un presupuesto de compras de

materiales el 100% de la población encuestada contesto que la empresa si
cuenta con un presupuesto destinado para la compra de materiales de
oficina.
 Después de haber analizado los datos se concluye que el ministerio
del trabajo de la coordinación Tucupita elabora un presupuesto para
precisar los gastos de materiales de oficina que se consumen en la unidad,
para ello se requiere el funcionamiento d un departamento de presupuesto
quien se encarga del manejo en referencia al mismo.

Cuadro Nº9

Distribución absoluta y porcentual referido a si posee usted

conocimiento del procedimiento de compras en cuanto al presupuesto
de los materiales y suministros.

Indicador Frecuencia %
Si 2 33.33%
No 4 66.66%
total 6 100%
Fuente: encuesta aplicada al personal que labora en el ministerio del
trabajo coordinación Tucupita estado delta Amacuro.

El cuadro demuestra que un 66:66% de los encuestados manifestó

que no posee el conocimiento para llevar a cabo el procedimiento de
compras tomando en cuenta el presupuesto de materiales por otro lado el
33.33% opino que si tiene conocimiento.

De allí se concluye que el personal debe de estar orientado y a la vez

tener el conocimiento en relación a las actividades que se deben cumplir en
el ministerio del trabajo esto permitirá que el logro de los objetivos se
cumpla con más eficiencia y eficacia el mismo aporta que el cumplimiento
de las actividades sea más óptimo.

Cuadro Nº10

Distribución absoluta y porcentual referido a es importante que el

presupuesto se cumpla en función al proceso de compras.

Indicador Frecuencia %
Si 6 100.00%
No -- ---
Total 6 100%
Fuente: encuesta aplicada al personal que labora en el ministerio del
trabajo coordinación Tucupita estado delta Amacuro.

El presente cuadro pone de manifiesto que un porcentaje

significativo de la población objeto de estudio, opino un 100% que la
importancia del presupuesto se debe cumplirse en función al proceso de
compras.

Los resultados antes descriptos inducen a os empleados a pensar en

necesidades totales del ministerio del trabajo y a dedicarse a planear de
modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la
importancia necesaria. Es por tal motivo que los presupuestos sirven de
medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y
verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.

CONCLUSIÓNES.

Es evidente que la actividad del proceso de compras de materiales se

maneja con dificultades por no contar con mecanismos de control que
defina los procedimientos o pasos a seguir dentro de esta situación.

 La población objeto d estudio señala que el ministerio del trabajo

permite adquirir en las mejores condiciones de oportunidad y costo,
todos aquellos bienes y servicios para la marcha acertada de las
operaciones de la institución.

 La forma de adquisición de materiales del, Ministerio del trabajo, se

realiza mediante nota de entrega de requisiciones que autorizan a los
proveedores para que suministren a la unidad el material requerido.

 El proceso de compras de materiales debe estar acorde a las

necesidades que presenta el ministerio del trabajo, dado que el
recurso humano que labora en la institución debe estar claro en las
funciones cumplidas en la institución.
 Un 100% de la población encuestada concluye que no reciben
instrucciones dirigidas al uso que se le debe dar al material, dado que
no existe un grado de cultura en cuanto al ahorro en el uso de
material de oficina.

 Las compras son el proceso a través del cual una empresa adquiere
los materiales o suministros que necesita para el normal desarrollo
de sus actividades, de allí se derivan que el ministerio del trabajo
debe abastecer la cantidad necesaria de material y suministro para la
realización de sus operaciones.
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