5 porqués

Llegar a la raíz de un problema rápidamente

¿Alguna vez ha tenido un problema que se negó a desaparecer? No importa lo que hicieras,
tarde o temprano volvería, tal vez de otra forma.

Los problemas obstinados o recurrentes suelen ser síntomas de problemas más profundos. Las
"soluciones rápidas" pueden parecer convenientes, pero a menudo resuelven solo los
problemas superficiales y desperdician recursos que de otro modo podrían usarse para
abordar la causa real.

En este artículo y en el video, a continuación, analizamos la técnica de los 5 porqués (a veces

conocida como 5Y). Esta es una herramienta simple pero poderosa para cortar rápidamente
los síntomas externos de un problema y revelar sus causas subyacentes, de modo que pueda
enfrentarlo de una vez por todas.

Haga clic aqui para ver una transcripción de este video.

Orígenes de la técnica de los 5 porqués

Sakichi Toyoda, el industrial, inventor y fundador japonés de Toyota Industries, desarrolló la

técnica de los 5 porqués en la década de 1930. Se hizo popular en la década de 1970 y Toyota
todavía lo usa para resolver problemas en la actualidad.

Toyota tiene una filosofía de "ir y ver". Esto significa que su toma de decisiones se basa en una
comprensión profunda de lo que realmente está sucediendo en el taller. , en lugar de lo que
alguien en una sala de juntas piensa que podría estar sucediendo.

La técnica de los 5 porqués es fiel a esta tradición y es más efectiva cuando las respuestas
provienen de personas que tienen experiencia práctica en el proceso o problema en cuestión.

El método es notablemente simple: cuando ocurre un problema, profundiza en su causa raíz

preguntando "¿Por qué?" cinco veces. Luego, cuando se hace evidente una contramedida, la
sigue para evitar que el problema vuelva a ocurrir.

Nota:

Los 5 porqués utilizan "contramedidas" en lugar de "soluciones". Una contramedida es una

acción o conjunto de acciones que busca evitar que el problema vuelva a surgir, mientras que
una solución puede simplemente buscar lidiar con el síntoma. Como tal, las contramedidas son
más sólidas y probablemente evitarán que el problema se repita.

Cuándo usar un análisis de los 5 porqués

Puede usar 5 porqués para solucionar problemas, mejorar la calidad y resolver problemas,
pero es más efectivo cuando se usa para resolver problemas simples o moderadamente
difíciles.

Puede que no sea adecuado si necesita abordar un problema complejo o crítico. Esto se debe a
que 5 porqués pueden llevarlo a buscar una sola pista, o un número limitado de pistas, de
investigación cuando, de hecho, podría haber múltiples causas. En casos como estos, un
método más amplio como el análisis de causa y efecto o Análisis de modos y efectos de falla
puede ser más eficaz.

Sin embargo, esta sencilla técnica a menudo puede dirigirlo rápidamente a la causa raíz de un
problema. Por lo tanto, siempre que un sistema o proceso no funcione correctamente,
pruébelo antes de embarcarse en un enfoque más profundo y, ciertamente, antes de intentar
desarrollar una solución.

La simplicidad de la herramienta también le da una gran flexibilidad, y los 5 porqués se

combinan bien con otros métodos y técnicas, como el análisis de la causa raíz. . A menudo se
asocia con la fabricación ajustada. , donde se utiliza para identificar y eliminar prácticas
derrochadoras. También se utiliza en la fase de análisis del Six Sigma. metodología de mejora
de la calidad.

Cómo usar los 5 porqués

El modelo sigue un proceso muy simple de siete pasos:

1. Reúna un equipo

Reúna a personas que estén familiarizadas con los detalles del problema y con el proceso que
está tratando de solucionar. Incluya a alguien para que actúe como facilitador , que puede
mantener al equipo enfocado en identificar contramedidas efectivas.

2. Defina el problema

Si puede, observe el problema en acción. Discuta esto con su equipo y escriba un enunciado
breve y claro del problema en el que todos estén de acuerdo. Por ejemplo, "El equipo A no
está cumpliendo sus objetivos de tiempo de respuesta" o "La versión B del software provocó
demasiados fallos de reversión".
Luego, escriba su declaración en una pizarra o nota adhesiva, dejando suficiente espacio a su
alrededor para agregar sus respuestas a la pregunta repetida, "¿Por qué?"

3. Pregunte el primer "¿Por qué?"

Pregúntele a su equipo por qué está ocurriendo el problema. (Por ejemplo, "¿Por qué el
equipo A no está cumpliendo sus objetivos de tiempo de respuesta?")

Preguntando "¿Por qué?" suena simple, pero responderlo requiere una reflexión seria. Busque
respuestas que estén basadas en hechos: deben ser relatos de cosas que realmente
sucedieron, no conjeturas sobre lo que podría haber sucedido.

Esto evita que los 5 porqués se conviertan en un simple proceso de razonamiento deductivo,
que puede generar una gran cantidad de posibles causas y, a veces, crear más confusión a
medida que se persiguen problemas hipotéticos.

Los miembros de su equipo pueden pensar en una razón obvia o en varias plausibles. Registre
sus respuestas como frases concisas, en lugar de palabras sueltas o declaraciones largas, y
escríbalas debajo (o al lado) de la declaración del problema. Por ejemplo, decir "el volumen de
llamadas es demasiado alto" es mejor que un vago "sobrecargado".

4. Pregunte "¿Por qué?" Cuatro veces más

Para cada una de las respuestas que generó en el Paso 3, pregunte cuatro "por qué" más en
sucesión. Cada vez, encuadre la pregunta en respuesta a la respuesta que acaba de registrar.

Consejo:

Trate de pasar rápidamente de una pregunta a la siguiente, de modo que tenga la imagen
completa antes de sacar conclusiones.

El diagrama, a continuación, muestra un ejemplo de 5 porqués en acción, siguiendo un solo

carril de investigación.

Figura 1: Ejemplo de los 5 porqués (carril único)

5 porqués
El método de los 5 porqués también le permite seguir múltiples líneas de investigación. Un
ejemplo de esto se muestra en la Figura 2, a continuación.

En nuestro ejemplo, preguntar "¿Por qué se retrasó la entrega?" produce una segunda
respuesta (Razón 2). Preguntando "¿Por qué?" porque esa respuesta revela una sola razón
(Razón 1), que puede abordar con una contramedida.

De manera similar, preguntando "¿Por qué el trabajo tomó más tiempo de lo esperado?" tiene
una segunda respuesta (Razón 2) y pregunta "¿Por qué?" en este punto revela una sola razón
(Razón 1). Otro "¿Por qué?" aquí se identifican dos posibilidades (Razones 1 y 2) antes de que
se haga evidente una posible contramedida.

También hay una segunda razón para "Por qué nos quedamos sin tinta de impresora" (Razón
2), y una única respuesta para el siguiente "¿Por qué?" (Razón 1), que luego se puede abordar
con una contramedida.

Figura 2: Ejemplo de los 5 porqués (múltiples carriles)

5 porqués

Paso 5. Sepa cuándo detenerse

Sabrá que ha revelado la causa raíz del problema al preguntar "por qué" no produce más
respuestas útiles y no puede ir más lejos. Entonces debería hacerse evidente una
contramedida o un cambio de proceso adecuados. (Como dijimos anteriormente, si no está
seguro de haber descubierto la causa raíz real, considere usar una técnica de resolución de
problemas más profunda como el análisis de causa y efecto , Análisis de causa raíz , o FMEA .)

Si identificó más de una razón en el Paso 3, repita este proceso para cada una de las diferentes
ramas de su análisis hasta que encuentre una causa raíz para cada una.

Consejo 1:

El "5" en 5 porqués es en realidad solo una " regla empírica . "En algunos casos, es posible que
deba preguntar" ¿Por qué? "Unas cuantas veces más antes de llegar a la raíz del problema.

En otros casos, puede llegar a este punto antes de preguntar su quinto "¿Por qué?" Si lo hace,
asegúrese de no haberse detenido demasiado pronto y de no aceptar simplemente respuestas
"instintivas".
El punto importante es dejar de preguntar "¿Por qué?" cuando dejas de producir respuestas
útiles.

Consejo 2:

A medida que avanza en su cadena de preguntas, es posible que descubra que alguien no ha
realizado una acción necesaria. Lo bueno de los 5 porqués es que te impulsa a ir más allá de
solo culpar y preguntar por qué sucedió eso. Esto a menudo apunta a problemas organizativos
o áreas en las que es necesario mejorar los procesos.

6. Abordar la (s) causa (s) raíz

Ahora que ha identificado al menos una causa raíz, debe discutir y acordar las contramedidas
que evitarán que el problema vuelva a ocurrir.

7. Controle sus medidas

Vigile de cerca la eficacia con la que sus contramedidas eliminan o minimizan el problema
inicial. Es posible que deba modificarlos o reemplazarlos por completo. Si esto sucede, es una
buena idea repetir el proceso de los 5 porqués para asegurarse de haber identificado la causa
raíz correcta.

Puntos clave

La estrategia de los 5 porqués es una herramienta simple y eficaz para descubrir la raíz de un
problema. Puede utilizarlo en iniciativas de resolución de problemas, resolución de problemas
y mejora de la calidad.

Comience con un problema y pregunte por qué ocurre. Asegúrese de que su respuesta esté
basada en hechos y luego vuelva a hacer la pregunta. Continúe el proceso hasta que llegue a la
causa raíz del problema y pueda identificar una contramedida que evitará que vuelva a ocurrir.

Tenga en cuenta que este proceso de interrogatorio se adapta mejor a problemas simples o
moderadamente difíciles. Los problemas complejos pueden beneficiarse de un enfoque más
detallado, aunque el uso de 5 porqués aún le brindará información útil